质量体系程序文件之文件和资料控制程序.docx

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质量体系程序文件之文件和资料控制程序

1.目的

确保公司各部门使用的文件有效。

2.范围

适用于与质量体系有关的所有文件和资料的管理。

3.术语和定义

（无）

4.管理职责

4.1工厂管理者代表负责审核质量手册，工厂总经理负责批准发布质量手册。

4.2工厂程序文件、支持性文件由工厂质量部负责审核，工厂管理者代表负责批准。

4.3工厂质量部负责体系文件的编制和审核。

4.4工厂人事行政部资料室负责质量体系有关的所有文件和资料管理。

4.5工厂各部门负责其业务范围内专用文件和资料的编制和审核及保管。

步骤

活动

负责人

主要任务

备注

5.1.1

文件编制

工厂质量部

各相关部门

Ø工厂质量部负责对质量手册、程序文件和支持性文件进行组织编写；

Ø研发事业部负责设计文件的编写；

Ø研发事业部负责新产品工艺文件的编写，工厂生产部工艺组负责量产后产品工艺文件的编写；

Ø设计、工艺文件的编写格式及编号要求执行《技术文件管理办法》；

Ø质量手册、程序文件的编号及体系文件涉及的表格编号组成见附件一；

Ø其它管理文件的编写格式及编号要求按国家、行业及企业相关规定执行；

技术文件管理

办法

HY/WI-HR-01

电子文件资料管理办法

HY/WI-HR-02

5.控制要求

5.1控制程序及流程图

5.1.1文件制作

NO

5.1.2批准

Yes

5.1.3资料室的文件

管理

5.1.4接收部门的

文件管理

5.1.11文件换发

5.1.5使用

5.1.10旧文件回收

5.1.6资料员清理、整理

5.1.7有效性评审

Yes

No

5.1.8报废（按文件废弃管理执行）

5.1.9换发通知

Yes

继续使用

步骤

活动

负责人

主要任务

备注

5.1.2

批准

各相关部门

Ø工厂质量手册由工厂质量部负责编制，工厂管理者代表负责审核，工厂总经理负责批准；

Ø程序文件、支持性文件由工厂质量部负责审核，审核后的程序文件、支持性文件，由工厂管理者代表批准；

Ø其他管理文件：

各事业部内部文件由各事业部总经理批准执行；跨事业部使用的文件由集团分管领导批准。

文件、资料

（发放）申请表

5.1.3

资料室的文件管理

5.1.3.1

文件接收

工厂质量部

工厂人事行政部

工厂物流部

Ø由研发事业部下发的技术、质量文件统一由工厂质量部QE工程师接收、整理好后转工厂人事行政部资料管理员；

Ø由其它事业部或集团领导下发的管理类文件由人事行政部行政主管接收、整理后转工厂人事行政部资料管理员；

Ø由销售事业部转发的客户资料、通知等文件由工厂物流部统一接收、整理后转工厂人事行政部资料管理员；

5.1.3.2文件

发放

工厂人事行政部

Ø人事行政部资料管理员在接收工厂其它部门转交的文件、资料时，必须要求交接人员明确文件发放范围、份数和时间，按5.1.2相关程序批准后由资料员建立分发台帐并进行分发；发放时要求签收人在“文件发放、回收记录表”签字；

Ø对发放到外部企业的文件（如供方的加工图样、技术规范等）按《外包文件管理办法》执行。

文件发放、回收记录表

外包文件管理办法

HY/WI-HR-03

5.1.3.1

文件存档

工厂人事行政部

Ø工厂资料管理员负责对汇总的文件、资料分类标识并归档，确保归档文件、资料的清晰、完整。

文件、资料记录清单

5.1.3.3

文件标识

工厂人事行政部

Ø工厂资料管理员负责在发放前对受控文件加盖“受控文件”章和发放日期；

Ø受控文件包含外来文件、质量体系文件及公司使用的各类技术文件资料。

Ø工厂资料员负责对文件、资料分类标识。

文件、资料记录清单

5.1.3

资料室的文件管理

5.1.3.4

文件

借阅

工厂各相关部门

相关部门

Ø文件需借阅时，资料员应在“文件借阅登

记表”上记录文件名、页数及借阅日期等,并交由借阅人签字；归还时由资料员负责在“文件借阅记录表”上写归还日期销帐；

Ø技术、工艺、质量、生产和其它管理人员及领导允许借出文件在工作区内使用，周期不得超过7天；

Ø外检人员允许借出设计文件在工作区内使用，检验完工后应及时归还，其余人员只允许在资料室内阅读；

Ø公司内原始文件、资料、秘密文件原则上不能借出资料室，如有特殊情况须借出资料室在工作区内使用，必须写出借阅申请经部门领导同意，分管领导批准后才能借出，借阅时间不得超过3天；

