车展流程展会策划流程.docx

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车展流程展会策划流程

展会策划流程【展前阶段】

河北XX传媒有限公司【2013年07月01日】

赵长喜【第二版】

一、提案【项目选择】

由相关负责人提出想法、意见或建议，通过会议进行表决，明确是否进行该项目。

具体格式如下：

（一）、提案封面

关于“此部分内容保密”车展的

策

划

提

案

提案部门：

河北XX文化传播有限公司（项目三部）

讲解人（职务）：

赵长喜（PMP）

提案时间：

2013年07月01日

决议：

通过废止表决章

（二）、提案前言/概要【写给领导看的】

前言包括提案动机、出发点，提案构想、提案主旨、预期效果、是整个提案的内容概要【领导只看完这一页，就能明白你要干什么，目的是什么，就算达到效果了】。

（三）、项目定位

1、市场定位

（1）、宏观市场分析【行业现状、全国行情、相关政策】

（2）、微观市场分析【区域市场、市场发展程度及空间】

（3）、研究结论【该项目有没有价值，能办几次】

2、主办方、参展商、消费者、承办方定位分析

多方共赢的出发点，无非“名”和“利”。

【满足各方的要求，就知道该举办什么样的车展了。

】

3、项目差异性定位及亮点。

本次车展和以往不同之处，超越之处，亮点在哪里。

（四）、整体策略及程序【概述】

1、总体构想

2、行动策略

3、程序要点【核心】

4、粗略的进程表

5、初步预算【估值，主要针对前期投入。

】

（五）、效果预测及愿景

1、效果预测：

本次车展的效果预期

2、项目愿景：

打造一个品牌系列。

（六）、潜在风险

提案阶段的的风险因素，主要考虑的是项目的生命力和持续盈利能力，具体风险因素本阶段不用考虑，因为只是搜集资料做了分析，并没有做市场调研，没有和受众面对面。

（七）、重要说明

1、提案要简明扼要，直奔主题，它不涉及具体的内容和详细的步骤。

2、提案有完整的体系，需要科学的态度和缜密的思维。

3、提案的最核心价值是，在会议室讲解给别人听或看，WORD格式用来存档，PPT幻灯片用来讲解，通常两份共存。

4、提案要有一个人去讲解，他对提案所有内容及出发点谙熟于心。

当然回答各式各样的提问时，有同部门同事在旁协助。

【提案阶段，并没做过市场调研，但是有大量的资料搜集、整理、对比、分析。

】

5、幻灯片的制作水平，讲解者的演讲能力，对提案至关重要。

二、立项【项目确定】

（一）、确定展会基本框架

通过集体会议，确定展会基本内容：

（1）、展会名称：

（2）、举办地点：

（3）、办展机构：

（4）、展品范围：

（5）、办展时间：

（6）、办展频率：

（7）、展会规模：

（8）、展会定位：

【注意】：

策划一个项目，不是一个人可以完成的，也不可能出现一个人独权，所有的事都是他说了算，有些步骤和细节必须讨论，集思广益大家说了算，因为没有人是完美的，没有缺点的。

【注意】：

策划讨论会，要注意控制方向和节奏，别走题，别超时。

（二）、成立项目组，明确人员，及负责事务

项目经理（PMP）：

项目责任人，负责项目的整体执行；

策划主管：

负责协调、沟通整个小组各策划人员的工作，并全权负责策划方案的制定和修订；

执行主管：

