档案数字化项目招标需求.docx

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档案数字化项目招标需求

年档案数字化项目招标需求

一、项目简况

项目建设内容是对馆藏卷民国档案进行数字化全流程加工，具体工作任务包括：

数字化前整理——档案裱糊修复——数字化扫描加工——数字化成果编目著录——数据挂接等流程。

投标人负责提供项目实施所需软件、现场设备和技术人工服务，项目所需场地由采购人提供。

★项目最高限价：

元。

★项目工期要求：

本项目自签订合同后个工作日内完成。

★其他要求：

根据国家档案局《档案数字化外包安全管理规范》要求，投标人的法人及工作人员必须为中华人民共和国境内公民。

投标人在投标文件中须提供承诺函及法定代表人身份证复印件。

二、档案全流程整理和数字化加工主要技术要求

民国档案全流程整理和数字化加工主要分为档案借卷出库、档案拆卷、档案修裱、档案分件、组卷和分卷、编页、档案数字化前处理质检、档案扫描、图像处理、图像质检、档案编目、目录质检、档案装订（还原）、监理质检、档案归还入库、档案数据移交个环节。

技术要求按照《广州市档案馆馆藏民国档案全流程整理和数字化加工操作规范》执行，主要包括：

（一）档案借卷出库

.由承建方档案管理员根据工作进度制定调还卷计划，并经项目经理、馆方数字化专责小组项目管理人员、监理三方确认后实施。

按批次从馆方领取档案并填写《民国实体档案出入库交接表》，表内需列明所需调档案的全宗名称、全宗号、目录号及案卷号、卷数、批次等。

.承建方档案管理员将《民国实体档案出入库交接表》按批次向馆方库房管理人员递交（馆方项目管理人员和监理现场监督），逐卷逐册核对该批次档案的数量，清点核实登记无误后在《民国实体档案出入库交接表》上签字。

.从库房门外运送至档案加工区过程中承建方档案管理员应双人一前一后押运，严防档案掉落、丢失。

运达数字化加工现场后，承建方档案管理员应逐卷清点上架存放至加工现场配备的档案加工实体周转柜，按照《实体档案管理规定》（承建方自行制定）的要求管理好档案。

.数字化加工档案领取后由承建方档案管理员统一存放在加工现场的周转档案柜中管理，确保实体档案在数字化加工过程中的安全。

数字化加工各岗位逐卷领取档案开展工作，并同时填写《民国档案全流程整理和数字化加工流程单》。

承建方档案管理员须监督各工作人员，各岗位工作台上不得堆放档案，加工完毕或每天工作结束所有档案必须入柜上锁存放，必须检查工作台面和周边地面，特别是扫描岗位，必须对扫描仪进行检查，防止档案遗落。

（二）档案拆卷

拆除装订物能够复原的档案，可拆除装订物进行数字化，如大头针、回形针等拆除装订物应注意保护档案实体不受损害，后续装订尽可能按原装订孔装订。

拆除装订后无法复原的档案（如已装订成册的书籍等），应通过选择适合的扫描仪及进行后期图像处理等方式，严禁拆除档案原有装订或包装、破坏原有形制。

（三）档案修裱

.档案修裱负责人根据《需修复民国档案交接清单》（附表）与档案管理员进行对接，在双方及监理方签字确认后方可将档案调出加工现场送修。

.档案修裱用纸应选择与档案原件纸张颜色、质地、厚度、强度相同或接近的手工纸张。

成纸纤维要长而细密，分布均匀，纸性强韧柔软。

.修裱所用粘结剂采用小麦淀粉制作的浆糊，修裱应具有可逆性。

.档案揭砖主要使用干揭和湿揭两种方法。

干揭法适用于粘结不太严重，页与页之间粘结不紧密或是字迹遇水易洇化退色的档案。

湿揭法适用于粘结比较紧密，字迹遇水不洇化不退色的档案。

.档案托裱采用手工托裱，包括湿托和干托两种方法。

湿托适用于字迹遇水不洇化、不扩散的破损档案。

干托适用于档案字迹遇水洇化扩散的档案，也可根据档案实际情况采用飞托和腹托。

.修复时字迹拼接要准确，最大程度的保持档案字迹、印章等原有信息拼接准确、完整，修复后的实体档案须平整无褶皱。

.折叠档案要按照档案原有形制进行折叠，不得随意更改折痕。

.修复后档案应进行个人自检，不得出现排错或装错现象。

.不得丢失档案原有信息和附着物，不得人为伤害档案。

.遇到超出个人修复能力的破损档案，应及时上报协调解决。

.修裱、修复的所有操作均须遵循上述基本要求，且须符合《档案修裱技术规范》（）、《档案抢救与修复相关规范第部分：

档案抢救修复技术质量要求》的规定。

（四）档案分件

　.原则。

一事一件，即能够满足著录所需要的全部项目，独立的表达一个主题或事由；以同一卷宗内具备紧密联系的文件为单位，既可以是单份文件，如通知、公告、议案、计划、章程等；也可以是文件组合，如来文和复文，转发文和被转发文。

