行政事业单位合同管理内部控制制度模版.docx

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行政事业单位合同管理内部控制制度模版

XXXX

合同管理内部控制制度

20XX年XX月

目录

第一章总则3

第二章管理机构及其职责4

第三章合同订立与审批5

第四章合同的履行及跟踪7

第五章合同监督检查9

第六章合同档案管理10

第七章责任追究11

第八章附则13

第一章总则

第一条为进一步规范本局合同管理，根据《中华人民共和国合同法》、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会X号）、《XX财政厅关于印发<行政事业单位内部控制基本操作指引>的通知》（X号）等相关法律法规规定，结合本厅实际与合同业务管控要求，制定本制度。

第二条本制度所称合同指本局与自然人、法人以及其他单位等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

合同管理是指针对合同的签订、履行、变更、纠纷处理、存档等环节的风险点，确定相关的控制措施，强化合同全过程、动态管控，防范合同风险，维护单位合法权益的管理行为。

第三条合同管理的原则是依法签订、综合管理、程序规范、归口负责、分工协作以降低合同风险，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。

【注：

根据《行政事业单位内部控制规范（试行）》五十四条第二款】

第四条根据本局业务性质，为方便日常管理，把涉及的主要合同分为：

（一）办公设施、设备、专用设备、办公用品等货物采购类合同；

（二）审计、鉴证、信息化、咨询等服务类合同；

（三）建设规划、可行性研究、勘察、设计、工程造价、工程施工、工程监理等基本建设相关类合同；

（四）劳务用工、人事管理类合同；

（五）其他合同。

第五条本制度适用与本局的合同管理工作，下属单位参照执行。

第二章管理机构及其职责

第六条管理机构及其职责

本局合同由政策法规处归口管理、相关处室负责具体执行、计划财务处负责与合同有关的资金管理。

（一）合同归口管理处室，主要职责有：

1.组织制定、完善本局合同管理制度和实施办法；

2.负责示范合同文本的制定、修订及推行工作；

3.参与本局合同的谈判工作；

4.审核、监督本局各类合同，建立合同评审电子台账和分类合同台账；

5.对合同的合法性、有效性及风险因素提出评审意见；

6.统筹负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况分析及问题处理等风险管理工作，组织研究合同风险管控措施并监督实施；

7.负责合同法律纠纷的处理；

8.负责对各处室合同经办岗进行培训、指导其合同管理工作；

9.负责合同的归档、保管、借阅及销毁等档案管理工作。

（二）各处室作为本局合同管理的具体执行机构，主要职责有：

1.负责合同相对方主体资格、客户信用信息、履约能力等信息的收集、初审工作；

2.负责合同文本的草拟、组织评审及具体签订工作；

3.具体负责合同履行过程中的进度跟踪、履约情况分析及问题反馈与应急处理等风险管理，并对初始资料的真实性、完整性负责；

4.负责所经办合同的登记、管理及归档工作。

（三）财务部门负责合同预算资金支付审核等相关的财务风险管理工作，避免经济业务与预算管理、资金管理及会计核算脱节，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合。

（四）局纪检组作为本局合同监督检查机构，负责合同管理全过程的监督与检查，促进合同业务管理工作的不断改善。

【注：

单位应当合理设置合同管理相关岗位，明确合同的授权和审核和签署权限。

依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十四条。

】

第三章合同订立与审批

第七条本局订立合同，应遵守国家的法律、法规和本局相关管理规定，合同条款明确、完备，合同形式符合要求，严格履行审批程序，维护本局合法权益。

第八条合同订立审批流程

（一）经办处室收集对方资料，对合同相对方的主体资格、资信情况进行审查；

（二）执行处室牵头组织合同谈判；

（三）执行处室草拟合同文本；

（四）政策法规处对合同合法性进行审核；

（五）执行处室对政策法规处审核过的合同进行修改完善，处室负责人审核通过后，报执行处室分管领导进行审核；

（六）计划财务处对合同审核。

主要审核合同是否有资金来源、合同付款时间、付款条件等，签署审核意见；

（七）合同签字。

审核完成后的合同报请局长审批签字；

（八）合同用印备案。

重大经济合同的签订，由局长办公会研究决定。

合同有关事项需报有关主管部门批准的，必须经批准后才能签订正式合同。

业务处室按照相关规定的审批程序提请完成合同签订流程。

第九条合同订立关键环节控制措施

合同订立的主要控制点是：

合同调查、合同谈判、合同文本的拟定、合同审核、法人审批签字、合同用印、合同备案。

（一）合同调查。

合同订立前，业务处室应当进行合同调查，了解合同对方的主体资格、资信情况，包括营业执照是否有效、拟签订的合同内容是否在对方的经营范围之内、对方是否具有履约能力。

（二）合同谈判。

业务处室组织合同谈判小组，根据实际情况及合同规模选择恰当的洽谈方式，与招投标、政府采购、竞争性谈判、定点采购、询价等方式确定的合同单位进行合同谈判，确定实质性条款、内容。

