营销管理中心财务管理制度.docx
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营销管理中心财务管理制度
营销管理中心财务管理制度
原创：
王组场
第一章总则
第一条为加强营销管理中心的财务管理，根据《公司财务管理制度》及有关规定和流程，汇编本制度。
第二条本制度是指导营销采购中心开展财务管理的纲领性文件，营销采购中心应当定期组织学习和检查，确保本制度能够贯彻执行；同时，营销采购中心应当结合实际情况及时提出修正意见或补充条款，经财务管理中心审核确认，并上报总经理审批后执行。
财务管理中心有权根据企业发展战略需要和企业日常经营管理需要，补充和修正本制度。
第三条本制度除与财务管理中心直接有关的条款外，由营销采购中心总监负责实施，财务管理中心的责任是监督和反馈制度落实情况。
第四条营销采购管理中心业务内勤主管负责销售合同管理、采购合同管理、销售价格管理、采购价格管理、客户资信管理，以及内外有关财务管理的协调工作。
第五条合同和价格资料是企业重点的保密资料，应当妥善保管和处理，未经审批不得私自复印和传阅。
第二章合同管理
第六条公司所有销售行为和采购行为，都应当与客户（包括供应商，下同）签订正式合同、合约（或协议），或以订单形式双方签字确认（以下统称：
合同）。
合同签订后统一上交业务内勤主管，由业务内勤主管按照有关流程上报办公室和财务管理中心存档。
第七条合同经办人应当经过合同法和有关法律知识的培训，掌握有关业务知识。
第八条合同、合约和订单文本应当统一，文本由营销采购中心负责起草，并由营销采购中心组织、会同财务管理中心、生产管理中心有关人员共同审核确认，经总经理审批后，方可作为文本。
第九条合同签订后应当在第一时间内归档，正式合同和合约原件归档办公室，复印件归档财务管理中心和营销采购中心，如果原件两份其中一份归档财务管理中心。
第三章销售价管理
第十条销售价是指企业产品对外销售被客户认同（签字确认）的价格。
第十一条销售价未经客户认同后，不能通知生产管理中心安排生产，也不能委外厂家生产。
第十二条销售价管理营销采购中心负责制定，由生产管理中心提供原辅材料消耗标准，由财务管理中心提供原辅材料价格及相关固定费用；营销管理中心应当建立销售价动态管理档案，并于每季度末对现有的产品的销售价进行全面整理、分析，同时报送财务部门等相关部门或领导。
第十三条销售价制定流程：
一是、销售价（标准价）制定基本公式：
成本价（标准价）*1.4以上；该销售价为不含税价，如果客户要求开票需要在合同里明确另加税收差价；每个产品的销售价格都要上报财务管理中心存档。
二是、营销采购中心人员应当深入市场调查，坚持“企业利润第一、市场占有率第一、市场规范管理第一”原则，同时，结合销售量、客户资信程度、付款方式和市场划分，来确定销售价。
三是，销售价在以上公式确定的标准价以上的，由营销采购中心审批；销售价低于以上公式确定的标准价的，由总经理审批。
四是，财务管理中心对价格体系进行监控。
第四章采购价管理
第十四条采购价管理由营销采购中心负责，财务管理中心应营销采购中心需要协助提供相关资料；营销采购中心应当建立采购价管理档案（台账），随时随地能够清晰采购价格体系；采购价格体系包括采购时间、采购地点、供应商名称、材料名称、直接材料发票价格、运输费用、相关税金、付款方式和质量等级等。
第十五条材料价格管理应当从材料名称管理抓起，同一种材料不同材料名称的应当定期进行整理，保留后的材料名称应当优先保持与财务管理中心账务上的材料名称相一致。
第十六条采购价制定流程：
一是、采购人员应当深入市场调查，坚持“货比三家、物美价廉和就近采购”原则，同时，结合采购量和付款方式，来确定采购价。
