开会技巧讲解.docx

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开会技巧讲解

一、会议不要超过两小时

“怎样的会最无聊？

”被问到这个问题，一定有人回答“会议太冗长”。

只要不是特别重要的会议，不少人都在会议进行中打瞌睡。

会议形式化现象在中国一直是一个非常严重的问题。

本来不需要的过程，却变成必须的过程；本来不需要讲的话，却变成了必须讲的话；本来几分种开完的会，却需要一个小时，乃至更长的时间；本来一个人讲话的会，却要几个人来讲；本来在这个地方开的会，非要到另一个地方开；本来几个人参加就可以，非要叫来各级领导干部。

这样一来，会议没少开，时间没少占，精力没少花，财力也付出不小,但对工作却没有多大的促进和改善。

参加会议是我们生活中的一部分，全世界每天要开无数次会议。

无论你是与会者还是主持人，都应该学会开会，懂得开会的技巧,使会议开得髙效成功。

据调查，经理级和专业人员每周约花1/4的时间在开会上。

美国权威机构的统计表明，1996年美国企业因不当的会议管理导致的损失髙达60亿美元。

因此如何开会，如何使会议有效益和有效率，对于任何人或组织都具有重要的意义。

联合公司东京总务部长冈本让曾说：

“会议时间最好不要超过两小时。

”根据他的经验，两小时是一个人集中注意力的极限。

事实上，只要超过两小时，会议效率必然下降，而且会引发无数意想不到的问题，比如与会者之间的争执，会议作出错误决定等。

本章专门就如何提髙开会效率介绍一些开会技巧。

搞不清楚。

提案要清楚明白，最好要有说明和办法，不要提一些不知所云的案子。

重大的提案最好能事先沟通。

事先的沟通有助于会议的讨论和进行。

发言沙盘推演：

开会是要讨论事情的，当然要让出席的人讲话，但会议的发言要有方法，先讲主张再说明理由，不要讲一大堆但没人听得懂，为了让会议开得有效率，必要时可以限制发言的时间和次数。

如果有髙度冲突的议题，发言可以事先沙盘推演，安排发言的重点和顺序，再利用动议让议案进入表决，免得大家死缠烂打。

议案需要表决：

很多会议经常议而不决，提了案，也发了言,但因为各方意见不一致，碍于情面或怕得罪人而不将议案或讨论话题付诸实施表决。

工作报告简短：

很多会议几乎都在工作报告，一些领导人轮番上阵做报告。

好像工作报告越多就越是认真，报告做完了就散会了。

为了让大家的耳根清静，可以透过决议要求工作报告简短，甚至限制报告时间，进而要求工作报告以书面呈现，书面报告就无法罗嗦了。

议程随时掌控：

会议的进行要尊重与会的人，而不是主席一人说了算，也不必忍受少数人漫无限制的发言，会议开始前可以确认议程,然后要求主席按照议程主持会议，如果觉得有必要的话，也可以要求变更议程，随时掌握议程的进行，可以让会开得更有效率。

