基层干部应具备之管理常识.docx
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基层干部应具备之管理常识
基层干部应具备之管理常识
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基层干部是工厂最低层的第一线管理人员,与第一线的作业人员直接接触,故其工作直接影响到工厂的产品质量、产量与成本。
所以优秀的基层管理干部在技术上有相当的经验外,更要具备管理素质。
一、基层管理者的职责。
管理者要负起管理的责任。
一般譓,产量、交期、质量、成本
安全等均为基层管理的日常工作。
基层管理者必须对管理之基本程序——计划、组织、领导、控制,充分了解且能灵活运用。
以由于基层管理者所属从事现场作业,所以要能训练组员、发现所属能力、纠正其错误、处理各种不平事,维持现场战斗气氛。
在企业中,人、事、物、财等均为管理之对象,所基层管理者地于人理管理、质量管理、生产管制、成本管制均负以下责任。
以下将基层管理者职责按管理循环——计划、实施、检讨与改善列出:
一、计划与标准化
包括目标的确立与标准化的推行。
根据主管的命令,确立自己的目标,决定方法,拟定计划,进行准备,使工作能顺利进行。
包括内容:
² 充分了解公司与主管的方针
² 接受工作蓝图与命令,并充分了了解
² 充分了解质量标准及说明书
² 充分了解产量与出货日期
² 原材料、零件、数量、分配状况之调查
² 机器、装置、治具等之准备,准备状况之调查
² 调查产能,确定产能所在.
² 作业标准类之调查,商议与决定等工作.
² 决定工作重点
² 将作业人员作适才适所的配置.
² 作业日程预定之商议及决定工作.
² 与其它关系部门或生产单位之协商工作.
² 决定质量.数量.人等发生例外事件时之报告,商议及处理方法.
² 决定工程发生异常时,作业员可自行判断的,与需向领班报告的事项.
² 决定应如何查对工作,巡查那些重要项目,使用那些管制图或其它图表.
² 应向有上级报的事与非经许可进行的事.
² 决定作业员缺勤时,人员之调配与补充计划.
² 决定作炊事员缺勤时,人员之调配与补充计划.
二、教育.训练与执行
有了计划就必髯训练作业人员了解计划中所含的目标,方法以及各项标.准规.然后按照计划执行工作.
² 必要的地方,绘制作业分解图.
² 指道作业方法与测定方法.
² 调查训练结果,进行情形,扩大优点,对缺点进行再教育.
² 调配人员,给于工作.
² 请假,早退,外出等核准与调查
² 部属勤务之评定
² 有关薪给事项计划之参与.
三、查核与措施
在执行工作的过程中,领班应不断地查核各种工作进行的情形,随时将质量,产量,成本与计划比较,以便管制.
² 查对工作是否按作业标准进行.
² 查对各工程工作进行情,核对生产数量是否达到进度需求,质量是否在管制范围内.
² 查对制图与查核表,异常时采取措施.
² 机械,装置,计测仪器,治工具等调整情形,使用状况之查核与必要之处理.
² 巡回检查重点工作,点绘领班用管制图,必要时采取异常措施.
² 前后工程的协商.
² 不良品,修理品之检查,原因调查,措施,协商与报告.
² 设备,计测仪器,治工具等之修理申请,督促以及完成后之检查.
² 班内工作安全之管理,各项整理整顿情况之调查,不佳时之改正措施.
² 报告,传标类之作在或审核
² 质量,数量低于标准时临时措施之作成与执行.
² 领班职权外事故发生时,向主管,技术或棱他部门报告,请求指示与支持.
四、改善行动
遵守标准,维持作业及质量的稳定虽然重要,但在稳定进必须谋求技术与管理的改善,以便得到更佳的质量,更多的产量,更低的成本.在现场发生异常时必须追查根本原因, 防止问题的现度发生,领班有不断改善与防止问题之再发手的责任.
² 担高现场人员的问题意识与改善意识.
² 现场质量管理检讨会的如集与主持.
² 再发防止对策之检讨与决定.
² 改善提案思想的传播,提案之协助与指导.
² 工作岗位上问题的发掘,特性要因图与重点分析图之活用指导.
² 与主管研商重点问题,提供改善建议.
² 现场重要问题的发掘,改善案的作成,教育训练与试行.
