员工报销流程中英文FinancePolicy.docx
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员工报销流程中英文FinancePolicy
员工报销流程
IndividualReimbursementProcess
员工报销分为：
个人费用报销（包括手机、市内交通、招待、礼品、餐费）；差旅费用报销（包括交通费、住宿费）；费用报销。
IndividualReimbursementinclude:
Individualexpense,includingmobilephone,localtransportation,entertainment,andmeal）;Travelingexpense,includingtransportationandlodgment;otherexpense.
1.个人费用报销
IndividualReimbursement
必须填写现金报销单（见附表1），将发票粘贴在报销单背面作为附件，经部门/利润中心经理审核签字后交给出纳。
Theattachment1,“CashReimbursementApplication”,mustbefilled,andattachedwithalltheinvoices.TheapplicationmustbeapprovedbyDept./ProfitCenterManagerthentransferredtoCashier.
2.差旅费用报销
TravelingExpense
必须填写差旅报销单（见附表2），将发票粘贴在报销单背面作为附件，经部门/利润中心经理审核签字后交给出纳。
Theattachment2,“BusinessTripReimbursementApplication”,mustbefilled,andattachedwithalltheinvoices.TheapplicationmustbeapprovedbyDept./ProfitCenterManagerthentransferredtoCashier.
3.费用报销
OtherExpense
除个人费用报销和差旅费用外的报销，必须填写费用报销单（见附表3）。
费用报销前必须提供预计金额并由部门/利润中心经理、财务经理、总经理批准。
报销时将发票粘贴在报销单背面作为附件，经部门/利润中心经理审核签字后交给出纳。
Astoalltheotherexpense,excludingindividualexpenseandtravelingexpense,theattachment3,“ExpenseReimbursementApplication”,mustbefilled.Beforetheexpenseoccurred,theestimationamountmustbeprovidedandapprovedbyDept./ProfitCentermanager,Financemanager,andGeneralmanager.Whilereimbursement,theapplicationmustbeattachedwithalltheinvoicesandbeapprovedbyDept./ProfitCenterMangerthentransferredtoCashier.
4.现金预支
Cashinadvance
必须填写现金预支单（见附表4），提供预计金额并由部门/利润中心经理、财务经理、总经理按照相应权限批准，之后交给出纳领取现金。
Theattachment4,“CashinAdvanceApplication”,mustbefilled.TheestimationamountmustbeprovidedandapprovedbyDept./ProfitCentermanager,Financemanager,andGeneralmanageraccordingtosignatureauthority.Afterthefinalapproval,itshouldbetransferredtoCashierandtheapplicatorsignonitthengetthecash.
预支后2个月内没有清结的款项，将于支付工资时直接扣除（长期借款除外）。
Thecashinadvancewillbedeductedfromsalarydirectly,ifitisnotsettledin2monthssincethereceiveddate.（Longtimeborrowingisexcluded.）
5.补充规定
AdditionalRules
每月15日前交到出纳的报销单，经财务部核对无误，将于当月25日支付到招商银行工资卡。
Theapplicationreceivedbycashierbefore15thandapprovedbyfinancedept.andGM,willbepaiddirectlytoyoursalarycardbefore25th.
关于签字，每张单据上，除领款人外，其他所有位置的签字不得重复（比如申请人同时是部门主管，那么部门主管的位置应当为空，其它岗位以此类推）。
Astothesignature,theremustbenoduplicatedsignatureinoneapplication（excludingthe“receivedby”）.Forexample,iftheapplicatorisDept.Supervisor,thenthereshouldbeblankinthe“Dept.Supervisor”cell.Itissameastheotherpositions.
关于利润中心归属，所有100%归入某一利润中心的费用，必须由该利润中心负责人签字确认。
Astotheprofitcenter,alltheexpensewhichwillbebooked100%intooneprofitcenter,mustbeapprovedbytheprofitcenterleaderinsignature.
对外付款流程
PaymentProcess
对外支付必须填写付款申请单（见附表5），将发票粘贴在报销单背面作为附件，经部门/利润中心经理审核签字后交给出纳。
Theattachment5,“PaymentApplication”,mustbefilledforeverypayment,andattachedwithalltheinvoices.TheapplicationmustbeapprovedbyDept./ProfitCenterManagerthentransferredtoCashier.
签字责任
TheResponsibilityofSignature
部门主管、部门/利润中心经理负责确认所发生的费用真实、确实与公司业务相关、符合公司的相关规定；
TheDept./ProfitCenterSupervisors/Managersareresponsibletoconfirmtheexpensereallyoccurred,relatedtocompanybusiness,andobeyedthecompanyrules.
出纳负责核对之前的签字流程是否完备、发票是否合法、金额是否正确、合同信息是否正确、发票/金额/合同是否相符、现金预支情况是否属实；
Cashierisresponsibletoconfirmthesignatureprocessfulfilled,invoiceislegal,amountiscorrect,thecontractinformationiscorrect,invoice/amount/contractprovingeachother,thecashinadvanceinformationiscorrect.
AP主管负责复核合同信息是否正确、发票/金额/合同是否相符、现金预支情况是否属实；
APsupervisorisresponsiblefordoublecheckingthecontractinformationiscorrect,invoice/amount/contractprovingeachother,thecashinadvanceinformationiscorrect.
财务经理对报销和支付负全责；
Financemanagerisresponsibleforallthereimbursementandpayment.
