三体系程序文件.docx
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三体系程序文件
汕头电力设计研究院
工作程序汇编
二零一一年二月
序号
编号
名称
归口部门
1
电力工程勘测设计工作程序
2
质量记录控制程序
3
管理评审程序
4
信息交流与协商控制程序）
5
文件控制程序
6
内部审核程序
7
合同评审管理程序
8
不符合、纠正措施和预防措施控制程序
9
顾客满意度评价程序
10
人力资源管理程序
11
数据分析控制程序
12
不合格品控制程序
13
环境因素与危险源识别与评价控制程序
14
法律法规及其他要求控制程序
15
目标、指标和管理方案控制程序
16
环境与职业健康安全运行控制程序
17
应急准备与响应控制程序
18
事故调查与处理管理程序
19
20
21
22
23
24
25
一、电力工程勘测设计工作程序
1.1目的
规定了电力工程设计勘测工作的职责、内容与要求以及电力工程设计工作程序。
适用于电力工程设计院。
1.2范围
1、承接电力系统内电力工程咨询业务和工程的勘测设计业务。
2、承接系统外单位委托的工程的勘测设计及技术咨询。
3、承接系统的电力规划咨询业务。
1.3工作程序
1.3.1电力工作勘测设计工作流程图
1.3.2前期工作
1、前期工作包括站址踏勘调查，站址勘测和编可行性研究报告。
2、站址踏勘调查是指收集站址的地形、地貌、地质、水文、交通运输以及进出线走廊的资料。
3、站址勘测是指对站址的水文地质、工程地质、地形地貌以及站区范围进行勘测从而得到定性和定量的资料和结论。
4、可行性报告的内容包括：
建设依据和目的、建设规模、建设的条件、环保要求以及电力负荷平衡、接入电力系统方案和投资估算等。
1.3.3初步设计
1、根据批准的可行性研究报告进行工程的初步设计工作。
2、在研究、分析有关工程资料的基础上，拟定设计原则。
3、确定设计方案。
根据设计原则制订设计方案，并对不同的方案进行技术经济比较，得出推荐意见。
4、根据设计推荐方案和系统的要求确定设备规格型号、数量和运行参数。
5、根据设计方案和设备、材料选定结果文件编制工程概算。
6、编制和出版设计图纸及有关文件，报有关部门审批。
7、电力工程初步设计必须符合电力行业有关规定要求的深度。
1.3.4施工设计
1、根据工程初步设计审批的意见进行施工图设计。
2、各专业依据设备、材料安装要求完成施工详图设计。
其设计深度应能满足施工的需要。
（参阅相关专业设计工作规范）
3、不同专业相关的设计成品应进行会签。
成品会签应在校核之后进行，会签人一般为专业主设人。
4、图纸校审，校对设计文件是否符合各有关规程规范和设计原则，各项数据的采用、尺寸和计算方法是否正确，系统与布置、总图与分图是否一致。
如发现错漏，则责成设计人员及时更正。
5、根据设计成品编制工程概算。
6、设计文件出版归档并送交有关部门。
1.3.5施工配合
1、在施工阶段，设计单位须派设计代表进行施工配合，其任务是解释设计意图，解决施工中发现的设计问题。
2、施工过程中如发现设计问题而需要修改时，可用《设计变更通知单》通知有关方面。
但对于设计原则，设计代表则无权修改，确需修改时应向本室汇报后按相应程序办理。
3、验收投运。
工程施工结束后，需派有关设计人员参加验收投运工作。
1.3.6设计回访
工程投入运行后，应组织有关人员进行设计回访，听取运行部门意见，以提高设计质量。
1.4相关文件
1、电气设计工作规范
2、土建设计工作规范
3、送电设计工作规范
4、概预算编制工作规范
5、设计成品校审制度
6、专业间互提资料办法
7、设计图纸编号方法
1.5相关记录
《设计变更通知单》
二、质量记录控制程序
2.1目的
用以说明产品满足质量要求的程度或为质量体系文件的有效运行提供客观依据，为产品质量的标识和可追溯性提供依据。
2.2范围
设计院的所有质量记录及外来质量记录。
2.3职责
保存单位。
2.4工作程序
1、所有质量记录用表单由综合室负责对其格式作统一规定，并依《文件控制程序》对其进行编号管制。
2、质量记录每天由各部门收集整理，并由各部门保管各自的质量记录，与工程有关的记录按项目由综合室负责归档。
