sap发票流程.docx

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sap发票流程

SAP-FI学习手册-发票开具

功能描述：

开具系统发票物理发票流程

事务代码：

VF01、VF04、VF11、ZSD004、VF02、VFX3

1功能用途

2使用的业务流程

3操作岗位

4业务过程概述

5具体操作步骤

5.1业务场景1：

开具系统发票（VF04）

5.1.1业务描述

5.1.2操作路径

5.1.3具体步骤

5.2业务场景2：

取消系统发票（VF11）

5.2.1业务描述

5.2.2操作路径

5.2.3具体步骤

5.3业务场景3：

开具物理发票（ZSD004）

5.3.1业务描述

5.3.2操作路径

5.3.3具体步骤

5.4业务场景4：

取消物理发票（ZSD004）

5.4.1业务描述

5.4.2操作路径

5.4.4具体步骤

5.5业务场景5：

个别生成系统发票（VF01）

5.5.1业务描述

5.5.2操作路径

5.5.5具体步骤

5.6业务场景6：

定期检查系统票是否生成会计凭证（VFX3、VF02）

5.6.1业务描述

5.6.2操作路径

5.6.5具体步骤

5.7业务场景7：

增值税红字专用发票

5.7.1业务描述

5.7.2操作路径

5.7.5具体步骤

5.8业务场景8：

现金折扣

5.8.1业务描述

5.8.2操作路径

5.8.5具体步骤

6.常见问题问答

1功能用途

公司发票相关业务处理。

2使用的业务流程

适用于公司日常发生的发票相关的业务，在财务部门的处理。

3操作岗位

应收会计

4业务过程概述

仓库出货过帐后，系统单据流转至财务模块，财务在VF04事务代码处生成批量生成系统发票，鉴于公司实际情况，需导出文本格式和电子表格两版。

把电子表格发给销售内勤进一步确认可以开物理发票的客户名单，根据反馈对文本格式进行删减。

再将文本拷入金税桌面的文本文件中。

点击进入金税系统，传入桌面的文本文件，初步检查后生成物理发票并打印盖章。

最后交给销售内勤，并把发票存根联和签收单归档。

5具体操作步骤

5.1业务场景1：

开具系统发票（VF04）

5.1.1业务描述

在SAP系统中查询单据状态并生成系统发票。

5.1.2操作路径

VF04-开票处理->处理出具发票到期清单。

5.1.3具体步骤

按照事务代码VF04操作，进入如下屏幕：

双击进入：

只需录入出具发票日期&7000&J9&与交货相关的即可，如图：

点击左上角显示开票清单即出现如下屏幕：

选中客户名称一列，点击按升序排列。

排序后的效果如下图：

看运点那一列，运点为7431的要求单独开票，运点为7031的要求集中出具发票（联机）。

如：

选中运点为7431的前四行，点击个别出具发票凭证，出现如下屏幕：

点击保存，屏幕左下角出现凭证912099959已保存的字样，说明第一张票据已经生成对应系统发票。

并且关联生成对应会计凭证。

如此继续点击保存生成另外三张票据对应系统发票。

这时处理状态列会变成对钩的状态。

如图：

如图，选中某一客户的几张运点同为7013的票据，点集中出具发票凭证/联机

出现如下屏幕后，同样点击保存。

这时大连金玻的五张单据合并生成一张系统发票912099963。

同理把显示的其他票据一起生成系统发票即可。

注意：

1.关联企业系统发票开具,只需录入发票日期&7000&与公司间出具发票即可，运点为7013，关企所有发票均为个别出具发票

2.对于分销渠道J9代表粉末，98代表废品收入等，99代表关联企业，月末结帐时，一定要反复检查这三个渠道的状态，保证都已经生成系统发票。

下图状态即可。

5.2业务场景2：

取消系统发票（VF11）

5.2.1业务描述

应销售内勤或者其他业务部门要求，对已经生成的系统发票进行作废处理。

5.2.2操作路径

VF11-开票处理->取消出具发票凭证（取消系统发票）

5.2.3具体步骤

一般取消发票要有邮件通知，否则取消发票后没有人继续跟进相关进程。

按照事务代码VF11操作，进入如下屏幕：

双击进入，出现如下界面，在笑脸处输入系统发票号0912098787

然后回车，出现如下界面，点击保存

之后会出现下面界面，左下角有提示凭证9400033633已保存。

94开头的单据是91的负数单据，表示系统发票已经取消。

邮件答复所有人，通知大家系统发票已经取消，继续跟进。

5.3业务场景3：

开具物理发票（ZSD004）

5.3.1业务描述

物理发票就是纸质发票，这一环节就是把系统已经确认过收入的系统发票信息写入金税开票系统中，生成税务局认可的税务发票，并打印出来盖章寄送给客户以便完成进一步流转。

5.3.2操作路径

ZSD004-金税系统接口（NEW）->金税系统接口（开票、回写）

5.3.3具体步骤

按照事务代码ZSD004操作，进入如下屏幕：

双击进入：

只需录入公司代码&出具发票日期即可，如图：

点击增值税会显示需要开增值税专用发票的明细。

同理点击普通票会显示普通发票明细。

如图出现如下明细。

点击数据导出会出现如下界面：

点击笑脸处箭头，

会弹出一个保存路径，选择桌面上的一个位置保存。

点击传输，输出后是ASC格式的文本文档。

之后会出现如下界面，提示数据导出信息，点击对钩处。

这如下路径处得到了可以开物理发票的批量数据。

不过为了避免废票红字发票产生，在开物理发票之前，我们需要导出同样项目的电子表格发给销售内勤加以确认，把反馈为暂不开票的行项在这个文本文档中删除，再以更新后的数据传入金税系统开出物理发票。

