认证流程与常见问题课程.docx

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认证流程与常见问题课程

认证流程与常见问题课程

一、认证流程：

1.初次认证审核

2.第一次监督审核

3.第二次监督审核

4.再认证审核

（三年一个周期，初次认证要全部门，每年的监督审核是部分审核。

第一次和第二次加起来是第一次的审核范围。

）

初次认证流程及时间

1.申请---提交材料，签订合同，缴费

2.受理--发受理通知（4--3个工作日）

3.第一阶段审核（文件评审）--文件整改（一周到两周时间）

4.现场审核前的准备--准备文件、场地（提前一周发审核计划）

5.现场审核--全条款审核

6.审核后续活动--不符合项的整改和验证（一周到三个月整改时间）

7.发证

（红颜色的标注是申请需要时间是根据企业的符合情况来定的，不符合项的整改需要时间）

监督审核

目的:

1.验证获证组织的知识产权管理体系是否持续满足准则的要求和有关的认证要求，并有效运行，以确定是否推荐保持认证注册

2.如果获证组织的知识产权管理体系在运行过程中发生了变更，审核变更后的知识产权管理体系是否符合认证标准的要求，并实施有效。

3.促使获证组织持续改进知识产权管理体系的有效性

要求

1.现场审核

2.证书有效期内，至少每年进行一次

3.程序和方法与初次审核一致

4.审核时间（人日数）一般为初次现场审核的1/3

5.可以不覆盖认证范围内知识产权管理体系的全部活动、过程或部门/区域，但认证证书有效期内必须覆盖全部过程、产品和部门/区域。

6.至少审查：

内审和管评；上次不符合采取的措施；投诉的处理；实现目标的有效，为持续改进而策划的活动进展；持续的运作控制；任何变更；标志的使用和（或）任何他对认证资格的引用。

再认证

1.获证组织继续保持其认证注册资格

2.认证证书有效期届满前

3.可以没有第一阶段审核（重大变更除外）

4.在认证基础没有改变的情况下，所需要的审核时间（人日数）大致相当于初次审核中第二阶段审核的2/3左右。

特殊审核

1、扩大认证范围

A、对于已授予的认证，认证机构应对扩大认证范围的申请进行评审，并确定任何必要的审核活动，以做出是否可予扩大的决定。

这类审核活动可以和监督审核同时进行。

2、提前较短时间通知的审核

A、认证机构为调查投诉、对变更做出回应或对被暂停的受审核方进行追踪，可能需要在提前较短时间通知获证受审核方后对其进行审核

2、初次认证流程与常见问题

2.1申请、受理阶段及其常见问题。

申请途径：

中规的网站

符合条件的企业

a已按GB/T29490--2013标准的要求建立文件化的知识产权管理体系（3个月）

b至少进行或计划进行一次内部审核、管理评审

c知识产权管理体系运行期间及建立体系前的一年内未受到主管部门行政处罚。

《知识产权管理体系认证申请书》（1.2申请认证所需信息（审核部门，审核文件难易，审核抽样来共同决定收取费用）

《认证申请书》要求提供的资料

1.组织法律证明文件，如营业执照及年检证明复印件

2.组织机构代码证书复印件

3.覆盖的活动涉及法律法规规定的行政许可的，提交相应的行政许可证件、资质证书、强制性认证证书的复印件

4.承诺遵守法律法规、认证机构要求、提供材料真实性的自我声明

5.申请认证体系有效运行的证明文件（如体系文件发布控制表，有时间标记的记录等的复印件）；

6.申请组织简介：

a组织简介（1000字左右）

b申请组织的主要业务流程

c组织机构图或职能表述文件

7.申请组织的体系文件，需包含但不仅限于（可以合并）

A、知识产权方针和目标

B、知识产权手册

C、受控文件清单、记录文件清单

D、程序文件

E、记录文件

F、适用性声明

G、职能角色分配表

H、知识产权管理体系覆盖的活动执行相关法律法规的清单

8.申请组织体系文件与GB/T29490--2013要求的文件对照说明

9.申请组织内部审核和管理评审的证明材料

10.申请组织记录保密性或敏感性声明

认证申请受理

A、申请材料评审

B、补充材料

C、签订认证服务合同、缴费

D、受理（受理通知书）

2.2审核阶段及其常见问题

1.审核的启动

2.第一阶段审核-----文件评审---第一阶段现场审核

3.第二阶段审核---第二阶段现场审核

审核的启动：

知识产权管理体系审核的启动阶段的活动主要包括：

1.确定审核目的、范围和准则

2.确定审核的可行性

3.指定审核组组长和组成员

4.与受审核方建立初步关系

第一阶段审核（文件评审）：

1、概述：

a文件评审是对受审核方的知识产权管理体系文件进行评审

b文件评审分为现场审核前期的文件评审和现场审核中的文件评审，文件评审应当考虑组织的规模，性质和复杂程度以及审核的目的和范围。

c文件评审贯穿于审核的全过程，在完成对受审核方的知识产权管理体系审核的全部活动后，才能对知识产权管理体系文件的符合性作出最后的评价结论。

文件评审贯穿于审核全过程

对照标准要求检查，关注重点

缺（漏）项

与标准要求的偏离

前后规定的不协调

对文件评审不符合的描述应避免使用咨询的语气。

如：

应该、、、，建议、、、、

文件评审应包括对适用法律法规要求的评审

不超出审核准则的要求，抓重点，不苛求细节，看实质，不看形式，标准是要求，方法可灵活

文件评审联系

7.1获取

文件问题描述：

1.缺少对相关程序文件的引用

2.缺少对于保障发明创造人员署名权的规定

3.“成果产出后进行最终检索”成果产出后的时间点不等于标准要求的“获取前”的时间点，理解有偏差

4.“研发活动形成的文件和记录”不等同于获取记录，理解有偏差

第二阶段现场审核

现场审核前的准备

现场审核

完成审核报告

现场审核前的准备：

1.与受审核方的沟通（约定时间，行程，人员明确审核组成员，审核计划）

2.审核组成员的信息

3.编写审核计划、准备工作文件

4.审核组内沟通

5.其他事项

审核计划：

审核目的---审核准则和引用文件---审核范围，含确定受审核的组织单元和职能单元及过程---审核日期及地点---审核活动预期的时间和期限，即审核日程安排---审核组成员作用、职责和分工---资源的适当配置。

