恒大地产集团商业部规章制度终极版.docx

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恒大地产集团商业部规章制度终极版

恒大地产集团有限公司

广东公司商业部规章管理制度

广东公司商业部

2011年7月

前言

打造一支专业、高素质的商业团队，是商业部工作顺利进行的重要保证。

商业部招商策划工作是一项专业性和时效性很强的工作，其要求部门人员具备良好的基本素质和专业能力，以适应各种压力和挑战。

因此，商业部管理制度的建立势在必行。

商业部管理规章制度为加强规范公司自营物业及公建配套的前期策划、招商及后期管理及监督，促进和提高公司的招商业绩，树立公司的集体形象及部门人员的专业形象而制订。

该制度详尽阐述了各项规章管理制度，各岗位工作职责，部门工作流程等，适用于商业部全体人员，并且为新进人员培训、日常行为准则及招商策划工作管理之标准，所有部门人员应严格遵守并执行。

商业部人员应同心协力，以“过程精品化”为工作准则，为营造一个和谐、平等、友好的工作环境努力，为提高自身素质不断学习，为公司的发展作出应有的贡献。

第一部分商业部工作职责

商业部是公司广东区域各楼盘自营商业物业（如商业广场、写字楼、停车场、已收楼未售商铺等）和公建配套（如会所、俱乐部等）的统一管理部门，主要负责商用物业前期策划、项目定位、招商、宣传推广、自营物业及公建配套的日常监督管理等。

具体职责如下：

一、自营物业及公建配套的策划招商管理

1、前期介入商业项目策划，参与总工室、规划设计院做好商用物业设计方案的研讨工作；

2、对公司新地块商业项目、正在建设并准备推出市场之商业项目进行前期调研分析，包括交通、楼盘、居住人口、商圈、竞争对手等数据分析工作，并提出项目定位分析报告；

3、项目建设前期联络主力客户商家、会同总工室、设计院、对意向进驻商家提出的要求做规划设计修改工作，努力做到重点项目定单式开发建设，拒绝前期无定位，先建设后招商的反向操作旧模式;

4、对现有经营不善的重点自营物业及公建配套进行分析，找出失败原因及不足，总结经验教训并提出经营改善方案;

5、会同商业定价小组制定自营物业及公建配套招租方案、自营物业经营管理方案；

6、负责来访客户的接待、后期跟踪服务，并建立租户信息档案库；

7、会同合同管理部制订租赁合同范本，并负责合同的签订、续签及解除等；

8、负责已签订租赁合同的登记备案工作，并定期做好与各楼盘所在租赁管理所、街道办、工商及城管等相关政府部门的公关工作；

9、负责已出租物业租金的收缴工作，并定期撰写相关经营情况分析报告；

10、建立知名商家档案库，定期与各商家沟通联系，巩固及维护与品牌商家的长期友好合作关系；

11、负责收集、整理市场信息，及时把握政府新政策法规，并根据新规定及时调整经营策略。

二、自营物业及公建配套的日常监督管理

1、负责建立各类自营物业及公建配套台帐及租赁合同台帐等；

2、负责自营物业及公建配套日常巡查工作，监督物业公司对自营物业及公建配套的日常管理情况；

3、做好租户、物业公司之间沟通的桥梁工作，一方面督促租户配合做好物业服务工作，另一方面协助物业公司做好租户合法经营的监督工作。

第二部分商业部组织架构及岗位职责

商业部根据目前工作需要暂设经理（副经理-主持工作）、经理助理、招商主管（后期增设）、招商专员、资料管理员等五类岗位，具体职责如下：

经理（副经理）

一、组织架构

经理助理

二、岗位职责

（一）经理（副经理）岗位职责

1、负责集团公司广东区域商业项目的统筹管理工作；

2、对接集团商业中心，与商业中心共同完成集团公司下达的各项考核指标任务；

3、负责新地块商业项目、正在建设并准备推出市场之商业项目进行前期统筹策划及招商工作；

4、重点商业项目大型主力商家谈判工作，并对接大型主力商家与公司相关部门的动态沟通协调；理顺商业客户与公司的对接关系;

