费用报销审核管理制度.docx
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费用报销审核管理制度
***医疗产业集团
费用报销管理制度
为严格费用开支标准的执行，防止多头审批，强化集团财务部对各项费用及其他业务开支的审核功能，简化支出审批手续，提高工作效率，防止因私占用公司财产。
特制定以下费用报销办法和报销标准，有关部门遵照执行。
下列各项费用及其他业务开支必须分开填报，列明项目，以利于集团财务部帐务处理与统计分析。
第一部分费用报销及审批程序
一、业务招待费报销及审批程序
（一）业务招待费实行事前控制，各部门有业务招待事项需事前填列《招待费申请单》注明招待对象、招待事由，报经总裁或总裁授权人批准，无总裁或总裁授权人签字确认的《招待费申请单》，业务招待费一律不予报销。
（二）需要预借业务招待费的，凭总裁或总裁授权人签字确认的《招待费申请单》填列《借款审批单》，报经总裁或总裁授权人审批，由集团财务部在总裁或总裁授权人签字批准的限额内予以借支，并在《招待费申请单》上注明批准借支招待费数额。
（三）属指标内开支标准内的业务招待费，报销人需填列《费用报销单》并注明招待对象、招待事由，将业经批准的《招待费申请单》粘附于《费用报销单》后，将报销单据粘附于《报销单据粘贴单》上。
业务招待费的报销单据必须是税务部门的正式发票，粘贴有序，先由经手人签名、随同人员证实、上级主管签字同意报销，再报集团财务部审核，然后由总裁或总裁授权人批准后，方能报销。
（四）对超指标、超标准的业务招待费实行从严控制，一般超标自付。
如有特殊情况，报销人需注明特殊原因，经部门负责人签字证实，报总裁或总裁授权人批准，方能报销。
（五）任何招待事项，陪同人数不得超过招待人数。
（六）业务招待费报销时间规定为招待事项完毕后四个工作日以内，逾期一天扣招待费报销金额的10%
二、差旅费报销及审批程序
（一）差旅费的报销实行事前控制，出差人员需事前填列《出差申请单》一式两联，经部门负责人签字，呈总裁或总裁授权人批准，一联报行政人事部备案，一联报销时附于报销单据后。
无总裁或总裁授权人签字确认的《出差申请单》，差旅费一律不予报销。
（二）需要预借差旅费的，凭总裁或总裁授权人签字确认的《出差申请单》填列《借款审批单》，报经总裁或总裁授权人审批同意后，由集团财务部在总裁或总裁授权人签字批准的限额内予以借支，并在《出差申请单》上注明批准借支差旅费数额。
（三）差旅费报销人员需填列《差旅费报销单》并注明出差地点、出差事由、出差天数，将业经批准的《出差申请单》粘附于《差旅费报销单》所附单据后，一并粘附于《报销单据粘贴单》上。
差旅费的报销单据必须是税务部门的正式发票，粘贴有序，先由经手人签名、同行人员签字证实、上级主管签字同意报销，再报集团财务部审核，然后由总裁或总裁授权人审批后方能报销。
（四）差旅费具体包括：
车船费、住宿费、出差补助（含餐费、通讯费、市内交通费等），报销实行“以职定标、超标自负、节约自有”的原则。
往返车船费（飞机、轮船、火车、汽车票等）、住宿费凭票（标准内）据实报销，出差补助按标准执行。
其他额外费用原则上不允许报销，特殊情况出差人应报书面申请，经主管领导同意、财务审核签字、总裁或总裁授权人特批方能报销。
（五）异地出差业务招待费由总裁或总裁授权人核定，按“业务招待费审批与报销程序”进行，严禁差旅费与业务招待费混同报销。
（六）差旅费报销的原始单据：
凭统一发票或行政事业收据报销，补助另计。
（七）报销金额和出差天数的确定：
1、应报销差旅费=往返车船费+定额内实际开支的住宿费+定额出差补助×出差天数
2、出差天数计算：
（1）出差当天车船票时间为9：
00分之前，返回当天车船票为13：
30分之后的按照实际天数计算，其余情况算头不算尾（例如：
21日出差，25日返回，出差天数为4天）。
（2）按实际天数报销差旅费的返回当天无住宿补助。
（八）其他情况规定:
1、省内200公里以内出差，必须当日往返，不住宿，按员工外勤费用的报销办法处理（同时出差省内多个城市不在上述范围）。
若因故不能当日往返的应提前向主管上级说明。
2、员工参加短期会议或到外地参加短期培训学习，公司已支付会务费（含伙食费、住宿费）的，不再给予伙食补助，不再报销住宿费用。
住集团下属单位，除确有证明未能安排住宿，否则住宿费不予报销；使用公司车辆长途出差，车船费不予报销；参加客户举办的各种会议，除确有证明未能安排食宿，否则住宿费、出差补助不予报销。
3、长期外派学习和工作的人员，其首5日补贴按上述标准发放，从第6日起每天按上述标准的50%发放。
4、机票、车船票或住宿发票丢失，不报销任何费用。
5、多人一同出差必须同时报销差旅费。