² 改善结果的调查与标准的修订申请
二、基层管理者与TWI训练方法
一、基层应具备的条件
TWI为(Training within Industry)的缩写。
对于第一线的管理者的资格要求共有下列五点:
² 工作的知识
² 管理的能力
² 教导的技能
² 与人相处的技能
² 进行改善的技能
其中1.2项是随工作岗位而异的固有的技术,一般由专业教育经、训练及工作的实际经验中获得,然而3.4.5三项是一般性的,可经由共同性的训练,加于培养。
由此可知一位优良的基层管理者,除了需有相当的工作经验,了解工作岗位上的技术与管理方法之外,尚须接受适当的训练。
根据上述的3.4.5等三项要求发展出TWI课程,包括:
JI 工作的教导方法
JR 与人相处的方法
JM 改善作业的方法
二、TWI之优缺点:
a.共同优点
教师——在现场实际指导课程和老师都经过彻底的训练
教导方法——课程的教导方法都经标准化
配合视听器材,提高训练效果
受训的人根据所学的自己去做
非只讲就可以,必须亲自做做看
将重点整理成容易了解的形式与步骤,把要点作成条款分发给大家
b.缺点
为因为大家认为太过形式化,把训练变成游戏,光能达到训练者的自我满足。
其实施方法已定型化、标准化,因此推行方便,对于末爱过管理训练的管理者有相当的作用。
日本政府劳动省将此课程列为企业的提高生产力与质量的必备训练,大力协助,五十年持续不断。
三、TWI课程的内容
一、JI(工作教导方法) ——教导方法的四个阶段
第一阶段——工作之准备
² 培养愉快的气氛
² 试一试他对那作业知道的程度
² 使他具有记着那工作的兴趣
² 教他站在作业位置
第二阶段——工作说明
² 将主要步骤,一项一项的加以说明
² 作给他看,写给他看
² 强调重要的地方
² 要清楚,不大意,有耐性
² 不超过理解能力
第三阶段——叫他做做看:
² 一面观察,一面改正其错误
² 要他一面做一面说明作业的内容
² 叫他再做一次,说出重要的地方
² 到确实理解为止
第四阶段——教导以后的观察
² 给于实际工作
² 指定有问题时应请教的人
² 时时加于调查
² 促其有发问的习惯
² 渐渐少指导
² 学生记不好,是管理者的无方。
二、JR(与人相处的方法)——透过部下来提高效果
做好人际关系之基本工作:
1. 与当事人谈谈工作是否合适
决定对方的希望,教导他如何做得更好
2. 工作时做得时,给以适合的赞扬
注意那些不平常的且做得更好的工作
绝不讽刺
3. 某种变动影响某人的话,事先告诉他
尽可能地告诉他理由,使他感到满意
4. 使部下发挥最大的力量
发掘其潜力,消除发挥的阻力
三、JM(改善作业的方法)
将现有的劳动力、机器及材料做最有效的使用,使在最短的时间内,生产多量的好产品。
改善步骤如下:
第一阶段——作业的分解
² 记录现行的作业方法的全部细节
² 将材料之运用、机器作业、手工作业全部变成细节
第二阶段——对细节加以检讨
-检讨以下问题:
为何这样做?
(WHY)
目的何在?
(WHAT)
在何处?
(WHERE)
何时?
(WHEN)
谁最妥当?
(WHO)
怎样做的最好?
(HOW)
-同时检讨以下列几个问题
材料、设备、设计、工作场所、安全
整顿、整理
第三阶段——研究新方法
消除不需要的细节
尽可能把细节合并
将细节加以调整
将必要的细节简单化
使工作愉快化之方法
使材料、设备、工具放在工作场所内的最佳位置
用电器或自动材料供给装置
有效的使用双手
利用工具来代替双手
请他人提供意见
记录新方法的细节
第四阶段——实施新方法
请求上司批准新的方法
使下属同意新方法
使安全、质量、产量、成本等有关部门的最后认可
训练所属作业员按新的方法工作
四、领导部属的方法
上级的支持与员工的合作是质量管理成功的必要条件。
要员工合作则必须有良好的管理和沟通,特别是站在第一线负责管理者们,其责任更大。
一、何为领导?