二是，采购价在原有的采购价格体系范围内，由营销采购中心审批；超过原有的采购价格体系的或是新进的原辅材料，由总经理审批。
三是，财务管理中心对价格体系进行监控。
第五章销售发货管理
第十七条发货由财务内勤统一管理，其他部门或人员没有权利通知发货，特别是外贸部门必须杜绝直接通知外协单位发货；发货分为内部生产发货、外协生产发货和内部单位调拨，发货严格按照发货流程执行（流程附后）。
第十八条发货掌握两条原则：
一是按照合同条款的要求执行；二是“先收款后发货”，如果客户有欠款需要发货的，必须经老板审批后才能发货；没有签定合同的财务内勤有权不给予发货。
第十九条发货统一使用“发货单”，发货单格式由财务管理中心统一设置、管理，发货单应当设置编号。
第二十条发货应当以有效的书面证明为依据，严禁凭电话通知等形式发货。
有效的书面证明是指传真、领导审批、客户签字盖章、销售经办人签字等。
第二十一条发货单于发货当天开具或次日开具，发货单经销售经办人（业务员或有关销售领导）审核确认后由台账会计寄给或传真给客户；发货后，销售经办人应当及时跟踪管理，落实客户是否安全收到商品；客户收到商品应当在发货单验收联上签字验收回执，或根据客户单位的验收票据签字验收回执或加盖客户单位印章，并传真给公司财务内勤。
销售经办人应当与台账会计加强协调与配合，积极落实客户“签字验收回执”。
第二十二条发货后应当在规定的周期内收到客户的验收回执，才能继续下一周期发货；在规定的周期内未收到客户的验收回执而需要继续发货的，应当经老板审批后才能继续发货。
收到验收回执周期由营销采购中心制定。
第六章税票管理
第二十三条税票存放处要配套安全防患措施（如安装防盗窗、防盗门、保险柜等），以确保税票存放安全；税票由财务管理中心负责管理。
第二十四条税票开具应当按照税务部门的有关规定执行，并做好税票使用登记及有关资料的保管工作，以供税务部门的检查。
第二十五条每次开具税票由营销采购中心提出申请，经财务总监审批后执行；开具税票申请应当按照合同条款要求确定是否收取税收差价及其比率。
第二十六条税务会计应当关注销项税票和进项税票的配比比例，积极跟踪进项税票，协调和调节销项税票开票时间，并按照合理避税原理，适时提出建设性的意见和建议；同时在当月22号前和月底最后一天向财务总监汇报本月当前和本年累计的税负情况。
第二十七条营销采购中心每月5号前要向财务总监提供销售开票计划额度和采购税票到票额度，并负责协助税务会计索取和跟踪进项税票。
第七章货款管理
第二十八条货款回收由销售经办人员（业务员）具体负责催收，由营销采购中心负责管理；由台账会计和财务内勤主管协助催收，由财务管理中心协助管理。
货款回收管理主要责任人是营销总监，营销总监应当督导销售有关人员催收货款；销售有关领导每天都要审阅应收账款动态情况表，确保应收账款数据准确性和货款回收及时性。
第二十九条货款催收应当讲究方法，不能破坏良好的客群关系，又要对缺乏信用的客户采用强有力的措施，包括但不限于诉诸法律。
第三十条在采取法律行动促使货款回收前，应当考虑成本效益原则，如以下几种情况，可以放弃采取法律行动；不利于公司增加效益或公司发展的，应当等待更佳时机，以及采取更加稳妥的方法和措施。
1、诉讼费用超过债务赔偿额。
2、客户抵押品折现可冲销债务。
3、客户的债款额不大，起诉可能使企业的运行受到损害，起诉后货款回收的可能性有限。
第三十一条需要采取法律行动的，由营销采购中心提出，上报总经理审批。
第三十二条货款回收原则上不能采用现金回款（包括现金支票）、银行承兑汇票和商业承兑汇票等结算方式进行收款，特殊情况的由老板审批，并由财务管理中心书面通知客户。
第三十三条货款回收一般采用转账支票、汇票和汇兑等结算方式进行收款。