5、负责统筹制定商业项目的经营方案；

6、负责做好与公司各业务部门的长期横向沟通，确保自营物业及公建配套策划招商工作正常顺利开展；

7、定期与品牌商家交流沟通并保持良好的社会合作关系;

8、做好对委托代管物业的监督管理;

9、负责所管辖楼盘政府相关部门如租赁管理中心、街道办、工商所、派出所的具体公关工作，争取与其保持良好的社会合作关系。

（二）经理助理岗位职责

1、具体负责商业项目前期策划、市场调研、完成商业项目定位报告的组织推进工作；

2、负责跟进主力、次主力客户的洽谈沟通谈判；

3、负责重点商业项目的具体招商推进工作；

4、负责重大租赁合同的起草及谈判签订工作；

5、具体负责完成商业项目的经营方案书写；

6、负责指导及带领招商主管、招商专员开展商业项目策划及招商工作；

7、协助经理做好公司内部各相关部门的联络沟通；

8、协助经理做好各大项目的具体推进组织工作。

（三）招商主管岗位职责

1、参与集团公司广东区域商业物业的招商专项工作；

2、带领招商专员共同完成商业项目周边地区市场调研，收集相关数据并进行相关数据统计，撰写市场调研分析报告;

3、负责接待来访租户并参与潜在租户的商务谈判；

4、负责对招商专员起草的租赁合同、合同续签及解除等文书工作进行二次校对把关；

5、负责所管辖楼盘自营物业及公建配套（含出租、空置及代管经营物业）的日常监督管理；

6、协助招商专员共同处理好商家后期经营中出现的各种疑难问题；

7、联络各广告及活动策划公司，对未售或即将租赁的商业项目进行招商推广方案设计；

8、指导及协助招商专员，共同处理好广东公司各楼盘自营商业物业和公建配套的策划、招商、经营管理等细节工作。

（四）招商专员岗位职责

1、参与集团公司广东区域商业物业的招商专项工作；

2、具体负责对商业项目周边地区进行市场调研，收集相关数据并

进行相关数据统计，撰写市场调研分析报告;

3、重点商业项目现场驻场，接洽意向商家，带领客户看铺及选铺，完成商家首次接触、答疑解难等沟通工作；

4、负责做好办公室日常商家电话咨询记录工作，并于每周一例会向经理做情况汇报；

5、负责协助对接开发部、总工室等公司内部相关部门，获取商业项目图纸及相关数据，并根据需要分类存档并打印；

6、负责建立租户信息档案库，定期做好客户回访工作；

7、起草签订租赁合同、合同的续签及解除等工作，及时处理好商

家的合同关系；8、负责已签订租赁合同的备案登记工作；9、负责已签订合同租户的收铺、装修报批及开业前的协调沟通工

作；

10、负责所管辖楼盘自营物业及公建配套（含出租、空置及代管经营物业）的日常监督管理。

（四）资料管理员岗位职责

1、负责建立自营物业及公建配套台帐，并及时做好更新工作；

2、负责租赁合同台帐的建立及租赁合同的整理和档案归档工作；

3、负责公司、部门的文件档案整理及归档工作；

4、负责人事考勤、绩效考核统计、收发文件、文具及办公设备等日常工作；

5、负责与公司内部各业务部门的协调联络工作，做好相关证件及图纸资料的整理、录入书写、归档等工作；

6、负责租赁合同报批；

7、负责租户日常租金的催收工作并每月底统计经营月报表；8、负责接受各类咨询、做好记录，及时与客户沟通、反馈有关信

息。

9、负责明源租赁系统客户信息资料及租赁合同录入。

第三部分商业部工作制度

完善的工作制度带来高效的管理效果，商业部工作制度是在集团制度的前提下制订并认真贯彻执行，其目的在于提高部门工作效率、加强部门员工管理，充分调动各员工工作积极性，高效、高质、高昂的投入到工作中，以达到“过程精品化”的集团要求。