（三）合同文本的拟定。

在合同谈判后，需要根据协商谈判结果，拟订合同文本。

合同文本应当准确表达双方谈判的真实意思。

（四）合同审核。

合同文本拟订完成后，政策法规处应当对合同文本进行严格的审核。

（五）合同签署。

对于经审核同意签订的合同，本局应当与对方当事人正式签署合同，并加盖法人章。

【注：

单位应当加强对合同订立的管理。

依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十五条。

】

第四章合同的履行及跟踪

第十条合同执行部门为履行合同权利义务的实施主体。

合同签订后，执行处室应该按照合同约定牵头协调合同的履行，相关处室应给予配合，确保合同得到全面履行。

第十一条合同的签约承办处室与合同的执行处室为不同处室的，签约承办处室应当在合同执行处室确定后10日内向合同执行部门进行合同交底，重大合同应形成书面合同交底纪要。

第十二条合同执行处室应及时掌握合同履行情况，达到合同款支付条件，应及时准备相关资料，按照规定流程审批，提请财务部门付款；财务部门应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理。

未按照合同条款履约的，财务部门应当在付款前向分管领导报告。

【注：

财会部门应当根据合同履行情况办理价款结算和进行账务处理，依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十七条。

】

第十三条如果发现对方有不履行或不完全履行合同的情况，应当催促、提示对方按合同约定继续履行，并将对方不履行或不完全履行合同的情况上报主管领导和归口管理部门，同时注意收集、保存有关证据。

【注：

依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》五十六条规定；】

第十四条本局遇有不可抗力等客观因素影响合同履行、不能完全履行合同的情况时，合同执行处室应当立即将相关情况报告主管领导和合同归口管理部门，并积极采取补救措施，与对方协商，减少损失。

第十五条对合同条款在执行过程中发生的纠纷，合同执行处室应及时查明原因，提出解决办法，并报请主管领导和合同归口管理机构，及时与对方协调解决，若协商解决不成，根据合同约定，在规定时效内向仲裁机关或向人民法院提起诉讼。

第十六条对合同履行过程中的违约情况或违反合同的事件，合同执行处室应及时及时收集相关资料报送合同归口管理机构。

合同归口管理结构收到执行处室反馈信息后3个工作日内应组织执行处室、法律顾问、相应业务归口管理处室及执行处室分管领导研究应对方案，经本处室分管局领导审核、报局长或局长办公会审批后指导执行处室实施。

【注：

依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十七条规定；】

第十七条合同执行处室应该建立合同管理台帐，及时做好合同履行情况记录，定期向合同归口管理机构汇报合同进度、履行情况。

【注：

依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十八条规定；】

第十八条合同归口管理部门要定期对合同履行情况及效果进行检查、分析，对合同履行中出现的问题给予解释、解决，对经常出现的问题进行研究，在以后签订合同中加以改进。

第十九条合同的担保、变更、解除以及争议解决方式，按照《合同法》和合同约定方式处理。

【注：

单位应当对合同履行情况实施有效监控，依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十六条。

】

第五章合同监督检查

第二十条合同执行部门在合同执行完毕后，组织对合同履行过程中的情况作出最终评价，评价相对方的履约能力、产品/服务、履行进度、技术水平、售后服务、环境与职业健康安全、合作诚信等情况并建立供应商库档案。

