如何写好外贸开发信.docx

1、如何写好外贸开发信外贸志之客户开发攻略 新手如何写好开发信新手如何写好开发信 买家停留在每封邮件的时间是23秒，所以只要客人的邮箱地址是对的，也 是你要找的right person，你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的 时刻了。这种情况下怎么把开发信写的既简短精炼又能打动人心？ 很多老外也是做sales的，也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使 不说成交率，回复率也大大高过我们？ 本文作者从一名业务员到如今的买手，既熟知买家心里与工作习惯，又了解 业务员的写作通病，他的这部“葵花宝典”对我们外贸新手来说真的是“雪中送 炭”。 你抱怨了吗？ 10个常犯错误 成功的开发信案例（

2、必读） 你抱怨了吗？ 的开发信写的是大大有问题的。很多老外也是做sales的， 很多sales朋友常常抱怨，开发信效果很差，100封里 也会写开发信，为什么成交率比我们高很多？即使不说成交面好几十封退信，剩下的就是石沉大海，难得有一个老外回 率，回复率也大大高过我们？一句“No, thanks.”就可以让你激动半天。 很多刚毕业的朋友们都是学国贸专业出来的，一般都学 其实大家有没有想过，这样的做法会严重挫伤自己的积 过外贸函电这门课，老师们反复教你们怎么写商务信函，怎极性。可以试想一下，当你一天坐在电脑面前12个小时， 么回询盘等等，其实这些教材几乎都是学院派人士编的，不从google和各种黄

3、页搜索到客人信息，一封一封开发信发 是老掉牙过时的东西，就是和现实基本脱节的。很多老师一出去，晚上满脸疲惫的回家，等第二天满怀希望上班的时候， 辈子都呆在学校里，连外贸都没做过，你怎么能指望从他们邮箱里爆满各种各样的退信，你是什么感受？ 这里学到写商务信函的精髓？真正的好的email，必须要模 我以前也是做业务的，当年大学毕业后从业务助理、跟 仿老外的行文方式，尤其是英语为母语的客人！即使你的邮单做起，后来做sales和sales manager，PA to director， 件写得四平八稳，语法精到，整篇下来没有任何错误，在大一直到现在做buyer，中间换了几份工作，也经历过大部分 学里可

4、以拿满分作文了，可客人收到以后，还是怎么看怎么朋友所经历的各种问题。我当时也有这么一段时间，没日没 别扭。我觉得，你给客人写邮件的时候，必须要忘记中国人夜地发推销信，找新客人，无休止地报价，但效果甚微。后 的行文和思维方式，要按欧美人的习惯去思考问题和写邮件，来跟很多不同的客人熟识了以后，私底下聊起才发现，当初 这样才能让客人把你当成同类。 10个常犯错误 我先列举一些大部分朋友写email时常范的错误，大 只要客人的邮箱地址是对的，也是你要找的right person，家可以看看，对比一下自己，其中的几条是自己也会有的？ 你的开发信只能停留在他眼前2-3秒，就是决定命运的时刻接下来再讨论开发

5、信怎么写。呵呵。 了。这种情况下，试问你敢不敢把邮件写得很长？ 1）邮件写得过长。 客人的时间很宝贵，每天要收到数百封邮件，你想想，一个不认识的人发了一封又长又臭的邮件给你，英语表述又不好，还加了好几M的附件，你会不会认真去看？而且很多老外的时间观念很强，每天都有几块固定的时间用来处理email，很多长篇大论的邮件，只要不是他的熟人发的，一般会被直接删除，或者是把你的地址设为垃圾邮件。 我问过很多西欧客人，他们一般处理每一封邮件的时间是2-3秒，也就是大致扫一眼，重要的邮件，一般马上仔细阅读并回复，不是太重要的，会在outlook里标注上要处理的具体时间，然后从inbox拉到相应的子目录里。换

6、句话说， 10个常犯错误 2）没有明确的主题。 举个例子吧，假设我是做太阳能灯的公司DEF Co. Ltd， 目前公司最大的客人是美国的Home Depot，尽管可能是通过 一个不明确的主题，会让客人根本没兴趣去打开陌生 贸易商做的，不是直接合作，但是完全可以当作一个开发新人的邮件。这个就需要经验了，内容要言简意赅，直接吸引 客人的筹码！如果我要写一封开发信给美国的ABC inc（这客人通过主题去点开邮件，目的就达到了。至于他看了以后 个名字是我编的），我从google上了解了一些这个公司的有没有反应，就要看实际情况和你内容的功力了。有些人写 信息，知道他们是美国的进口商，有做太阳能灯系列，希