Ø协作单位借阅文件、资料时，由对口业务部门写出借阅申请，经部门领导同意、工厂总经理批准后,方可办理借阅手续。

文件借阅登记表

文件、资料

（借阅）申请单

5.1.4

接收部门的文件管理

5.1.4.1

文件

接收

人事行政部文件的各接收部门

Ø文件的接收部门应对所有收到的文件按资料的分类进行登记，并填写“文件、资料记录清单”，确保文件的清淅、完整。

文件、资料记录清单

5.1.4.2

文件更换

文件

使用部门

Ø文件需更换时，由文件的使用部门填写“文件、资料（更换）申请表”经部门领导同意，分管领导批准后，依据更换要求对所需更换的全部文件进行回收，并交由资料员进行更换；在回收文件的同时应在“文件发放回收记录表”登记回收日期及接收人。

文件、资料

（更换）申请表

文件发放回收记录表

5.1.4

接收部门的文件管理

5.1.4.3增补申请

文件

使用部门

Ø当文件需增补发放时，由文件的使用部门填写“文件、资料（增补）申请表”；经部门领导同意，分管领导批准后提交给资料管理员；

文件、资料

（增补）申请表

5.1.4.4文件复制

人事行政部

Ø增补申请文件需复印时由资料员负责按“文件、资料（增补）申请表”的要求进行复制。

5.1.4.5

分发

人事行政部

Ø复制后的文件由资料员登记分发；复制的文件原件用完后应交回资料室，

5.1.5

使用

各相关

部门

Ø各部门负责文件在使用过程中有效性、唯一性及完整性和清晰易于识别，并确保文件不被随意更改或复制

Ø如使用部门对使用的文件有质疑时，应及时通知文件制作部门进行确认。

5.1.6

资料员清理、整理

工厂人事行政部

Ø资料员对归档的文件资料进行整理和清理，确保文件、资料的清晰完整，有效。

5.1.7

有效性评审

文件制作的负责人

Ø文件制作的原部门负责组织对文件的有效性进行评审，对评审有效的文件继续发放使用。

5.1.8

报废

工厂人事行政部

Ø对于评审后无效的文件进行回收报废处理，具体按文件的废弃条款执行。

5.1.9

换发通知

文件制作的原始部门

负责人

Ø当文件评审有效但需更改时，由文件制作的原部门发出更改通知，并按5.1.2相关程序批准后，资料员对接收的换发通知单进行登记。

文件、资料

（换发）申请表

5.1.10

旧文件回收

工厂人事行政部

Ø将所需更改的文件按“文件分发、回收记录表”上的记录进行全部回收销帐；

Ø换发文件时由资料员将旧文件收回；

Ø无论是换发或更换的文件,都必须坚持先收回旧文件再发放新文件。

文件分发、回收记录表

5.1.11

文件换发

各相关部门

Ø文件需换发时，必须对所有加盖“受控”印章的文件进行换发，包括在供应商处的“受控”文件；

Ø质量手册、程序文件、支持性文件及表格的换发必须由该文件的原审批部门负责审批。

Ø如原部门不存在时，可由该文件规定的业务范围所在的职能部门负责进行；

Ø质量手册、程序文件、支持性文件的更改，需由质量部进行更改。

质量体系文件的更改：

Ø质量手册、程序文件、支持性文件的更改情况记录在“修订状态记录页”；

Ø当文件整体修订需要更换版本时，版本顺序用00、01、02……表示；

Ø被换下的旧页和旧版本文件一律交由资料员负责销毁，资料员保留销毁清单;

