天城管理处运作手册.docx
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天城管理处运作手册
郑州天城物业管理有限公司
编号:
TCPM—WI/A
版本号:
A
管理处运作手册
编制:
日期:
审核:
日期:
批准:
日期:
声明:
未经许可,不得翻印。
责任部门:
管理处
管理处运作手册ACPM—WI/A
A/O1/1
目录
1.办公环境管理规定
2.保密工作制度
3.报刊、杂志借阅管理规定
4.工装管理规定
5.固定资产登记管理规定
6.管理处发文管理规定
7.管理处日巡视规定
8.合同(协议)管理规定
9.内部沟通管理办法
10.微机使用管理规定
11.文件档案管理规定
12.文印管理规定
13.员工食堂管理规定
14.物资采购领用流程
15.库房管理制度
16.劳保用品采购
17.食堂就餐管理规定
18.员工宿舍管理制度
办公环境管理规定
为了提高工作效率,树立公司整体形象,为员工创造一个安静、舒适、和谐的工作环境,特制定本制度。
1.0卫生管理
1.1管理处内的一切办公用品每天必须至少擦一遍,手触无灰尘,包括门、窗、桌、椅、沙发等,确保窗明几净。
1.2地板及公共区域除每天早上拖洗一遍外,还要保证随脏随清理,目视无杂物、污物,确保一尘不染。
1.3墙壁不得张贴、悬挂任何与办公无关的物品,确保干净整洁。
2.0物品管理
2.1管理处的办公用具如桌椅等按照舒适、美观、实用的原则摆放,不得随意拉放,严禁私自动用、安装各种电器设备和乱拉电线。
2.2办公物品的摆置要合理、有序,物品放在顺手可以拿到的地方,经常使用的物品放在近手处,大抽屉分格使用,大头针、回形针、橡皮筋不混放在一起,电话机放在适当的位置,连接线不扭在一起,记录本放在左手边,随时做好记录准备,暂时不用的东西整理好放在抽屉或其它地方,不得堆放杂物,经常清理、保持桌面的整齐、干净。
2.3报纸要及时上报夹,以免乱扔、乱放及丢失,沙发、茶几不得放水具以外的东西,必须随时清理。
2.4具有保安意识,管理好各种磁盘和文件,对于应该销毁的文件资料和磁盘必须彻底销毁。
保密工作制度
1.0管理处负责国家秘密文件、资料以及涉密业务的管理工作,各部门应负责本部门的重要文件、资料的保密工作;
2.0保密事项
2.1员工提升考察材料等;
2.2与管理处有关的调查案件、检举揭发材料;
2.3财务部核算人员的凭证、统计报表等;
2.4质量体系文件资料;
3.0秘密文件、资料的管理;
3.1申请审批;
3.2收发国家秘密文件资料,由管理处负责;有关调查材料,检举揭幕发材料由
管理处或部门专人负责;秘密文件的收发、分送、传阅、移交、归档等坏节都要登记,履行签字手续,严禁将秘密文件,资料放在不安全的地方;
3.3国家秘密文件、资料放在安全的地方;个人不得保存,定期清查清退,如发
现丢失,要及时报告并追查处理;
4.0ISO9001工作保密规定;
4.1ISO9001质量体系文件及有关标准、法规,应按规定存放,不得擅自带离办
公场所;
4.2对外不讨论本公司ISO9001工作情况,不得出示个人草稿,作废草稿和文
件及时销毁;
4.3定稿文件未经管理者代表和工作小组组长批准,不得复印和对外借阅;
5.0通讯保密规定
5.1各部门电脑打字机、复印机、传真机由专人管理,非本机使用人员未经许可不得擅自使用;
5.2电脑工作人员要严守保密制度,避免重要业务资料和档案资料外泄、更改或
丢失;
5.3任何个人不准在通信、通话中涉及国家秘密或本公司在商业竞争中的重要信
息,个人不得偷看秘密文件和打听公司秘密性的会议内容;