7、望邮件会这样设置主题：we are the manufacturer of lights”， 能试着开发这个客人，我一般会这样写主题，“Re: ABC又或者“need cooperation”，或者“Guangdong * trading inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co., Ltd.”company ltd”，或者“price list for lights-Guangdong* trading company ltd”等等，一看就知道是推销信。 其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在写给他的主当你一个礼拜就收到一封推销信，你可能会有兴趣

8、看看，但 题上首先加上他公司名，表示对他们公司的尊重；Home Depot是如果你一天收到N封推销信，估计就会很厌烦，直接删掉 vendor-solar light明确表示你是北美第二大零售商Home Depot的太阳能灯供应商，既表明了实力，也勾起他的兴趣；算是客气的了。所以如何把主题写好，让客人知道这是封推 最后的DEF Co., Ltd.代表自己公司。这样一来，假设你找销信，还是要忍不住打开看看？就要根据之际情况来判断了。 10个常犯错误对了人，这个正是ABC公司太阳能灯的buyer，又或者是他 离上海和杭州仅仅2小时车程，我们公司成立于2002年，的某一个主管，突然某一天收到这么一个主

9、题的邮件，哇， 具有丰富的太阳能灯生产和开发经验，享誉全球，我们工厂home depot的供应商找上来了，太棒了，应该看看是不是有 获得ISO9001：2000质量体系，严格按照5S管理，真诚欢合作机会，是不是比原有供应商更好？他打开邮件的概率会 迎您来我厂参观拜访，希望和您建立起长久的业务关系，我非常非常大！再说了，这个主题设置的还有一个好处，就是 们以真诚和服务赢得客户”诸如此类的话，客人会看得客人即使暂时不回你邮件，只是放在收件箱里，但是将来某 很不耐烦，即使你是一个很好的公司或很好的工厂，第一次一天他突然想让你报报价，很容易就能找到这封邮件！只要 就收到这样一封邮件，任谁都会感到厌烦的

10、。关键词输入home depot，保证一下子就找到。 有朋友会反问，那是不是完全不写呢？我的回答是，也 3）长篇大论的公司或工厂介绍。 不一定，要看具体情况。如果你的公司有突出的优势，可以 我现在做buyer，也会收到工厂和贸易公司的推销信。 写，但是最好一笔带过就可以了。可以这样写：We supply贸易公司还稍微好一点，很多工厂的业务员，开发信实在写 solar lights for Home Depot with high quality and得不咋地，简直可以说是惨不忍睹，既浪费客人时间，也浪 competitive price. Hope to cooperate with you

11、!费自己时间。我经常会收到类似的邮件：“我们是某某照明 简单一点，一两句话点到重点，调起老外的胃口，让他灯具厂，地处美丽的长江三角洲东南，交通便利，风景优美， 反过来问你各种问题，你的目的就达到了。做业务久了你就 10个常犯错误发现，很少有客人每封邮件长篇大论的，即使有，也是极少 4）爱炫耀英文水平。数的特例，或者是要确认一些细节之类的。 以前有个助理，英语八级，刚毕业的学生，要她给老 外写email，总是喜欢把文字写得很出彩，各种语法从句层 出不穷，还喜欢用冷僻词，让人理解都需要老半天。如果是 英语为母语的客人或者德国、北欧这些英语很棒的客人还好 一点，如果你写给韩国人日本人中东人法国人，那

12、就要他们 老命了，看一封邮件还得用上字典或翻译工具，还是半懂不 懂，你说客人会对你印象好么？ 丘吉尔讲过一句话，具体的内容我忘了，大致的意思是， 真正的高手，你要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来， 全部用最简单的句子，最简单的词汇，让小学生都能看懂。 其实把简单的东西复杂化很容易，把复杂的东西简单 化就不容易了，需要多学多模仿客人的邮件，用最简单的词 汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是，“简单简 10个常犯错误单再简单”，能用一个词表达的绝对不用两个词或短语，能 factory last week, and was informed the real用一句话写清楚的，绝对不写两句。

13、谁能用最少的句子表达 material is PP, not ABS as you mentioned last time.同样的意思，那就是最厉害的！ Whats the matter? 举个例子吧，我以前招助理的时候，会考他们的email Ill give you reply as soon as we get the offer from水平，我把中文意思告诉他们，然后让他们用英文来模拟一 the factory. It will take several days. Please be more封邮件。内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到 patient. But they

14、 also told me, the raw material的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP， increased these days. Could you please confirm the价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽 price quickly after you get it? Well purchase the raw快确认，我们好采购原材料并安排生产。 material and do the production immediately! 第一个应聘者是这样写的： Looking forward to your reply. Tha

