博览会活动策划书.docx

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博览会活动策划书

　　博览会活动策划书

　　策划书根据策划期内各时间段特点，推出各项具体行动方案。

以下是小编带来博览会活动策划书的相关内容，希望对你有帮助。

　　博览会活动策划书范例1

　　第一部分展览会前的准备工作

　　展览会的策划过程是一个综合而又复杂的过程,并不是简单的等价交换。

它是为卖家和买家提供一定的环境和场所，促使交易达成的过程。

评价一场展览会的策划，而是要涉及到众多行业和部门的，因此我们在策划展览会的时候要充分考虑到各方面的因素。

　　一、首先要了解展览要涉及到哪些部门，并怎样更好而又合理的协调组织好这些部门，为展览会的成功举办而铺路

　　从上述图中我们可以看到展览业促进了相关行业的发展，同时主动权又完全掌握在展览的组织策划者手中。

作为一名有着丰富展览经验的组织者来说，必须要充分的考虑到这些因素，才能使展览会达到圆满的目的。

否则其中一环没有考虑到，都要付出很大的代价。

因此要求策划者本着以上实际出发，真正意义上策划一场全面而又深度的展会。

　　二、项目经理制

　　目前大多数展览公司实行的是项目经理制，即项目经理从展览会的组织确定到招展，及最后展出期间所遇到的问题的负责制。

它要求（如图1）所示一样必须要全面的掌握工作才能作为一个合格的舵手。

　　项目经理策划会议的前期工作

　　市场调研市场调研对于策划者来说，尤其第一届展览会的策划特别重要。

对于首届展览会的开展具有以下缺陷

　　1、没有成功召开的经验和现有模式。

　　2、没有创造出品牌

　　3、没有与顾客建立稳定的关系及没有稳定的顾客群

　　4、不了解行业市场的发展动态

　　要求项目经理

　　1、具有敏锐的市场调查能力和超前的市场知识，曾经有一个会展界同行说“当别人已经占领了山头，我们没有必要去抢这个山头，我们可以另开辟路。

占领别人没有发现的山头”。

这是一个最直接的形象比喻。

策划者在策划展览本身要有这种创新意识，即对周围和未来的事业的关心与思考。

京某展览中心，在策划中国第一届零售业的展会成为我们的展会的成功典型，我们可以作为思考。

项目经理在准备策划这个展会时，不仅提前到实地考察,而且收集了大量的相关信息,确定未几年中国发展趋势,而成功的策划了这届展览,并取得了展会的延续性。

　　2、可行性分析报告。

展览会的实地考察、企业的反应，相关资料的整理，通过这些信息的观察和自身的经验，确立展览会的“可行性”或“不可行性”做出最终的判断展会的召开与否。

再汇报给上级主管，最终根据报告制定整体展览会方案，因此书写报告也是项目经理非常主要的环。

因为决策者在支持展览会的召开是根据会议可行性报告和项目经理对整个行业的了解程度来决定的。

　　项目场地的确定、规模及时间

　　项目经理根据市场调查，最终确定展会召开，必须充分考虑到展会的场地、规模及时间的确定根据国际惯例，一个成品版和规模的展会，并不是首次举办就规模很大的，是经历一个过程而发展壮大的。

当然展会规模和起点高其影响力度也就更高，但这对于展会策划者来说风险和投资太大，造成很大的压力，日前我国根据场馆规模及相应配套设施以及展览知识还远不及欧美等展览业发达的国家（以国家际展览会策划为例）必须要充分考虑到国际展的要求⑴国外参展商必须要达到整体参展对象的20%