所谓领导是主管根据已定的目标、政策与计划,设法使员工迅速、经济与有效的三原则下,来完成某些要求或任务。
其目的在于使所有员工的动作有正确的目标,集合和协调各单位或各人的力量为组织而努力,发挥员工潜能、避免错误、浪费与损失,为企业管理之重要工具 。
二、士气对工作之影响
一个士气低落,充满不平,缺乏向心力的工厂,绝难有良好的工作表现。
了解人性的基本需要
一个管理者要领导部下,必须了解人性基本需要 ,利用鼓励的方法,引发员工处发的工作动机,如此员工快乐于工作之中,以可达到目标。
根据管理专家马斯罗(Abrahan Maslow)之分类,人性的基本需要共分五个层次:
生理需要:
衣食住行和性的需要
安全需要:
需要受保护以免受到环境或人事方面的威协或伤害
社会的需要:
需要被爱及团体的一从份子
名望的需要:
需要自尊和别人的好感
自我实现的需要:
希望实现或发挥他真正的潜能,表现他真正的自我
上述的需要中1.2两项是人类生存的本能,较属于肉体方面的,而3,4,5,三项则为精神方面,属于灵性的,为人类所特有。
人类普通先满足较低层次的需要,再设法满足较高层次的需要,所以只要1.2.项要满足以后,人类大部份是善良的,给于适当的鼓励与领导,大都愿意发挥其力量以完成工作。
三、良好人群关系的基础
近代人群关系的四大项基本观念为『相互利益、个别差异、激发
士气、人生尊严』等四项。
基于此四大观念,良好的人群关系的基础
如下:
彻底使部属了解工作岗位及其工作情形
当值得称赞时应及时的称赞
预先告知足以影响个人的公司之种种改变
信赖部属的能力,尽量利用每个人的长处
鼓励部属提出意见
帮助部属,鼓励部属把工作做好,增加他的信心
五、领导部属的方法
当一个主管或基层管理者领导多数部属时 ,要注意下列事项:
了解部属的问题,协助他排除困难
要适才适用,了解部属的优点,尽量配置部属能发挥有力的位置
多多鼓并欢迎部属提出建议
称赞部属,特别是不骂女性部属
本着『人性本善』的态度,耐心指导,不要把人当『不良份子』
关怀部属的工作,给于适当的评价
公平对待部属,随时反省有无偏颇的事情
训练及指导部属,增加他的能力
明示的计划及方针,不可以随意改变,以免失信于人
充分授权,自己负起责任
经常与部属面谈,但机密公事则不可随意外出
认识部属的能力而且信任他们
三、领导与统御的具体方法
一、领导与统御(又称指挥)
a.领导
以无形的权力
启发智慧才能
培养工作责任感
支配意志行动
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4.35pt; PADDING-TOP:
4.35pt" v:
shape="_x0000_s1031"> 发生统一动作趋向同
一目标
b.统御:
又称指挥、统率、命令
主观优越条件
客观组织制度法纪行动
把自己的意志加诸别人
尊敬
信仰
合作
二、领导统御的特性
是责任不是权利
是牺牲不是享受
三、领导与统御的比较
领导 (相互作用) 统御
柔性无形
自然影响
服人之心
重人格、品德、学识、才能
自动的响往
刚性有形
强制执行
服人之体
重组织、制度、法纪、传统
被动的听从
四、领导统御基本原则
*诚实 *简单 *了解 *力行
*恩威 *积极
五、属员对上司的期望
*获得赏识 *有符合能力的工作与待遇
*公平的待遇 *有目标的工作
*参于的机会 *工作上能进步
*被尊重 *温暖的气氛,安逸的环境
六、领导统御者必备条件
健全的人格
丰富的学识(先见、精密、机智)
服务精神
宽容的气度
优良的风度
七、获取部属信赖的要决:
问候──笑脸相向、语句亲切
发现──能力、得意趣事
关切──困难、牢骚
合作──分担他的问题,也给他帮你忙的机会
激励──多商量,采纳改善意见
八、部属抱怨不潢的原因
(1)与工作有关的原因
a)不愉快的环境 l)不发解变更的理由
b)工具设备的不完整 m)功劳被侵占
c)不安全的工作环境 n)不适当的惩戒行为
d)不公平的工作分配 o)上司失信与无能
e)错误的劳力配置 p)相互推诿责任
f)同事间不和睦 q)杂务太多
g)作业分配之偏袒 r)意见不受尊重
i)失去加薪资不均 s)困难无人关心
j)对薪资制度的认识不够 t)不合理的指责
k)工作上之教育不足或教法 u)化装室、餐厅设备不良
不好 v)不合理的规则
w)管理者之无能
(2)工作外的原因:
a)家庭不和 f)个人对将来失望
b)不正当的娱乐 g)精神上的烦恼
c)经济上的困难 h)身体上的缺陷
d)个人的人事关系不好 i)个性气质
e)交通不便
九、部属不平不潢的征象:
a)有一触即发的气氛 f)不喜欢与别人谈话
b)没有朝气 g)工作错误多
c)迟到、早退、请假多 h)喜欢变换工和
d)态度不和睦 i)喜欢对任何人批评攻击
e)不协调
* 时常与部属会谈是解决属员不平不潢的重要手段
十、领导统御的实际做法:
对干部(知人善任)
(1)如何知人