15、nk you! Dear Mike, Best regards, This is Jenny from EDF Co. Ltd. Were so pleased Jennyto receive your samples. I already sent them to our 10个常犯错误 这封邮件写得好么？老实说还可以，虽然主动语态和人 quickly! Therefore, please kindly place the order称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也 soon if the price is ok for you! Well do production都是

16、挺简单的，不难懂。但是不是有点啰嗦？如果能简单一 asap.点，是不是更好？我们看看第二位应聘者写的email： Thank you in advance! Dear Mike, Kind regards, How are you? Tommy We received your all samples. The factory checkedthe details, and found the material was PP, not ABS as 这封呢？我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动you told. 语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。内容也稍微 简单了一点，点到位了。

17、最重要的是，他把purchase the raw Please give them some more time to re-check the material去掉了，直接用“Well do the production asap.”price, because the material is different from the past 这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？所以这是orders. However, the material was increased very 废话。缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。 我会这样写： 10个常犯错误 Hi Mike, 现已经简单的不

18、能再简单，没词可以删了，那就点“发送” 吧！ Samples received and already passed to vendor. Thematerial was PP, not ABS. Offer sheet is preparing and 只要做到“简洁”、“清楚”、“准确”，这就是一封will be sent to you soon. 好的email了。 By the way, raw material increased these days, pls 5）喜欢用奇奇怪怪的字体。make a decision quickly to go ahead after pricec

19、onfirmed. Well arrange the mass production asap. 很多人为了追求醒目，总喜欢用很夸张的字体，颜色，甚至 放大，加粗，再用斜体等等，其实一眼看上去会让人很不舒 Thanks and best regards, 服。经常跟老外写email的人会发现，客人很少会用奇怪的 字体或者粗体，甚至全部大写来写邮件，除了少数的尼日利 几句话点到主题，表达清楚就可以了。能用一句话表达 亚、非洲客人，我还真没遇到过别的。欧美人一般比较常用的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。写完以后其实可 的字体就是以下几种：Arial，Verdana，Calibri，Times

20、new以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式， roman，也有一些用Tahoma字体的，但相对少一点。一部分少用第一人称，多用被动语态！等到你重新检查的时候，发 台湾和香港客人会用PMingLiU这种字体。至于颜色，一般 10个常犯错误都是黑色或者蓝色，别在一封邮件里出现多种奇奇挂怪的颜色，像彩虹一样，看着不舒服。 6）主动语态用得太多。 一般客人在邮件里特别加粗，或者大写，或者用红色标 英文信函中，如果你仔细琢磨老外的行文方式，很少会充满注的，肯定是特别强调的东西。比如有个客人的邮件如下： We，I之类的人称的。相反要多用被动语态。 Dear C, 比如说，我们明天会寄你样品

21、。中国人喜欢说Well send you the samples tomorrow. 这句话没错，语法正确， Please help to send the samples to my HK office 意思清楚，但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写：BEFORE THIS WEEKEND. Samples will be sent to you tomorrow. 用得是被动语态， 人称就没有了。 Thanks. Rio 这就很明显了，客人用大写的目的是为了提醒并强调，必须要周末前寄出！可能这封邮件很简单，你不太容易忽视，但是如果一封很长的邮件，里面详细确认各种规格的时候，突然加了一句

22、要你周末前寄样品，是很容易被忽略的。 10个常犯错误 7）经常会问一些毫无意义的话。 8）喜欢用附件和图片 比如Do you want our products？这句话被我列为最傻 附件和图片并不是不好，但是第一次发开发信的时候如疑问句排行榜第一名。如果客人说No，你怎么回复？那就没 果有附件或者插入了图片，很容易被国外的服务器拦截的。下文了哦。而且本身你是去推销的，你希望客人感兴趣，你 很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单，或者打包要引起客人的兴趣。但是这句话就大煞风景，等于一下子就 很多产品图片，或者发电子样本给客人，这样的成功率并不把客人逼到了绝路上，一定要说是或者否。 高，不是被

23、默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。只有一 种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复 还有诸如Do you interested in our products? Are you 的时候，就可以插入报价单或者图片了。sourcing for *? How is your business recently?Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意 第一次联系客人的时候最好全文本，不要出现任何的图义的话。 片和附件。 开发信还是要直接一点，告诉客人你是谁，你做什么， 即使收到客人询价后第一次报价，如果不是客人指定，你的优势在那里。只要清