6.0凡发生遗失国家秘密文件、资料或泄密案件时,应立即向管理处主管和相关领导报告,并及时采取补救措施,发生窃密案件,还应立即向当地公安部门报告。
报纸、图书(杂志)管理规定
为丰富员工的文化生活,确保员工有效信息的输入,特制订此规定:
1.0报纸阅览管理规定
1.1上班时间严禁阅读报纸、杂志;
1.2当日报纸由管理处统一接收后,放在规定的存放地点;
1.3管理人员可从管理处取阅报纸,阅读完毕后应归放原位并保持报纸放置的干净、整齐;
2.0图书(杂志)管理规定
2.1图书(杂志)购买由需求部门负责人书面申请,由管理处审批后进行购买;
2.2购买后到管理处仓管员处办理入库手续,并统一保管;
2.3图书借阅需办理借阅手续后方可借阅;
2.4对所借阅图书(杂志)要妥善保存,保持其干净整洁、不损伤;
2.5如所借图书(杂志)丢失或大面积污染、损伤,由借阅者按原价赔偿;
2.6借阅完毕,办理消项登记。
附:
《图书(杂志)借阅登记表》
图书(杂志)借阅登记表
序号
姓名
图书(杂志)名称
借书日期
归还日期
备注
工装管理规定
为树立和保持公司良好的社会形象,保证员工的正常穿着,延长工装的使用寿命,特制定本规定。
1.0着装
1.1工作时间内员工必须穿着工装;
1.2非工作时间员工不应穿着工装;
1.3工装应成套着穿,严禁工装穿着的不合适搭配;
1.4工装穿着时应干净、整齐,不允许残破、缝补和不卫生着装;
2.0存放
2.1工装严禁私自带出办公区域;
2.2当季工装应挂放,以免出现折皱,影响美观;
2.3工装存放超出三天以上者,应在其外部套有可以明显防止灰尘落入的物品;
2.4换季工装存放时上、下装两边口袋、帽子等部位分别存放樟脑丸,以防虫蛀;
3.0清洗
3.1工装中衬衣着装人应保持领口、袖口清洁,无异味;
3.2其它款种工装由管理处实施统一清洗;
4.0赔偿
4.1着装期内工装破损,着装人应视破损情况给予修补或赔偿;
4.2着装期内工装丢失,量体制作工装应照价赔偿;按规格制作工装折旧后赔偿;
固定资产登记管理规定
为了加强固定资产的过帐登记,合理使用和有效管理,特制定本管理规定。
1.0管理处管理处对所有正在使用的固定资产(单位价值在2000元以上,使用年限在一年以上的房屋及建筑物、运输工具、机械器具工具等)必须建立台帐,管理处专业部门是固定资产的实物主管部门。
2.0固定资产由公司统一编码,管理处应登记固定资产明细表,依据不同类别建立固定资产登记卡片,做到一物一卡。
3.0明确固定资产的保管人,对各类固定资产管理处各使用部门应正确使用,并妥善保管,同时做好日常的维护和保养工作。
4.0对固定资产代保管不善而发生的毁损或损失,有关负责人应负担赔偿责任,按情节应赔偿原价的10-50%。
附:
《固定资产清单》
固定资产清单
序号
名称
单位
型号
数量
单价
购买时间
备注
管理处公文管理办法
为使管理处公文处理规范化、制度化,特制定本办法。
1.0公文是传达贯彻各类决策路线、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况,交流经验的重要工具;
2.0公文处理必须做到及时、准确、安全。
公文由管理处统一收发、分办、用印;
3.0各部门的公文处理,应严格遵循保密制度;
4.0公文报送与分发
4.1发文应报送管理处,统一编号后送发,避免滥送;
4.2超出部门职权范围内的事项,由管理处统一拟行公文,报主任审批后,视情况分发至相关部门;
5.0公文的编号
由管理处统一拟行公文,统一编号;
管理处日巡视管理规定
为提高岗位工作效率,确保产品质量合格,特制定本规定。
1.0日巡视内容