（九）差旅费报销时间规定为出差回公司后四个工作日以内，逾期一天扣发差旅费报销金额的10%。
三、外勤费用的报销及审批程序
（一）因公前往广州市区，当日往返者称为外勤。
（二）公司前台设立《员工外出登记簿》，员工外勤需填制《外勤工作通知单》，并在《员工外出登记簿》上登记公干事由，目的地。
（三）员工外勤应当选用经济适用的交通工具，非特殊情况不得报销出租车票。
特殊情况指个人携带大量现金、大批货物或因时间紧迫等原因并事前报请部门负责人、总裁或总裁授权人批准可以乘坐出租车的情况。
员工报销外勤交通费需填制《差旅费报销单》及《外勤交通费报销清单》，并在车票报销联背面需注明公出日期、往返地，依序粘贴于《报销单据粘贴单》上。
（四）外勤交通费的报销不得以票代票，需同行人、派出人证明，否则不予报销。
无《外勤工作通知单》、《外勤交通费报销清单》的一律不予报销。
（五）外勤费用每月每人报销一次。
四、汽车费用的报销及审批程序
（一）行政人事部作为车辆管理部门负责为公司每台车建立《汽车费用台帐》，用以归集、监督每台车的费用发生情况。
（二）司机按月报销油料费时需注明车牌号码，列明当月行车里程表数字。
集团财务部按行车里程与所耗油量匡算百公里油耗，发现异常经进一步查实为司机责任者予以罚款处理，罚款数额为虚报费用的10倍。
（三）司机每次出车需在《车辆使用登记簿》上登记出车事由，目的地。
员工因公用车应在《车辆使用登记簿》对该公务用车事项所发生的费用（路桥费、洗车费、泊车费等）签字进行证实。
（四）汽车修理必须事先填制《车辆请修单》请修，经核准后方可修理。
紧急事项不能预先填制单据的，必须事先经过批准，事后必须补行手续。
汽车修理必须索取统一发票，否则不予报销。
（五）司机报销汽车费用需填写《费用报销单》，经车辆管理专管人员证实，呈总裁或总裁授权人审签后，由集团财务部进行复核后予以报销。
五、办公用品费用报销及审批程序
（一）办公用品由行政人事部统一采购，统一报销。
（二）对大宗经常性消耗的办公用品实行定期定点批量采购，一般每月采购一次。
对临时性需用及价值较高的物品，则可以在需要时采购。
（三）使用部门需要添置办公设备应填制一式三联《请购单》，经部门负责人签字证实，总裁批准，一联使用部门留存，一联交行政人事部据以采购，一联送集团财务部凭以付款。
（四）行政人事部的办公用品的采购费用，在办理完毕入库或领用手续后，经部门负责人签字证实、集团财务部审核，报总裁或总裁授权人审批同意后方可支付。
（五）低值易耗办公用品的领用实行日常按部门登记，月末按人名别统计领用量。
对金额较大（50元以上）、使用期较长（一年以上）的办公用品按人名别设立台帐。
员工离职、调动，应比照台帐办理移交。
如有损坏，照价赔偿。
（六）正常的办公用品费用开支，必须有正式发票，印章齐全，经手人验收人签字，经总裁或总裁授权人批准后方能报销付款。
六、其他费用的开支及审批
上述费用以外的费用，如物品运杂费、保管费、包装费、介绍费、手续费等，必须有经办人签字、部门负责人证明、财务审核、总裁或总裁授权人批准后才能报销。
其中对物资购买保管等费用还应有仓库入库单或仓库保管签字证明。
介绍费和手续费，经办人还须另付合同书和说明另行报批。
七、补充说明：
（一）、总裁授权人必须在总裁授权权限内行使审批权，超出总裁授权权限的费用开支一律报请总裁审批后才能报销。
（二）、如总裁授权人出差在外或休假，则应由总裁授权人指定代理人（必须报经总裁批准），交行政人事部、集团财务部，指定代理人可在期间内行使相应的审批权力。
否则，集团财务部门应先电话告知予以确认。
授权方式可分为两类：
1、固定授权，适用于总裁向负责集团整体经营管理工作的总监（总经理等）的固定委托，授权书由总裁向总裁授权人出具并同时抄送集团管理中心。
2、临时授权一般适用于总裁授权人外地出差或休假期间的委托。
在此情况下，总裁授权人须最迟在授权生效二十四小时之前向授权人出具授权书（临时授权书必须报总裁同意）并同时抄送行政人事部、集团财务部和人力资源部。
在授权书内说明授权方、被授权方，原因，权限和期限。
如时间紧迫，发送电子邮件或传真加口授亦可。
（临时授权于他人并非相应排除总裁授权人对授权期间的具体责任，由此，总裁授权人应认真避免在此期间授权：
断定非惯例性、金额庞大的交易。
）
（三）、原始票据的要求：
1、所有票据必须是合法的正式发票，特殊情况下收据（财政票据除外）及白条必须有总监或副总在相应票据上签字证明并报总裁批准后方予报销。
公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。
2、原始票据的粘贴：
交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。
