如何写好外贸开发信.docx
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如何写好外贸开发信
《外贸志》之客户开发攻略
新手如何写好开发信新手如何写好开发信
买家停留在每封邮件的时间是2~3秒，所以只要客人的邮箱地址是对的，也
是你要找的rightperson，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的
时刻了。
这种情况下怎么把开发信写的既简短精炼又能打动人心？
很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？
即使
不说成交率，回复率也大大高过我们？
本文作者从一名业务员到如今的买手，既熟知买家心里与工作习惯，又了解
业务员的写作通病，他的这部“葵花宝典”对我们外贸新手来说真的是“雪中送
炭”。
你抱怨了吗？
10个常犯错误
成功的开发信案例（必读）
你抱怨了吗？
的开发信写的是大大有问题的。
很多老外也是做sales的，
很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？
即使不说成交面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回率，回复率也大大高过我们？
一句“No,thanks.”就可以让你激动半天。
很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学
其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎极性。
可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时，么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不从google和各种黄页搜索到客人信息，一封一封开发信发是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。
很多老师一出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候，辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？
这里学到写商务信函的精髓？
真正的好的email，必须要模
我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！
即使你的邮单做起，后来做sales和salesmanager，PAtodirector，件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分学里可以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么朋友所经历的各种问题。
我当时也有这么一段时间，没日没别扭。
我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。
后的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初这样才能让客人把你当成同类。
10个常犯错误
我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的rightperson，家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？
你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻接下来再讨论开发信怎么写。
呵呵。
了。
这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？
1）邮件写得过长。
客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，
一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又
不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？
而且很多
老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理
email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一
般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。
我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间
是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细
阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理
的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。
换句话说，
10个常犯错误
2）没有明确的主题。
举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEFCo.Ltd，
目前公司最大的客人是美国的HomeDepot，尽管可能是通过
一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新人的邮件。
这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引客人的筹码！
如果我要写一封开发信给美国的ABCinc（这客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。
至于他看了以后个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。
有些人写信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希望邮件会这样设置主题：
wearethemanufactureroflights”，能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re:
ABC又或者“needcooperation”，或者“Guangdong***tradinginc/HomeDepotvendor-solarlight/DEFCo.,Ltd.”companyltd”，或者“pricelistforlights-Guangdong
***tradingcompanyltd”等等，一看就知道是推销信。
其中，ABCinc代表了客人的公司名，你在写给他的主当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣看看，但题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；HomeDepot是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉vendor-solarlight明确表示你是北美第二大零售商Home
Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；算是客气的了。
所以如何把主题写好，让客人知道这是封推最后的DEFCo.,Ltd.代表自己公司。
这样一来，假设你找销信，还是要忍不住打开看看？
就要根据之际情况来判断了。
10个常犯错误
对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，的某一个主管，突然某一天收到这么一个主题的邮件，哇，具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂homedepot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有获得ISO9001：
2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢合作机会，是不是比原有供应商更好？
他打开邮件的概率会迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我非常非常大！
再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是们以真诚和服务赢得客户„„”诸如此类的话，客人会看得客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！
只要就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的。
关键词输入homedepot，保证一下子就找到。
有朋友会反问，那是不是完全不写呢？
我的回答是，也
3）长篇大论的公司或工厂介绍。
不一定，要看具体情况。
如果你的公司有突出的优势，可以
我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。
写，但是最好一笔带过就可以了。
可以这样写：
Wesupply贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写solarlightsforHomeDepotwithhighqualityand得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪competitiveprice.Hopetocooperatewithyou!
费自己时间。
我经常会收到类似的邮件：
“我们是某某照明简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美，反过来问你各种问题，你的目的就达到了。
做业务久了你就10个常犯错误
发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少4）爱炫耀英文水平。
数的特例，或者是要确认一些细节之类的。
以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老
外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层
出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。
如果是
英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好
一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那就要他们
老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不
懂，你说客人会对你印象好么？
丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是，
真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来，
全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。
其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单
化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词
汇来表达你要表达的东西。
外贸函电的精髓就是，“简单简10个常犯错误
单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能factorylastweek,andwasinformedthereal用一句话写清楚的，绝对不写两句。
谁能用最少的句子表达materialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.同样的意思，那就是最厉害的！
What'sthematter?