日巡视内容以各部门《考核表》为基础进行;
2.0巡视记录及记录的处理
2.1巡视中记录主要发现的问题,对业主的建议、意见等及工作中发现的需要加强管理、提高服务质量等方面的想法也应及时做好记录;
2.2巡视中发现的问题,分类进行处理;
2.3记录对上次巡视中存在问题的完成情况及整改的结果处理;
3.0巡视时间及频次
职能部门应每日巡视、记录,以了解各岗位人员工作完成情况;专业部门每日上、下午各巡视一次,并做好详细记录;
4.0注意事项
4.1职能部门日巡视应覆盖检查要求的2/3,一月结束后应覆盖全部内容,无漏项;
4.2专业部门日巡视能基本覆盖检查表的所有内容,上午和下午可分不同的内容或服务项目检查,每天的检查内容各有侧重点,一周结束后无漏项;
5.0巡视权限
5.1各部门主管对各部门主要工作负日巡责任,其他部门有建议权并应给予积
极协助;
5.2管理处主任对管理处各项工作有巡视权;
附:
各部门考核表
合同(协议)管理规定
1.0合同(协议)是单位与单位,单位与个人、个人与个人之间为实现各自的目的,
依照法律规定,彼此确定权利和义务的协议;
2.0合同(协议)的签订必须由负责专项工作的人员对外进行接洽,公司授权后,管理处指订专人负责谈判、签订协议等;
3.0签订合同时,严格执行国家有关法律法规和公司规定,有标准文本的按标准
文本签订;
4.0被授权人对合同规定各项认真填写,字迹工整、清晰,对违约责任和违约起
诉的管辖机关应与确定,对签约项目执行过程负责;
5.0合同草拟后,由公司负责审核签约项目收支资金的时间、数额及付款方式等签署意见;
6.0合同经公司审核同意后,方可签约升效;
7.0对外签订合同,执行部门留底壹份,按约操作,公司、管理处各留壹份存档;
8.0合同发生变更,应再次按合同的签订程序重新办理;
9.0合同到期后,由执行部门填写执行情况,并办理合同注销手续;壹式叁份,
交原合同收存部门存档;
10.0合同发生纠纷,双方应本着互让互谅的原则进行商议。
11.0对只有壹份原件的合同,原件由公司存档,管理处以复印件存入档案,管理处应严格按照档案管理制度办理;
内部沟通管理办法
为加强管理处各部门及员工之间的沟通与交流,特制定本办法。
1.0会议沟通
1.1每周二10:
00由主任主持召开各部门主管参加的周例会;
1.2各部门主管主持本部门周例会,及传达管理处近期工作重点及要求;
1.3重大事件的发生,由管理处组织召开临时会议;
1.4各部门需召开会议,应提前两天填写《会议安排知会单》,报管理处,由管理处统一组织、安排;
2.0主任接待日
每月25日为主任接待日,遇假节日顺延至第一个工作日;
3.0座谈及联谊会
3.1每年年底管理处组织全体员工参加新年年会;
3.2管理处视情况每半年组织一次员工内部座谈会;
附:
《会议安排知会单》
会议安排知会单
填写人:
年月日
组织部门
会议时间
主持人
参加人员
主要内容(会议安排):
其它要求事项:
注:
此表应提前两天报管理处,由管理处统一组织、安排。
会议安排知会单
填写人:
年月日
组织部门
会议时间
主持人
参加人员
主要内容(会议安排):
其它要求事项:
注:
此表应提前两天报管理处,由管理处统一组织、安排。
微机使用管理规定
为提高工作效率和管理水平、实现企业管理的现代化、专业化的办公效率,管理处特在各部门的日常工作中应用微机管理;
1.0适用范围
适用于各部门所有的办公微机;
3.0使用与管理
2.1各部门微机的配置由管理处根据工作需要统一进行;
3.2各部门主管为微机设备责任人,责任人指定专人对微机进行操作;
3.3未经责任人同意,任何人不得随意使用微机;
