天城管理处运作手册.docx

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天城管理处运作手册

郑州天城物业管理有限公司

编号：

TCPM—WI/A

版本号：

管理处运作手册

编制：

日期：

审核：

日期：

批准：

日期：

声明：

未经许可，不得翻印。

责任部门：

管理处

管理处运作手册ACPM—WI/A

A/O1/1

1．办公环境管理规定

2．保密工作制度

3．报刊、杂志借阅管理规定

4．工装管理规定

5．固定资产登记管理规定

6．管理处发文管理规定

7．管理处日巡视规定

8．合同（协议）管理规定

9．内部沟通管理办法

10．微机使用管理规定

11．文件档案管理规定

12．文印管理规定

13．员工食堂管理规定

14．物资采购领用流程

15．库房管理制度

16．劳保用品采购

17．食堂就餐管理规定

18．员工宿舍管理制度

办公环境管理规定

为了提高工作效率，树立公司整体形象，为员工创造一个安静、舒适、和谐的工作环境，特制定本制度。

1．0卫生管理

1．1管理处内的一切办公用品每天必须至少擦一遍，手触无灰尘，包括门、窗、桌、椅、沙发等，确保窗明几净。

1．2地板及公共区域除每天早上拖洗一遍外，还要保证随脏随清理，目视无杂物、污物，确保一尘不染。

1．3墙壁不得张贴、悬挂任何与办公无关的物品，确保干净整洁。

2．0物品管理

2．1管理处的办公用具如桌椅等按照舒适、美观、实用的原则摆放，不得随意拉放，严禁私自动用、安装各种电器设备和乱拉电线。

2．2办公物品的摆置要合理、有序，物品放在顺手可以拿到的地方，经常使用的物品放在近手处，大抽屉分格使用，大头针、回形针、橡皮筋不混放在一起，电话机放在适当的位置，连接线不扭在一起，记录本放在左手边，随时做好记录准备，暂时不用的东西整理好放在抽屉或其它地方，不得堆放杂物，经常清理、保持桌面的整齐、干净。

