建设工程竣工档案编制标准.docx

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建设工程竣工档案编制标准

建设工程竣工档案编制标准

A、纸质档案编制标准

一、案卷质量要求

（一）向城建档案管理机构报送的建设工程文件应是原件。

（二）工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（三）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（四）工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297mm＊210mm）。

凡小于A4幅面的，一律用A4纸以五点衬托法衬托，大于A4幅面的应折叠成A4幅面。

图纸宜采用国家标准图幅。

（五）工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

计算机输出文字和图件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机。

（六）不同幅面的工程图纸采用“手风琴”式，统一折叠成A4幅面（297mm*210mm）,图标栏露在外面（右下角）。

二、竣工图编制要求

（一）所有竣工图均应加盖竣工图章。

（二）竣工图章的基本内容应包括：

“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、总监、现场监理等。

竣工图章中所列各项签署者应为第一责任人，原则上不能代签，由竣工图的编制和修改单位负责把关。

其中，技术负责人指对该项目工程直接负责的技术人员。

（三）竣工图章示例如下：

（竣工图章尺寸为：

50mm*80mm）

（四）竣工图章应使用不易褪色的印泥，应盖在图标栏上方空白处。

（五）利用施工图改绘竣工图，必须表明变更修改依据。

凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

三、立卷原则

（一）一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。

（二）建设工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、工程竣工验收文件5部分立卷。

材料较少时，可将2个以上的阶段组为1卷；材料较多时，亦可将一个阶段形成的材料按问题分为数卷。

（三）图样材料按建筑、结构、给排水、暖通、电气等专业顺序排列，视其材料的多少组成1至数卷。

（四）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

四、卷内文件排列标准

（一）文件材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

（二）图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

（三）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

五、案卷编目要求

（一）编制卷内文件页号符合下列规定：

1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2.页号编写位置：

单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3.印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4.案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

（二）案卷封面的编制应符合下列规定：

1.案卷封面的内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷标题名、编制单位、编制日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

2.档号由分类号、项目号和案卷号组成。

档号由档案保管单位填写。

3.案卷标题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷标题名应包括建设单位名称、工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

4.编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

5.编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

6.案卷封面中所填写的数字一律用阿拉伯数字。

“年”用四位数字表示，“月”和“日”分别用两位数表示，如2016年6月1日应填写为20160601。

（三）卷内目录的编制应符合下列规定：

1.顺序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

2.原编字号：

填写工程文件原有的文号或图号。

3.编制单位：

填写文件的直接形成单位和个人。

4.文件材料标题名：

填写文件标题的全称。

5.日期：

填写文件形成的日期或起止日，“年”用四位数字表示，“月”和“日”分别用两位数表示，如2016年6月1日应填写为20160601。

6.页次：

填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。

7.卷内目录中所填写的数字一律用阿拉伯数字。

8.卷内目录排列在卷内文件首页之前。

（四）卷内备考表的编制应符合下列规定：

1.卷内备考表主要标明卷内文件的件数、总页数、各类文件页数，以及立卷单位对案卷情况的说明。

2.填写立卷人姓名和立卷时间。

3.填写审核人姓名和审核时间。

4.卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

六、案卷装订标准

（一）案卷可采用装订与不装订两种形式，文字材料必须装订；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订。

