企业档案管理制度汇编最新文档资料1doc.docx

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公司档案管理制度汇编-最新文档资料1

公司档案管理制度汇编

公司档案管理制度汇编

一、档案归档制度

一、文件材料的归档要求：

1.公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围。

2.公司各部门负责归档文件材料的收集和整理，并定期交档案室集中管理，任何人不得拒绝归档。

3归档文件材料必须齐全、完整、准确、系统、签署完备。

4.归档文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌。

5.归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

6.归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

7.归档的文件材料必须为正本，本企业编制的文件应附发文底稿。

8.归档的具有永久、长期保存价值的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。

9.非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

10.外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

11.为便于保管和利用，归档的文件材料用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。

书写工整、图像、字迹清晰。

二、归档范围及保管期限（参照企业档案归档范围及保管期限表）

三、归档时间：

1.管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年第1季度连同

收发簿一同移交档案室归档。

2.凡专项工程、专题项目、科研课题等由发生部门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后向档案室移交归档。

周期长的可分阶段、单项归档。

3.外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即

时登记，安装调试后归档。

4.工程项目在竣工验收后三个月内接收归档。

5.每年形成的会计档案，由财务部及有关部门保存一年，在下一年的第一季度内向档案室移交归档。

6.电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7.荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档。

8.声像档案在每次活动结束后整理归档。

9.相关会议（技术会议、专题会议、年度工作会议），在会议结束后归档。

10.外出、出差考察材料由当事人在回来后一个月内整理归档。

11.变更、修改、补充的文件材料随进归档。

12.公司内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

13公司产权变动过程中形成的文件材料随时归档。

二、档案查（借）阅制度

档案借阅是档案室的日常业务工作，是档案更好地为生产提供利用服务的基本形式，为做好档案管理工作，特制订如下制度：

1.凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，一般只允许在档案室阅档室查阅。

查阅内容根据档案密级程度，取得相关领导签字，同时做登记。

2.本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办理相关手续，超过两天以上归还者，须经领导批准签字。

但要如期归还。

3.借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。

借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时反映给主管领导。

4.外单位借阅档案者，须持单位介绍信，且经总经理批准后方可借阅，只限在本室查阅，一律不外借，且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出。

5.凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

三、档案的保密制度

1.凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2.非综合档案室人员不得随便进入档案库房，库房门窗及箱柜应随关锁。

3.全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。

否则应追究责任。

4.凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

5.查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

6.档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

7.定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处

理。

四、档案库房管理制度

一、档案入库检查：

1档案出入库房要清点、登记。

定期对库藏档案进行清理、核对，做到账、物相符。

对破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。

2.入库底图应批边分类装袋，照片、磁带等声像档案应存放入专用档案盒（袋）内。

3.定期对档案保管状况进行全面检查，做好记录，发现问题要采取积极有效措施，保证档案的安全。

二、档案库房管理：

1.档案库房未经许可，外来人员不得擅自进入。

2.档案柜、卷排列科学、合理、整齐、美观，便于调卷。

3.库房门窗须安装窗帘，库房内采用白炽灯且照度不超过100勒克期。

4.避免光线直射档案，更不能在烈日下曝晒档案。

防止有害生物对档案的危害。

5.库房内应有空气调节和温湿度计等设施，及时做好温湿度记录，温度应控制在14度——24度，相对湿度控制在45——60%。

6.库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表，库房应专门安装空调设备。

7.库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸烟，定期检查，杜绝一切发生火灾的可能。

8.档案库房要做到八防：

防火、防盗、防光、防有害气体、防潮、防湿、防虫、防尘。

9.对库藏档案应经常进行检查，发现问题，及时报告并采取措施予以处理。

10.每年9月定期对库藏档案进行一次抽样检查，掌握档案管理情况，为科学管理积累资料。

五、档案鉴定、销毁制度

1.根据《档案法》及《江苏省档案管理条例》中的相关规定，编制本企业的档案保管期限表。

其中会计档案见会计档案保存期限表。

2.保管期限分永久、长期、短期三种。

介于两种保管期限，保管

公司档案管理制度及流程1

公司档案管理制度及流程

一、目的

加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。

二、适用范围

适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。

三、职责

（一）办公室：

1.负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

2.建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；

3.收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；

4.负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

5.提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；

6.负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

（二）其他各部门相关人员：

1.负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知办公室；

2.定期向办公室移交本部门档案；

3.负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；

4.财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；

四、工作程序

（一）档案资料的收集

1.各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集。

2.各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每月向办

公室移交。

3.档案资料的日常管理：

⑴公司的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。

⑵文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。

4.档案借阅：

⑴借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅登记表》，有部门经理签字同意后，经办公室主任核查后方可借出；

⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；

⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；

⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏；

5.档案销毁：

⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报办公室主任鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。