原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。
3、报销人必须使用黑色签字笔填制凭证，报帐日期、票据金额、开支的用途、签名等必须填写齐全。
不符合规定要求的报销单据，集团财务部有权退回，要求报销人重新整理。
（四）、报销时间规定：
集团各部门的日常费用报销统一在每周二下午到集团财务部办理。
当月费用在当月二十七号前办理完毕。
第二部分费用报销标准
各部门必须严格按照以下费用开支标准开支费用，不得超标。
一、业务招待费开支标准
（一）、总额控制：
公司的各行政职能部门、经营单位，总额控制在上期营业收入的0.5‰以内，由总裁分配下达指标，各职能部门、经营单位负责人掌握使用。
集团财务部对上述费用实行定额控制，额度内予以报销。
（二）、限额开支：
1、餐饮费：
对一般性客户，不超过50元/人。
对重要客户，不超过60元/人。
2、住宿费：
一般不予支付房费。
二、差旅费开支标准
差旅费的报销根据实际情况采用以下标准内实报实销办法。
（一）、差旅费开支标准：
单位：
元、天
项目
职务
飞机
轮船
火车
省会、直辖市
普通市（含地级市）、县
出差补助
住宿标准
出差补助
住宿标准
高层管理人员
特批
一等舱
软卧
120
300
100
140
中层管理人员
特批
二等舱
硬卧
100
200
80
120
基层管理人员
特批
二等舱
硬卧
80
100
70
80
普通员工
特批
三等舱
5小时以上硬卧
60
80
60
60
（二）、各岗位管理人员对应级别
1、高层管理人员：
总裁、扶元堂医院院长（副院长）、康复公司总经理（副总经理）、总裁助理、财务总监、学校常务副校长。
2、中层管理人员：
集团职能部门负责人、养元（正元）分院主任、扶元堂医院门诊部主任。
3、基层管理人员：
总裁秘书、主办会计、会计（含出纳、统计）、集团职能部门助理、康复公司部门主管（助理）、培训学校主管和培训老师、扶元堂医院（含养元、正元）的部门主任（副主任）。
4、扶元堂医疗产业集团除上述管理人员以外的其他员工。
（三）、交通费定额。
车船票按出差规定的往返地点、里程，凭票据核准报销。
（四）、交通工具
1、出差坐飞机，仅限于集团高、中层管理人员办理紧急公事、远途出差或淡季机票打折后与其他交通工具费用基本接近时，并报集团总裁批准。
内部考核连续三个月亏损的部门负责人出差，一律不准乘坐飞机。
2、基层管理人员或普通员工出差省内乘长途汽车，省外乘直达、特快列车。
3、特殊情况报集团总裁特批。
（五）、出差地市内交通费在特殊情况（个人携带大量现金、大批货物、处理紧急业务等）下并事前报请部门负责人、总裁或总裁授权人批准的可以凭票实报实销。
除出差补助外，所有出差费用凭票据定额内报销，欠标不补，超标自负。
（六）、国外、香港、澳门地区出差按实际发生费用逐项核实。
三、外勤费用开支标准
外勤交通费：
车船票按外勤往返地点、里程，凭票据核准报销。
特殊业务招待事项报总裁逐项申请逐项批准，凭票据报销。
第三部分借款管理办法
（一）出差人员借款，必须先到集团集团财务部领取“借款审批单”，填写好该凭证后，先经集团部门负责人或下属单位负责人同意，再由总裁或总裁授权人批准，最后报集团集团财务部办理借支。
前次借支出差返回时间超过四个工作日无故未报销者，不得再借款。
（二）临时借支业务招待费，应持业经批准的“招待费申请单”，并填具“借款审批单”报总裁或总裁授权人批准方可借支。
（三）个人因私借款，填写“借款审批单”后，列明借款事由、还款日期，一律由总裁或总裁授权人审批，并报集团集团财务部办理借支。
凡职工借用公款者，在原借款未还清前，不得再借。
（四）试用人员借支旅差费或临时借款，须由正式员工具担保书或签认担保，方能办理，若借款人未能偿还借款，担保人应负有连带责任。
（五）其它各项借款，金额3000元以内按上述程序办理，超过3000元以上的必须报请集团总裁审批。
（六）因公临时借款人员完成公务后，四个工作日内应按规定到集团集团财务部报帐，报帐后结欠部分金额或四个工作日内不办理报销手续的，集团集团财务部门有权在当月工资中扣回。
前欠款项超过当月工资的，后续月份停发工资，直至清偿为止。
（七）因私借款员工未能按约定时间还款，集团集团财务部门直接在当月工资中扣回。
前欠款项超过当月工资的，后续月份停发工资，直至清偿为止。
（八）总裁授权人借款必须经总裁审批后,集团集团财务部方可借款。
第四部分借款、报销流程图解
一、借款流程图解
二、报销流程图解
集团集团财务部
2017年9月5日
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