装订应采用白线绳三孔左侧装订法，装订线不得压字，要整齐、牢固、便于保管和利用。

（二）图纸单独立卷时，一律不装订。

（三）装订时必须剔除金属物。

注：

以上未尽事项执行《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）等相关规定。

B、电子档案编制标准

一、基本要求

1.建设工程电子档案成果须以DVD光盘形式提交。

2.卷内文件数量、页数必须和案卷清单、卷内文件清单数量一致。

3.一份多页文件应制作、转化为一个PDF文件，即每一份文件形成一个电子文件。

4.DWG图纸转换为JPEG、TIFF格式时，图纸与电子文件应一一对应，不允许一个电子文件对应多张图纸。

5.JPEG、TIFF文件尺寸必须与实际图纸的尺寸一致，即全尺寸文件。

6.提供工程每一个单体建筑物在德州市城建档案管理系统平台上的空间地理坐标数据。

坐标文件以工程名称命名，格式为TXT（文本）文件，结构为：

单体名称，横坐标值（X），纵坐标值（Y）。

二、格式要求

1.电子文件与纸质文件应内容、文件名、目录（编排）一致。

2.电子文件的存储应采用以下通用格式：

文件类别

格式

文本文件

PDF、XML、TXT

表格文件

PDF、XML、TXT

扫描文件

TIFF、JPEG、PDF

图形文件

DWG、PDF、SVG

照片文件

JPEG

影像文件

MPEG2、MPEG4、AVI

音频文件

WAV、MP3

3.文件、图纸扫描分辨率均不低于300dpi。

三、结构要求

1.电子档案结构的路径规则：

1级目录――――――工程名称文件夹；

2级目录――――――案卷名称文件夹；

3级目录――――――卷内文件。

2.电子文档结构：

3.电子档案目录命名。

所有档案文件夹及卷内文件名称前均应添加序号，以便按顺序显示。

⑴工程文件夹命名。

命名格式：

序号+建设单位+工程名称；序号为档案资料整理时建设单位自编的顺序号，用两位阿拉拍数字表示，不足两位的，前面用0补齐；工程名称应与实际工程名称一致。

例如：

东海房地产开发有限公司香港城1号楼工程文件夹名称应为：

01东海房地产开发有限公司香港城1号楼。

⑵案卷文件夹命名。

命名格式：

序号+案卷名称；案卷序号为该电子案卷在工程档案中的次序，用两位阿拉伯数字表示，不足两位的，前面用0补齐；案卷名称应与纸质案卷名称一致。

例如：

东海房地产开发有限公司香港城1号楼前期准备文件案卷，案卷序号01，文件夹名称：

01东海房地产开发有限公司香港城1号楼前期准备文件。

⑶卷内文件命名。

命名格式：

临时档号-标题名。

此标题名为卷内文件对应的卷内目录标题名（注：

此命名十分重要，出错会导致电子文件无法批量挂接至档案归档系统）。

例如某卷内文件的临时档号为XGC-1-1-01，卷内文件目录标题名为“招投标文件”，该文件命名为“XGC-1-1-01-招投标文件”。

⑷封面、卷内目录、备考表。

该三种电子文件包含了部分档案信息，需将3个文件合成为1个PDF文件，并在卷内目录中增加它对应的条目信息，其名称命名规则与普通卷内文件一致，为“临时档号-标题名”，此标题名固定为“封面、卷内目录、备考表”，例如：

香港城某个案卷临时案卷号为XGC-1-1，卷内共有21个卷内文件，把“封面、卷内目录、备考表”作为第22个卷内文件，其临时档号为XGC-1-1-22，其命名为“XGC-1-1-22-封面、卷内目录、备考表”。

4.建设项目电子目录清单。

移交的电子档案文件必须同时附录准确的电子目录清单，包括：

工程目录、案卷目录、卷内文件目录，保存为1份包含此3个工作簿的XLS（excel）格式文件。

⑴工程目录（工程目录工作簿）

工程代号

工程名称

工程地址

建设单位

勘察单位

设计单位

监理单位

开工日期

完工日期

责任书编号

备注

XGC-1

东海房地产开发有限公司香港城1号楼

XGC-2

XGC-3

⑵案卷目录（案卷目录工作簿）

工程代号

案卷号

临时档号

题名

责任者

总页数

文件件数

备注

XGC-1

1

东海房地产开发有限公司香港城1号楼前期准备文件

XGC-2

XGC-3

⑶卷内文件目录（卷内文件目录工作簿）

工程代号

所属卷号

件号

临时档号

题名

页数

页次

责任者

拍摄时间

拍摄者

备注

XGC-1

XGC-2

XGC-3

注：

工程目录、案卷目录、卷内文件目录，均为1个工作簿，三者组成1份excel电子目录。

（1）工程目录中填写所有工程，案卷目录中填写所有案卷，卷内文件目录中填写所有卷内文件，三者通过工程代号和临时档号字段体现层级从属结构，达到与电子文件存放结构的一致。

（2）声像文件目录与普通工程文件目录填写样式相同。

普通工程文件目录不填写拍摄时间、拍摄者，声像文件目录不填写页数、页次。

四、工程代号及临时档号命名

1.工程代号。

工程的唯一代号，命名规则：

“工程名称汉语全拼首字母缩写－序号”，工程序号必须唯一，禁止序号重复。

例如香港城项目，序号为1，工程代号：

XGC-1。

2.案卷临时档号。

案卷唯一代号，表示从属于哪一个项目，命名规则：

“工程代号－案卷序号”；例如香港城项目第一卷：

XGC-1-1。

3.卷内文件临时档号。

卷内文件唯一代号，表示从属于哪一个项目中的哪一案卷，命名规则：

“案卷临时档号－文件序号”，序号为两位阿拉拍数字，不足两位，前面补0；例如香港城项目第一卷第一个电子文件档号为：

XGC-1-1-01。

注：

以上未尽事项执行《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）、《建设电子文件与电子档案管理规范》（（CJJ/T117-2007）、《城建档案业务管理规范》（CJJ/T158-2011）等相关规定。

C、声像档案编制标准

一、拍摄内容和数量

（一）建筑工程及市政工程（包括道路、桥梁工程）

工程阶段

序号

拍　　摄　　项　　目

照片

（张）

录像

（分钟）

工程

准备

阶段

1

工程项目的立项、可行性研究、规划评审等前期活动

0-3

0-2

2

工程原貌、原址及拆迁情况（反映施工前地形地貌和周边环境，便于今后新旧对比），基槽开挖前原有附着物及施工前现场

3以上

1以上

3

工程地质勘察、设计方案审查、