3.4各部门均应对本部门微机设置开机密码并报管理处统一备案;
3.5微机使用人在离开微机前应关闭文件,退出系统并关机;
3.6各部门微机需安装软件时,应由部门负责入提出书面报告,经管理处批准后,指定专人进行安装;
3.7未经批准,任何人不得下载微机内任何资料;
3.8所有微机未经批准一律不得接入互连网,不得安装游戏软件;
3.9数据应及时进行备份,并由专门人员进行管理,重要文件应妥善保管;
3.10接收外来文件,在软盘在使用前,必须确保无病毒;
3.11任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的微机设备;
3.12对于关键的微机设备应配备必要的断电保护电源;
3.13微机使用人应对微机进行日常维护,并做好微机的防尘护理;
4.0管理处每月度对各部门微机设备进行一次检查。
文件档案管理规定
1.0目的
确保各部门文件资料档案得到有效控制。
2.0文件资料档案
2.1内容
文件、资料包括质量体系文件、外来文件、各种合同、业主资料、工程资料等;
2.2建立
文件资料设专柜存放,分类编号并清楚编写文件目录;
2.3保管
档案管理人员要定时检查专柜,核对件数,做好防虫防潮,防遗失,发现异常或被盗、丢失等情况,及时向领导反映,妥善处理,如系人为造成,要追究有关人员的责任;
2.4更改
需增加或删除资料时,须经本部门负责人批准后,方可执行,做更改记录;
2.5归档
有需归档的材料时,应报本部门负责人审批,批准后登记档案目录上,正式
存入档案;
2.6调阅
2.6.1因工作需要调阅有关文件资料须填写《资料调阅登记表》,经档案管理部
门负责人批准后方可调阅,调阅重要密件需主任批准;
2.6.2档案管理人员建立调阅记录,保证调出文件资料及时返还;
2.6.3未经批准,调阅人不得对文件资料进行摘抄或复印;
2.7销毁
需销毁的文件,应在保存期满,经本部门负责人或主任批准后,进行销毁,
并在档案目录上做记录。
4.0相关记录:
《资料调阅登记表》
《档案销毁登记表》
资料调阅登记表
调阅时间
调阅人
文件名称
负责人
归还时间
经手人
备注
档案销毁登记表
序号
文件名称
销毁时间
销毁原因
销毁人
见证人
备注
文印管理规定
为了降低管理运作成本,节约财耗,并对管理成本进行有效的测算,特制定本制度。
1.0打印管理规定
1.1打印文件一般以各部门自成文件为主;
1.2打印一稿为校对稿,原则上校对无误后可直接用文,如有更改之处,更改完毕定稿后再行打印;
1.3鼓励一稿成文,降低成本;
2.0复印管理规定
2.1各部门需复印资料,由复印机主管部门统一复印;
2.2需复印文件的部门或文件较多时,采取“先重后轻,先急后缓”的原则依次进行;
2.3能正反两面复印的文件,应正反双面复印;
3.0管理处以处部门打复印完毕后,填写《打(复)印文件登记表》。
打(复)印文件登记表
序号
日期
文件名称
张数
规格
类别
签名
备注
A4
B5
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复印
管理处行为管理
1.0上班10分钟前换好工装后就位,下班时间到点后方可收拾东西。
2.0精神饱满,女士应着淡装,不在办公桌前打哈欠、伸懒腰,不显出疲惫的姿态。
3.0办公场所禁止抽烟,不得随地吐痰,乱扔杂物,吃东西。
4.0工作时间禁止在办公区域化妆或剪指甲,办公区域进出不得穿拖鞋且短裤、背心不得外露。
5.0不做与工作无关的事,不准擅离职守,串岗聊天、接待亲友、处理私事,不准看书报,说话尽可能简洁,不大声说笑。