评价较高的相对方作为今后单位同类项目招标的优先选择单位。

第二十一条本局成立由纪检组、政策法规处等部门组成的合同监督检查工作小组，定期对单位各职能部门所订立的合同以及合同管理情况进行监督和检查。

合同监督检查的主要内容有：

（一）合同管理制度的制定和落实情况；

（二）合同资料保管和合同管理台账建立情况；

（三）合同形式、内容的合法性与适宜性；

（四）合同的签订和履行情况；

（五）合同纠纷的处理情况；

（六）合同管理人员的设置、教育培训情况；

（七）对于在签订、履行和管理合同工作中，因违反合同管理制度，造成重大经济损失的人员的责任追究情况；

（八）与合同事务相关的其他情况。

第二十二条在合同监督检查过程中，被检查处室应当如实提供与检查事项有关的文件、资料，并对有关检查事项涉及的问题做出解释和说明。

第二十三条合同监督检查小组有权在检查结束后的15日内向被检查处室送达检查意见书。

检查意见书中包括监督检查小组成员姓名和职务，被检查处室合同管理情况，存在的问题及对加强合同管理的意见等。

第二十四条被检查处室应当自收到检查意见书之日起30日内，将落实整改情况书面报告监督检查小组。

第六章合同档案管理

第二十五条本厅各处室所签合同，由合同归口管理部门对合同进行编号，实行统一编号管理。

合同档案由各执行处室指定专人按照单位的档案管理办法进行分类、整理、立卷、归档。

【注：

依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十八条】

第二十六条合同签订后，应当将签约各方签字、盖章齐全的合同原件副本一份及合同审查表、合同登记表原件，以及其他相关附件、资料整理提交合同归口管理部门备案。

合同中约定了抵押、担保、公证或见证等事项的，应当同时将抵押、担保、公证或见证等法律文书提交合同归口管理部门备案。

第二十七条对于已经履行完毕的合同，每年1月10日前，合同执行处室应将合同、以及一切往来文书、变更记录等所有资料交合同归口管理部门审查后，装订成册，送交合同归口管理机构存档。

合同资料包括但不限于：

合同对方的资信资料、《法定代表人身份证明书》、《法定代表人授权委托书》、《企业法人营业执照》、从业资格要求的相关证书、来往函件、数据电文、招标投标文件、合同、补充合同、会议纪要、来往函件的签收单据、合同评审表（记录）、合同登记表、合同交底纪要、合同履行信息表、财务结算凭证、起诉状、答辩状等，以及各类合同中相关的文件、资料等。

第二十八条合同资料中除技术性资料原件和财务凭证原件按照有关规定保管归档外，各有关处室应当做好其他资料的保管和移交工作。

档案管理《合同签订审核流程表》为合同签订的前置性要件，需作为合同附件由承办部门妥善保管。

第二十九条合同资料是涉及商业秘密的重要文件，原件必须归档保存，日常工作中应当使用复印件。

严禁涂改、毁损合同资料。

如确需使用合同资料原件的，应建立严格的审批、催还、归档制度。

严禁个人私自保管合同资料；严禁随意出借合同资料；严禁泄露合同资料中的内容。

第三十条合同档案的保存期限：

按合同分类规定期限保存，原则上按合同终止后不得低于15年。

第三十一条合同档案保管期满后，由合同归口管理部门编制拟销毁合同档案目录并做出书面鉴定报告，经单位负责人批准后方可销毁。

鉴定报告由执行处室存查。

【注：

单位应当加强对合同登记的管理。

依据《行政事业单位内部控制规范（试行）》第五十八条。

】

第七章责任追究

第三十二条各处室在对外签订合同中，应当遵守本办法，认真履行职责，维护单位的利益。

因渎职、失职给本厅造成损失的，单位将依照有关规定追究责任。

第三十三条有下列行为之一的，本厅将视其情节轻重，依法追究当事人责任，给本厅造成损失的，依法追究其经济责任，构成犯罪的，移交司法机关处理：

（一）违反国家法律、法规、规章签订合同的；

（二）应当签订书面合同而没有签订的；

（三）超越代理权限或滥用代理权的签订合同的；

（四）将合同印章提供给其他单位或个人使用的；

（五）未按本办法规定履行合同审批、登记或备案手续的；

（六）在合同签订和履行中未尽义务，或者未按照本办法规定处理，致使单位或单位下属各单位利益受到损害的；

（七）因在签订合同时，未对对方提供的相关证照、资质、履约能力和委托代理权限进行核实，造成损失的；

（八）未妥善保管合同，导致合同内容泄露或丢失后造成损失的；

（九）利用合同谋取私利或从事其他违法行为的；

（十）擅自销毁或涂改合同的。

第三十四条凡在合同的签订、履行、管理中违反本办法规定，对主要负责人视情节轻重分别给予批评教育、警告、记过、记大过、责令赔偿、撤职、降级、解除聘用合同、开除的处罚。

第三十五条对在合同的签订、履行和管理工作中，尽职尽则，工作成绩显著，为避免、挽回经济损失或获得经济利益的，给予表扬、发给奖金、晋级等奖励。

第八章附则

第三十六条本厅对外签订的战略合作协议、涉外合同、涉密合同，可从其特别规定。

第三十七条本制度发之日起施行。