第三十四条采用现金支票、转账支票、汇票和汇兑等结算方式的，应当经银行收妥款项后才能确认为货款回收；
采用现金回款的，应当经出纳开出收据后才能确认为货款回收；
采用银行承兑汇票结算方式的，应当经银行承兑后才能确认为货款回收；
采用商业承兑汇票结算方式的，应当经银行收妥货款后才能作为货款回收。
第三十五条货款进入公司账户，出纳要在第一时间内确定来款客户名称，并通知销售会计开具收款收据，由台账会计及时登记销售台账；暂时未能确定客户名称的也要告诉销售会计，由销售会计知会台账会计，共同应对款项有关人员的咨询；台账会计每天应当向营销采购中心领导、财务总监和总经理上报应收账款动态情况表、销售收入（数量）动态结构表和市场区域动态销售（收入和数量）表。
第三十六条业务经办人需要索取公司账户的，由营销采购中心有关领导审批后，向财务管理中心销售会计索取。
第三十七条客户或业务经办人确认已经汇入款项，但公司账户没有收到款项的，由客户提供（传真）汇款单据给出纳，由出纳协助调查并及时回复客户或业务经办人。
第三十八条未经老板和财务管理中心同意，外贸销售不得委托外单位出口、不得客户并单并柜；核销单备案按照“溪财字【2008】第1号”通知执行。
第三十九条货款回收必须掌握以下两点原则：
一是，货款必须汇入税务发票上的“账户”（法定账户）或公司辅助账户，如果出现错误，财务管理中心将款项退回汇入单位，所造成的费用由经办人承担。
二是，除合同明确规定含税价外，货款汇入公司法定账户或公司辅助账户，一律收取税收差价。
第四十条外贸货款汇入前，外贸经办人应当填写“收汇确认函”给财务管理中心销售会计，确保客户名称不会串户，销售会计接到银行通知，开收款收据关通知出纳款项到位，并通知外贸经办人。
外贸经办人和销售会计应当相互督促，直至货款到位；国内客户来款名称不清晰的，由销售会计向营销采购中心业务内勤主管反映，业务内勤主管必须主动协调落实客户名称。
第四十一条客户退款由营销采购中心填写退款申请表并给财务副经理，由财务副经理填写退款凭据，并与台账会计共同签字确认，上报老板审批后由出纳退款。
第八章台账管理
第四十二条营销采购中心应当建立四大账目：
一是销售信息台账、二是采购信息台账、三是外协信息台账、四是个人业务信息台账。
第四十三条销售信息台账由财务管理中心主导建立，由营销管理中心配合完成。
销售信息台账的主要作用是为营销管理提供即时数据信息平台，同时与会计核算信息相互映衬，以确保销售信息准确性和完整性。
具体包括：
1、销售结构汇总表（含税）
收入项目（品牌）
累计
每月
每天
预算
上年同期
本年
较预算完成%
较上年增长%
数量
金额
数量
金额
数量
金额
占收入%
数量
金额
数量
金额
收入合计:
1、
2、
明细:
说明（此表包括部门台账和个人台账）：
1）作用：
每天了解销售动态和销售结构，并结合实际情况调整销售策略。
2）编制：
部门台账由台账会计负责编制，个人台账由各相关管理人员负责编制。
3）上报：
部门台账每天上报。
4）上报对象：
营销有关领导和总经理。
5）对账：
每星期台账会计与销售会计对部门台账对账确认；台账会计则根据实际情况与各管理人员对个人台账进行对账确认。
2、销售区域汇总表（含税）
区域
累计
每月
每天
预算
上年同期
本年
较预算完成%
较上年增长%
数量
金额
数量
金额
数量
金额
占收入%
数量
金额
数量
金额
说明（此表包括部门台账和个人台账）：
1）作用：
每天了解销售动态和销售结构，并结合实际情况调整销售策略。
2）编制：
部门台账由台账会计负责编制，个人台账由各相关管理人员负责编制。
3）上报：
部门台账每天上报。
4）上报对象：
销售有关领导和总经理。
5）对账：
每星期台账会计与销售会计对部门台账对账确认；台账会计则根据实际情况与各管理人员对个人台账进行对账确认。