Ø表格文件的更改：

重新设计新表样并更换版本，版本顺序用00、01、02……表示；

Ø其他管理文件按公司的相应规定执行；

Ø技术文件的更改按《技术文件管理办法》

5.1.11

文件换发

各相关部门

和《电子文件管理办法》执行。

5.2文件、资料保存

控制程序及流程图

5.2.1文件、资料接收

5.2.2整理登记

5.2.3资料存档

步骤

活动

负责人

主要任务

备注

5.2.1

文件、资料接收

工厂人事行政部

Ø工厂人事行政部应对所有收到的文件、资料须交资料员，由资料员统一管理；

5.2.2

整理登记

工厂人事行政部

Ø资料员对外来文件及企业内部文件建立接收登记清单，并对文件进行分类整理。

确保文件的清晰、完整。

文件、资料记录清单

5.2.3

资料存档

工厂人事行政部

Ø资料员应保证文件、资料的分类明确、且文件、资料的完整、清晰和有效；

Ø文件、资料的借阅执行文件控制中的借阅规定；

Ø记录的控制应满足法律法规的要求；若顾客有特殊要求，则应满足顾客要求；

Ø文件、资料保存期限，见附件二。

Ø对保存到期的文件，通过相关部门的审核，根据各部门审核结果决定文件是否延长期限保存或销毁。

5.3外来文件（非我公司）资料管理

顾客特殊要求

5.3.1

外来文件接收

控制程序及流程图

5.3.2登记整理

5.3.3顾客特殊要求

No

5.3.4传阅

5.3.6作废（按顾客要求）

Yes

No

5.3.5文件有效性评审

5.3.7设计、开发要求

Yes

5.3.8资料存档

5.3.12更换文件

5.3.9顾客工程规范变更通知/记录

No

Yes

5.3.11反馈顾客

5.3.10评审

步骤

活动

负责人

主要任务

备注

5.3.1

外来文件接收

工厂人事行政部

Ø工厂各部门接收的顾客技术文件、图纸、规范及技术更改，须交资料员，由资料员统一组织管理；

5.3.2

整理登记

工厂人事行政部

Ø资料员应对外来文件建立接收登记清单，并对文件进行分类整理；

文件、资料记录清单

5.3.3

顾客特殊要求

研发事业部

Ø接收顾客的特殊要求外文资料，资料员登记后，将外文资料传递给语言翻译人员对其进行翻译转化。

转换后的外来文件，资料员再对其进行分类整理。

5.3.4

传阅

各相关部门

Ø对于各类外来资料，由分管领导批示传阅部门范围，组织传阅签署，或经分管领导批准后直接使用。

文件分发、回收记录表

5.3.5

文件有效性评审

各事业部相关部门

工厂人事行政部

Ø外来资料在保管期间应进行整理、清理，监督资料不被更改和复制，以确保资料的完整、清淅和有效；评审有效的资料，继续使用；

Ø研发部负责监督所执行的各类标准等外来文件是否现行有效。

各事业部有关部门负责监督所执行的有关国家及地方等法律法规性文件的有效性。

5.3.6

作废（按顾客要求）

工厂人事行政部

Ø无效的资料则执行顾客要求或文件的废弃要求；

5.3.7

顾客产品

过程设计

开发要求

研发事业部

Ø对顾客提供的3D数模图，研发事业部进行2D图纸转换，并提交顾客确认。

Ø对顾客提供的标准和技术要求，研发事业部将其

转化为本企业的标准、规范。

5.3.8

资料存档

工厂人事行政部

Ø工厂资料员应保证外来资料的分类明确、且资料的完整、完全、清晰和有效并存档。

5.3.9

顾客工程规范变更通知/记录

销售事业部与

顾客接口的

各相关部门

Ø销售事业部接到顾客的工程标准/规范及其他变更通知单后，作好记录工作。

并提供给研发事业部。

更改执行记录

5.3.10

评审

研发事业部

Ø研发事业部对顾客的工程/标准规范要求组织进行评审，时间必须不能超过一个工作周。

如果有异议及时向销售事业部提出。

5.3.11

反馈顾客

销售事业部

Ø如评审否定工程规范的更改，销售事业部负责将结果转告对方，与对方进行沟通,销售事业部将沟通结果及时传达相关部门。

5.3.12

更换文件

工厂人事行政部

Ø研发事业部根据顾客反馈的信息及时更改设计及工艺文件或其他相关文件资料；

Ø更改后的文件由研发事业部组织相关人员签署并提交给资料管理员；

Ø资料员将变更后的设计和工艺文件在1个工作日内需对相应的文件进行更换（包括在

供应商处的文件）并重新归档；

Ø更换的旧文件按文件的废弃管理办法执行。

5.4文件废弃管理

控制程序及流程图

5.4.1回收文件

5.4.2接收登记

5.4.3会签

Yes

5.4.4文件销毁

5.4.5保留记录

并盖“参考”章

5.4.6隔离存放

步骤

活动

负责人

主要任务

备注

5.4.1

回收文件

工厂人事行政部

Ø由资料员负责按文件换发通知收回所有旧文件。

5.4.2

接收登记

工厂人事行政部

Ø将所有回收的文件进行登记，填写“文件作废申请单”；