负责会展现场执行阶段，各部门的协调、沟通，对活动现场全权负责。

策划人员：

负责编拟会展项目计划；

文案撰写：

负责撰写会展文案；

市场调查：

负责进行市场调查并编写市场调查报告；

媒体联络：

进行媒体宣传推广；

美术设计：

负责视觉形象设计；

销售人员：

负责寻找活动赞助商；

现场人员：

活动现场各项事务的执行，及与参展商的沟通，突发事件的处理工作。

（三）、前期准备工作

第一步、广泛的收集资料，

第二步、进行分类汇总

第三步、进行数据对比分析

第四步、执行方案的目录【主体框架】的建立

如果没有主体框架，没有目录，工作就失去了针对性和方向，先有目录和章节，再往里添加具体内容。

回想一下，当初写毕业论文的过程。

（四）、起草立项策划书

1、办展市场环境分析：

2、展会的基本框架：

3、展会价格及初步预算方案【简写、有的人后面才写】。

4、展会工作人员分工计划【初步计划、简写】。

5、展会招展计划【简写、有的人后面才写】

6、展会招商计划【简写、有的人后面才写】。

7、展会宣传推广计划【简写、有的人后面才写】。

8、展会筹备进度计划【初步计划、简写】。

9、展会赞助商安排计划【简写、有的人后面才写】。

10、展会开幕和现场管理计划【简写、有人后面才写】。

11、展会期间举办的相关活动计划

【简写、有的人后面才写，前面不写】

12、展会结算计划【初步计划、简写】。

三、立项策划书

所谓展会立项策划，就是根据掌握的各种信息，对即将举办的展览会的有关事宜进行初步规划，设计出展览会的基本框架，提出计划举办的展览会的初步规划内容，主要包括：

展会名称和地点、办展机构、展品范围、办展时间、展会规模、展会定位、招展计划、宣传推广和招商计划、展会进度计划．现场管理计划、相关活动计划等。

（一）、办展市场环境分析：

包括对展会展览题材所在产业和市场的情况分析，对国家有关法律、政策的分析，对相关展会的情况的分析，对展会举办地市场的分析等。

（二）、展会名称

展览会的名称一般包括三个方面的内容：

基本部分、限定部分和行业标识。

如“第93届中国出口商品交易会”，如果按上述三个内容对号入座，则基本部分是“交易会”，限定部分是“中国”和“第93届”，行业标识是“出口商品”。

下面分别对这三个内容作一些说明：

1、基本部分：

用来表明展览会的性质和特征，常用词有：

展览会、博览会、展销会、交易会和“节”等。

2、限定部分：

用来说明展会举办的时间、地点和展会的性质。

展会举办时间的表示办法有三种：

一是用“届”来表示。

二是用“年”来表示，三是用“季”来表示。

如第三届大连国际服装节、2003年广州博览会、法兰克福春季消费品展览会等。

在这三种表达办法里，用“届”来去示最常见，它强调展会举办的连续性。

那些刚举办的展会一般用“年”来表示。

展会举办的地点在展会的名称里也要有所体现，如第三届大连国际服装节中的“大连”。

展会名称里体现展会性质的词主要有“国际”、“世界”、“全国”、“地区”等。

如第三届大连国际服装节中的“国际”表明本展会是一个国际展。

3、行业标识：

用来表明展览题材和展品范围。

如第三届大连国际服装节中的“服装”表明本展会是服装产业的展会。

行业标识通常是一个产业的名称，或者是一个产业中的某一个产品大类。

（三）、展会地点

