Practical English Writing Letters.docx

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PracticalEnglishWritingLetters

LectureSix

PracticalEnglishWriting--Letters

Teachingobjectives

Studentswilllearnthebasicinformationon:

1.thestructureofenvelope;

2.thestructureofletters;

3.theformatofletters;

4.typesandfeaturesofdifferentkindsofletters.

Timeallotment

Period

TeachingContents

1st

BriefIntroduction

2nd

ExercisesandExplanation

TeachingContents

I.信封的写法（TheStructureofEnvelope）

在信封地址格式上，英语和汉语采用截然不同的方式，英语信封的惯例是收信人地址写在信封中间，具体写法是：

第一行：

对收信人的称谓及其名和姓；

第二行寓所的房间号码、门牌号、所在街道名；

第三行：

城镇名、城市名、省名或州名及邮编；

第四行：

国名

寄信人地址写在信封的左上角，和收信人地址的写法相似。

信封多采用并列式（齐头式）。

Sample:

HenryJohnsonstamp

1458GOrchardPlace

UrbanaIL4528

UnitedStatesofAmerica

Mr.PeterStone

589GreenStreet

Greenfield,London

U.K.

有时，也可把寄信人地址写在信封的背面，即信封盖上。

托人转交的信则写上C/O，意思是incareof，放在收信人下一行及转交人姓名之前。

Sample:

SongPingstamp

453HenanRoad

Shanghai

People’sRepublicofChina

Mr.F.G.Richard

C/OMrs.LaurenScott

588BroadAvenue

LosAngeles,CA58924

U.S.A.

II.书信的结构（TheStructureofLetters）

（1）信头（Heading）

信头指的是写信人的单位名称和地址，位于第一页信纸的右上角，以便于收信人联系。

写地址名称的次序是由小到大。

地址最后一行写日期，月份要用英文写，不要用数字代替，可采用标准的缩写式，如Aug.,Oct.……，日期可用基数词1,2,3……或序数词1st，2nd,3rd……；年份要写全，如2011。

日期的英国写法是日月年，如：

22Sep.,2011；美国写法是月日年，如：

Sep.22,2011。

如果所用信纸已印有公司的名称和地址电话等信息，只要写上日期就可以了。

（2）信内地址（InsideAddress）

信内地址指的是收信人的名称和地址，位于第一张信纸的左上角，低于写信日期，和新风尚收信人姓名和地址的写法完全一样。

事务信件一般需要些信内地址，写私人信件时则不需要。

（3）称呼（Salutation）

称呼是对收信人的尊称语，从左边顶格写起，在收信人姓名地址下面空两行处，自成一行，开头词的第一个字母要大写，称呼末尾的标点英国人用“，”，美国人多用“：

”，通常在收信人姓名前加上Dear。

（4）正文（Body）

正文是书信的主体部分。

一般书信正文应低于称呼一、二行处开始落笔。

正文要求简明扼要、条理清楚，每段不宜太长。

要做到语言简洁，避繁就简。

例如：

繁：

Inyourletterdatedthe30thoflastmonthyouinquiredaboutourexperiencewithMr.Ford.Wearehappytotellyouabouthisworkforus.Mr.Fordwasaloyalandfaithfulworkerduringthetwoyearshekeptbooksforus.

简：

Mr.Ford,aboutwhomyouinquiredonJuly30th,wasaloyalandfaithfulbookkeeperherefortwoyears.

繁：

Thereareseveralcausesofmalnutrition,oneofwhichisvitamindeficiency.

简：

Vitamindeficiencyisonecauseofmalnutrition.