使用组合文件，是为了避免文件条目膨胀，提高著录与检索效率。

2.操作规范

（）按照档案文件的来源（责任者）、事由（主题、问题）、形成时间、重要程度等特征，确定文件的排列次序，逐卷逐页翻阅，对卷内文件进行排序，文件次序不合理导致文件内容不连续不完整的，要进行拆卷重新排列，消除同一件文件前后分开，文件附件夹在中间的，同一事由文件不连续等情况。

（）同一事由的来往文件，同一事由请示（来文）与批复（复文）组合为一件。

著录题名时只记录基本事实，细节适当省略。

（）正文和附件组合为一件。

由于某些情况下附件可能具备较高的价值，例如会议提案、议决案、注册章程、报告等，对于文本形式完整、内容独立、价值较高的附件，必要时单独为一件。

（）正文和收办文登记（摘由纸、收存稿、分存单、办文稿、到文笺等）

为一件。

附属于文件的摘由纸、收文表、批复表属于文件的组成部分，除非文件不存在，否则不能单独为一件。

（）草稿与正稿为一件，转发文与被转发文为一件。

重份文件合为一件。

（）司法、铨叙、考绩等一案一件。

同一名职员的多份铨叙或考绩文件，可以将其组合为一件。

人事类文件一般按同一主题内容或同一机关、同一时间进行组合。

如人事任免、调遣、奖惩、晋级、抚恤等。

如成套的证明、职员履历、公务员审核表或名册等在组合时，可十份为一件。

（）独立成册如书刊、报告、表册、清单等的以一册为一件。

（）同一全宗卷内文件排序的规则必须保持统一、稳定。

（）卷内文件排序的成果应以回形针加牛皮纸固定，以便于档案检查整理编页等。

对原已装订成册中的零散未装订文件，要拆卷排列，排序定位。

（五）组卷和分卷

.若原有组卷科学合理，则按照一卷编列一个案卷号，依次给定一个序号，作为案卷号；若原有组卷过薄（少于页）、过厚（大于8cm）、文件排列混乱则需根据文件形成时间、事由、责任者等重新排列文件组卷，过薄过厚卷须经馆方数字化小组和接收保管处共同现场判定，承建方不得擅自改变原卷原貌；组卷以分卷合理、排列有序、薄厚适中（公分）为原则。

.对原来一个案卷号对应多册的一卷多册情况，根据档案内容和实体薄厚情况，重新编列案卷号，消灭多册卷，如该卷为“之一”、“之二”则在整理过程中要编列案卷号为“33”、“34”号案卷，在档案整理中案卷过厚，超过公分，则需进行分卷，如第“250”卷因过厚，则整理后案卷号应编列为“250”、“251”、“252”号案卷。

.按照机构、事由（问题）或形成时间的立卷方法，将全宗内的零散文件并入已有的相关案卷或者单独立卷，并相应确定案卷号。

.上述所有组卷和分卷操作，案卷号等信息因为整理发生变动的，在原有案卷卷皮或卷盒左上角空白位置加盖新的档号（全宗号目录号案卷号）；所有整理的案卷均须填写《馆藏民国档案整理前后档号对照表》（附表）。

（六）编页

.使用铅笔对未编写页号或页号编写错误的页码进行重新编页，并用斜杠划去原有错误页码，字迹工整，不得使用黑色碳素笔、圆珠笔等。

.页码统一使用阿拉伯数字表示，从“1”开始流水编制，以文件内容书写方向为标准进行编页，即从右至左书写的双面档案，正面页码在左上角，背面页码位置在右上角，新编页码书写位置不得过于靠近装订孔及页幅边缘，不得覆盖档案文字内容，不得重编、漏编。

.若档案的原编页码或原有页码为连续性页码且清晰可见，应检查一遍不再重新编页码；如有跳号或编号出错的情况直接从错误的地方开始编号，用斜杠划去原有错误页码，新编页码保持和原有的页码编写在同一位置的空白处，不能覆盖原有页码和档案内容。