文件、资料（作废）申请单

5.4.3

会签

各事业部各相关部门

Ø将填写好的“文件、资料（作废）申请单”交由文件制作的原始部门进行审批，必要时由文件制作的原始部门交由分管领导审批；

5.4.4

文件

销毁

工厂人事行政部

Ø对于保存期已到期的作废文件,由资料员负责申请,文件制作的原部门负责审核,由文件制作的原部门交由分管领导审批后,才可由文件制作的原部门及资料员共同进行监销；

文件、资料作废清单

5.4.5

保留记录

并盖

“参考”章

工厂人事行政部

Ø作废文件如需保留时，应经资料员加盖“参考”印章；

Ø对作废的参考文件同样填写“文件、资料作废清单”进行登记；

5.4.6

隔离

存放

工厂人事行政部

Ø技术图纸、顾客标准必须在资料室隔离保存一份，保存期限为作废日期上加五个日历年；

Ø需“参考”的文件必须与有效文件隔离存放；

附件一：

质量体系文件的分类和编号

质量手册编号：

程序文件编号：

HY/QM–01HY/QP4.01

序号序号

手册代号体系要素号

本公司编号程序代号

本公司编号

三层文件编号：

体系文件表格编号：

HY/WI—HR-01HY/QR--HR--P—01——00000000

序号序号序列号

出自文件类型代号（P程序文件、I三级文件）

部门代码

三层代号部门代码

本公司编号质量记录代号

本公司编号

注:

体系文件表格的编号需置于表格名称的左上角处。

6.相关/支持性文件

ISO／TS16949：

20094.2.34.2.3.17.1.3

技术文件管理办法HY/WI-HR-01

电子文件管理办法HY/WI-HR-02

外包文件管理办法HY/WI-HR-03

7.质量记录（图表附在附加说明之后）

文件、资料作废清单HY/QR-HR-P-01

文件、资料分发回收记录表HY/QR-HR-P-02

文件、资料借阅登记表HY/QR-HR-P-03

文件、资料记录清单HY/QR-HR-P-04

文件、资料（）申请单HY/QR-HR-P-05

文件、资料更改执行记录HY/QR-HR-P-06

附加说明：

本文件由人事行政部负责起草并解释。

本文件主要起草人：

王丽琴

文件最小保存期限

序号

项目

保存期限

保存部门

1

涉及安全及法规要求的文件

在文件产生的当年起保留15年

人事行政部

2

体系文件

停用期再加一个日历年

人事行政部

3

产品开发过程文件资料（APQP、PPAP）

应为零件（零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期限再加上五个日历年。

人事行政部

4

行业标准

长期

人事行政部

5

企业标准

长期

人事行政部

6

公司内部产品图纸、检验指导书、工作流程、产品明细

应为零件（零件系列）在现行生产和服务中规定的有效期限再加上五个日历年。

人事行政部

注：

以上文件当顾客或法规有其它要求时，按相应要求执行。

附件一：

文件、资料作废清单HY/QR-HR-P-01

归口管理部门：

序号

文件编号

文件名称

版本

确认人

作废日期

经办人

是否回收

备注

附件二：

文件与资料分发/回收记录表HY/QR-HR-P-02

类别：

□一阶文件□二阶文件□三阶文件□四阶文件□外来文件

序号

文件名称

文件编号

版本/页次

发放/回收日期

发放部门

份数

□发放签收

□回收者

回收状况

备注

备注：

文件回收栏内由文控中心打“√”或“×”确认是否有回收旧版文件。

附件三：

文件、资料借阅登记表HY/QR-HR-P-03

借用日期

部门

文件名称

文件编号

用途

原件

预计归还日期

借用人签字

实际归还日期

接收人签字

序号

编号

记录名称

文件名称

保存期限

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

附件四：

文件、资料记录清单HY/QR-HR-P-04

附件五：

文件（）申请单HY/QR-HR-P-05

文件名称：

文件编号：

版本变更日期：

发行日期：

制订日期：

说明：

文件类型:

□体系文件□非体系文件□其它类文件

文件机密等级:

□限阅□一般

文件状况：

□制订

□修订

□废止

是否需纸本档：

□是

□否

文管中心：

管制类型：

□受控□非受控

　总页数

分发部门

分发部门

数量

□总经理室

□销售部

□研发部

□技术质量部

□人事行政部

□财务部

□生产部

□采购部

□仓储部

备注

申请人：

审核：

批准：

附件六：

文件、资料更改执行记录HY/QR-HR-P-06

序号

更改日期

更改章节号、原因和说明

更改人

批准人

备注