（5）结束语（ComplimentaryClose）

在信的正文结束后，应当有直径的客套语和谦称，相当于汉语书信中的“敬上”、“此致、敬礼”等，位于正文下两三行处。

常用结束语如下：

无论熟悉与否最常用：

Sincerely,Yourssincerely,Mostsincerelyyours…真诚的

Truly,Yourstruly,Yoursverytruly…忠实的

Respectfullyyours,Veryrespectfullyyours…您恭敬的

写给长者、领导：

Appreciativelyyours您恭敬的，敬上，谨上

给熟人和一般同事：

Cordiallyyours您真挚的

Yourfriend您的朋友

Fondly亲爱的

Asever您永远的

给亲属亲友：

Yourever您永远的

Loveorlovingly亲爱的

Withlove爱你的

Affectionately亲爱的

Allmylove爱你的

Yourlovingdaughter/nephew您的爱女/侄子

（6）署名（Signature）

署名主要是让收信人相信信件是真实的，如果信件是写给不太熟悉的人，签名下面应该用正楷或打字的形式再次写出姓名，以便识别。

如果是事务信件，写信人在签名之后，还须写明自己的职称或头衔。

如：

Yourssincerely,

JerryTreat

ProfessorofEnglish

（7）附件（Enclosure，缩写为Encl.）

如果信的正文谈到有附件要寄，则在信纸的左下角注明，以便收信人查阅。

如：

Encl.:

Myresume

Encl.:

Doctor’scertificate

（8）附言（Postscript,缩写为P.S.）

在信的本文写完之后，又有新情况通知收信人，可以在信的左下方低于签字1-2行处写上P.S.，然后补述。

如：

P.S.：

Kindlysendmeyourrecentphoto.

Sample1:

89FairviewDrive

Westbourne,BN56,9BU

England,

Nov.25,2011

Mrs.EdwardStevenson

528MadisonAvenue

NewYork,NY20098

U.S.A.

DearMadam:

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

--------------------------------------------------------------------------------.

Cordially,

LarryDukun

Encl.:

ListofPublications

P.S.:

IfyouhappentofindHistoryofWesternCivilization,pleasetellmewhichbookstoresellsit.

Sample2:

CentreforEnglishLanguageStudies（CELS）

TheUniversityofBirmingham

BriminghanB152TT

UnitedKingdom

Nov.11,2011

Prof.WangPeng

EnglishDepartment

ForeignLanguageStudies

HarbinInstituteofTechnology

92DazhiStreet,Harbin150001

P.R.ofChina

DearProfessorWangPeng:

----------------------------------------------------------------------------------------------

------------------------------------------------

-----------------------------------------------------------------------------------------------

---------------------------------------------------------------------------

Sincerelyyours,

JoanLincoln

Heading

Dateline

InsideAddress

Salutation

Body

Complimentary

Signature

III.书信的格式（TheFormatofLetters）

信函有四种常用格式：

齐头式（BlockFormat）:

每一行都从左边对齐，打字方便。

变体齐头式（ModifiedBlockFormat）:

把写信的日期、结尾的客套语和签名都放在右边。

标题放到中间的位置。

美国常用格式。

折中式（Semi-BlockFormat）:

与变体齐头式不同的是，折中式信中正文每段第一行缩进数格。

美国常用格式。

锯齿式（IndentedFormat）:

与折中式相似，只是信内地址要采用缩进式。

英国格式，打字较麻烦。

格式示范：

1.BlockFormat

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2.ModifiedBlockFormat

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3.Semi-BlockFormat

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4.IndentedFormat

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IV.书信的种类和特点（TypesandFeatures）

信函可以分最基本的两种类型，即公务信函和私人信函。

前者为正式信函，后者为非正式信函。

非正式信函与正式信函的区别在于：

（1）信头通常只写日期，信内地址可略。

（2）称呼语和结束语及正文开头语都与正式信函不同；如称呼语后一般加逗号。

（3）语气亲切灵活，缩略语和非书面语使用不限。

V.实用书信范例（ModelsofPracticalLetters）

邀请信（LettersofInvitation）

邀请信是为邀请对方参加某次活动而写的信件。

信函的主要内容是说明邀请的原因、活动时间和地点以及来访安排等。

Sample:

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