⑵执行销毁任务时，必须由办公室主任监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。

最后，把销毁目录和办公室主任、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。

（二）档案管理细则

1.档案资料的归档范围：

⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；

⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、

计划、核准文件、证书等文件；

⑶公司领导或各部门有关负责人代表公司对电视台、广播电台及报刊记者的新闻发布稿和声像材料、撰写专题文章及在外单位重要讲话的稿本；

⑷重要的会议材料全套文件以及会议形成的声像材料；

⑸公司及各部门的工作计划、总结、报告等；

⑹反映公司经营和管理的专业文件材料，如拍卖会资料及铺位合同等；

⑺财务档案资料；

⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；

⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；

⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；

⑾本公司的历史沿革及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；

⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；

⒀各种实物档案；

⒁其他具有利用和保存价值的文件资料。

2.档案资料的归档要求

⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。

⑵一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。

经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。

如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，办公室以影印本归档。

⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。

⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。

⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。

3.档案资料的归档时间

⑴即时归档

下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：

a）公司规定的密级文件；

b）重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；

c）合同、协议书等正本及过程资料；

d）其他认为需要即时归档的资料。

⑵定期归档

a）各部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案移交清单交办公室；

b）各部门每年底归档上年度文件与资料，并移交公司办公室；

⑶电子声像档案的归档

a）重要电子声像档案应实时进行、随办随归。

b）一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。

c）每年底必须向办公室移交上一年度的所有归档电子文件数据集，办公室核实后刻录成光盘等载体脱机保管。

4.档案交接

部门内档案交接：

部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门经理核实无误后签字，办公室主任见证。

5.档案移交公司的流程

⑴经办部门检查文件或档案，编制移交清单；

⑵办公室根据移交清单，查收案卷与文件，并与各部门每月提交的档案清单核对；

⑶档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；

6.档案保管

⑴档案编号

⑵档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。

⑶档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

⑷档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。

⑸档案分类及编号的增补、修订等由办公室结合工作和各部门要求，组织实施修订。

任何部门和个人不得随意修改。

⑹建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。

五、附则：

本办法由公司办公室制定并负责解释。

合理化建议奖励办法，采取调查问卷方式，了解员工的心声，解决员工关心的热点、难点，并将公司解决问题的措施分期公布。

员工们说：

“通过参与企业管理，我感觉到自己的聪明才智得到了发挥，感受到了公司对我们的尊重，有公司的主人的感觉”。

工会与人力资源部门每年都组织员工对公司部门干部的德、能、勤、绩、廉五方面进行民主评议，并将评议结果将记入个人档案。

对评议出的优秀干部进行奖励，对不称职的干部该调动的调动，该免职的免职。

既使民主评议真正发挥了作用，又促进了企业的整个民主管理的深化。

六、提高职工综合素质，丰富职工业余文化生活

李天云同志认为，丰富广大职工业余文化生活，陶冶员工情操，提高职工综合素质，是工会工作的一项重要内容。

工会只有充分发挥自身优势，狠抓精神文明建设和员工队伍建设，才能全力协助党政领导维护企业员工队伍的稳定，凝聚广大员工“乐业爱家”，同心同德共谋发展。

李天云同志坚持以人为本，着眼于教育职工树立“五种观念”，即树立人才观念、自我主体性与忠诚观念、艰苦创业的观念、集约化观念、以创新为动力的观念，进一步提高员工的思想觉悟和员工素质，力争把工会建设成为培养高素质职工队伍的大学校。

公司工会通过素质培训、“创争”、“全员读书”、“评先创优”、技能比武、技术创新等形式多样、种类丰富的活动来提高员工素质，激发员工潜能，培育终身学习、全程学习和团队学习的氛围，调动员工的积极性、创造性，打造了一支思想素质高、业务技能好、创新能力强的员工队伍。

公司工会还把“明礼诚信”既作为立人之本，又作为企业经营之道，加强对广大员工的社会公德、家庭美德教育，引导员工发扬全心全意为人民服务的精神，建立与电信企业相适应的美德规范与行为规范，让“服务到最深处服务到最细处”成为电信服务基本准则，扎扎实实地提高服务水平。

工会还以此为载体，先后开展了“忧患意识教育”、“首问责任制”活动等，进一步唤起了职工的责任感，使全公司电信服务的用户满意率始终处于全省先进行列。

为丰富员工业余文化生活，李天云同志组织工会通过演讲比赛、优质服务等劳动竞赛以及篮球、羽毛球、乒乓球赛、文艺汇演等文体活动，通过成立户外活动、棋牌、钓鱼、球类运动等兴趣小组，利用业余时间不定期组织员工开展各类活动，既增强了员工之间的沟通交流，又陶冶了广大员工的思想情操，激发职工的活力和凝聚力。