下图是进行电子表格的输出界面，点击图标，选择电子表格

提示框中点击对钩

选择表点击对钩

一直回车会出现如下EXCEL表格，

F12另存为刚才文本文档同一地址并且变更文件名称。

重新打开该电子表格，把上次销售内勤的反馈列出，提醒各位注意下这次有没有最新进展，以保证反馈的连贯，完整。

整理完毕后发给销售内勤并告知拟开票时间，以便及时反馈。

根据反馈结果对文本文档进行修改，假设销售内勤反馈安徽广德暂不开票，打开同时导出的文本文档，选中相应行项，删除。

都根据反馈更正后点击保存。

然后把文档中的数据全选，复制，从终端拷贝到金税桌面的另一个文档中，保存。

打开金税系统，双击

回车后进入如下界面，点击文本接口，出现如下对话框。

点击上图中的单据传入，选择文本传入，传入路径：

选择金税桌面上的文本文档，选择开票类型。

这批数据是在增值税端口导出，此处开票类型选择专用发票。

点击确定。

如下图，数据导入后出现下面提示，已接收单据4个。

点击确定后，出现下面界面，在发票生成里按需要选择专用发票。

系统会提示下图

之后出现如下界面，点击选择

进入如下界面，选中需要开票的四行数据，点击退出

出现的下面界面选择单据后变为数字4，

点击确定后，出现下面界面，点击生成

运转完成后，会出现如下界面显示发票已经生成。

物理发票已经生成，退出该界面，点击发票传出，需要把系统发票号码相对应的物理发票号码回写到SAP系统中。

点击发票传出，

选择刚刚开出的发票，点确定，发票回写数据制作完成。

打开发票回写数据，全选、复制，然后拷贝到终端桌面的文本文档中

终端界面

打开ZSD004，在金税〉SAP框中点击增值税，表示把增值税信息由金税系统回写到SAP系统。

弹出对话框，点击笑脸处箭头选择上传文件地址

点击打开，在点击传输

提示已经上传成功，点击对钩。

发票回写信息工作完成。

重新进入金税系统，点击发票管理，发票查询

选择月份，确认

如下图，选择对应发票号码，点击打印—发票

切记，打印发票前一定要确认打印机正确，是SK-820，

物理发票打印完成，把第一联存根归档，第二三联盖章，然后继续打印发票清单。

在打印发票的界面，如图

点击查找，在按开票日期查询中选择日期范围，点击组合查询条件

选中带有销货清单点击执行当前查询

会出现选定日期内的所有带销货清单的发票，依次选中发票号码，点击打印〉销货清单，每个发票号码打印三份清单，存根联一份，给销售内勤两份。

发票签收表的制作：

打开金税>文本接口>发票查询，进入如下界面，选择需要的日期，点击查询

如图，显示的是满足选择日期的发票信息，点击导出

选择一个位置保存

确定

打开导出的文件，把里面的内容全选复制到终端的签收文件表>sheet1中，顺次粘贴

把V、W列的公式复制到新粘行项中

删除V、W列中非正常状态的数据

在前面一张sheet签收单中就会出现想要的签收单表格，定义好打印范围打印即可，并把电子版表格发给销售内勤，通知前来财务领取发票。

5.4业务场景4：

取消物理发票（金税系统，ZSD004）

5.4.1业务描述

如果销售内勤等业务相关部门要求取消的系统发票号是已经开具物理发票并回写过的，SAP系统会提示先

取消物理发票。

5.4.2操作路径

1.金税〉发票管理〉发票作废

2.ZSD004-金税系统接口（NEW）->金税系统接口（开票、回写）

5.4.4具体步骤

1.进入金税系统，

金税〉发票管理〉发票作废

5.5业务场景5：

个别生成系统发票（VF01）

5.5.1业务描述

1.客户退货，销售内勤做28单据（退货单据）

2.客户部分退货，销售内勤做28、31、33单据（31、33单是换票处理的单据，31是原票的冲减，33是正确的正数单据）

3.一些客户急需开发票，需个别处理

4.根据红字通知单，销售内勤做28、或31、33单据

5.客户特殊要求，必须某几张单据合并开成一张发票

5.5.2操作路径

VF01-开票处理->创建出具发票凭证

5.5.5具体步骤

按照事务代码VF01操作，进入如下屏幕：

双击进入后，进入如下界面

注意：