a)考察法:
察形色以观心理生理状态
察言行以观诚恳正直
察文章以观学识、才干、见解
b)考验法:
诸葛武侯七种知人之道
咨之以谋以观其识
告之以祸以观其勇
醉之以洒以观其态
@之以财以观其@
期之以事以观其信
问之是非以观其志
穷之以词以观其观
十一、如何用人
培养爱护-曾国藩练兵『广收、慎用、勤练、』
舍短取长- 舍短取长,天下无不可用之人
委之责任-第一等人才用组织,第二等才用干部,第三等为才用自已
任之以专-专其位久其职以安心
对群众:
(掌握、控制、运用)
接近──眼睛向下看,脚步向下走,工作向下做
了解──群众是感情的、冲动的、现实的、容易左右的、有强烈排他性、盲目附合性的、抗拒改变性。
组织-----掌握少数人、控制多数的人、发挥团体精神
十二、如何指责部下
不要在怒气冲冲时 不能当众
不使之生气 不能在没把握事实前
不使其被怒恨压*
十三、不良的主管
事必躬亲,无微不至 好的新的资料不传部属
朝三暮四,处事无原则 有功自居,责任下推
缺乏质量、时间、成本观念 对上拍马屁,对下听好话
视部属个个无能不能用其长 不喜欢革新,因循苟且
主观、偏见、气燥 夸示学历。
年资、权限
十四、如何使你的部属更有积极主动
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工作末
成熟
A
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4.35pt; PADDING-TOP:
4.35pt" v:
shape="_x0000_s1048">
工作已
了解
C
A.给教导并关切(详述 现行规定)
B.给指示并纠正(让他 思考摸索)
A. 给概念并从催(不计尝试 犯错损失)
B. 给暗示并希参与(多采纳 创见)
C. 给目标并观查(多授权 支持)
十五、主管如何鼓励部属
『领导』这职务就是要鼓励员工的内在推动力量表现出来,以努力工作的。
所以有否使部属『认真的工作』是主管成败的重要因素。
鼓励的方法主要有两种,一是诉诸理性,一是诉诸感情,两者需要相互运作,方法产生较好的效果。
以下是两者相互为用所引导出来的一些方法:
一、接受建议性提案
向部属宣布『任何建议性提议都乐意接受』,则员工将重新关怀自己的工作。
因为在挣生活费用之外,任何人都有一种意议,希望能在有生之年,做些有价值有意义的事情。
二、利用所有欲
让部属员对某些事物有支配权,培养员工责任心与合作心理,则工作质量可以提高。
自我表现与自我主张
在适当条件的限制,让员工能自我自我主张,求得自我表现,从工作中获得满足感,这可以大大鼓励员工的工作兴趣。
利用每一个人的斗志
利用每一个人都有健康的斗志,主管如何引导部属的半志于正确的方向则可产生很大的力量。
三、提高部属的知识
正常的部属都有「好奇的上进心理」,故要在工作上或工作之余给员工有求知识与经验的机会,养成他们好学勤奋的习惯。
那样工作现场将有强烈的魅力。
四、培养其乐融融的气氛
人喜有礼,需要友情,故团体情况对员工士气有很大影响,聪明的主管常能培养良好的团体气氛,使其对员工具有引诱性。
充实自己,教导部属
员工大都喜欢在优秀的指导者下面工作,员工的服务精神要从
这上面来培养,不能仅靠主管的权力。
如主管能随时充实自己,并
员工的有力与创造力,必能赢得员工的尊敬与服从
五、公平地处理问题
每一个人都强烈希望自己被公平对待,故处理总是时,主管必须完全抑制自己的情感,以客观的态度寻求事实真况,公平地加以处理。
公平无私就是正义,有正义的主管才能领导部属
以身作则
人善模仿,特别是自己所尊敬的主管,故身为主管必须以身作则,竖立榜样,作为部属模仿的对象
六、基层干部与人群关系
一、何谓人群关系
以科学方法分析研究“人”之动机、欲望、满足、情绪等特质,从而确定采取之行动、方针或政策,以激励员工发挥合作协调的团队精神,达成组织的目标,并满足员工的需求,谓之人群关系
促进良好关系的原则
(1)对部属:
了解个性,维护尊严 不挡升迁机会
发挥能力所长 该夸时不小气
预告工作改变 不藏私,乐于指点
接纳参与意见 维持团队纪律
关心度协助解决困难
2,对同事
多礼、忍让、尊敬 谦虚、热诚、相助
3.对上司
服从负责 不推诿责任
工作表现建立信赖 不拖他下水
不抢占功劳
4.对自己
头脑清楚,观念正确 深入负责,为人表率
人群关系不佳的征象
处分案件增加 闲谈多,提早收工
工作态度消极 工作错误多
三五成群批评攻击 命令相互不能执行
产量、质量下降 相互猜疑,火药味浓
流动率高,请假多 工会纪录多,用词无礼
七、改善作业与提高效率的方法-动作经济与效率原则
前面说过,作为基层管理者从事现场工作改善,使工作效率更佳,质量更好,成本更低。
要达到这些目标,强调注意与加速工作是不够的,必须寻求一种用力较少,疲劳最少,而又能达到高效率的工作方法才可以。
动作经济原理的目的在于不改变制造程序下,