商业部工作制度采用目标计划管理方式，以月计划为工作目标，采用计划分解方式在时间上落实到周工作计划，在人员安排上采用责任到人方式，确保工作目标能超值、高效完成。

商业部工作制度将结合公司关于失职问责制度同步进行，有违反制度条理的将被列入失职问责行列。

一、内部工作管理制度

1、每月末制定下月工作计划;

2、每周一召开部门例会，总结上周各商业项目招商及其它工作完成情况，布置下周工作计划，工作计划由部门各成员共同协商，部门经理具体安排统筹工作;

3、按照周工作计划安排，每日由部门经理安排工作，落实到人,具体时间具体完成;

4、每周末（星期5）下班前，部门成员提交周工作总结表;

5、对于客户电话咨询租赁事宜，做好登记录入电脑工作;

6、对于个别商业项目，如现场派驻招商代表驻场工作，则每周五招商专员提交一份“客户资料登记表”给部门经理，并于每周一部门例会上做项目招商情况汇报。

附录：

1、《周工作总结表》

2、《客户资料登记表》

二、商业项目现场招商管理制度

见附录：

《招商现场管理制度》。

三、部门成员失职问责具体条理（包括但不限于）：

为加强部门管理，打造“精品团队”，提高工作效率，结合公司发

文的关于失职问责条例，本着公平公正、有理可依的原则，现本部门确定以下行为将成为该员工失职问责范围：

1、对部门经理交代的工作不认真执行，阳奉阴违，巧借各种理由一带而过而无法提出合理解释；

2、不能在规定时间内按质完成部门经理下达的工作任务；

3、工作中与商家达成不道德交易，给予商家便利而使公司蒙受利益损失；

4、提交的工作报告中出现明显多字错字或重字现象，并导致了不良影响，工作不细致；

5、提交的工作报告中出现明显数据错误，并导致了不良影响，工作不细致；

6、没有经过部门经理同意，私自把公司或部门机密、敏感资料、图纸泄露给其他商业客户；

7、没有经过部门经理审核确认，私自把工作报告成果外发给其他部门或商业客户；

8、请假或外出办事，不事先书面申请、或口头、电话告知而私自“先斩后奏”；

9、其他附属管理制度里规定的失职问责事项。

第四部分商业部工作流程

一、大中型商业项目启动前期定位策划工作流程

1、工作内容：

影响一个商业项目运营成败的因素很多，但主体包含有以下四大方块内容：

项目定位、建筑规划、招商、后期商业运营管理，成功的商业项目首先来自成功的项目定位，当公司拿到一个新地块准备进行地块规划时，商业部门应该前期介入，前期介入目的在于能够清晰的了解本项目及周边环境的具体情况，从而清晰确定项目定位当中的规模设置、项目方位布局、主题商业建筑朝向、建筑形象风格、业态组合及比例、业态功能分区等等信息，并前期与主力商家完成良好之互动关系，建设开发具有针对性的商业项目，从而避免了前期无定位先建设而后期招商困难的弊端。

2、工作流程：

统筹内容

备注：

该流程适用于大中型商业项目开发建设，强调的是外界商家与公司的互动流程，目的在于建设出符合商家的大型商业物业。

对于小型社区商业，则无须如此。

二、自营商业物业及公建配套招商工作流程

1、工作内容：

自营商业物业及公建配套招商是招商人员在对物业进行科学合理定价之后，采取市场差异化策略充分进行行之有效的招商宣传以获得广泛市场认同，利用寻租手段寻求物业租赁价值最大化，有步骤、有目的地实现自营商业物业及公建配套价值的过程。