策划选择展会的举办地点，包括两个方面的内容：

一是展会在什么地方举办，二是展会在哪个展馆举办。

策划选择展会在什么地方举办，就是要确定展会在哪个国家、哪个省或者是哪个城市里举办。

策划选择展会在哪个展馆举办，就是要选择展会举办的具体地点。

具体选择在哪个展馆举办展会，要结合展会的展览题材和展会定位而定。

另外，在具体选择展馆时，还要综合考虑使用该展馆的成本的大小如何、展期安排是否符合自己的要求以及展馆本身的设施和服务如何等因素。

（四）、办展机构

办展机构是指负责展会的组织、策划、招展和招商等事宜的有关单位。

办展机构可以是企业、行业协会、政府部门和新闻媒体等。

根据各单位在举办展览会中的不同作用，一个展览会的办展机构一般有以下几种：

主办单位、承办单位、协办单位、支持单位等。

主办单位：

拥有展会并对展会承担主要法律责任的办展单位。

主办单位在法律上拥有展会的所有权。

承办单位：

直接负责展会的策划、组织、操作与管理，并对展会承担主要财务责任的办展单位。

协办单位：

协助主办或承办单位负责展会的策划、组织、操作与管理，部分地承担展会的招展、招商和宣传推广工作的办展单位。

支持单位：

对展会主办或承办单位的展会策划、组织、操作与管理，或者是招展、招商和宣传推广等工作起支持作用的办展单位。

（五）、办展时间

办展时间是指展会计划在什么时候举办。

办展时间有三个方面的含义：

一是指举办展的具体开展日期。

二是指展会的筹展和撤展日期。

三是指展会对观众开放的日期。

展览时间的长短没有一个统一的标准，要视不同的展会具体而定。

有些展会的展览时间可以很长，如“世博会”的展期长达几个月甚至半年；但对于占展会绝大多数的专业贸易展来说，展期一般是3-5天为宜。

（六）、展品范围

展会的展品范围要根据展会的定位、办展机构的优劣势和其他多种因素来确定。

根据展会的定位，展品范围可以包括一个或者是几个产业，或者是一个产业中的一个或几个产品大类，例如，“博览会”和“交易会”的展品范围就很广，如“广交会”的展品范围就超过10万种，几乎是无所不包；而德国“法兰克福国际汽车展览会”的展品范围涉及到的产业就很少，就只有汽车产业一个。

（七）、办展频率

办展频率是指展会是一年举办几次还是几年举办一次，或者是不定期举行。

从目前展览业的实际情况看，一年举办一次的展会最多，约占全部展会数量的80％，一年举办两次和两年举办一次的展会也不少，不定期举办的展会已经是越来越少了。

办展频率的确定受展览题材所在产业的特征的制约。

我们知道，几乎每个产业的产品都有一个生命周期，产品的生命周期对展会的办展频率有重大影响。

产品的投入期和成长期是企业参屉的黄金时期，展会的办展频率要牢牢抓住这两个时期。

（八）、展会规模

展会规模包括三个方面的含义：

一是展会的展览面积是多少，二是参展单位的数量是多少，三是参观展会的观众有多少。

在策划举办一个展会时，对这三个方面都要作出预测和规划。

在规划展会规模时，要充分考虑产业的特征。

展会规模的大小还会受到会观众数量和质量的限制。

（九）、展会定位

通俗地讲，展会定位就是要清晰地告诉参展企业和观众本展会“是什么”和“有什么”，具体地说，展会定位就是办展机构根据自身的资源条件和市场竞争状况，通过建立和发展展会的差异化竞争优势，使自己举办的展会在参展企业和观众的心目中形成一个鲜明而独特的印象的过程。