.档案纸张页面粘附载有档案内容的其他纸张（如规格不一的纸条等）的档案，粘附档案的纸张和被粘附的档案纸张均需按照内容顺序逐一编页。

.注意页面背面是否有文字、表格等信息，为有效信息时需进行编页，若为无关信息则不予编页。

.对于幅面的整张图、表或文件因装订原因形成两个以上页面的（如报纸、地图、蓝图等），应视为一个页面，编一个页号；否则应以纸张大小为单位折叠，按照内容从上到下，从左到右顺序逐一编页。

.对于两个页面开或大小规格的档案，如内容为不可分隔的整体（如照片、地图、表格、报纸等），应视为一个页面，编一个页号；否则应以单张开或纸张大小为单位折叠，按照内容从上到下，从左到右顺序逐一编页。

.同一案卷内重复的文件、表格、以及民国档案原有的卷内目录、卷内备考表等均应视为有效信息，均要进行编页。

.邮票、照片、地图、毕业证、信封、税票等非文本形式的档案信息须在备考表上标明数量及所在页。

.单页即如现代书籍页式，一页纸有正反两面。

正常尺寸（即平展后不超出案卷尺寸）的单页，每一面算作一个编页单位；大尺寸的单页，如折叠线不分拆有效信息，则按折叠方式编页，每一面编一页，否则，合编为一页。

.筒子页折叠线未分拆有效信息的，其编页方法视同为单页，否则将展开后的一大张视为一个编页单位。

.折子页即如古代奏折，折子页以其折叠线划分编页单位，如折叠线不分拆有效信息，则分页计页，否则将一整张折子算作一个单位编页。

.档案中存在信封、纸袋、请帖、契据等特殊页式，只要原始的折叠方式不分拆有效信息，每个折叠单位算作一页逐一编页，否则全部展开算作一页。

.签条与纸条的编页方法

签条是对文件批注、意见或注释，纸条用来对文件细节进行修改或注释，通常签条纸张较纸条大。

二者虽不是正式公文，但却是了解文件内容与办理情况的重要参考。

因此，需核阅文件内容，确定签条（纸条）的排列次序再编页，其编页不应破坏文件的连贯性。

签条（纸条）只要是遮挡母页有效信息的，除粘贴住无法揭开的外，全部另编页。

文件上附着数页纸条，如其全部平面展示，互不遮挡，则整体作为一页，编一个页号；如数页互有覆盖者，应逐页编号。

签条或纸条如果粘连在文件上无法揭开的，与母页合编一页。

散落的签条或纸条需特别注意，应仔细阅读文件及签条内容，确定其位置后再编页。

.信封的编页方法

信封包含文字、邮票、日戳等有效信息的应作为一页编页。

信封如未拆开，应拆开信封，对信封内的纸张进行编页，信封含有文字、邮票、日戳等有效信息的，则应编页。

应先对信封进行编页，再对信封内的文件编页。

.附件的编页方法

附件应依次编写页码，编页时需注意正文与附件的区分及二者的位置，附件应紧跟在与其关联的正文后编页。

如附件装订在正文之前或中间，编页时需特别注意，应先将正文编完后再编附件。

如附件与正文之间夹有其他文件，须将夹杂文件剔除另行分件和编页。

空白表格、样表等附在正文后的，必须编页。

.特殊载体档案的编页方法

此类档案包括胶片、字画、钞票、商标、布料等平面档案，亦包括印鉴、勋章、奖牌等立体实物档案。

此类档案应统一装入订制的无酸纸袋中，并全部计件编页，一件一页。

.卷皮的编页方法

民国时期的卷皮，无论封面、封底、内封、侧封，只要含有有效信息，均需编页；部分抗战时期形成的案卷，其卷皮系利用其他全宗的旧卷皮，此类卷皮上无关案卷内容的部分不需编页。

卷皮有侧封并含有效信息，侧封应与封面算作一页。

如民国时期卷皮的封面与封底均有有效信息，应将其连续编页，然后再依序对卷内文件进行编页。

新中国成立后立档单位重新整理添加的卷皮、卷内文件目录（归档文件目录）、备考表不予编页。

.如遇到有特殊情况的案卷，应及时报告项目主管后由馆方项目管理人员决定处理办法，增补相应的操作规则，不得擅自处理。

（七）档案数字化前处理质检

.根据《民国档案全流程整理和数字化加工流程单》核对经过编页、修裱、拆卷的实体档案次序、实际编页页数，确保页码