24、楚表述出这3点，就完全足够了。 尽量避免用excel或word附件，最好是直接在邮件里写明。其他的东西可以以后慢慢谈。 我一般会这样写： 10个常犯错误 Item: Solar lantern with soft handle Loading port: Shenzhen Model No.: HBC-294847/KT Payment terms: T/T, L/C, D/P, etc. Description:.(把详细的规格写清 Valid time: 60 days楚) FOB Shenzhen: USD2.39/pc Package: color box CIF Valencia:

25、USD2.45/pc MOQ: 1,000pcs 以上是我随便写的，只是想说明一点，报价单少用，尽 Pcs/ctn: 20pcs/ctn 量用文字描述清楚，然后在附件里添加一张500K以下的清 楚图片就可以了。这样做的好处是，避免很多懒的客人不去 Ctn size: 50*40*60cm 点开附件的word或excel报价单。其次防止客人把你的报 GW/NW: 20kg/18kg 价单随便转给别人套价格。如果客人要你报很多款产品，没 法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel Qty/20: .pcs; Qty/40: .pcs 做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat

26、生成pdf格 式，这样就不容易改。因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花 10个常犯错误 是略微生硬了一点点呢？如果改成Could you please help了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中 to give me reply today? 用的是疑问句，加上could, helpprice这栏，就会把它转给别的供应商报价。 这样的字眼显得十分委婉，但是又明确表达了你希望今天得 9）喜欢插入URL链接。 到答复的准确意愿。这样不是更好么？很多朋友在写开发信的时候，总是会在内容里加上自己公司 所以please, help, kindly, could, thank you,的网址，或

27、者在签名的下面加上链接，这样做，同样有很大 appreciate这样的话在邮件来往中是很普遍的。除非你和客的概率被服务器拦截掉的！最好在客人回复后，第二次给他 人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。写邮件的时候插入这些就没问题了。 所以在我看来，新手最容易犯的就是以上的10个错误， 10）语气过于生硬。 当然也不排除一些老业务员也有有1-2个问题。朋友们可以 自己对照一下，看这10个错误中，有哪些是自己会经常犯其实邮件本身是比较死板的，在电脑面前阅读那些冰冷的字 的，或者是没有意识到的。如果某个朋友看了后发现自己一眼，和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。看一句 个问题都不

28、会有，那恭喜您了，这篇帖子不适合您，但是也话“Pls give me reply today.”这句话如果面对面讲，客 请您有空的话在这里多指点一下大家，让各位朋友也包括我人不会觉得有什么问题，会很高兴说ok，或者no problem； 多学习学习。这些只是我个人的一点点经验，自然希望大家如果电话里说，也不会有大问题；但如果放在邮件里，是不 的指正。 10个常犯错误 坦白说，我以前的email写得并不好，后来有个比较热 Our products are very popular in both global market心的老外指点过我一些，然后我开始有意识地去模仿他们的 and domest

29、ic market. Welcome to visit our company if行文方式和遣词用句，尽管还是有这样那样的缺点，但比一 you have time! Well arrange the car to pick you up from开始已经好很多了。不怕大家笑话，我把我刚工作的时候写 the airport. Its convenient to our company, just 50的开发信给大家看看： kilometers! Our goal is.(这边是写公司的宗旨，什 么质量第一，服务优良之类的，总之都是些废话) Dear Katherine: Enclosed ou

30、r price quotation sheet for your This is C from DEF Co. Ltd. in Shenzhen. Very glad reference. Please check and find if some items meet yourto write to you here! Its my pleasure to be on service interest. If so, Ill be happy to send you samples forof you if possible! evaluation! We sincerely hope to

31、 establish business Firstly, let me introduce my company in short. relationship with your esteemed company! And I alsoWere . (长篇大论的公司介绍，写了整整两大 hope to be your friend in private!段，这边就不贴了) If any questions, please contact me freely! Thank you! 10个常犯错误Looking forward to your early reply! 够震撼吧？我现在自己看看都想

32、笑。这就是学校里外贸 函电学出来的东西呢，实际应用中实在惨不忍睹，甚至还要Yours sincerely, 教你在email的左上角写上公司名和公司地址、日期，我的C 妈呀，现在哪有老外这样写的，只有以前用手写的时候貌似 才有。DEF Co. Ltd.*Road, *city, *province, ChinaTel: *Fax: *Email: *Website: * 10个常犯错误 接下来给大家分享一封老外写的email开发信，大家看 有些人会说，哎呀，老外比较懒惰。没错，很多老外是很懒，看： 但是你明知道他很懒，你还长篇大论的，你觉得这么懒的人 会花时间仔细读你的开发信么？懒是一方面，这点没错，