包括招商宣传造势、客户咨询登记、分析对比洽谈、重点客户跟踪、租赁合同的签订及相关后续手续的办理等。

2、注意事项：

①对招商项目细致的了解；②及时认真处理来电、来访，充分了解客户的需求、想法及计划，针对商家的不同特点及需求推荐合适项目；③注意工作态度及招商技巧,主动热情接待客户，做到主动迎候、有问必答、微笑服务、语言文明，工作忙时，招呼稍候，不要冷淡客人；为客户提供具有针对性的租赁方案，并换位思考问题，在保证公司利益最大化的前提下，尽可能从客户的需要出发，积极做好客户的参谋；④与客户签订房地产租赁合同及补充协议时，必须认真书写并仔细审核合同条款，在公平、公正的基础上保证合同的诚信性、严肃性和目标性，按公司规定向客户阐述清楚，禁止不负责任的对合同、补充协议或其他附件进行任意的解释和承诺；⑤做好跟踪服务等工作；⑥服务对象，一视同仁；廉洁自律，不准利用职务和工作之便为个人谋私利、捞好处；不准以任何名义向顾客巧立名目收费等；不准利用职务之便为亲戚、朋友经商提供便利，损害公司利益。

3、工作流程：

三、自营商业物业及公建配套日常管理工作

1、工作内容：

统筹管理公司各楼盘自营商业物业及公建配套，对以上物业的日常经营使用状况进行跟进，发现问题及时整改。

2、注意事项：

交铺后及时与物业公司明确物业的物管费、中央空调使用费、公摊水电费等相关费用，暂未定价的要及时核定，以便日后的正常管理。

3、工作流程：

四、其他具体工作流程

1、自营物业及公建配套定价工作流程：

2、合同签订及报批工作流程：

3、租户收铺流程：

4、房屋租赁登记备案流程：

第五部分广东公司商业部工作管理制度

《恒大集团自营物业及公建配套经营管理制度》

一、总则

第一条为理顺自营物业及公建配套的经营管理程序，明确各部门职责，根据公司实际情况，制定本制度。

第二条基本定义：

1、未售商用物业：

指各楼盘交楼后的应售未售商铺或自营商用物业。

2、公建配套：

指各楼盘按照国家及地方有关规定在小区与住宅或商用物业配套修建的各种建筑，一般包括教育、医疗卫生、文化体育、商业服务、金融邮电、社区服务、市政公用、物业管理用房、车库等。

第三条相关主要管理部门职能:

1、广东公司商业部（以下简称商业部）为自营物业及公建配套的统筹管理部门。

负责属于公司产权的各楼盘未售商用物业的前期策划及招商方案的撰写，对不移交或暂不移交的公建配套进行招商管理等。

2、物业集团下属各物业公司（管理处）负责自营物业及公建配套的日常维护及管理，各物业公司在接受商业部委托下可对自营物业及公建配套进行招商。

3、开发部为各楼盘公建配套物业移交的管理部门,负责与政府相关部门协商做好公建配套物业的移交工作。

第四条本制度由商业部负责考核，综合计划部负责监督执行。

二、自营物业及公建配套的日常管理

第五条商业部提前介入各楼盘商用物业的前期规划设计，并提供相关经营意见或建议。

第六条总工室须在每期楼宇交楼前30天内向商业部提供该期楼宇的规划报建图或竣工图。

第七条开发部须在每期楼宇交楼前30天内向商业部书面明确该期楼宇公建配套必须移交项目及范围，对于暂不移交物业应与政府相关部门明确移交时间；在取得《国有土地使用证》、《建设工程规划许可证》、《预售证》、《建设工程规划验收合格证》等证件后3日内向商业部提供相关复印件。