3、各部门以文字记录的质量记录，须保证内容正确、清晰，不能用铅笔及涂改液。
4、电脑软件的质量记录，由各责任部门整理保存。
5、外来质量记录，由接收单位依内部质量记录进行控制。
6、质量记录保存：
（1）保存方法：
a）最近产生的质量记录以文件夹保管，所有文件夹用统一规格、在侧面注明部门、质量记录名称、编号、保管人、保管期限，便于查找。
b）对已不需经常查阅之质量记录须标识清楚存放于资料室或资料柜中。
（2）保存期：
a）内部质量体系审核和管理评审记录保存三年。
b）其它文件的管理依电力局工作标准文件Q/STD—20205—1999中“企业档案管理”保存期进行保存。
7、合同的保存及管理按顾客要求。
8、超过保留期的质量记录由各部门自行销毁。
2.5相关文件
《文件控制程序》
三、管理评审程序
3.1目的
规范管理者对质量管理体系的评审活动，确保本院的质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性，并使其适合于达到本公司的质量方针和目标。
3.2范围
本程序适用于最高管理者对设计院质量管理体系的评审工作，包括对质量方针和目标的评审。
3.3职责
1、管理者对设计院质量管理体系的运行情况进行评审，以确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。
2、当环境发生变化时，及时进行管理评审，以调整本院运行方向。
3、对管理者的评审活动进行规范。
3.4工作程序
3.4.1评审时机
1、管理评审活动每年不少于一次,一般安排在内部审核后进行。
2、下列情况发生时可安排适时的管理评审：
（1）质量管理体系环境和条件发生重大变化；
（2）顾客的需要或市场发生重大变化；
（3）组织结构发生重大变化；
（4）发生重大的设计事故或顾客连续投诉时；
（5）人为的管理评审需要，如认证前的管理评审等。
3.4.2评审准备
1、综合室负责组织制定“管理评审计划”（包括年度和适时评审计划），经管理者代表审核后报院长批准。
2、“管理评审计划”应包括以下内容：
（1）评审目的；
（2）评审内容；
（3）评审前的准备工作要求；
（4）评审的组织、参加人员及各相关人员的职责；
（5）评审时间安排；
（6）管理评审的要求等。
3.4.3评审输入
1、内部及外部质量审核的结果；
2、顾客投诉和反馈信息报告；
3、设计业绩报告；
4、质量方针和目标及其实施情况的报告；
5、纠正、预防和改进措施的实施情况，包括以往评审后实施的措施及其跟踪、验证情况；
6、可能影响质量管理体系的变更信息；
7、持续改进的建议等。
3.4.4评审的实施
1、评审会议由院长或其委托的人员主持，各部门负责和有关人员参加。
2、评审内容包括但不仅限于以下内容:
（1）对3.4.2条第2点中包括的各项内容的评审；
（2）分析质量管理体系的适应性和有效性，作出是否需要改进和完善的决议；
（3）审批重大和预防措施。
3.4.5评审输出
1、质量管理体系及其过程有效性的改进信息；
2、与顾客要求有关的产品的改进信息；
3、资源的需求信息。
3.4.6评审记录和评审报告
1、评审会议由管理者代表指定人员作好会议记录。
2、管理者代表组织拟制管理评审报告，评审报告经院长批准后由综合室发至相关部门，正本由综合室存档。
管理评审报告的内容应至少包括：
（1）评审目的；
（2）评审内容；
（3）评审日期及参加人员；
（4）评审会决议；
（5）采取相关的纠正、预防和改进措施的要求；
（6）对质量管理体系及其有效性的评价结论；
（7）资源需求等。
3、管理者代表根据审核报告中的改进要求和批准的预防措施向有关部门下达《管理评审报告》，各部门按《纠正预防措施管理程序》的规定制定预防措施或纠正措施。
4、经管理者评审批准的重大预防措施,由管理者代表组织实施和验证。
3.5相关文件
1、《纠正措施程序》
2、《预防措施程序》
3、《内部质量审核程序》
3.6质量记录
1、管理评审计划
2、管理评审报告
3、管理评审会议记录及有关评审资料
四、信息交流与协商控制程序
信息交流与协商控制程序
1目的：
建立和保持有效的协商和沟通机制，确保管理处内外部相关质量、环境和职业健康安全信息的相互交流，保障管理处管理体系协调有效地运行。