举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的emailI'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfrom水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一thefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemore封邮件。
内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到patient.Buttheyalsotoldme,therawmaterial的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，increasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthe价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽pricequicklyafteryougetit?
We'llpurchasetheraw快确认，我们好采购原材料并安排生产。
materialanddotheproductionimmediately!
第一个应聘者是这样写的：
Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!
DearMike,Bestregards,
ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.We'resopleasedJenny
toreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoour
10个常犯错误
这封邮件写得好么？
老实说还可以，虽然主动语态和人quickly!
Therefore,pleasekindlyplacetheorder称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也soonifthepriceisokforyou!
We'lldoproduction都是挺简单的，不难懂。
但是不是有点啰嗦？
如果能简单一asap.
点，是不是更好？
我们看看第二位应聘者写的email：
Thankyouinadvance!
DearMike,
Kindregards,
Howareyou?
Tommy
Wereceivedyourallsamples.Thefactorychecked
thedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSas这封呢？
我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动youtold.语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。
内容也稍微
简单了一点，点到位了。
最重要的是，他把purchasetheraw
Pleasegivethemsomemoretimetore-checkthematerial去掉了，直接用“We'lldotheproductionasap.”price,becausethematerialisdifferentfromthepast这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？
所以这是orders.However,thematerialwasincreasedvery废话。
缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。
我会这样写：
10个常犯错误
HiMike,现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”
吧！
Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.The
materialwasPP,notABS.Offersheetispreparingand只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封willbesenttoyousoon.好的email了。
Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,pls5）喜欢用奇奇怪怪的字体。
makeadecisionquicklytogoaheadafterprice
confirmed.We'llarrangethemassproductionasap.很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至
放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒
Thanksandbestregards,服。
经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的
字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利
几句话点到主题，表达清楚就可以了。
能用一句话表达亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。
欧美人一般比较常用的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。
写完以后其实可的字体就是以下几种：
Arial，Verdana，Calibri，Timesnew以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。
一部分少用第一人称，多用被动语态！
等到你重新检查的时候，发台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。
至于颜色，一般10个常犯错误
都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜
色，像彩虹一样，看着不舒服。
6）主动语态用得太多。
一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满注的，肯定是特别强调的东西。
比如有个客人的邮件如下：
We，I之类的人称的。
相反要多用被动语态。
DearC,比如说，我们明天会寄你样品。
中国人喜欢说We'll
sendyouthesamplestomorrow.这句话没错，语法正确，
PleasehelptosendthesamplestomyHKoffice意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。
他们通常会这样写：
BEFORETHISWEEKEND.Sampleswillbesenttoyoutomorrow.用得是被动语态，
人称就没有了。
Thanks.
Rio
这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，
必须要周末前寄出！
可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，
但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，
突然加了一句要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。
10个常犯错误
7）经常会问一些毫无意义的话。
8）喜欢用附件和图片
比如Doyouwantourproducts？
这句话被我列为最傻附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如疑问句排行榜第一名。
如果客人说No，你怎么回复？
那就没果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。
下文了哦。
而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包要引起客人的兴趣。
但是这句话就大煞风景，等于一下子就很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。
高，不是被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。
只有一
种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复
还有诸如Doyouinterestedinourproducts?
Areyou的时候，就可以插入报价单或者图片了。
sourcingfor*****?
Howisyourbusinessrecently?
Wouldyouliketocooperatewithus?
这些都是毫无意第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图义的话。
片和附件。
开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么，即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，你的优势在那里。
只要清楚表述出这3点，就完全足够了。
尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。
其他的东西可以以后慢慢谈。
我一般会这样写：
10个常犯错误
Item:
SolarlanternwithsofthandleLoadingport:
Shenzhen
ModelNo.:
HBC-294847/KTPaymentterms:
T/T,L/C,D/P,etc.