　　⑵展会召开期间，邀请的国外参观者要达到整个参观人数的20%

　　在国内很多研展会，号称国际但大多数达不到这个要求，因此并不算是一个真正的国际展会，而只能是区域性的。

因此必须考虑拓展力度和能力等因素，要考虑多方面的因素。

　　场馆整体的因素

　　1、硬环境的考虑

　　Α、场馆的交通是否便利；

　　Β、场馆周围的酒店、娱乐设施是否齐全

　　C、场馆的交通运输方式是怎样安排的

　　①是否有货运电梯

　　②场馆仓库的库容量有多大

　　D、场馆的面积及场地的合理化分配（制定展位图做考察）与相关租用配套设备。

　　E、研讨会的场地安排

　　2、软环境的考虑

　　①场馆内部保卫设施是否到位

　　②场馆的停车场及休息场所是否合理

　　③场馆的水电供应情况

　　④场馆的卫生清理工作

　　⑤会议期间场馆提供的相应服务

　　租赁方式一般分两种情况

　　1、以场馆实际建筑面积计算，按平方米/元/天来整体计算场地租金，国际上专业会展的召开期为六天。

布展为两天，开展期为四天，也有安排五天或七天的。

　　2、按场地实际搭建展位（标准3*3）即每个展位/天/元计算总体租金，根据具体的租赁方式，在确定场地后，场馆一般要求租用方支付定金，该定金支付根据场馆租赁的规模来算大约为整个租金的30%，也就是说整个场馆的费用为一百万，确定场地租赁合同后要求支付30万的租金，因此这是策划展览的一项很大的费用投入。

　　建议①首次展览会场地不要太大。

根据自己的实力做出预算。

控制在一万平方米以内为宜，南方某展览公开发中心在策划展会时估计失误，过于乐观，预定了两万平方米，但最终只招了4000平米的场地，结果损失了将近1.6平方米定金。

　　②建议要充分考虑举办展览会的时间，如果同期在同一个地方一个日期内有2到3个展览与其

　　发生冲突，这将势必影响招展的力度，这样很容易分散参展的注意力。

　　三、项目招展

　　展览会议的招展工作中与展销会有很大的不同

　　A、展览的展即展示——参展者构成，览即看——观众构构成的。

如果是专业的展览会，还需要邀请专业人士或同行业内人士参加，普通大众不是展览会的邀请对象。

一般这种招展对象具有以下特点

　　①实力比较雄厚，重视产品和品牌的宣传；

　　②技术力量雄厚，一般为技术领域领头羊或是生产者本身；

　　③规模和档次都要比较高；

　　④注重参观对象

　　⑤注意展览会议期间的相关行业研讨会

　　⑹注意参展的同行

　　例如在我国每两年举办的汽车展，全球汽车厂商为抢占中国市场，在展览会期间把上述6点展示得淋漓尽致，做到完美无缺的地步，因此策划者在进行招商策划时，要充分考虑到参展商即我们的客户的心态，进行仔细而又深入的研究，才能做好招商工作的过程。