2适用范围：
适用于管理处质量、环境和职业健康安全管理体系有关信息的沟通工作。
3，职责
3.1，办公室负责协商和沟通工作的归口管理。
3.2，各科室、单位负责职责范围内的协商和沟通及相关信息的接收、传递和处理工作。
4，工作程序
4.1，信息交流的内容信息交流的内容可分为内部信息交流和外部信息交流。
4.1.1，内部信息交流包括以下内容
1;各科室、单位质量、环境和职业健康安全方针、管理体系文件的执行情况；2），质量、环境和职业健康安全目标、职业健康安全管理方案的实现情况；
3），法律、法规、标准及其它要求的变化及遵守情况；
4）;检查、考核结果及处理情况；
5），事件和事故信息；
6），内审、外审、管理评审结果；
7），员工建议和意见；
8），新的工作程序、设备、材料等导致的职业健康安全的变化情况；9），其它信息。
4.1.2，外部信息交流包括以下内容
1），与质量、环境和职业健康安全相关的法律、法规、标准及其它要求的变化情况；
2），来自上级和政府部门的要求、规定等信息；
3），来自相关方的信息；
4），向相关方传递管理处质量、环境和职业健康安全的有关要求；
5），需要向上级和政府部门传递的信息；
6），与相关方协商处理工作中的相关问题。
7）;顾客和相关方提出的意见或建议。
4.2;信息交流的方式
4.2.1，内部信息交流的方式
4.2.1.1，建立旬、月例会制度。
通过定期召开例会，及时了解工作动态、发现存在问题、制定处理方案、安排工作计划等。
4.2.1.2，文字交流
1）上传、下达文件，反映工作问题、宣贯指示精神及工作要求。
2）处刊《青银高速》每月两期，公布工作动态、倡导文明之风、交流工作经验、开拓职工视野、增长文化知识。
3）各基层单位的内部刊物。
如清河主线站、新河、窦妪站的刊物。
4.2.1．3，日常工作检查及年检。
例如通过内部质量审核，检查体系运行动态，了解质量管理体系的有效性和寻找改进的机会。
4.2.1.4，利用管理处网站，进行沟通信息、对外宣传。
4.2.1.5利用计算机技术和网络通信技术，通过局域网实现青银处计算机联网、信息资源共享。
4.2.1.6利用大屏幕，发挥传递各种信息的作用。
4.2.1.7，培训。
例如通过ISO9001质量认证知识的培训，增强各职能部门之间的相互了解,促进工作进展。
4.2.2，外部信息交流的方式
1），各科室通过参加会议及文件传递等形式，就质量、环境和职业健康安全相关信息及时与上级部门和政府主管部门进行协商和沟通。
2），各科室运用电话、传真或网络等方式，及时、准确地接收、传递和处理与相关方的质量、环境和职业健康安全信息，并做好记录。
3），各科室利用宣传品、标语、提示卡、设置标识等方式，向外来人员传递管理处的质量、环境和职业健康安全的有关规定。
4），采购的部门和单位实施采购时，应向供方明确传递管理处有关质量、环境和职业健康安全的要求。
5），施工、服务、维修、访问者等外部人员来管理处工作（作业、检查等）或访问，其活动区域（或活动影响的区域）内应执行的管理处职业健康安全有关的要求，由相关主管部门负责向其传递。
具体执行《外部相关方环境和安全管理规定》。
6），当发生紧急情况时，应按《应急准备和响应控制程序》规定，与相关方进行信息沟通。
当发生事故时，应按事故报告、调查与处理的规定，进行信息沟通。
7），各服务场所应设置意见箱、意见簿，公布监督电话，接受公众的咨询和投诉，服务投诉处理执行管理处《信访投诉处理规定》。
每年管理处组织进行一次顾客满意度调查活动，具体执行《顾客满意监测控制程序》。
8），对相关法律、法规、标准和其它要求的信息，执行《法规及其它要求控制程序》。
9），对相关方提出的意见或建议，由有关的职能部门和单位做好记录，提出处理意见或建议，报分管领导批准，形成处理决定后，7日内做出答复，并做好全过程的处理记录。
5，相关文件
5.1，《法规及其它要求控制程序》（HBQY-CX-04）
5.2，《应急准备和响应控制程序》（HBQY-CX-16）
5.3，《顾客满意监测控制程序》（HBQY-CX-17）
5.4，《外部相关方安全和环境管理规定》（HBQY-AH-19）
5.5，《信访投诉处理规定》（HBQY-ZH-08）
