事业单位合同管理内部控制规范模版.docx
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事业单位合同管理内部控制规范模版
合同管理内部控制规范
1.1合同管理流程概况
1.1.1合同管理流程概述
合同管理流程主要包括合同签订流程和合同履行与评估流程两个流程。
图8-1xx公园合同管理流程总图
1.1.2管控目标
Ø确保合同相对人的主体资格真实，且具备相应的履约能力。
Ø确保合同相对人的主体资格真实，且具备相应的履约能力。
Ø确保技术、法律和财务等知识的支撑，保证合同谈判成功。
Ø确保合同签订经合理授权审批，保证文本内容完整，表述明确，维护单位的经济利益。
Ø确保合同法律效应，防止越权签署。
Ø确保按合同规定办理结算业务。
Ø确保对合同履行进行跟踪监督与评估，保证合同正常履行，避免合同执行过程中的法律纠纷和经济损失。
Ø确保合同变更经合理授权审批，保证单位利益不受损害。
Ø确保合同解除得到及时、有效地处理。
Ø确保及时处理合同纠纷，最大程度地保证单位利益。
Ø确保合同登记准确，合同档案妥善保管，便于日后查阅或跟踪管理。
1.1.3主要风险
Ø如果未对合同相对人的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查，可能导致单位作出不当或错误评价，进而导致单位遭受经济损失。
Ø如果未根据合同的性质确定参与合同谈判的人员，可能使合同谈判失利。
Ø如果合同签订未经合理授权审批，可能给单位带来法律风险或经济损失。
Ø如果超越权限签署合同，可能给单位带来法律纠纷。
Ø如果未按照合同约定付款，可能影响单位形象或声誉。
Ø如果合同履行不力或监控不当，可能导致单位经济利益受损。
Ø如果合同变更未经合理授权审批，可能导致单位利益受损，影响合同的有效履行。
Ø如果对合同出现解除情况未及时、有效处理，可能导致单位经济利益受损。
Ø如果合同纠纷处理不当，可能导致单位遭受外部处罚、诉讼失败，损害单位利益、信誉和形象等。
Ø如果合同未经登记，或合同档案未经妥善保管，可能导致合同档案损坏，不利于日后查阅或跟踪管理。
1.1.4主要管控方式
1.1.4.1归口管理
xx公园合同由行政办公室归口管理。
1.1.4.2审批控制
除政府采购、依法通过招投标方式达成的建设工程项目合同以外的合同，均需按照《xx公园合同管理办法（试行）》相关规定履行合同审签程序，明确双方的权利、义务，保证xx公园的合法权益。
1.2合同管理流程及管控措施
对于合同管理需要履行合同签订流程、合同履行与评估流程。
1.2.1合同签订流程
1.2.1.1合同签订流程
1.2.1.1.1流程图
1.2.1.1.2流程描述
编号
流程步骤
责任科队/岗位
流程步骤描述
输出文档
流程开始：
01
对合同对方主体资格、资信、履约能力进行调查
承办科队承办人
合同签订前，合同承办科队应了解合同对方的资信情况。
对资信情况不明的，应要求对方出具工商行政管理部门核发的单位法人营业执照、有关证明文件、银行资信证明或担保文件。
有关对方资信情况的文件、材料应纳入合同档案，留存备用。
资信调查资料
02
组织相关人员进行合同谈判、协商
承办科队承办人
合同承办科队组织有关人员与合同对方进行谈判、协商。
合同资金巨大或法律关系复杂的合同，应由主管园长和具有相应技术、经济和法律知识的人员组成谈判小组。
需聘用法律顾问的由行政办公室负责统筹安排。
同时，对谈判过程中的重要事项进行记录，形成谈判记录。
合同谈判记录
03
拟定合同文本并填写合同审批单
承办科队承办人
承办科队承办人根据谈判、协商结果拟定合同文本，并填写合同审批单，注明合同事由、合同名称、合同金额、合同对方单位名称、合同履行时间等内容，并签字确认。
合同审批单
XX合同
03
审核
承办科队负责人
承办科队负责人审核合同审批单，并于审核通过后签字确认。