其实VF01和VF04的作用是一样的，只是在批量正常发票操作时侧重于使用VF04，处理个别发票时，侧重使用VF01，例如，客户退货退票，销售内勤返给财务客户退票，并在退票上标注已经做好的28退货单，这时财务习惯使用VF01处理，进入如上界面，在笑脸处录入28单据号，回车，检查28单据显示的负

数金额是否与原票合计为零。

一定要确保合计为零。

然后保存。

如果不一致一定要求销售内勤更改。

28单据生成93开头的系统发票，用ZSD004可以显示在待开物理发票的清单中，生成的物理发票是销项负数发票。

如果是部分退货，销售内勤做的28单和31单同为退票的抵减票，28是退货部分，31是换票部分，两者的合计金额与原票金额合计为零，33单据是换票的正确金额。

个别出具发票时，进入如上界面，在笑脸处录入28单据号和31单据号，回车。

确保两张单据生成一张负数系统票。

5.6业务场景6：

定期检查系统票是否生成会计凭证（VFX3、VF02）

5.6.1业务描述

如果订单日期为上月，本月才生成系统发票（公司一般不允许出现）或者对上月系统发票进行变更，虽然对系统发票生成或变更可以操作，但是后台却不能自动关联生成会计凭证。

需要定期检查，手动生成会计凭证，已便这种业务在财务数据上留下痕迹。

5.6.2操作路径

1.VFX3-列出冻结的出具发票凭证清单

2.VF02-开票处理->修改出具发票凭证

5.6.5具体步骤

1.按照事务代码VFX3操作，进入如下屏幕：

双击进入，只需录入销售组织以及不完整由于部分，执行

上图显示的是没有生成会计凭证的明细，根据上面提供的信息逐笔处理，使用VF02，录入系统发票号码，

进入如下界面

点击

，出现下面界面，把出具发票日期由原来的2011.08.02变更为当月当日2011.09.13，保存

5.7业务场景7：

增值税红字专用发票

5.7.1业务描述

财务开具的增值税专用发票如果跨月退回，想开负数票冲回，得先去税务局办理一张开具红字增值税专用发票通知单才可以。

5.7.2操作路径

金税系统>发票管理>红字申请单>红字申请单填开

5.7.5具体步骤

销售内勤准备相关资料，包括：

①情况说明或客户拒收证明②原发票复印件加盖公章③原发票④发票问题反馈单（需经两位张经理签字）

财务准备的资料，包括：

①审核内勤准备的资料正确，②红字发票申请单

红字申请单的制作：

打开金税系统，发票管理>红字申请单>红字申请单填开

点击进入下面界面，根据实际情况填写下面信息，并且录入需要开红字的发票代码号码

带如下资料去税务局办理：

A.红字发票申请单盖公章

B.原发票

C.原发票复印件盖公章

D.情况说明或者拒收证明

E.红字申请单电子导出数据

税务局一般三个工作日后出具红字通知单，财务领来通知单后，把发票原件和通知单一起返给销售内勤做相关单据，如28、31、33单。

财务再根据返回的单据信息进行开票处理。

（可参考5.5个别出具系统发票）

5.8业务场景8：

现金折扣（ZKDM、ZKDL、VF04）

5.8.1业务描述

根据公司返利政策，会有现金折扣或者实物折扣的产生，如果是现金折扣，财务在开票处理时要进行相关操作。

包括接到通知单时设置现金折扣，生成系统发票时查询并且处理现金折扣。

5.8.2操作路径

ZKDM-CustomerDiscountManualMaintain折扣设置

ZKDL-事后返利查询->事后返利查询（客户折扣查询）

VF04-开票处理->处理出具发票到期清单

5.8.5具体步骤

1.折扣设置

按照事务代码ZKDM操作，进入如下屏幕：

只需录入客户号&7000&J9&折扣类型&年度&月份&促销案号点击创建

在下面界面中录入折扣金额备注保存即可

2.查询现金折扣

6.常见问题问答

1>个别开具系统发票时出现错误，查看日志时发现？

说明这张发票已经清帐，需要把相应凭证重置（FBRA）.

2>个别开具系统发票时出现错误，查看日志时发现？

说明这几个出库单仓库没有进行过帐，只有过完帐后财务才能开具系统发票。

（注：

文档可能无法思考全面，请浏览后下载，供参考。

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