3、应收账款明细表
客户：
日期
发货单号
品种名称
单位
数量
单价
金额
回款金额
余额（借方）
信用额度
审批人
摘要
月
日
标准价
降价
备注：
降价或余额超过信用额度,必须在"摘要"里说明原因和在"审批人"里说明由谁审批。
说明（此表包括部门台账和个人台账）：
1）作用：
每天了解各客户单位销售情况，以及“回款”及“信用额度”管理情况，并结合实际情况调整销售策略。
2）编制：
部门台账由台账会计负责编制，个人台账由各相关管理人员负责编制。
3）上报：
部门台账每天上报。
4）上报对象：
销售有关领导和财务有关领导。
5）对账：
每星期台账会计与销售会计对部门台账对账确认；台账会计则根据实际情况与各管理人员对个人台账进行对账确认。
6）监督：
总经理和财务总监，具体监督“减价”和“信用额度”管理。
4、应收账款汇报表
序号
客户
上年余额
本年累计金额
当期余额
信用额度
超信用额度
应收
回款
审批人
原因
说明（此表为部门台账）：
1）作用：
每天了解各客户单位销售情况，以及“回款”及“信用额度”管理情况，并结合实际情况调整销售策略。
2）编制：
部门台账由台账会计负责编制。
3）上报：
部门台账每天上报。
4）上报对象：
销售有关领导、财务有关领导和总经理。
5）对账：
每星期台账会计与销售会计对部门台账对账确认。
6）监督：
总经理和财务经理，具体监督“信用额度”管理
5、收入人均贡献分析表
人员分类
累计
每月
预算
上年同期
本年
较预算增加%
较上年增加%
人数
人均销售
人数
人均销售
人数
人均销售
数量
金额
数量
金额
销售直接人员
销售管理人员
销售后勤人员
合计
说明（此表为部门台账）：
1）作用：
每月了解人员对收入贡献程度，有利于及时调整人事管理策略。
2）编制：
部门台账由台账会计负责编制。
3）上报：
部门台账每月上报。
4）上报对象：
销售有关领导、财务有关领导和总经理。
第四十四条采购信息台账由营销采购中心负责建立。
采购信息台账的主要作用是为采购管理提供即时数据信息平台，同时与会计核算信息相互映衬，以确保采购信息准确性和完整性，提高采购价监控管理，减低采购成本。
具体包括：
1、价格差异分析表
主要材料名称
累计
每月
数量单位
预算/标准（元）
上年平均（元）
本年
较预算差异
较上年差异
数量
总额
平均
平均
影响总额
平均
影响总额
合计
说明（此表为部门台账）：
1）作用：
动态了解材料成本。
2）编制：
由部门兼职人员负责编制。
3）上报：
每月上报。
4）上报对象：
销售有关领导、财务有关领导和总经理。
2、应付账款明细表
日期
入库单号
品种名称
单位
数量
单价
运费金额
金额
付款金额
余额（借方）
信用额度
审批人
摘要
月
日
预算价
采购价
备注：
余额少于信用额度,必须在"摘要"里说明原因和在"审批人"里说明由谁审批。
说明（此表包括部门台账和个人台账）：
1）作用：
动态了解应付往来，提高企业外部管理形象。
2）编制：
部门台账由部门兼职人员负责编制，个人台账由个人负责编制。
3）上报：
每月上报。
4）上报对象：
部门台账每月上报销售有关领导、财务有关领导和总经理。
5）对账：
每月由部门兼职人员与采购会计对应付账款进行对账确认，再代表企业与供应商对账确认。
第四十五条外协信息台账按照财务管理中心的专业要求，由外协部门负责建立。
具体运作要求是：
1、外协部门设置外协会计：
具体负责三件事：
建立外协账目、开具入库单和出库单、协助外协负责人与外单位联系。
2、建立外协单位往来账：
财务管理中心与外协单位每次付款和结算都要通过外协会计审核确认，确保往来账目准确；外协会计定期与财务管理中心对账并于次月2日双方签字确认，确保外协单位往来真实准确。