展会定位要明确展会的目标参展商和观众、办展目标、展会的主题等。

（十）、展会价格和展会初步预算

展会价格就是为展会的展位出租制定一个合适的价格。

展会展位的价格往往包括室内展场的价格和室外展场的价格，室内展场的价格又分为空地价格和标准层位的价格。

在制定展会的价格时，一般遵循“优地优价”的原则，即那些便于展示和观众流量大的展位的价格往往要高一些。

展会初步预算是对举办展会所需要的各种费用和举办展会预期以获得的收入进行的初步预算。

在策划举办展会时，要根据市场情况给展会确定一个合适的价格，这样对吸引目标参展商参加展会十分重要。

（十一）、人员分工、招展招商和宣传推广计划

人员分工计划、招展计划、招商和宣传推广计划是展会的具体实施计划，这四个计划在具体实施时会互相影响。

人员分工计划是对展会工作人员的工作进行统筹安排。

招展计划主要是为招揽企业参展而制定的各种策略、措施和办法。

招商计划主要是为招揽观众参观展会而制定的各种策略、措施和办法。

宣传推广计划则是为建立展会品牌和树立展会形象，并同时为展会的招展和招商服务的。

（十二）、展会进度计划、现场管理计划和相关活动计划

展会进度计划是在时间上对展会的招展、招商、宣传推广和展位划分等工作进行的统筹安排。

它明确在展会的筹办过程中，到什么阶段就应该完成哪些工作，直到展会成功举办。

展会进度计划安排得好，展会筹备的各项准备工作就能有条不紊地进行。

现场管理计划是展会开幕后对展会现场进行有效管理的各种计划安排，它一般包括展会开幕计划、展会展场管理计划、观众登记计划和撤展计划等。

现场管理计划安排得好，展会现场将井然有序，展会秩序良好。

有些车展，现场管理计划是，确定了参展商和展位之后，了解各参展商的日程活动安排之后，才针对性的制定出现场管理计划，在立项策划书里不作具体体现，而是简单带过。

展会相关活动计划是对准备在展会期间同期举办的各种相关活动作出的计划安排。

与展会同期举办的相关活动最常见的有技术交流会、研讨会和各种表演等，它们是展会的有益补充。

（十三）、项目结算计划

1、项目结算原则和条件

2、项目结算流程

3、项目结算明细表

四、审批【项目审批】

（一）、立项策划书修订

立项策划书，递交策划主管审阅并修改。

（二）、立项策划书递交

报总体方案，公文请示于主办单位（一般为政府部门及商业协会），等待审批。

（三）、展会注册登记

1、携主办单位批复、总体方案等资料报工商部门办理展会登记证。

2、携登记证去办展地点（展馆或商圈管委会）签订场地合同，办理消防、公安等手续。

3、流程如下：

（1）、确认申请资格

（2）、向所在的工商行政管理部门提出申请

（3）、工商行政管理部门核发《商品展销会登记证》

（4）、填写展销会《报告书》。

（5）、注意事项：

省局不办理展销会的申报手续，请到举办的所在地市县工商局办理手续多个单位联合举办的，由其中一个具体承担展销会组织工作地单位向举办地地工商部门申请办理登记

五、调研【项目论证】

策划的灵魂------创意，策划的生命------可行性。

没有创意的策划案，如同行尸走肉，但仍可实施。

没有可行性的策划案就只能叫笑话，《市场调研》，《可行性分析报告》，在策划过程中绝对重要，无可替代。

（一）、资料分析

对前期已经搜集的资料进行综合分析，并建立数据库。

（二）、客户调研

通过设计问卷、电话调查、陌生拜访等方式，来验证原构思方案的成立性，主要争对参展群体、观展群体的调研，来进行可行性的基本分析。

（三）、重新定位

根据市场调研得到的数据，进行汇总分析，对展会的规模、市场定位、主题，进行论证并得出结论。

六、可行性分析报告【项目分析】

（一）、市场环境分析

1、宏观市场环境：

2、区域市场环境：

3、市场环境评价：

（二）、展会项目生命力分析

1、项目发展空间：

2、项目竞争力：

3、办展机构优劣势分析

（三）、展会执行方案分析

对计划举办的展会的基本框架进行评估，具体包括：

1、展会名称和展会的展品范围、展会定位之间是否有冲突。

2、办展时间、办展频率是否符合展品范围所在产业的特征。

3、展会的举办地点是否适合举办该展品范围所在产业的展会。

4、在展会展品范围所在产业里能否举办如此规模和定位的展会。

5、展会的办展机构在计划的办展时间内能否举办如此规模和定位的展会。

6、办展机构对展会展品范围所在的产业是否熟悉。

7、展会定位与展会规模之间是否有冲突。

（四）、招展招商和宣传推广计划评估

1、招展计划评估

2、招商计划评估

3、赞助商计划评估

4、宣传推广计划评估

5、执行方案评估

（五）、展会项目财务分析

1、价格定位

2、成本预测