2．3报纸要及时上报夹，以免乱扔、乱放及丢失，沙发、茶几不得放水具以外的东西，必须随时清理。

2．4具有保安意识，管理好各种磁盘和文件，对于应该销毁的文件资料和磁盘必须彻底销毁。

保密工作制度

1.0管理处负责国家秘密文件、资料以及涉密业务的管理工作，各部门应负责本部门的重要文件、资料的保密工作；

2.0保密事项

2.1员工提升考察材料等；

2.2与管理处有关的调查案件、检举揭发材料；

2.3财务部核算人员的凭证、统计报表等；

2.4质量体系文件资料；

3.0秘密文件、资料的管理；

3.1申请审批；

3.2收发国家秘密文件资料，由管理处负责；有关调查材料，检举揭幕发材料由

管理处或部门专人负责；秘密文件的收发、分送、传阅、移交、归档等坏节都要登记，履行签字手续，严禁将秘密文件，资料放在不安全的地方；

3.3国家秘密文件、资料放在安全的地方；个人不得保存，定期清查清退，如发

现丢失，要及时报告并追查处理；

4.0ISO9001工作保密规定；

4.1ISO9001质量体系文件及有关标准、法规，应按规定存放，不得擅自带离办

公场所；

4.2对外不讨论本公司ISO9001工作情况，不得出示个人草稿，作废草稿和文

件及时销毁；

4.3定稿文件未经管理者代表和工作小组组长批准，不得复印和对外借阅；

5.0通讯保密规定

5.1各部门电脑打字机、复印机、传真机由专人管理，非本机使用人员未经许可不得擅自使用；

5.2电脑工作人员要严守保密制度，避免重要业务资料和档案资料外泄、更改或

丢失；

5.3任何个人不准在通信、通话中涉及国家秘密或本公司在商业竞争中的重要信

息，个人不得偷看秘密文件和打听公司秘密性的会议内容；

6.0凡发生遗失国家秘密文件、资料或泄密案件时，应立即向管理处主管和相关领导报告，并及时采取补救措施，发生窃密案件，还应立即向当地公安部门报告。

报纸、图书（杂志）管理规定

为丰富员工的文化生活，确保员工有效信息的输入，特制订此规定：

1．0报纸阅览管理规定

1．1上班时间严禁阅读报纸、杂志；

1．2当日报纸由管理处统一接收后，放在规定的存放地点；

1．3管理人员可从管理处取阅报纸，阅读完毕后应归放原位并保持报纸放置的干净、整齐；

2．0图书（杂志）管理规定

2．1图书（杂志）购买由需求部门负责人书面申请，由管理处审批后进行购买；

2．2购买后到管理处仓管员处办理入库手续，并统一保管；

2．3图书借阅需办理借阅手续后方可借阅；

2．4对所借阅图书（杂志）要妥善保存，保持其干净整洁、不损伤；

2．5如所借图书（杂志）丢失或大面积污染、损伤，由借阅者按原价赔偿；

2．6借阅完毕，办理消项登记。

附：

《图书（杂志）借阅登记表》

图书（杂志）借阅登记表

序号

姓名

图书（杂志）名称

借书日期

归还日期

备注

工装管理规定

为树立和保持公司良好的社会形象，保证员工的正常穿着，延长工装的使用寿命，特制定本规定。

1．0着装

1．1工作时间内员工必须穿着工装；

1．2非工作时间员工不应穿着工装；

1．3工装应成套着穿，严禁工装穿着的不合适搭配；

1．4工装穿着时应干净、整齐，不允许残破、缝补和不卫生着装；

2．0存放

2．1工装严禁私自带出办公区域；

2．2当季工装应挂放，以免出现折皱，影响美观；

2．3工装存放超出三天以上者，应在其外部套有可以明显防止灰尘落入的物品；

2．4换季工装存放时上、下装两边口袋、帽子等部位分别存放樟脑丸，以防虫蛀；

3．0清洗

3．1工装中衬衣着装人应保持领口、袖口清洁，无异味；

3．2其它款种工装由管理处实施统一清洗；

4．0赔偿

4．1着装期内工装破损，着装人应视破损情况给予修补或赔偿；

4．2着装期内工装丢失，量体制作工装应照价赔偿；按规格制作工装折旧后赔偿；

固定资产登记管理规定

为了加强固定资产的过帐登记，合理使用和有效管理，特制定本管理规定。

1．0管理处管理处对所有正在使用的固定资产（单位价值在2000元以上，使用年限在一年以上的房屋及建筑物、运输工具、机械器具工具等）必须建立台帐，管理处专业部门是固定资产的实物主管部门。

2．0固定资产由公司统一编码，管理处应登记固定资产明细表，依据不同类别建立固定资产登记卡片，做到一物一卡。

3．0明确固定资产的保管人，对各类固定资产管理处各使用部门应正确使用，并妥善保管，同时做好日常的维护和保养工作。

4．0对固定资产代保管不善而发生的毁损或损失，有关负责人应负担赔偿责任，按情节应赔偿原价的10-50%。

附：

《固定资产清单》

固定资产清单

序号

名称

单位

型号

数量

单价

购买时间

备注

管理处公文管理办法

为使管理处公文处理规范化、制度化，特制定本办法。

1．0公文是传达贯彻各类决策路线、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况，交流经验的重要工具；

