学校总务工作流程区域版.docx
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学校总务工作流程区域版
XX学校总务工作流程（区域版）
总务区域版工作流程：
是适用于服务2家或2家以上学校的总务人员的工作流程，此类总务人员归属于区域总监统一管理。
一.学校固定资产管理
（一）盘点、采买与报损：
固定资产由总务负责登记、管理和维护，财务人员负责备案、定期盘点。
1.将学校各类固定资产清点详细登记入册在《魔奇学校资产盘点表》；对于新进资产即时验收登记入册，对该表进行实时更新。
每月对固定资产进行清点，整理，统计每月的增减，现有数量情况；需要采买时，由总务为各校写采买签呈并汇总与《采买签呈及签收登记表》；对新校所需的物品依照《魔奇学校营运必备固定资产》进行采买。
2.对登记在册的各项资产进行日常维护及管理；并及时将使用注意事项向各级同仁宣导。
总务每月需要进行盘点，每月根据各校《魔奇学校月资产出入库登记表》、《采买签呈及签收登记表》以及用友系统对库房实际物品进行盘点。
用于核对盘点库房，保证实时账实相符，财务将对总务盘点结果进行不定期抽查。
并根据盘点申请处理结果更新固定资产表进行报废或新增的财产做相应处理。
3.报废依据：
A.学校提出，经总务、校长判定无法正常使用，修复成本高的破损物品；
B．学校提出，经总务、校长判定内容过期，且今后不再使用的过期物品；
C.学校提出，经总务、校长、总监判定需要报损的其他物品。
（二）
固定资产申购流程：
1.对废旧资产按财务要求申请报废，变卖报损固定资产收入需要即时入账。
2.
3.对需采买的物品，透过商场及络等各种渠道进行实地了解对比，并货比三家后寻求到最高的性价比再进行申请采买，申请签呈需要体现出比价过程，及最后采用的厂家或商家。
3.发票的处理：
学校的采买无论款项大小必须有对应的正规发票。
4.因涉及到固定资产后期保养维修等问题，故所有的发票均要进行扫描入电脑专档及进行络保存，便于今后的查用；
5.对于新购固定资产配带的任何配件及说明书保修卡等，进行规整做好妥善保管。
（三）固定资产的维护：
1.所有固定资产的维修和维护必须在3天内完成（没在3天内完成的，要求总务提交原因报告。
）如有出现特殊情况需及时上报总监及校方，大型的维修或会影响正常课程的应将维修日期调整在学校休息时间。
（关于物品维修，学校需填写《魔奇学校报修单》并以邮件方式发送至区总务，同时抄送校长和区总监。
接到《魔奇学校报修单》后，区总务要及时作出回应，并根据事态严重性合理安排几所学校的先后顺序。
如出现影响上课等紧急状态，可电话通知总务优先处理。
）
2.学校在交付使用后2年或2年以上的，出现的墙面掉色、掉漆、破损等问题可记录拍照，并以签呈的方式提交申请翻新处理，运营部在审批签呈时会根据合同和地址情况决定是否进行翻新处理。
如确定要翻新处理，由运营部协助协调后续事宜，并及时告知学校操作流程等相关内容。
（重点注意一定要在签订合同以后）
3.要对办公室日常办公教学时电脑维护，找维修单位等；教师电子教学系统各类白板维护；会议、学习期间投影仪操作等其他技术支持有所了解。
4.负责配合区域内各校校内装修后增加或修改的装饰图制作联系事宜，配合进行尺寸测量，如无法上门的要仔细做好尺寸的核对，完工后对其进行拍照留底。
5.每周对地区所在分校进行日常巡查，并填写《魔奇学校设备设施日常巡视表》，发现问题及时联系处理。
周末上课时段，要时刻保持电话通畅，及时接听学校电话，快速排除学校突发故障。
6.每月除尘保养空调、电脑、投影仪等设备。
（提前与学校沟通，合理安排保养时间，尽量避免影响学校正常使用）
7.