Description:
.................（把详细的规格写清Validtime:
60days
楚）
FOBShenzhen:
USD2.39/pc
Package:
colorbox
CIFValencia:
USD2.45/pc
MOQ:
1,000pcs
以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽
Pcs/ctn:
20pcs/ctn量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清
楚图片就可以了。
这样做的好处是，避免很多懒的客人不去
Ctnsize:
50*40*60cm点开附件的word或excel报价单。
其次防止客人把你的报
GW/NW:
20kg/18kg价单随便转给别人套价格。
如果客人要你报很多款产品，没
法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel
Q'ty/20':
....pcs;Q'ty/40':
...pcs做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格
式，这样就不容易改。
因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花10个常犯错误
是略微生硬了一点点呢？
如果改成Couldyoupleasehelp了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中togivemereplytoday?
用的是疑问句，加上could,helpprice这栏，就会把它转给别的供应商报价。
这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得
9）喜欢插入URL链接。
到答复的准确意愿。
这样不是更好么？
很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司所以please,help,kindly,could,thankyou,的网址，或者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大appreciate这样的话在邮件来往中是很普遍的。
除非你和客的概率被服务器拦截掉的！
最好在客人回复后，第二次给他人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。
写邮件的时候插入这些就没问题了。
所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的10个错误，
10）语气过于生硬。
当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。
朋友们可以
自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会经常犯其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字的，或者是没有意识到的。
如果某个朋友看了后发现自己一眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。
看一句个问题都不会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，但是也话“Plsgivemereplytoday.”这句话如果面对面讲，客请您有空的话在这里多指点一下大家，让各位朋友也包括我人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者noproblem；多学习学习。
这些只是我个人的一点点经验，自然希望大家如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不的指正。
10个常犯错误
坦白说，我以前的email写得并不好，后来有个比较热Ourproductsareverypopularinbothglobalmarket心的老外指点过我一些，然后我开始有意识地去模仿他们的anddomesticmarket.Welcometovisitourcompanyif行文方式和遣词用句，尽管还是有这样那样的缺点，但比一youhavetime!
We'llarrangethecartopickyouupfrom开始已经好很多了。
不怕大家笑话，我把我刚工作的时候写theairport.It'sconvenienttoourcompany,just50的开发信给大家看看：
kilometers!
Ourgoalis......（这边是写公司的宗旨，什
么质量第一，服务优良之类的，总之都是些废话）
DearKatherine:
Enclosedourpricequotationsheetforyour
ThisisCfromDEFCo.Ltd.inShenzhen.Verygladreference.Pleasecheckandfindifsomeitemsmeetyourtowritetoyouhere!
It'smypleasuretobeonserviceinterest.Ifso,I'llbehappytosendyousamplesforofyouifpossible!
evaluation!
Wesincerelyhopetoestablishbusiness
Firstly,letmeintroducemycompanyinshort.relationshipwithyouresteemedcompany!
AndIalsoWe're...........（长篇大论的公司介绍，写了整整两大hopetobeyourfriendinprivate!
段，这边就不贴了）Ifanyquestions,pleasecontactmefreely!
Thank
you!
10个常犯错误
Lookingforwardtoyourearlyreply!
够震撼吧？
我现在自己看看都想笑。
这就是学校里外贸
函电学出来的东西呢，实际应用中实在惨不忍睹，甚至还要Yourssincerely,教你在email的左上角写上公司名和公司地址、日期，我的C妈呀，现在哪有老外这样写的，只有以前用手写的时候貌似
才有。
DEFCo.Ltd.
****Road,***city,***province,China
Tel:
***
Fax:
***
Email:
***
Website:
***
10个常犯错误
接下来给大家分享一封老外写的email开发信，大家看有些人会说，哎呀，老外比较懒惰。
没错，很多老外是很懒，看：
但是你明知道他很懒，你还长篇大论的，你觉得这么懒的人
会花时间仔细读你的开发信么？
懒是一方面，这点没错，
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