第八条预决算部须在每期楼宇交楼前15天内向商业部提供该期楼宇商业部分的成本预（决）算及面积测算表，以便商业部做好商用物业招商的成本测算。

第九条商业部必须在每期楼宇交楼前10天制定自营物业及公建配套的招商方案，确定自营物业及公建配套的经营定位及租赁价格等。

第十条销售部必须在每期楼宇交楼前7天内向商业部提交应售自营物业及公建配套的明细。

第十一条工程部必须在每期楼宇交楼前7天内向商业部提供该期楼宇的《消防验收合格证》、《电梯验收合格证》、《单位（子单位）工程质量验收意见》等相关证书复印件。

第十二条若该期楼宇未售商铺或公建配套有抵押的，资金中心必须在该期楼宇交楼前5天内向商业部提交相关业务银行同意自营物业及公建配套出租的承诺函。

第十三条商业部必须在每期楼宇实际交楼前5天内根据总工室、预决算部、开发部、工程部提供的相关资料内建立该期楼宇自营物业及公建配套台帐并进行分类。

第十四条工程部必须在该期楼宇交楼前3天内将自营物业及公建配套（含钥匙）及物业公司分户验收意见移交商业部签收，商业部同时将应售自营物业及公建配套的全套钥匙移交物业公司保管。

（分户验收不合格的，商业部应拒绝接管）

第十五条因自营物业及公建配套招商需要，商业部可根据总工室提供的最新规划报建图纸或竣工图纸出具新划分方案，经公司领导审批同意后，总工室根据新的划分方案在3天内重新出图，并委托预决算部5天内完成面积的测算；工程部参照《房地产开发建设管理制度》进行相关实施工作。

