固定资产管理流程.docx
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固定资产管理流程
固定资产（除房屋报废）管理流程
流程编号：
3
管理状态
批准人
批准部门
日期
流程生效
第一次修订
第二次修订
流程归口牵头负责部门：
设备物资处
流程修订内容：
一、业务层面控制目标
序号
控制目标编号
控制目标
目标类别
1
管理流程岗位职责归口合理，分工明确
有效防范舞弊和预防腐败
2
验收程序完整严格，确保采购资产质量、数量合格
资产安全和使用有效
3
采购物资及时入账，库存物资账实相符，财务信息真实完整性。
财务信息真实完整
4
有严格的付款审核程序，确保付款手续齐全和合同中有提及质保金条款的保证预留
理保证单位经济活动合法合规
5
及时建立、维护设备档案
财务信息真实完整
6
确保设备定期盘点和对账
财务信息真实完整
7
有完善的医疗设备维修响应、保养机制
资产安全和使用有效
8
维修费使用合理，有完善的审批制度
合保证单位经济活动合法合规
9
维修、保修费用谈判全程接受纪委，审计部门监督
有效防范舞弊和预防腐败
10
定期进行大型设备成本效益分析
资产安全和使用有效
11
确保设备报废合规取得授权
有效防范舞弊和预防腐败
二、适用范围（部门、采购对象，及明确不涉及具体临床业务管理控制）
适用于达到固定资产级别的医疗专用设备（1000元以上）及非医疗设备（1500元以上）的入账、盘点、报废工作以及医疗专用设备的验收、维修、保养及维保费用谈判、审批工作。
不适用于房屋处置
三、内控制度制度及编号
序号
制度名称
制度编号和文号
发文部门
发文日期
1
医学装备（医疗器械）管理委员会工作职责
设备物资处
2014.1.1
2
固定资产管理办法
设备物资处
2014.1.1
3
医疗仪器设备全程管理制度
设备物资处
2014.1.1
4
常规与大型医用设备配置方案
设备物资处
2014.1.1
5
大型医用设备配置与使用管理办法
设备物资处
2014.1.1
6
医疗设备验收管理制度
设备物资处
2014.1.1
7
医疗设备保养、维修、报废与更新制度
设备物资处
2014.1.1
8
大型医用设备使用评价分析制度
设备物资处
2014.1.1
9
医疗专用设备的档案管理
设备物资处
2014.1.1
10
设备、设施保养制度
设备物资处
2014.1.1
11
医疗设备维修保障体系
设备物资处
2014.1.1
12
故障紧急替代制度及流程
设备物资处
2014.1.1
13
应急物资及设备管理制度
设备物资处
2014.1.1
四、流程关键风险控制岗位及不相容职责分工（全过程）
岗位
责任人
所属部门
岗位职责说明
科室负责人
杨坤
设备物资处
制定设备年度预算，负责整个设备采购管理，审核并监督管理验收、入账、维保、资产处置、盘点流程。
业务部门负责人
科主任
所有临床科室
负责设备申请审批，设备验收。
关键岗位1
夏甦敏
资产管理员
资产明细账管理、资产盘点、资产报废。
关键岗位2
郑博
医疗设备管理员
医疗设备出入库验收、医疗设备维修保养
关键岗位3
乐莹
医疗设备管理员
医疗设备出入库验收、医疗设备维修保养
关键岗位4
胡永禄
医疗设备管理员
医疗设备出入库验收、医疗设备维修保养
关键岗位5
刘淑敏
医疗设备档案管理员
医疗设备档案管理。
财务部门
关键岗位1
杨和
财务
固定资产入账、记账。
维保费用付款管理
专业委员会
医学装备管理委员会
审核
固定资产报废审核。
主管分院长
邱忠明
审核
设备维保审核、设备报废审核
五、流程图说明
1、控制痕迹
发票、验收单、医疗设备档案、资产明细账、财务台账、盘库表、盘点清单、维修记录、维修费申请、保修合同、发票《报废申请单、医疗器械管理委员会会议记录、上级部门批复
2、流程详述
A1、到货后，设备物资处设备保管员、业务部门设备保管员、供货商进行三方进行开箱清点，根据合同核对配置清单。
设备部设备保管员、业务部门设备保管员、供货商签字确认。
供应商安排进行设备安装调试工作并组织使用、保养培训
B1、确定设备配置齐全，能够正常开机，使用功能完整后，设备物资处设备保管员、业务部门设备保管员、供货商进行三方共同填写《设备验收单》并签字确认
C1、10万元以上的医疗专用设备建立档案，由专人保管维护
D1、验收单作为设备档案留存设备物资处。
有资产管理员汇总发票及验收单后入资产明细账
G1、相关材料完备后，提交财务进入付款流程并入账
A2各业务科室设固定资产管理员配合现场盘点工作，对账物不符或者造成资产损失的固定资产管理员，由财务部进行处理。
D2设备处资产管理员负责参与科室现场盘点，核实并填写盘点清单
G2医院内所有固定资产实行条型码标签管理，财务部每年组织设备物资处进行一次清查、核对工作，做到账账相符、账物相符。
A3仪器设备损坏后由使用科室向维修组报告，说明故障情况。
目前有电话、值班收集、网上报修系统三种形式可以报修。
B3保修期内的设备维修人员不作修理，但保修人员修理时维修人员应到场了解维修情况。
保修期外的外修作业，责任工程师必须参与全部维修过程，确认必须更换的零配件，并就维修费用与供应商进行协商，若维修费用金额较大，必须报主管领导和使用科室领导批准。
维修完毕后责任工程师应做好工作记录，注明修理过程、更换零配件情况。
大型精密贵重仪器维修，责任工程师必须写出维修报告，由管理部门归档。
对于重点设备，必须制定保养预案，并严格执行。