2．0公文处理必须做到及时、准确、安全。

公文由管理处统一收发、分办、用印；

3．0各部门的公文处理，应严格遵循保密制度；

4．0公文报送与分发

4．1发文应报送管理处，统一编号后送发，避免滥送；

4．2超出部门职权范围内的事项，由管理处统一拟行公文，报主任审批后，视情况分发至相关部门；

5．0公文的编号

由管理处统一拟行公文，统一编号；

管理处日巡视管理规定

为提高岗位工作效率，确保产品质量合格，特制定本规定。

1．0日巡视内容

日巡视内容以各部门《考核表》为基础进行；

2．0巡视记录及记录的处理

2．1巡视中记录主要发现的问题，对业主的建议、意见等及工作中发现的需要加强管理、提高服务质量等方面的想法也应及时做好记录；

2．2巡视中发现的问题，分类进行处理；

2．3记录对上次巡视中存在问题的完成情况及整改的结果处理；

3．0巡视时间及频次

职能部门应每日巡视、记录，以了解各岗位人员工作完成情况；专业部门每日上、下午各巡视一次，并做好详细记录；

4．0注意事项

4．1职能部门日巡视应覆盖检查要求的2/3，一月结束后应覆盖全部内容，无漏项；

4．2专业部门日巡视能基本覆盖检查表的所有内容，上午和下午可分不同的内容或服务项目检查，每天的检查内容各有侧重点，一周结束后无漏项；

5．0巡视权限

5．1各部门主管对各部门主要工作负日巡责任，其他部门有建议权并应给予积

极协助；

5．2管理处主任对管理处各项工作有巡视权；

附：

各部门考核表

合同（协议）管理规定

1.0合同（协议）是单位与单位，单位与个人、个人与个人之间为实现各自的目的，

依照法律规定，彼此确定权利和义务的协议；

2.0合同（协议）的签订必须由负责专项工作的人员对外进行接洽，公司授权后，管理处指订专人负责谈判、签订协议等；

3.0签订合同时，严格执行国家有关法律法规和公司规定，有标准文本的按标准

文本签订；

4.0被授权人对合同规定各项认真填写，字迹工整、清晰，对违约责任和违约起

诉的管辖机关应与确定，对签约项目执行过程负责；

5.0合同草拟后，由公司负责审核签约项目收支资金的时间、数额及付款方式等签署意见；

6.0合同经公司审核同意后，方可签约升效；

7.0对外签订合同，执行部门留底壹份，按约操作，公司、管理处各留壹份存档；

8.0合同发生变更，应再次按合同的签订程序重新办理；

9.0合同到期后，由执行部门填写执行情况，并办理合同注销手续；壹式叁份，

交原合同收存部门存档；

10.0合同发生纠纷，双方应本着互让互谅的原则进行商议。

11.0对只有壹份原件的合同，原件由公司存档，管理处以复印件存入档案，管理处应严格按照档案管理制度办理；

内部沟通管理办法

为加强管理处各部门及员工之间的沟通与交流，特制定本办法。

1.0会议沟通

1.1每周二10：

00由主任主持召开各部门主管参加的周例会；

1.2各部门主管主持本部门周例会，及传达管理处近期工作重点及要求；

1.3重大事件的发生，由管理处组织召开临时会议；

1.4各部门需召开会议，应提前两天填写《会议安排知会单》，报管理处，由管理处统一组织、安排；

2.0主任接待日

每月25日为主任接待日，遇假节日顺延至第一个工作日；

3.0座谈及联谊会