举办一个展会的成本费用一般包括：

（1）展览场地费用。

（2）展会宣传广告费、会展资料设计和印刷费。

（3）招展和招商的费用。

（4）相关活动的费用。

（5）办公费用和人员费用。

（6）税收

（7）其他不可预测的费用

举办一个展会的广告收入一般包括：

（1）证件广告

（2）入场券广告、宣传单页广告

（3）会刊广告

（4）现场挡板广告，充气拱门、气球、条幅等

（5）各种手提袋广告

（6）专用信封、信纸广告

（7）媒体广告

（8）收费方式招揽参展商参加讲座

（9）其他形式的广告资源

3、收入预测

举办一个展会的收入一般包括：

（1）展位费收入

（2）门票收入

（3）广告和企业赞助收入

（4）其他相关收入

4、盈亏平衡分析

5、现金流量分析

6、风险预测

（1）市场风险

（2）经营风险

（3）财务风险

（4）合作风险

（六）、存在的问题

包括通过以上可行性分析发现的展会项目立项存在的各种问题、研究人员在可行性分析以外发现的可能对展会产生影响的其他问题等。

（七）、改进建议

针对上述问题，提出对展会项目立项策划的改进建议，指出要成功举办该展会应该努力的方向等。

（八）、努力的方向

根据展会的办展宗旨和办展目标，在上述分析的基础上，针对存在的问题，提出要办好该展会所需要具备的其他条件和需要努力的方向。

七、策划案修订【项目改进】

（一）、研讨方案

修改策划案，通过一定时段的调研与论证，对原有的构思重新进行分析、评估。

部分创意内容，则要根据市场调研结果进行及时调整。

（二）、订制策划案

1、修订展会预算方案。

2、修订展会招展方案

3、修订展会招商方案

4、修订展会宣传推广方案

5、修订展会筹备进度方案

6、修订展会服务商方案

7、修订展会开幕和现场管理方案

8、修订展会结算方案

（三）、展会潜在风险预测及预备案

1、展会潜在风险：

风险就是办展机构在举办展会的过程中，由于一些难以预料和无法控制的因素的作用，使办展机构举办展会的计划和举办展会的实际收益与预期发生背离，从而使办展机构举办展会的计划落空；或者是即使展会如期举办，但办展机构有蒙受一定的经济损失的可能性。

针对上述潜在风险，指定的应急方案或补救措施。

2、市场风险。

（不可分散风险、系统风险）

3、经营风险。

可能导致经营风险的因素：

定位不当、招展不力、招商不顺、宣传推广效果不佳等。

4、财务风险

5、合作风险

《大爱音乐节》2012年6月21日至6月24日，亏损4000多万，所有中国策划人必须看的一个案例。

亏损原因：

1、市场定位，区域市场分析偏离，受众分析错误。

2、宣传推广不到位。

3、票价定位不科学。

4、现场执行有严重漏洞【策划失败，风险预测失败】，黄牛党带了10几万人入场，没有买票【成就了黄牛党的暴富，主办方损失了几千万的门票收入】。

八、资料的设计和印制

（一）、展会标识设计

1、展会LOGO

2、展会网站

3、宣传单及手提袋设计

（二）、编制《参展说明书》制订新闻发布会讲解文件

1、前言。

主要是对参展商参加本展会表示欢迎，说明本手册编制的原则和目的，提醒参展商在筹展、布展、展览和撤展等环节要自觉遵守本手册的相关规定等。

前言一般都很简短，言简意赅。

　　2、展览场地基本情况。

包括展馆及展区平面图、至展馆的交通图、展览场地的基本技术数据等。

绘制展馆及展区平面图时，要注意标明展馆各种服务设施所在的位置、展区和展位划分的详细情况、展馆内部通道和出人口等；在绘制至展馆的交通图时，要注意标明展馆在该城市的具体位置、到展馆可以利用的各种主要交通工具和交通路线、各指定接待酒店在该城市的具体位置等；对于该展览场地的基本技术数据，要清楚准确地列出地面承重、馆内通风条件、货运电梯容积容量、展馆室内空间高度、展馆入口高度和宽度、展馆的水电供应状况等。

对展览场地基本情况的介绍．对于帮助参展商准确地找到展馆和自己的展位，进而进行展位搭装和布展有着很好的指引作用。

　　3、展会基本信息。

包括展会的名称、举办地点、展览时间、办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等。

对于办展时间，要具体列明展会的布展时间、开幕时间、对专业观众和普通大众开放的时间、撤展时间、布展撤展加班时间等，对以上时间尽量精确到小时；对于办展机构，要具体列明展会的主办单位、承办单位、支持单位和协办单位等；另外，还要具体列明各办展机构、展会指定承建商、指定运输代理、指定旅游代理、指定接待酒店等的详细联系地址、联系电话、传真和联系人，如果有网址和E—MAlL也最好能公布，以便参展商在需要的时候方便联系各有关单位。