3、建立委托加工材料进出存明细账：
公司发货给外协单位的“发货单”客户联给外协会计，外协会计凭此入账并跟踪落实材料到达外协单位；外协单位每次使用材料必须材料清单传真给外协会计，外协会计凭清单开具出库单（领用单），并将“出库单”财务联上交财务管理中心入帐；外协会计定期与财务管理中心对账并于次月2日双方签字确认，确保委托加工材料真实准确。
4、建立外协加工产品销售明细账：
外协销售发货由内勤管理部开具“发货单”，发货单一式五联，一联外协会计联（存根）二联财务销售联，三联财务出入库联，四联外协单位结算联，五联客户联；外协会计定期与财务管理中心对账并于次月2日双方签字确认，确保销售数据真实准确；外协单位保持加工产品零库存状态，如果又加工产品库存视同材料库存，具体按照以下“外协加工材料消耗核算明细账”进行管理。
5、建立外协加工材料消耗核算明细账：
每月月终外协单位品管员盘点未发货的产品和材料（编制盘点表），并上报外协会计；外协会计根据以上材料“出库单”数量、加工产品销售“发货单”数量和盘点表数量，编制“外协加工材料消耗核算明细账”。
第四十六条个人业务信息台账由营销采购中心根据实际需要进行要求和管理。
第九章对账
第四十七条与客户对账确认统一由台账会计或业务经办人负责；对账资料由台账会计统一提供；台账会计提供对账资料前必须与销售会计核对客户往来，双方确认往来数据无误后才能作为与客户对账的资料。
第四十八条对账应当以账面余额数据作为双方确认的数据。
对于影响双方确认的数据通过“未达事项”进行描述，并及时进行核查。
第四十九条对账工作涉及到的企业内部人员包括有关领导应当积极配合，优先完成。
第十章档案管理
第五十条档案主要包括销售合同、采购合同、生产单、销售采购价格信息和客户信息。
第五十一条客户信息台账包括老客户信息台账、新客户信息台账和未来客户信息台账。
第五十二条客户信息台账主要包括客户基本信息、客户信用条件和客户人性化资料。
客户基本信息主要包括：
客户基本概况、组织管理、经营规模、经营状况、财务状况、历史背景、偿债能力、内部评价、信用记录及行业状况等。
客户信用条件主要包括：
欠款额度、信用期限、折扣折让、现金折扣、退货范围、促销额度和年终返利等。
客户人性化资料主要包括客户主要人员生日、客户喜事信息、客户兴趣爱好等。
第五十三条每月档案要全面整理、归类；要设置封面、编号、登记清单和分类装订成册；封面、造册和清单的文字书写要求工整、清晰、美观；要有序存放，方便查阅，严防毁损、散失和泄密；
第五十四条档案资料借出应当办理登记手续；档案借出必须详细写明用途，用途不清晰的，业务内勤主管应当提出异议和建议，直至向营销采购总监汇报。
第五十五条档案管理专员应当跟踪借出的档案，对未能及时归还的档案，业务内勤主管应当善于分析和催收，直至向营销采购总监汇报。
第十一章相关责任
第五十六条对没有合同或超合同货款且未经审批而发货的，每次处罚责任人100元，并由责任人承担一切经济责任。
第五十七条发货单数据产品数量、产品价格和单位名称出现差错，按差额的5%处罚责任人，每次最低处罚为50元，并由责任人承担一切经济责任；对首先反馈发货单出现差错的人员，每人给予奖励100元。
第五十八条销售经办人未能按以上规定及时确认客户往来的，暂停发放销售经办人当月的工资，并视情节轻重给予处理，直至解雇。
第五十九条以上其他事项给企业造成损失的，暂停发放责任人工资，并视情节轻重给予处理，直至解雇。
第十二章附则
第六十条本制度由财务管理中心负责解释。
第六十一条本制度自2008年6月22日起试执行。
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