附表1
现金报销单
CashReimbursementApplication
姓名
Name
内部客户号码
code
利润中心
ProfitCenter
部门
Department
费用类别Expense
金额
Amount
说明
Description
小写合计
Total
大写合计
Total
现金预支
Cashinadvance
预支日期Date
预支事由Purpose
预支金额Amount
归费至
Chargeto
发票张数
__invoices
申请日期
ApplyDate
申请人
Appliedby
部门主管Dept.Supervisor
部门/利润中心经理
Dept./ProfitCenterMgr
出纳审核
Cashier
应付主管
APsupervisor
财务经理
Fi.Mgr
总经理
GM
每月15日前提交给出纳的申请单经财务部核对无误后于当月25日进工资卡。
Theapplicationreceivedbycashierbefore15thandapprovedbyfinancedept.andGM,willbepaiddirectlytoyoursalarycardbefore25th.
附表2
差旅报销单
BusinessTripReimbursementApplication
姓名
Name
内部客户号码
code
利润中心
ProfitCenter
部门
Department
出差期间
Period
Fr//:
To//:
出差地点
Place
Fr
To
交通方式
Transportation
Flight（）Train（）
Bus（）
出差目的
Purpose
费用类别Expense
金额
Amount
说明
Description
小写合计
Total
大写合计
Total
归费至
Chargeto
发票张数
__invoices
申请日期
ApplyDate
现金预支
CashinAdvance
预支日期Date
预支事由Purpose
预支金额Amount
申请人
Appliedby
部门主管Dept.Supervisor
部门/利润中心经理
Dept./ProfitCenterMgr
出纳审核
Cashier
应付主管
APsupervisor
财务经理
Fi.Mgr
总经理
GM
每月15日前提交给出纳的申请单经财务部核对无误后于当月25日进工资卡。
Theapplicationreceivedbycashierbefore15thandapprovedbyfinancedept.andGM,willbepaiddirectlytoyoursalarycardbefore25th.
附表3
费用预算单
ExpensesBudgetApplicant
姓名
Name
内部客户号码
Code
利润中心
ProfitCenter
部门
Department
费用目的
Purpose
预计金额EstimatedAmount说明Description
申请人
Appliedby
部门主管
Dept.Supervisor
部门/利润中心经理
Dept./ProfitCenterMgr
应付主管
APSupervisor
财务经理
Fi.Mgr
总经理
GM
附表4
费用报销单
ExpenseReimbursementApplication
姓名
Name
内部客户号码
Code
利润中心
ProfitCenter
部门
Department
费用类别Expense
报销金额
Amount
说明
Description
小写合计
Total
大写合计
Total
归费至
Chargeto
发票张数
__invoices
申请日期
ApplyDate
现金预支
Cashinadvance
预支日期Date
预支事由Purpose
预支金额Amount
申请人
Appliedby
部门主管Dept.Supervisor
部门/利润中心经理
Dept./ProfitCenterMgr
出纳审核
Cashier
应付主管
APsupervisor
财务经理
Fi.Mgr
总经理
GM
每月15日前提交给出纳的申请单经财务部核对无误后于当月25日进工资卡。
Theapplicationreceivedbycashierbefore15thandapprovedbyfinancedept.andGM,willbepaiddirectlytoyoursalarycardbefore25th.
附表4
现金预支单
CashinAdvanceApplication
姓名
Name
内部客户号码
Code
利润中心
ProfitCenter
部门
Department
预支目的
Purpose
是否长期借款？
Isitalongtimeborrowing?
Yes（）No（）
预支金额Amount说明Description
最小预支金额MinimumAmount500RMB
申请人Appliedby
部门主管
Dept.Supervisor
部门/利润中心经理
Dept./ProfitCenterMgr
应付主管
APSupervisor
财务经理
Fi.Mgr
总经理
GM
实际预支金额
小写
ActualAmount
实际预支金额
大写
ActualAmount
出纳
Cashier
领款人
Receivedby
领取日期
ReceivedDate
预支后2个月内没有清结的款项，将于支付工资时直接扣除（长期借款除外）。
ThecashinadvancewillbedeductedfromyoursalarydirectlybySinodis,ifyouhavenotsettleditin2monthssincethereceiveddate.（Longtimeborrowingisexcluded.）
3000元以上的现金预支或者长期借款必须由总经理签字确认。
Thecashinadvancemorethan3000RMBorlong-termborrowingmustbeapprovedbyGM.
附表5
付款申请单
PaymentApplication
收款方
Payto
合同编号
ContractCode
银行
Bank
帐号
A/CNo.
地址
Address
用途
Purpose
合同金额
ContractAmount
付款总期数
PaymentSchedule
Times
本次付款期数
AppliedSchedule
归费至
Chargeto
申请日期
ApplyDate
期望付款日
ExpectedPaymentDate
小写金额
Amount
大写金额
Amount
备注
Remarks
现金预支
Cashinadvance
预支日期Date
预支事由Purpose
预支金额Amount
申请人
Appliedby
部门主管Dept.Supervisor
部门/利润中心经理
Dept./ProfitCenterMgr
出纳审核
Cashier
应付主管
APsupervisor
财务经理
Fi.Mgr
总经理
GM
所有支付必须提供合同信息及发票。
Contractandinvoicemustbeattachedtothepaymentapplication.
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