6.0不得哼歌、吹哨、不得大声谈笑,大声说话、喊叫,乱丢乱放物品发出噪音,咳嗽、打喷嚏时应背对对方,并说对不起。
7.0工作中不得擅自离岗。
需外出,外出者应把行踪去向、事情、预定时间告知同事,或留下便条。
8.0行走注意走姿,在楼道内行步要轻,不得奔跑(紧急情况除外)。
9.0在走廊和楼梯上要右侧通行,不在走廊或楼梯上作长时间交谈,迎面遇到上司或顾客的情况下,微笑、注视并问候,在空间狭窄的场所,让上司或客人先通过,身体稍作侧让。
10.0不得用手指或笔杆为客人指示方向物品夹于腋下。
11.0电话响三声内应立即接听,用语规范。
12.0不拔打私人电话,接听私人电话不超过1分钟。
员工食堂管理规定
1.0操作间及餐厅地面应干净,无油污、水渍。
灶台、案板、刀具、水池、炊具、使用前、后应清洗,不许有污迹。
每周对操作间、餐厅、储藏室进行一次全面清洁整理。
2.0保证购回菜的质量,不能出现坏菜、烂菜,要择净洗净,菜中不能出现异物。
3.0米、面、油、干菜等应定点存放,保持干燥,无异味。
并在使用后封好,小心虫鼠危害、污染。
4.0生熟制品分别存放。
冰箱、消毒柜等用品,保持其外观清洁。
里面物品存
放整齐,无杂味,异味。
5.0厨房中台面、案面、锅盆等不能共用抹布;切生鱼肉与切凉菜、熟食的案
面不能共用。
6.0每次就餐完毕后,及时清理操作间,洗刷炊具,所有物品归位,保持用具、
物品整洁卫生,存放有序。
7.0两处水池要清干净,保证就餐人员洗碗过程中水池中没有炊具、择洗剩的
菜叶等。
8.0管理人员、护卫人员就餐完毕后,先后及时擦抹餐桌。
9.0每周五报下周菜单,周一前张贴完毕。
10.0在规定的时间开饭、打饭;饭菜不够时,及时补做。
物资采购领用流程
1.0常规采购流程
1.1仓管员建立合格供应商,供应商资料包括,资质证书、经营产品范围,并且每个品种建立不少于2个合格供应商;
1.2各部门每月25日前将下月采购申请递交仓管员,部门主管须将所需物品的规格、数量填写清楚;
1.3每月28日前仓管员对所报物品与仓库存品核对后,交主任审批;
1.4采购员于当月7日前对所申请物品采购到位(若物品不便及时购买,应向主任汇报并告知需求部门);
1.5物品购入当天部门主管或使用人对所购物品进行验证,并填写《物品验证记录单》;
1.5验证后,仓管员对所采购物品办理入库手续;
1.6各部门一般由主管从仓库领取物品;其他员工领用物品,需经主管批准;
1.7领用物品时,应坚持出入相符的原则,领用须以旧换新;
1.8员工在本公司内调整工作岗位及离开本公司时,应交回在原岗位所使用的物品;
1.9物品领取时间每月25日前,每天15:
00—17:
00(紧急情况除外)。
2.0临时采购流程
2.1部门填写临时物品采购单,经主管审核后报主任审批;
2.2仓管员见单后对所需物品进行采购,并于1个工作日采购到位;
2.3验证和领用程序同1.0
附件:
1、《物品采购申请单》
2、《临时物品采购申请单》
3、《物品验证记录单》
办公用品领用申请单(月)
申请部门:
责任人:
年月日
序号
品名
单位
规格
数量
特殊要求
备注
01
①购买②库存
02
①购买②库存
03
①购买②库存
04
①购买②库存
05
①购买②库存
06
①购买②库存
07
①购买②库存
管理处审批意见:
责任人:
年月日
主任:
年月日
注:
备注栏由管理处仓管员填写。
办公用品领用申请单(月)
申请部门:
责任人:
年月日
序号
品名
单位
规格
数量
特殊要求
备注
01
①购买②库存
02
①购买②库存
03
①购买②库存
04
①购买②库存
05
①购买②库存
06
①购买②库存
07