04
审核
承办科队主管园长
承办科队主管园长审核合同审批单，并于审核通过后签字确认。
05
审核
计划财务科负责人
计划财务科负责人审核合同审批单，并于审核通过后签字确认。
如果合同金额在5万元（含）以上，则转至步骤06；否则，转至步骤07。
06
审核
法律顾问
法律顾问审核合同审批单，并于审核通过后签字确认。
如果合同金额在50万元（含）以上，则转至步骤08；否则，转至步骤09。
07
审批
园长
园长审批合同审批单，并于审批通过后签字确认。
转至步骤09。
08
审议
园长办公会
园长办公会审议合同审批单，并于审议通过后形成园长办公会会议纪要。
园长办公会会议纪要
09
组织签订合同，并到行政办公室盖章登记
承办科队承办人
承办科队承办人组织与合作对方签订合同，需由对方先行签字盖章后，将合同正式文本交由本单位法定代表人签字，授权其他人员签字的，需有本单位法定代表人的书面授权，合同签字后，到行政办公室加盖单位公章。
用印登记表
转出至合同履行与评估流程。
1.2.2合同履行与评估流程
1.2.2.1合同履行与评估流程
（1）合同结算
在合同履行过程中，应按xx公园的规定履行经费审批手续，对方所开具的发票必须先由承办人、承办部门负责人审核签字，经查验真伪后，转计财科审核付款。
计财科依据合同履行付款工作，对收款单位与合同对方名称不一致的应当拒绝付款。
（2）合同履行监督与评估
单位合同履行应贯彻诚实守信和全面履行的原则，承办科队应责成承办人依据合同约定组织实施，并监督合同切实履行。
合同履行期间，承办科队及承办人应与合同对方保持经常联系，随时掌握合同履行进度，定期检查合同履行情况。
如发现存在重要问题或可能发生争议的情况时，应及时向主管园长报告，拟订解决方案，尽快妥善处理。
（3）合同变更
合同在履行过程中如需进行合同变更，需根据国家法律法规和有关规定办理批准、登记手续。
合同变更需双方当事人协商一致，并签订书面变更协议，如双方当事人对变更合同未达成一致意见，原合同依然有效。
（4）合同解除
合同因提前解除终止，承办科队组织相关人员和部门对合同的签订与执行情况进行检查，及时采取对策，解决遗留问题，从而保证工作任务的完成。
事后，由承办科队撰写合同解除情况报告，说明解除原因、解决方案、处理结果等。
合同解除情况报告为合同档案的组成部份。
（5）合同纠纷处理
合同履行过程中，要加强合同纠纷管理，依法保障自身权益。
合同纠纷经协商一致的，双方应当签订书面协议。
纠纷协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
诉讼仲裁由相关承办科队填报诉讼仲裁案件审判记录，上报主管园长批示后，单位指派相应的法律顾问开展案件代理工作。
（6）合同登记与归档
行政办公室负责对合同登记管理，建立合同台帐，及时记录合同编号、承办科队、合同名称、签订日期等信息。
合同承办科队详细记录合同的订立、履行、变更和终结等情况，合同履行完毕后，附上终结报告将合同文本及相关资料整理归档，不得随意处置、销毁。
承办科队根据合同的重要程度，设定合同文件资料的保管期限；一般合同的文件资料保管10年以上，重大合同的文件资料永久保存。
法律、法规、规章对合同文件资料的保管期限另有规定，从其规定。
1.3合同管理风险控制矩阵
二级流程
三级流程
控制目标
风险描述
控制措施
责任科队/岗位
控制重要性
控制频率
主要涉及制度
控制文档
合同签订
合同签订
确保合同相对人的主体资格真实，且具备相应的履约能力。
如果未对合同相对人的主体资格、资信状况、履约能力等进行调查，可能导致单位作出不当或错误评价，进而导致单位遭受经济损失。
合同签订前，合同承办科队应了解合同对方的资信情况。
对资信情况不明的，应要求对方出具工商行政管理部门核发的单位法人营业执照、有关证明文件、银行资信证明或担保文件。
有关对方资信情况的文件、材料应纳入合同档案，留存备用。