保养预案由各设备责任工程师制定并由全科讨论后报主任批准。
对于资质、条件、设备所限，无法进行预防性维护的重点医疗设备，采用保修或付费的形式由厂方或第三方工程师执行。
相关工作由维修组长负责。
签有保修合同的医疗设备，维修组长应按保修合同规定，监督保修方进行预防性维护服务。
保修方进行保养时须由设备物资处相关责任工程师陪同进行，并完成相应的工作单据，交档案室存档备案。
E3维修费用与保修合同申请通过金蝶系统流转，由院办公室负责审批流程
G3发票、维修记录、合同等材料齐备后，交财务进入付款流程
A4业务部门填写《废申请单》，经业务主任审批，确认设备是否报废。
B4设备的责任工程师对设备进行评估，填写报废意见。
C4报废后，档案按规定保存5年，到期后销毁。
D4资产管理员汇总后进行审批流程。
上级主管部门审批通过后，下发批复。
接到批复后，资产管理员联系有资质的专业报废机构进行设备运输，清理工作。
E4报废申请通过金蝶系统流转，由院办公室负责审批流程
F4医学装备管理委员会开会审核设备报废情况，经院长审批，设备部将所有报废设备资料向上级主管部门申请报废。
G4完成设备清理并上交残值后，设备物资处与财务进行设备销账处理。
3、流程控制要求
1医院应当确定固定资产分类标准和管理要求，并建立固定资产台帐，明确固定资产状态，以便管理。
2医院应当对每项固定资产建立铭牌或标签进行编号，并建立固定资产卡片或信息记录。
3医院应当根据规定的验收制度和经批准的订单、合同等采购文件，设备部设备保管员、业务部门设备保管员、供货商进行三方设备验收。
对验收过程中发现的异常情况，设备部应当查明原因，并向上级部门报告，及时处理。
4医院应当每年至少全面清查一次固定资产，对固定资产清查中的问题进行追查并分析原因，妥善处理。
5维修、维保费用应在预算中支出。
6维修费用的审批应该按照规定流程流转。
4、存在的主要风险
风险编号
风险描述
R1
采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
R2
新增固定资产验收程序不规范，可能导致资产质量不符要求、进而影响医院正常运行。
R3
固定资产登记内容不完整，可能导致资产流失、资产信息失真、账实不符。
R4
资产未被妥善保管，出现资产报废或遗失。
R5
固定资产操作不当、失修或维护过剩，可能造成资产使用效率低下，影响医疗服务效率和效果，甚至发生事故。
R6
设备维修保养、配件的合同条款不合理等，影响医疗设备使用效率
R7
固定资产处置、转移不规范，可能导致资产流失，给医院带来经济损失。
R8
固定资产处置款项未能及时收回，或资产处置事项未能及时入账，造成账实不符。
5、风险控制
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
具体控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
采购验收不规范，付款审核不严，可能导致采购物资、资金损失或信用受损。
三方设备验收
签字确认
核对《采购合同》中的配置清单
设备运送到用医院后，设备部设备保管员、业务部门设备保管员、供货商进行三方设备验收，查看产品规格、数量等，填写《验收单》，设备管理员、业务部门设备保管员、供货商签字确认。
验收时必须仔细核对《采购合同》中的配置清单
采购/验收/
审核
主动型
同济医院医疗设备验收管理制度
验收单
新增固定资产验收程序不规范，可能导致资产质量不符要求、进而影响医院正常运行。
确认安装调试、使用培训，保证设备能够正常开机，功能配置齐全后
必须进过安装调试、使用培训，保证设备能够正常开机，功能配置齐全后方可填写验收单
所有新增固定资产，由设备部设备保管员、业务部门设备保管员、供货商进行三方设备验收，查看产品规格、数量等，填写《医疗器械验收记录单》，设备部设备保管员、业务部门设备保管员、供货商签字确认。
验收/审核
主动型
同济医院医疗设备验收管理制度
医疗设备验收记录单
固定资产登记内容不完整，可能导致资产流失、资产信息失真、账实不符。
入库登记，录入固定资产账
所有固定资产都必须进行入库登记，录入固定资产账中。
财务/资产管理
主动型
同济医院医疗设备验收管理制度
入库单
资产未被妥善保管，出现资产报废或遗失。
每年固定资产盘点
每年进行固定资产清点，清点结果交财务部统一处理。
主动型
医疗设备安装、验收、领用、盘点制度
盘点清单
医疗设备操作不当、失修或维护过剩，可能造成资产使用效率低下，影响医疗服务效率和效果，甚至发生事故。
急救设备进行定期维保
每日查看与设备部维修员巡查
对急救设备进行定期维保，购买保修的大型设备监督厂商完成规定的维护次数，其他设备由使用部门管理员每日查看与设备部维修员巡查结合的方式管理。
主动型
医疗设备维修制度
维保单
设备维修保养、配件的合同条款不合理等，影响医疗设备使用效率
保养价格谈判
设备购买维修保养应进行价格谈判，确定合格的供应商，减少资金风险
申请/审核
主动型
医疗设备保养、维修、报废与更新制度
设备维护保养合同
固定资产处置、转移不规范，可能导致资产流失，给医院带来经济损失。
固定资产报废处置规范
固定资产报废后，书面材料与实物由设备物资处统一进行处置。
主动型
固定资产管理办法
固定资产处置款项未能及时收回，或资产处置事项未能及时入账，造成账实不符。
资产明细账完成报废属性设置
固定资产报废手续完成后在资产明细账中完成报废属性设置。
主动型
固定资产管理办法
升级会员 