6，，记录
6.1，《合理化建议表》
五、文件控制程序
5.1目的
通过一系列有序的活动，明确各职责，以确保各相关部门能适时获得适当有效之最新文件。
5.2范围
设计院自电力工程设计各阶段所依据之文件与资料或相关图纸、资料以及相关国家、国际标准和法律、法规均属之。
5.3职责
5.3.1内部文件
区分
类别
制作
审核
核准
一级
相关部门担当者
管理者代表
院长
二级
相关部门担当者
制作者主管
院长或管理者代表
三级
相关部门担当者
制作者主管
管理者代表
四级
相关部门担当者
制作者主管
管理者代表
5.3.2外来文件
文件类别
审核
相关图纸、规格、作业标准等技术资料
院长
相关国家、国际标准
技术室
相关安全规格与标准
管理部主管
环境保护、劳动保护、安全卫生方面法律、法规
院长
5.4定义
一级
质量文件
M
质量管理手册
二级
程序文件
P
质量程序书
三级
标准类
W
工作规范、管理规范
四级
表单
R
表单
外来文件：
本设计院遵守执行的相关国家、国际标准、相关安全规格与标准、环境保护、劳动保护、安全卫生方面法律、法规以及相关图纸、规格、作业标准等技术资料。
5.5工作程序
1、文件控制作业流程，见附件一。
2、文件编码系统：
各类文件之制（修）订均需由拟案单位依文件编码系统编号管理。
（1）内部文件编码系统：
（）
表单版本
文件流水号
文件类别
外部文件编码系统：
外部文件以其编号（或文件名称）为编号，依其版次为版次，若无版次时依其发行日期显示版次状况。
（2）各部门对文件编号应列表管制，文件编号不得有重复之情形。
3、文件版本：
质量体系一、二、三级文件之版本以A、B、C……表示。
每一版本修订时以0、1、2、3……来表示，当修订至第五次即REV.5时即换版本。
四级文件（表单）以生效日期为版次（如××××年×月×日）。
4、文件制订、修订、废止作业：
（1）文件制订作业：
依业务需要，由各部门，以文件标准格式拟案后填妥《文件申请单》，送管理者代表评审无异议后，依职责颁布发行。
（文件评审、核准、颁布、发行等阶段，若有任何异议得由原拟案者修改之，必要时得召开会议）。
（2）文件之修订作业：
文件若有不合现状需修订者，得由申请单位填写《文件申请单》注明原因，交原制定单位研议修改。
修改完成后之文件评审、核准、颁布、发行作业内容，同文件制订作业。
（3）文件之废止作业：
a）文件废止之申请、评审、核准、颁布作业同文件修订作业。
b）文件废止后，原文件之编号应列管，文件由使用单位自行销毁，不可再重复应用。
5、文件分发、收回作业：
（1）经颁布发行之质量管理体系一、二级文件各部门分发一份（室主任一份），三、四级文件使用单位和综合室各一份，并于每份文件上以各部门代号方式标注文件分发编号，便于管理。
如文件分发数量不够时，由使用单位以《文件申请单》向文件与资料控制中心申请补发。
（2）经颁布发行之文件，得由综合室以《文件总览表》列表管理。
（3）修订及废止时，应由综合室，依分发记录回收旧版之文件，回收时应注意数量及内容之完整性，并记录于《文件分发控制表》。
（4）修订及废止时，旧版失效文件应于新文件颁布发行时，同时收回。
（5）非受控本文件由管理者代表签收后转交文件需求者（如顾客、顾问及认证机构等）。
6、文件保存、销毁作业：
（1）文件保存：
a）经颁布发行之系统文件、程序文件、组织文件及各式表单之原稿等文件，均由文件与综合室列表保管。
b）人员文件由局人事科保管。
c）记录则由各记录单位保管。
（2）文件销毁：
a）旧版之文件废止回收时，综合室统一销毁。
b）逾保存期限之资料、记录，由保管单位自行销毁。
7、文件之档案管理：
（1）现场使用之文件须置于作业场所。
（2）使用单位不得影印正式文件。
（3）现场使用之文件须由各使用单位自行保管。
（4）文件如发现有缺页、破损、字迹模糊应填具《文件申请单》，向综合室申请补发，不得以影印方式自行处理。
（5）任何人均不得于正式文件上自行修改、书写任何文字、符号。
（6）综合室须设有专人管理文件，文件之管理须纳入内部质量审核项目中，以确保文件之正确使用。
（7）文件之借（调）阅规定：
借调阅者先填写《文件申请单》，呈单位主管核准后，再送文件与资料控制中心审查。