3.1每年年底管理处组织全体员工参加新年年会；

3.2管理处视情况每半年组织一次员工内部座谈会；

附：

《会议安排知会单》

会议安排知会单

填写人：

年月日

组织部门

会议时间

主持人

参加人员

主要内容（会议安排）：

其它要求事项：

注：

此表应提前两天报管理处，由管理处统一组织、安排。

会议安排知会单

填写人：

年月日

组织部门

会议时间

主持人

参加人员

主要内容（会议安排）：

其它要求事项：

注：

此表应提前两天报管理处，由管理处统一组织、安排。

微机使用管理规定

为提高工作效率和管理水平、实现企业管理的现代化、专业化的办公效率，管理处特在各部门的日常工作中应用微机管理；

1.0适用范围

适用于各部门所有的办公微机；

3.0使用与管理

2.1各部门微机的配置由管理处根据工作需要统一进行；

3.2各部门主管为微机设备责任人，责任人指定专人对微机进行操作；

3.3未经责任人同意，任何人不得随意使用微机；

3.4各部门均应对本部门微机设置开机密码并报管理处统一备案；

3.5微机使用人在离开微机前应关闭文件，退出系统并关机；

3.6各部门微机需安装软件时，应由部门负责入提出书面报告，经管理处批准后，指定专人进行安装；

3.7未经批准，任何人不得下载微机内任何资料；

3.8所有微机未经批准一律不得接入互连网，不得安装游戏软件；

3.9数据应及时进行备份，并由专门人员进行管理,重要文件应妥善保管；

3.10接收外来文件，在软盘在使用前，必须确保无病毒；

3.11任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的微机设备；

3.12对于关键的微机设备应配备必要的断电保护电源；

3.13微机使用人应对微机进行日常维护，并做好微机的防尘护理；

4.0管理处每月度对各部门微机设备进行一次检查。

文件档案管理规定

1.0目的

确保各部门文件资料档案得到有效控制。

2.0文件资料档案

2.1内容

文件、资料包括质量体系文件、外来文件、各种合同、业主资料、工程资料等；

2.2建立

文件资料设专柜存放，分类编号并清楚编写文件目录；

2.3保管

档案管理人员要定时检查专柜，核对件数，做好防虫防潮，防遗失，发现异常或被盗、丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理，如系人为造成，要追究有关人员的责任；

2.4更改

需增加或删除资料时，须经本部门负责人批准后，方可执行，做更改记录；

2.5归档

有需归档的材料时，应报本部门负责人审批，批准后登记档案目录上，正式

存入档案；

2.6调阅

2.6.1因工作需要调阅有关文件资料须填写《资料调阅登记表》，经档案管理部

门负责人批准后方可调阅，调阅重要密件需主任批准；

2.6.2档案管理人员建立调阅记录，保证调出文件资料及时返还；

2.6.3未经批准，调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印；

2.7销毁

需销毁的文件，应在保存期满，经本部门负责人或主任批准后，进行销毁，

并在档案目录上做记录。

4.0相关记录:

《资料调阅登记表》

《档案销毁登记表》

资料调阅登记表

调阅时间

调阅人

文件名称

负责人

归还时间

经手人

备注

档案销毁登记表

序号

文件名称

销毁时间

销毁原因

销毁人

见证人

备注

文印管理规定

为了降低管理运作成本，节约财耗，并对管理成本进行有效的测算，特制定本制度。

1.0打印管理规定

1.1打印文件一般以各部门自成文件为主；

1.2打印一稿为校对稿，原则上校对无误后可直接用文，如有更改之处，更改完毕定稿后再行打印；

1.3鼓励一稿成文，降低成本；

2.0复印管理规定

2.1各部门需复印资料，由复印机主管部门统一复印；

2.2需复印文件的部门或文件较多时，采取“先重后轻，先急后缓”的原则依次进行；

2.3能正反两面复印的文件，应正反双面复印；

3.0管理处以处部门打复印完毕后，填写《打（复）印文件登记表》。

打（复）印文件登记表

序号

日期

文件名称

张数

规格

类别

签名

备注

打印

复印

管理处行为管理

1．0上班10分钟前换好工装后就位，下班时间到点后方可收拾东西。

2．0精神饱满，女士应着淡装，不在办公桌前打哈欠、伸懒腰，不显出疲惫的姿态。

3．0办公场所禁止抽烟，不得随地吐痰，乱扔杂物，吃东西。

4．0工作时间禁止在办公区域化妆或剪指甲，办公区域进出不得穿拖鞋且短裤、背心不得外露。

5．0不做与工作无关的事，不准擅离职守，串岗聊天、接待亲友、处理私事，不准看书报，说话尽可能简洁，不大声说笑。

6．0不得哼歌、吹哨、不得大声谈笑，大声说话、喊叫，乱丢乱放物品发出噪音，咳嗽、打喷嚏时应背对对方，并说对不起。

7．0工作中不得擅自离岗。

需外出，外出者应把行踪去向、事情、预定时间告知同事，或留下便条。

8．0行走注意走姿，在楼道内行步要轻，不得奔跑（紧急情况除外）。

9．0在走廊和楼梯上要右侧通行，不在走廊或楼梯上作长时间交谈，迎面遇到上司或顾客的情况下，微笑、注视并问候，在空间狭窄的场所，让上司或客人先通过，身体稍作侧让。

10．0不得用手指或笔杆为客人指示方向物品夹于腋下。

11．0电话响三声内应立即接听，用语规范。

12．0不拔打私人电话，接听私人电话不超过1分钟。

员工食堂管理规定

1．0操作间及餐厅地面应干净，无油污、水渍。

灶台、案板、刀具、水池、炊具、使用前、后应清洗，不许有污迹。

每周对操作间、餐厅、储藏室进行一次全面清洁整理。

2．0保证购回菜的质量，不能出现坏菜、烂菜，要择净洗净，菜中不能出现异物。

3．0米、面、油、干菜等应定点存放，保持干燥，无异味。

并在使用后封好，小心虫鼠危害、污染。

4．0生熟制品分别存放。

冰箱、消毒柜等用品，保持其外观清洁。

里面物品存

放整齐，无杂味，异味。

5．0厨房中台面、案面、锅盆等不能共用抹布；切生鱼肉与切凉菜、熟食的案

面不能共用。

6．0每次就餐完毕后，及时清理操作间，洗刷炊具，所有物品归位，保持用具、

物品整洁卫生，存放有序。

7．0两处水池要清干净，保证就餐人员洗碗过程中水池中没有炊具、择洗剩的

菜叶等。

8．0管理人员、护卫人员就餐完毕后，先后及时擦抹餐桌。

9．0每周五报下周菜单，周一前张贴完毕。

10．0在规定的时间开饭、打饭；饭菜不够时，及时补做。

物资采购领用流程

1．0常规采购流程

1.1仓管员建立合格供应商，供应商资料包括，资质证书、经营产品范围，并且每个品种建立不少于2个合格供应商；

1.2各部门每月25日前将下月采购申请递交仓管员，部门主管须将所需物品的规格、数量填写清楚；

1.3每月28日前仓管员对所报物品与仓库存品核对后，交主任审批；

1.4采购员于当月7日前对所申请物品采购到位（若物品不便及时购买，应向主任汇报并告知需求部门）；

1.5物品购入当天部门主管或使用人对所购物品进行验证，并填写《物品验证记录单》；

1.5验证后，仓管员对所采购物品办理入库手续；

1.6各部门一般由主管从仓库领取物品；其他员工领用物品，需经主管批准；

1.7领用物品时，应坚持出入相符的原则，领用须以旧换新；

1.8员工在本公司内调整工作岗位及离开本公司时，应交回在原岗位所使用的物品；

1.9物品领取时间每月25日前，每天15：

00—17：

00（紧急情况除外）。

2．0临时采购流程

2.1部门填写临时物品采购单，经主管审核后报主任审批；

2.2仓管员见单后对所需物品进行采购，并于1个工作日采购到位；

2.3验证和领用程序同1.0

附件：

1、《物品采购申请单》

2、《临时物品采购申请单》

3、《物品验证记录单》

办公用品领用申请单（月）

申请部门：

责任人：

年月日

序号

品名

单位

规格

数量

特殊要求

备注

①购买②库存

管理处审批意见：

责任人：

年月日

主任：

年月日

注：

备注栏由管理处仓管员填写。

办公用品领用申请单（月）

申请部门：

责任人：

年月日

序号

品名

单位

规格

数量

特殊要求

备注

①购买②库存

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