至少提前一周提供给受审核方，受审核方可以提意见，受审核方确认。

审核组组成要求

1.组长由审核员级别以上人员承担

2.组内必须有专业人员（专业审核员和技术专家）

3.实习审核员人数少于或等于审核员级别以上人员总数的一半

4.实习审核员是审核组成员，但不能独立审核

5.技术专家是审核组成员，但不能审核

6.若审核组成员与受审核方存在利益冲突等问题，可以提出异议

向导

向导的作用和管理

1、引导并安排审核组成员到达需要审核的现场或场所

2、向审核组成员说明有关场所的安全规则和程序以及其他注意事项，并确保审核组遵守这些要求

3、代表受审核方见证审核组的审核实施过程

4、在审核组收集信息和证据的过程中，需要时作出澄清或提供帮助

5、与受审核方就与审核有关的其他事宜进行沟通并达成一致

审核小组至少1名向导

受审核方做好准备：

5个主要方面

1.体系文件：

正式发布的版本

2.记录：

可按照条款要求的逻辑顺序准备

3.首末次会议：

场地、会议设备、人员通知

4.受审核人员：

最高管理者、管代、部门负责人、向导等人员应对审核内容事先熟悉。

5.审核组的行程安排

现场审核：

首次会议：

审核组长主持------受审核方管理层及受审核的职能部门负责人----一般30分钟左右----与会签到人员

首次会议的内容及程序：

1.人员介绍

2.确认审核目的、范围和准则

3.确认审核计划日程安排及其他相关安排

4.介绍审核方法及程序

5.确认审核组和受审核方的正式沟通渠道及终止审核的条件

6.确认向导的安排及作用职责，落实审核所需的资源和设施

7.确认审核活动的限制条件

8.确认审核所使用的语言和有关保密事宜

9.介绍审核结论及报告的方式以及申诉系统的信息

10.受审核方高层管理者简单致辞

11.澄清疑问

审核发现

将收集的审核证据对照审核准则进行评价的结果

符合

不符合《严重不符合、一般不符合》

观察项：

证据还不够充分、不足以确认是否构成不符合项、但可能会造成不良后果的事实；下次审核中应继续关注

不符合报告

常见问题：

体系要求不熟悉---标准理解不清楚---复杂情况的处理----日常实施不到位

审核结论：

1.推荐通过认证

2.有条件推荐通过认证：

在规定时限内对不符合采取了经审核组评审，接受并证实有效的纠正和纠正措施

3.不推荐通过认证

末次会议:

A/现场审核最后一个步骤

B/审核组长主持，审核组成员，受审核方等参加

C/程序和内容：

1.感谢受审核方的配合和支持

2.重申审核的目的、准则和范围

3.提出审核发现（符合与不符合）

4.宣布审核结论

5.讨论纠正措施和预防措施的时间表

6.其他需要说明的内容

7.请受审核方高层管理者做简单致辞

8.再次感谢受审核方的合作，宣布末次会议结束

审核报告

审核组长审核结束后提交审核报告

认证机构对审核报告评审和批准

审核报告的所以者：

认证机构

保密：

审核组成员、审核报告的所以持有者

审核员的行为准则：

A遵纪守法、敬业诚信、客观公正

B努力提高审核技能和信誉

C帮助其监督管理的人员提高管理水平，专业和审核技能

D不承担本不具备能力的审核

E不介入冲突或利益竞争，不向审核员聘用机构隐瞒任何可能影响公正判断的关系

F除非审核员聘用机构和受审核方书面授权或有法律要求，不讨论或透露任何有关审核的信息

G不接受审核方及其工作人员或任何相关方的回扣、礼品及其他任何形式的好处，也不应该在知情时允许同事接受。

H不有意传播任何错误的或易产生误解的信息，以防影响审核员确认过程的信誉。

I在任何情况下，不损坏CCAA及其确认过程的声誉，与针对违背本准则的行为而进行的调查给予充分的合作。

J不对审核方即进行咨询又进行认证审核

2.3审核后续活动及其常见问题

A/受审核方确定和实施纠正、预防或改进措施，并向认证机构报告实施纠正、预防或改进措施的状况。

B/认证机构委派的审核员对纠正措施的完成情况及其有效性进行验证

C/验证纠正措施的方式：

在现场审核期间验证2.现场验证、书面验证（验证期限）

认证决定：

审定（技术委员会）

获证企业信息：

平台可以查到信息

小结

不能为贯标而贯标

通用标准下的个性话实施！

处理好规范性与效率的矛盾！

对企业而言，贯标认证工作是降低企业经营风险的绝佳机会

对IP部门而言贯标认证工作是将IP工作推向台前的绝佳机会！

对IP部门而言贯标认证工作是促进个人全面发展的绝佳机会！