8、设计资料管理依《设计资料管理规范》进行。
9、外来文件之管制
（1）对于参考之国际、国家行业标准、ISO9000等技术资料，环境保护、劳动保护、安全卫生方面法律法规，以外来文件管制，并编列于《文件总览表》。
（2）外来文件审核依外来文件职责，其保存、管理、分发、废止依照内部文件保存、管理、分发、废止程序作业。
5.6相关记录
1、《文件总览表》
2、《文件分发控制表》
3、《文件申请单》
附件一：
文件与资料控制作业流程
权责相关表单
责任部门担当者《文件申请单》
部门主任
No
一级：
管理者代表
二、三、四级：
制作者主任
NoYes
一级：
院长
二级：
院长/管理者代表
三、四级：
各主任
Yes
修订、废止
文控《文件总览表》
《文件分发控制表》
文控《文件分发控制表》
六、内部审核程序
6.1目的
验证质量管理体系是否被正确实施，以便适时发掘问题，并采取纠正措施，以维持各项质量作业之有效性。
6.2范围
凡一切与质量管理体系有关规定事项之实施部门及过程，皆为审核范围。
6.3职责
1、审核计划之拟订………………………………综合室
2、审核之执行与纠正措施确认…………………审核小组
3、审核结果之审核………………………………管理者代表
6.4工作程序
6.4.1内部审核作业流程如附件
（一）
6.4.2审核年度计划之拟订
1、综合室每年12月底以《内部审核年度计划表》拟订下年度的内审计划。
年度审核计划涵盖所有部门，呈院长审核后据以执行。
2、有下列情形时，可进行质量管理体系的追加审核或对涉及质量体系的单一要素进行追加审核：
（1）发生严重的质量问题或顾客有严重的质量问题投诉时。
（2）本设计室实施新管理项目时。
（3）质量管理体系运作中的薄弱环节。
（4）外部质量管理体系审核之前。
（5）组织单位合并或增列部门时。
6.4.3审核小组
1、内审小组组长：
每次审核前，由管理者代表任命审核小组组长，审核组长负责审核活动的进行及问题之追踪。
2、内审员之资格：
外训并取得合格内审员证书者或由审核小组组长提名、掌握ISO9000族及相关标准、熟悉电力设计工作或一定审核活动相关工作经历，经管理者代表确认者。
6.4.4审核方式
1、每次审核前由综合室拟订内审实施计划。
依各部门业务及运作重要性状况排定审核进度和审核人员，各受审部门之审核员由与该部门无直接责任之审核员担任。
内审实施计划经管理者代表审核后，分发通知受审核部门。
2、审核前由审核组长召集审核小组成员说明本次审核之范围注意事项、各成员负责之部门及要素。
6.4.5执行审核
1、首次会议：
审核会议由审核组长召集审核员与被审核部门相关人员举行首次会议（OpeningMeeting），主要介绍审核目的和范围、审核依据、审核方法和程序，及审核时间等。
2、现场审核：
审核员可参阅《内审检查表》作为审核指引，或请被审核部门提供相关文件，作为客观证据，例如：
质量程序书、工作规范、管理规范、相关之质量记录等……；上一次的审核报告也应列入审核中，若仍有未结案之纠正措施，亦应于审核时予以追踪；执行审核作业，对于审核结果必须加以说明，如：
符合、不符合、不适用或列入观察事项等……。
3、当发现不符合质量管理体系之问题时，审核员要与部门负责人对事实确认并加以改善，若有争议而未能达成一致意见，提请管理者代表裁决。
4、审核员针对不符合事项填写《内部审核不合格报告》，描述不符合事项之状况。
5、末次会议：
审核组长主持召开末次会议，宣布审核结果，说明不合格项目及分布情况，受审核部门主管对《内部审核不合格报告》加以确认，并在规定期限内提出纠正措施。
6.4.6跟踪验证
审核组员检查纠正措施之完成情况，是否有效且记录，若措施确实完成并有效，审核员在《内部审核不合格报告》上签字，表示结案；反之，须追其未完成之原因或重新提出纠正措施并加以实施。
6.4.7审核报告
审核员填写《内部审核总结报告》，经管理者代表审核，副本送交被审核单位及室主任，正本交由综合室归档备查，审核报告至少保存三年，供管理评审用。
6.5相关记录
1、《内部审核年度计划表》
2、《内审检查表》
3、《内部审核不合格报告》
4、《内部审核总结报告》
附件一:
内部审核
升级会员 