第十六条物业公司必须每天对自营物业及公建配套巡查一次，

发现问题必须立即报商业部。

商业部定期对自营物业及公建配套进行巡查，物业公司必须派人共同巡查并由商业部作好巡查记录，巡查完毕后二方巡查代表共同签字确认，发现问题由物业公司限期整改。

第十七条自营物业及公建配套的销售及经营台帐管理程序如下：

1、销售台帐的管理。

如住宅销控发生变动的，销售部须在每周二前书面通知商业部；如商铺销控发生变动的，销售部须在次日书面通知商业部。

商业部根据销售部的最新通知及时更新经营台帐。

2、经营台帐的管理。

如应售未售商铺已出租的，商业部须在合同生效的次日书面通知销售部更新销售台帐。

三、自营物业及公建配套的经营管理

第十八条自营物业及公建配套中应售未售住宅原则上以销售为主。

若长时间空置未售的，由物业公司负责维修整改，整改合格后营销中心根据周边市场价格重新定价报董事局主席审批后统一对外发售。

特殊情况下，应售未售住宅也可根据实际情况由商业部负责对外出租。

第十九条大型商用物业（含商场、综合楼、写字楼等）可采取直接租赁或招标方式，各相关部门按以下程序执行：

1、根据商用物业本身规划设计及集团公司经营要求，商业部牵头组织销售部、总工室、开发部、物业公司等部门召开综合协调会讨论制订招商方案，并报公司领导审批。

2、商业部通过直接对外租赁或招标的方式选择承租人，并与其办理相关租赁手续。

3、合同管理部审核租赁合同条款，无误后盖章，3个工作日内交由商业部。

第二十条各楼盘零散自营物业及公建配套的租赁按以下程序执行：

1、商业部根据周边市场价格制订租赁方案后统一上报公司领导审批后直接对外租赁。

若租赁方案须根据市场情况有所调整，商业部须另行上报公司领导审批后执行。

2、自营物业及公建配套成功招租后，商业部按统一制订的租赁合同范本与承租人签订租赁合同,合同管理部在5个工作日内须将审批盖章完毕的合同交由商业部。

第二十一条办理登记备案手续

1、商业部根据合同总金额计算登记备案印花税，向财务总部申请资金后陪同承租方到物业所在地租赁管理所办理登记备案。

2、合同登记备案完毕后,商业部负责到租赁管理所领取合同,并与财务总部做好销帐手续。

3、已登记备案的合同正本叁份，副本贰份。

租户执正本、副本各壹份，房管局租赁管理所执副本壹份，财务总部及档案室各存正本壹份，商业部及合同管理部存复印件。

第二十二条物业交接手续

1、商业部在办理完登记备案手续后电话通知承租人在5个工作日内领取合同，承租人领取合同时向甲方缴纳第一个月的租金。

2、商业部会同物业公司按租赁合同约定时间通知承租方办理物业交接手续，物业公司负责与承租人签订物业服务协议。

第二十三条集团公司下属独立核算单位如需使用自营物业及公建配套，由商业部确定租赁价格，并与其签订租赁协议。

第二十四条租赁期限内凡承租方提出变更经营内容、延长租赁期限等日常经营管理事宜,由商业部书面报公司领导审批后执行。

第二十五条商业部按租赁合同有关条款监督承租方履约

1、承租方应交租5天前，商业部按约定交租时间前5天内电话通知承租方交租。

2、若承租方逾期7天未交纳租金，商业部须通过发催收款通知书、上门追催或停其水电等方式催缴租金。

3、若承租方逾期一个月仍未交纳租金，商业部须在5天内采取有效措施乃至解除合同、收回物业。

第二十六条经营收入汇总、上报

1、各物业公司每月5日前将上月委托经营物业的经营收入明细汇总表报商业部。

2、商业部每月5日前将本部门经营物业经营收入明细汇总、制表备案。

3、商业部每月10日前将本部门经营物业及委托经营物业的经营收入明细汇总、制表并编制经营工作报告上报集团公司领导审阅。

同时报财务总部以做好帐务处理。

第二十七条租赁合同届满后，按以下程序执行：

1、若承租方有意续租，商业部在合同到期日前与承租方协商并重新签订租赁合同或补充协议。

2、如承租方无意续租，商业部须通知物业公司在合同到期日前30天内不定期对物业使用状况进行检查；在合同到期日前3天内会同集团财务总部、物业公司核查承租人是否已交齐租金、管理费、水、电、煤气等费用；各方面核查无误后可按合同约定与承租方办理相关停租手续，不符合收回条件的，商业部按租赁合同有关条款执行。

第二十八条合同期限内商铺拟出售的，须按以下程序办理手续：

1、销售部须将租赁情况知会新业主。

2、商业部确认业主已办理完毕收楼手续后，通知新业主及承租方协调相关事宜，并将原权利与义务转给新业主。

3、填写《资金审批表》报公司领导审批后由财务总部负责退还承租方履约保证金。

4、商业部以新业主办理完收楼手续的时间为准，计算应转让给新业主的租金，填写《资金审批表》报公司领导审批后由财务总部负责结算工作。

四、公建配套的专项管理

第二十九条开发部负责公建配套规划调整、移交的总体协调工作；商业部移交前整体经营管理，并协助开发部出具移交公建配套的经营管理意见。

第三十条政府规定必须无偿移交且无经营价值的公建配套（如小学、幼儿园、派出所、公厕等），开发部必须根据政府相关规定在规划验收合格后与相关接收单位谈判协商该物业移交时间、价格及条件，报公司领导审批后办理移交手续。

第三十一条政府规定必须无偿移交但有经营价值的公建配套（如居委会、街道办事处、文化站等），开发中心牵头联系政府相关部门，商业部进行物业经营效益及经营成本测算后，并提供相关经营管理意见，开发部与政府部门协商移交面积、移交时间及移交条件，达成共识报集团公司领导审批后签订移交协议。

第三十二条政府规定须有偿移交的公建配套（如卫生站、书店、电信营业所、邮政局、煤气站等），开发部根据规定的移交价格比例与相关政府部门进行谈判、协商，商业部进行物业经营效益及经营成本测算后，并提供相关经营管理意见，开发中心并根据公司领导审批意见确定应向政府移交物业的移交方式、价格、移交面积，并签订移交协议。

第三十三条开发部与政府相关部门签订移交协议后3天内必须向商业部提供移交协议复印件，并明确无须移交面积及范围，商业部在2天内负责自营物业及公建配套台帐的更新工作。

同时商业部根据开发部公建配套的移交范围对无须移交的公建配套进行对外招商。

五、附则

第三十四条本制度与公司已发文件有冲突的，以本制度为准。

第三十五条本制度自发文之日起执行。