二、
对日常办公耗材、教学耗材、日常损耗品的采购及费用报销；
1．合理规划预算每月、每季度的支出需求，本次申请时需要说明上次申请时间，本次规划使用期限等；
各项非常规性费用及紧急支出，需经校长批核后方可执行。
2.本着节约的原则，对各项支出均要力求性价比高的进行采买，签呈申请时需要货比三家并列出比价过程，及最后采用的厂家或商家。
3．所有的费用支出都要配合财务的要求开具发票，各种耗材发放需要在《采买签呈及签收登记表》内签收登记。
三、学校日常维护管理费用申报
1．对于学校日常运营中产生的修缮费用；要了解市场行情，再评估进行合理的维修。
2．对于学校日常运营中产生的固定管理费用等（如房租，物业等），一定要提前两周完成申报，不允许出现滞纳金。
3．学校季节性设备如空调、北方暖气片等，季节变换时要及早保护，确保安全，提前预算费用进行申请。
四、
学校日常通讯事务管理
1.办公室日常教学的电脑维护，统一外包给电脑维修公司处理。
2.教师电子教学系统、各类白板维护。
3.
4.会议、学习期间投影仪操作等其他技术支持。
5.学校络的维护。
五、学校日常监督管理
1.电话监督：
电话使用时无故障。
2.卫生监督：
每周严格按照校卫生制度对各分校进行卫生监察，并认真填写《魔奇学校环境卫生周巡视表》。
3.安全监督：
排查校区内各项安全隐患，认真填写《魔奇学校消防安全隐患排查表》（每月），并常对同仁们宣导注意事项。
六、协助校长做好学校相关维护、维修事务
1.了解各种装修用料标准价格，更好的保证日常维护、支出合理。
2.悉知学校租赁合同、装修合同、各类保修卡等文件，在日常运营中，及时申请房租、物业费、空调维护等定期的和季节性支出。
3.悉知户外广告及室内各项目的保修期限及维护注意事项。
4.对校区公共物品日常进行针对性的维护，进而营造安全卫生的环境。
（例如：
地塑保养、投影仪保养等）
七、
与工程的交接
主要对工程完工时的验收及材料的收集
1.收集工程所有图纸，资料备用留底（图纸包括效果图、平面图、空间布局图等相关图纸、收集合同，产权证，及该地址相关的所有资料）。
2.工程验收必须按照公司规定的工程标准化进行验收。
发现问题及时要求工程方面处理，并及时跟进处理时间。
检验墙面，座椅，地塑等是否有破损，刮花。
如有问题及时与工程部联系。
3.验收关键检查线路布置是否裸入在外、所有的灯具是否正常运转、灭火器及消防措施是否完善、安全栅栏及窗户玻璃安装是否牢固等会危害到人身安全的设施。
4.验收时要挑选高峰期将所有设备开机1小时检验使用情况，及记录电表数值。
留底备查。
5.工程完工时，需让工程部提供所有设备的保修卡，使用说明书，所有机械设备出场日期表格，留底备查。
6.需要工程方面提供所有设备及固定资产（灯具、座椅、设备等）相应的型、说明书、保修单等及采购价格便于日后的维护。
7.与工程部验收合格后同时在验收报告上签字，留底备查。
八、执照的申办、年检、变更（视实际情况执行）
1.在所有材料备齐的情况下在40-50天内取得学校相关的营业证件（办学许可证、法人登记证、组织机构代码证、税务登记证）如材料没法备齐，及时确定在哪一环节出现问题及时追踪处理。
（包含教学点备案）
2.年检依照当地所规定时间及时办理，一般在每年的1月份准备好年检相关材料，2-4月份将材料提交至相关部门（如教育局、民政局）进行年检。
3.各种材料的变更，要准确及时处理，如有在材料方面出现问题应及时与总部联系拟定处理方案。
九、完成主管交代的其它任务
十、附件表格
A、总务所涉及的表、制度标准及报告等有如下（详见总务各类表单附件）
1：
《魔奇学校资产盘点表》
2：
《魔奇学校日常用品购买明细表》
3：
《魔奇学校月资产出入库登记表》
4：
《魔奇学校消防安全隐患排查表》
5：
《魔奇学校设备设施日常巡视表》
6:
《魔奇学校总务月报告》
7:
《魔奇学校环境卫生周巡视表》
8:
《魔奇学校交付使用清单》
9:
《魔奇学校卫生制度》
10:
《魔奇学校运营必备固定资产》
11:
《魔奇学校报修单》
12：
《采买签呈及签收登记表》
B、总务每月需要提交的表有如下（详见总务各类表单附件）
1：
《魔奇学校设备设施日常巡视表》
2：
《魔奇学校消防安全隐患排查表》
3:
《魔奇学校运营必备固定资产》
4：
《魔奇学校月资产出入库登记表》（该表为学校助理填写，总务留存）
5：
《魔奇学校资产盘点表》
6:
《魔奇学校总务月报告》
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