合同承办科队
关键控制
随时
《xx公园合同管理办法（试行）》
资信调查材料
确保技术、法律和财务等知识的支撑，保证合同谈判成功。
如果未根据合同的性质确定参与合同谈判的人员，可能使合同谈判失利。
合同承办科队组织有关人员与合同对方进行谈判、协商。
合同资金巨大或法律关系复杂的合同，应由主管园长和具有相应技术、经济和法律知识的人员组成谈判小组。
需聘用法律顾问的由行政办公室负责统筹安排。
同时，对谈判过程中的重要事项进行记录，形成谈判记录。
合同承办科队
关键控制
随时
《xx公园合同管理办法（试行）》
合同谈判记录
确保合同签订经合理授权审批，保证文本内容完整，表述明确，维护单位的经济利益。
如果合同签订未经合理授权审批，可能给单位带来法律风险或经济损失。
承办科队承办人根据谈判、协商结果拟定合同文本，并填写合同审批单，经科队负责人、主管园长审核后，由计划财务科负责人审核；如果合同金额在5万元（含）以上，还需由法律顾问审核后，报园长审批。
合同总金额在50万元（含）以上的，还需要由园长办公会复审，并作出是否签订合同的决定。
承办科队经办人
承办科队负责人
承办科队主管园长
计划财务科负责人
法律顾问
园长
园长办公会
关键控制
随时
《xx公园合同管理办法（试行）》
合同审批单
XX合同
确保合同法律效应，防止越权签署。
如果超越权限签署合同，可能给单位带来法律纠纷。
合同正式文本由xx公园法定代表人签字，授权其他人员签字的，应有xx公园法定代表人的书面授权，合同签字，并由对方先行签字盖章后，方可加盖xx公园公章。
单位法人代表或授权代表人
关键控制
随时
《xx公园合同管理办法（试行）》
合同签订授权委托书
用印登记表
合同履行与评估
合同履行与评估
确保按合同规定办理结算业务。
如果未按照合同约定付款，可能影响单位形象或声誉。
在合同履行过程中，应按xx公园的规定履行经费审批手续，对方所开具的发票必须先由承办人、承办部门负责人审核签字，经查验真伪后，转计财科审核付款。
计财科依据合同履行付款工作，对收款单位与合同对方名称不一致的应当拒绝付款。
合同承办科队
计划财务科
关键控制
随时
《xx公园合同管理办法（试行）》
《xx公园经费支出管理办法》
发票或支出证明单
确保对合同履行进行跟踪监督与评估，保证合同正常履行，避免合同执行过程中的法律纠纷和经济损失。
如果合同履行不力或监控不当，可能导致单位经济利益受损。
单位合同履行应贯彻诚实守信和全面履行的原则，承办科队应责成承办人依据合同约定组织实施，并监督合同切实履行。
合同履行期间，承办科队及承办人应与合同对方保持经常联系，随时掌握合同履行进度，定期检查合同履行情况。
如发现存在重要问题或可能发生争议的情况时，应及时向主管园长报告，拟订解决方案，尽快妥善处理。
合同承办科队
关键控制
随时
《xx公园合同管理办法（试行）》
N/A
确保合同变更经合理授权审批，保证单位利益不受损害。
如果合同变更未经合理授权审批，可能导致单位利益受损，影响合同的有效履行。
合同在履行过程中如需进行合同变更，需根据国家法律法规和有关规定办理批准、登记手续。
合同变更需双方当事人协商一致，并签订书面变更协议，如双方当事人对变更合同未达成一致意见，原合同依然有效。
合同承办科队
关键控制
随时
《xx公园合同管理办法（试行）》
合同变更协议
确保合同解除得到及时、有效地处理。
如果对合同出现解除情况未及时、有效处理，可能导致单位经济利益受损。
合同因提前解除终止，承办科队组织相关人员和部门对合同的签订与执行情况进行检查，及时采取对策，解决遗留问题，从而保证工作任务的完成。
事后，由承办科队撰写合同解除情况报告，说明解除原因、解决方案、处理结果等。
合同解除情况报告为合同档案的组成部份。
合同承办科队
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