　　4、展会规则。

就是展会要求参展商和观众等参加展会时所必须遵守的一些规章制度，包括：

展会有关证件使用和管理的规定、展会现场保安和保险的规定、层位清洁的规定、物品储藏的规定、现场使用水电的注意事项、现场展品销售的规定、消防规定、知识产权保护规定、现场展品演示的注意事项等。

展会规则是所有与会人员必须遵守的一些制度，对展会现场管理和维护现场秩序十分重要。

　　5、展位搭装指南。

是对展会展位搭装的一些基本要求和说明，主要包括标准展位说明和空地展位搭装说明等。

由于所有的标准展位的基本结构和配置都是一样的，所以“标准展位说明”主要是对展位的标准配置作出说明，列明参展商使用标准展位的注意事项，提出如果参展商需要增加非标准配置以外的其他配置的处理办法等。

“空地展位搭装说明”主要是对参展商搭建空地展位作出的一些规定和要求，如使用材料的要求、动火作业的规定、消防安全的规定和铺设电线的规定等。

层位搭装指南对指导参展商顺利、安全地搭装展位和布展有较大帮助。

　　6、展品运输指南。

是对参展商将展品等物品运到展览现场所作的一些指引和说明，主要包括海外运输指南和国内运输指南等。

不管是海外还是国内运输指南，都要对展品等的运输方式和运输线路、各种货品的交运和文件提交的期限、货运文件的准备和交付、收费标准、包装、海关报关、回程运输、可供选择的自选服务等作出具体说明。

展品运输指南对帮助参展商及时安排展品等物品的运输有较大的作用。

　　7、会展旅游信息。

是对解决参展商及观众等参加展会期间的交通、吃、住、行等需要和展会前后的旅游需要等作出的一些说明。

会展旅游信息要详细地列出各指定接待酒店的档次、协议优惠价格、地址、联系电话和传真以及联系人、与展馆的距离等，要列出海外观众和参展商入境的签证办法、会展期间及前后可供选择的商务考察和观光休闲旅游的线路和安排等。

会展旅游信息主要是为了方便参展商及观众的日常生活服务的。

　　8、相关表格。

是有关参展商在筹展和布展过程中需要使用的各种表格，主要包括展览表格和层位搭装表格两种。

展览表格主要有贵宾买家服务表、聘请临时服务人员申请表、额外工作证和邀请卡申请表、研讨会和技术交流会申请表、刊登会刊广告申请表等。

参展说明书编制成功以后，可以印刷成册，在展会开幕前适当的时间寄给参展商，也可以将其内容发布在展会的专门网站上供参展商阅览和下载，如果展会有海外参展商，还要将参展商手册翻译成外语文本。

（三）、印制《展会招展函》

《展会招展函》包含以下内容：

1、市场状况分析。

2、展会基本内容。

3、办展背景和目标。

4、展会场地规划。

5、展品范围。

6、展会亮点。

7、参展要求。

8、参展费用。

9、参展程序。

10、参展申请表。

（四）、印制《媒体邀请函》

《媒体邀请函》包含以下内容：

1、展会基本内容。

2、办展背景和目标。

3、参与媒体。

4、展会亮点。

5、展会流程

6、展会媒体流程

（五）、印制《参展合同》

车展参展协议书【范本】

甲方：

_________

乙方：

________

________展览会将于_________年______月_____日至_____月_____日在_________举办。

甲方为该次览会组织承办方，乙方为该次览会参展方。

为了保证展会正常进行，维护双方共同利益及声誉，本着自愿、平等合作、互惠互利的原则，订立本合同，以兹双方共同遵守。

一、展位情况及展品

1、乙方参展展位位置：

_________（参见展会展位分布图，该图作为本合同附件，系本合同的一部分）；

2、乙方参展面积：

_________平方米；

3、参展场租价格：

总计_________元（大写）；

4、乙方参展展品为。

二、付款方式

乙方于本合同签订后7日内支付_________元作为履约定金（展会结束后转为参展场租）；剩余款项_________元在_________年_________月______