　　B、建议

　　①重点突破几个知名的大型企业，以知名的大型企业带动小型企业的参展。

要求特装修，把整个展览会场装饰起来。

　　②以先期参展的优惠方式吸引参展商参展，并尽快落实参展商的展位，费用。

　　③取得国内外行业协会的支持，通过行业协会邀请参展对象做招商工作。

（因为在国外很多行业协会是因各个行业自身组成的，本身就是多行业领头羊的综合体现）

　　④“以会带展，以展带会”突破传统的思维模式。

展览会特别是专业性很强的展览会，相应召开的研讨会将是展览会的实质性的东西，招展者在招商时可以利用自身的优势来通过会议的重要性来带动企业参加展览会。

把会议研讨与展览结合，是企业参展的积极性所在。

　　C、具体操作

　　①项目经理根据展会情况制定好招展计划（因为这样有利于安排展会进程，合理安排时间。

）②分配具体招展对象公关工作（按照业务员的各个优势，充分的发挥其潜能，挖掘客户）。

③资金运作的到位（展览是以展位租赁的形式进行交易的。

确定展位不一定确定的费用到位，因此在招展中最终确定的企业参展还是在于资金到位。

）

　　④广告宣传广告宣传是非常重要的，一般分两阶段

　　a.前期招商宣传

　　b.后期的品牌宣传，即观众的宣传

　　Ⅰ、普通大众的宣传Ⅱ专业观众的宣传

　　c.会期会场广告宣传

　　⑤展览会的服务企业参展作为组织方必须为企业提供一个参展指南，介绍大会的具体安排即相关的运输、酒店住宿等相关的服务。

这样促使参展商更加全面的了解展览会的行程以使更加

　　合理的安排时间。

　　第二部分展会期间的组织协调工作

　　一、展览会布展期的工作安排

　　1、设立场地前台接待

　　⑴负责参展企业报到登记

　　⑵根据参展报名情况落实参展证的派发和展品进入场地确认

　　⑶派发参展企业在参会期间的参会指南

　　⑷进行一些相关企业的咨询活动，介绍展场的大体安排情况

　　2、酒店接待处

　　⑴设立前台接待处

　　⑵进行参展展商住宿登记

　　⑶住宿表要求a.企业名称b.房间号码c.酒店联系电话d.房主姓名

　　⒊场馆现场协调工作

　　⑴负责监督现场施工，即根据参展企业要求进行装修的展位施工

　　⑵对现场工作中注意防火、防电、防盗等工作

　　⑶为企业协调现场租赁业务

　　⑷根据企业报名表，布置安排会场场外的广告宣传（一般为参展企业根据要求而设立的）⒋交通运输安排及搬运工作

　　⑴企业运输展品的接待及装卸

　　⑵搬运工作协调

　　二、展览会的开幕式组织工作

　　在开幕式前要求所有的室内、室外的布展工作完成，准备迎接参观者的参观，如何做好开幕式也是项目经理的协调体现。

　　1、确定邀请参加展览会开幕式贵宾名单

　　2、确定邀请参展企业的记者名录

　　3、开幕式的场地搭建要求

　　⑴挑选突出的位置；一般设为展厅大门正前方

　　⑵要求布展的庄重大方

　　⑶要求放音设备到位

　　⑷相关的礼仪及场地氛围设计要求

　　⒋开幕式主持人讲话内容的审定，及参加嘉宾讲话内容的审定要求简单明了，突出主题，在最短的时间内表达中心

　　⒌开幕式时间建议为10-15分钟

　　⒍开幕式结束后，带领嘉宾参观及讲解的人员到位，以及会后的安排工作

　　三、展览会召开期间的组织工作

　　展览会召开期间的所有工作进入最后结束的倒计时工作，前期大量的组织工作得到体现在

　　于几闰的展览会效果，参展商满意，参观者满意，才能说明展会的成功。

　　要求

　　⒈做好大会的参观人数的统计、分类。

　　⒉发放大会的展览会刊（每天定时发放，要根据参观对象的身份发放）

　　⒊协调展会期限研讨会会议组织安排工作，做好研讨会与展览会有机结合

　　⒋做好最后的中间人形象，积极为企业牵线搭桥，为企业服务

　　⑴为企业提供洽谈间（休息室）

　　⑵为企业提供签订合同场所

　　⑶及时将参观者的信息反馈给企业

　　⑷积极与企业沟通，了解企业的想法及要求

　　⒌统计大会的成交额做好记录

　　⒍积极听取参会代表对大会的意见和建议

　　⒎根据参会信息，再次邀请参会企业参加第二年的展会

　　四、撤展

　　展会的撤展工作一般为大会的最后一天下午提前一个小时，进行会场登记情况工作和出访工作。

　　派送撤馆通知要求

　　1、保持馆内秩序

　　2、要求每个参展商清理自己的展品，并保管好

　　3、按照先后有序的组织出馆工作