纪录要求正确：

我们日常生活中的多数会议开完就算了，根本从来没见过会议纪录，甚至结论被改了也没人知道。

开会是为了“达成决议”，决议是在会议纪录呈现，会议纪录可以说是开会的成果。

所以要关心会议纪录，要求会议纪录要让与会者过目，书面通知或下次会议确认都可以。

决议确实执行：

开会是为了「达成决议」，更是要“解决问题”。

开了会，形成了决议，不执行等于没开。

所以花了时间来开会，更应该关心执行的情形，要求下次会议要报告上次会议决议执行情况，要求决议确实被执行，不执行再想办法算帐。

三、会议进行期间的注意事项

对于举办一个具有相当规模会议的组织者来说，如何让众多的会议参与者在会议中获得他们想得到的东西，同时又能使他们在会议上充分贡献他们的才智，是首要关心的问题。

也就是说，如何使会议开出成果，是会议的第一要务。

会议进行期间，会议筹办者必须随时想到下下几个问题：

（1）发言内容是否偏离了议题？

（2）发言内容是否出于个人的利害？

（3）是否全体人员都专心聆听发言呢？

（4）是否发言者过于集中于某些人呢？

（5）是否有从头到尾都没有发言过的人呢？

（6）是否某个人的发言过于冗长呢？

（7）发言的内容是否朝着结论推进呢？

四、如何主持会议

“开会开这么久还做不岀结论！

”很多人参加会议时都会碰到这种状况，与会者万般无奈又无力解决，因此怀疑会议主持人的能力。

究竟要怎么开会才能提高效率呢？

会议主持人必须留心会议进行状况，发现与会者的讨论偏离主题时，要立刻拉回正题。

这样还是无法讨论出结果时，主持人可以要求相关人员第二天做出结论。

有些会议的问题出在没人发言，反应不佳。

主持人事先把题目细分成几个子题，与会者就比较容易贡献自己的智慧。

主持人事先没有准备，让与会者当场才思考、发表意见，效率会非常低。

如果主持人让与会者发表自己针对主题事先想好的结论，就容易归纳各方意见。

会议主持人要避免自己过多发言。

主持人是主，与会者是客,让客人尽量多发言才是正确的做法，不可反主为客。

主持人的主要功能是维持会议秩序、节奏和程序正义，而不是发表演说者。

这一点很多主持人都不了解。

除了会议当中的努力，事前也要多沟通。

有些问题如人事问题等,如果事先不充分沟通，会议当场是很难解决的。

五、与会者的注意事项

除了会议筹办者和主持人需要懂得开会的技巧外，与会者也需要了解开会的一些基本知识和规则。

否则，就成了鸡同鸭讲，会议筹办者和主持人再专业，也是白搭。

与会者除了要尽量配合和听从会议筹办者和主持人的安排外，还有以下两个方面需要注意：

（一）学会发言

会议发言有正式发言和自由发言两种，前者一般是领导报告，后者一般是讨论发言。

正式发言者，应衣冠整齐，走上主席台应步态自然，刚劲有力，体现一种成竹在胸、自信自强的风度与气质。

发言时应口齿清晰，讲究逻辑，简明扼要。

如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿。

旁若无人。

发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。

自由发言则较随意，应要注意，发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言；发言应简短，观点应明确；与他人有分歧，应以理服人,态度平和，听从主持人的指挥，不能只顾自己。

如果有会议参加者对发言人提问，应礼貌作答，对不能回答的问题，应机智而礼貌地说明理由，对提问人的批评和意见应认真听取，即使提问者的批评是错误的，也不应失态。

与会者发言时要注意避免发生如下情形：

1.发言时不可长篇大论，滔滔不绝；

2.不可取用不正确的资料；

3.不要尽谈些期待性的预测；

4.不可做人身攻击；

6.不可打断他人的发言；

7.不可不懂装懂，胡言乱语；

8.不要谈到抽象论或观念论；

9.不可对其他发言者吹毛求疵；

（二）遵守会议礼仪与纪律

与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议礼仪和纪律，主

要有以下四项内容：

1.规范着装；

2.严守时间；

3.维护秩序；

4.专心听讲。

5.不要中途离席。

六、会议秘诀一百条

下面一百条是开好一个会议需要掌握的“祕诀”：

（一）使会议开得卓有成效

开会要花费宝贵的时间和金钱。

故而会议要在有必要时才

开，并且要开得简短有效。

1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。

2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。

3.要认真考虑，是什么使会议成功，反之又是什么使会议不成功。

4.要考虑：

如果不开这个常规会议又会怎样。

5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。

6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。

7.要熟悉正式会议的各种程序规则。

&要注意正式会议所具有的一切法律要求。

9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。

10.信息要加以选择，避免过多。

11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。

12.通过限制网上会议时间使会议完善。

13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。

14.仔细考虑你要召开的会议的类型。

15.会议要尽可能小，以免分散注意力。

16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。

17.凡辅助文件均应与议程一并发出。

会前先拉几个盟友。

19.开会前必须确信一定能达到会议目的。

20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。

（二）会议准备

为准备会议花的时间是不会浪费的。

确信正确的人于适当的

时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。

21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。

22.决定开会时间前要先考虑交通时间。

23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。

24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。

25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。

26.任何议程变动都必须通知主持人。

27.议程要尽可能短小简单。

2&尽量将议程限制于一页纸上。

29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。

30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。

31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。

32.必须将电话转移出会场。

33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。

34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。

35.要找个确保没有干扰的会场。

36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。

37.使用圆桌可使会议定调为非正式。

3&务必使全体与会者既能看见又能被看见。

39.座位之间应有一臂长的间隔。

40.不能让与会者受太阳直接曝晒。

41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。

42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。

43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。

44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。

45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。

46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。

（三）出席会议

一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。

故而要

预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。

47.会前拟出自己的发言稿。

4&和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。

49.要保持积极的脸部表情和音调。

50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。

51.开始发言前先作深呼吸。

52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。

53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。

54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。

55.谈判时要识别任何有一致性的地方。

56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。

57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。

5&即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。

59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。

60.必须按照议程顺序作会议记录。

61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。

62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。

63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。

（四）主持会议

每个会议都需要主持人指导进行。

如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。

64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。

65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。

66.尽量于会前认识新来者。

67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。

68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。

69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。

70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。

71.要制止支流辩论和私下交谈。

72•请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。

73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。

74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。

75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。

76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。

77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。

7&用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。

79.必须清楚每次会议的规则。

80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。

81.要改变会议气氛，须先改变议题。

82.驱逐任何捣乱份子须在不得已时而为之。

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