　　4、进行最后的清理工作

　　五、会后总结

　　展览会的会后总结，是以后展览会的延续，也是成功案例的表现，因此项目经理在结束整个展会后，要求对整个展览会工作及整体情况进行一个整体分析，以便今后工作的合理开展。

第三部分展览会的策划

　　会议，无论是国际性会议还是国内会议，包括两种情况

　　1、以技术交流为主的学术会议（内容主要是从技术的角度探讨，交流某一领域的最新技术）

　　2、以产业发展动态为主题的会议（政府的导向性比较浓厚，以政府对产业政策的发展动向进行交流探讨，以什么样的宏观形式促进某领域的发展）

　　博览会活动策划书范例2

　　一、展会名称鹰睿同学会

　　二、展会地点友谊宾馆

　　三、展会时间3月28日

　　四、参展目的

（一）、拓宽销售渠道

（二）、打造公司品牌及知名度

　　五、参展安排

（一）、展前准备

　　1、工作环节分工

　　2、准备参展用品

（二）、展位准备

　　1、参展产品

　　①种类

　　②规格

　　③数量

　　2、展位的布置；

　　①背景

　　②桌面

　　③展品摆放

　　3、宣传资料

　　①宣传单

　　②宣传册

　　③名片

　　4、参展人员

　　①布展、撤展

　　②展览资料发放

　　③参加展览后勤

　　④物品的分类，保管，领取

　　（三）、展中

　　1、结合本月产品促销活动

　　①促销政策的实施，当场签订签订购合同的客户给予一定的优惠（待确定）。

②当场签订合同的客户可以按条件获得一份精美礼品譬如茶具、U盘

　　2、调动展位现场人气的“扫码送幸运”活动策划

　　①活动目的

　　Ⅰ、提高展会现场与观展商的互动机会；

　　Ⅱ、扩大公司微信公众平台的知名度；

　　Ⅲ、为观展商提供免费空调系统咨询服务；

　　Ⅳ、发掘潜在客户。

　　②活动的操作方案

　　Ⅰ、活动现场分工

　　宣讲、接待人员1名，负责活动的宣讲、观展商的接待、咨询、资料派发、

　　名片交换，如没有名片，需进行联系方式登记

　　验证人员1名，负责验证是否成功添加微信，发放刮刮乐

　　兑奖人员1名，负责观展商中奖后让其用手机拍照并发送至微信平台即刻兑奖

　　市场销售人员1名，对上门观展商做产品讲解和空调安装的咨询

　　人偶引领员1名，负责身着人偶装举牌求扫码

　　机动人员1名，哪里需要哪里搬

　　Ⅱ、活动操作流程

　　①观展商与宣讲接待人员进行沟通交流，并交换名片予以登记；

　　②观展商被引导到登记台工作人员处扫微信二维码并添加微信公众账号并得到

　　刮刮乐一张；

　　③观展商确认是否中奖，如中奖则工作人员指导其拍照并发送至微信公众平台，

　　给予兑奖；

　　④销售人员伺机与观展商进行亲密接触。

　　Ⅲ、注意事项

　　①接待人员要收集客户名片等资料以备会后跟踪客户，同时，对所有观展商都应尽量有迎有送；

　　②工作人员应根据现场人数灵活安排。

　　（四）、展后

　　1、准客户追踪跟进；

　　2、把在展会上的照片存档；

　　3、微信公众平台的后续报道。

　　六、参展物料

（一）、宣传资料

　　1、公司宣传单

　　2、产品宣传册

　　3、易拉宝

　　4、产品海报

　　5、礼品刮刮乐

（二）、洽谈资料

　　1、名片

　　2、准客户登记表

　　（三）现场用品

　　1、刮刮乐兑奖统计表

　　2、刮刮乐兑奖零钱

　　3、笔

　　4、人偶服饰

　　5、电脑

　　6、名片夹一是放置本公司工作人员的名片，另外是放置嘉宾名片。

　　七、参展预算

（一）、会前准备

　　1、A4纸一面宣传页设计费60元

　　2、背景喷绘设计费60元

　　3、人偶服装租赁100元

　　4、人偶手持或粘贴二维码标识制作费20×3=60元

　　5、礼品2×200=400元

　　6、文具若干（笔、A4纸）20元

（二）、会场布置

　　1、背景喷绘喷绘布规格220×24070元

　　桁架购买，共计600元

　　2、易拉宝60元

　　（三）、后勤保障

　　1、人员物料路费100元

　　2、矿泉水一箱30元

　　3、午餐7人70元

　　合计1630元

　　八、温馨提示

　　1、展示期间关注笔记本摆放和演示，防止被人偷窃。

　　2、参展工作人员要统一穿工装带工牌，体现出公司的良好的精神面貌和专业形象。