常州机电职业技术学院档案分类方案.docx

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常州机电职业技术学院档案分类方案.docx

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常州机电职业技术学院档案分类方案.docx

常州机电职业技术学院档案分类方案

档案分类方案

常州机电职业技术学院

2004年3月

编制说明

为了进一步健全、规范学院档案管理业务建设，实现档案工作的标准化，参照国家档案局《高等院校档案实体分类法》，结合学院档案工作的实际情况，对常教发（1996）35号《常州市学校档案归档范围和保管期限表》（修订稿）重新进行了修订，特制定《常州机电职业技术学院分类方案》。

学院档案分类中的类目标识符号均采用阿拉伯数字，一级类目采用1到9的标识符号。

分别为：

1党群工作类；1行政管理类；3教育教学类；4产品类；5科学技术研究类；6基本建设类；7设备仪器类；8会计档案类；9人事档案类。

各类档案根据不同内容，在分成若干二级或三级类目，并以此为依据，编写档案案卷号。

案卷排列和编号应遵循保持案卷之间的有机联系，便于库房管理和查找利用的原则。

1-3大类形成的案卷，分别各一个流水号，每个流水号按永、长、短排列。

4-7大类，以每个课题、每个工程、每种型号形成的案卷为一个流水号：

会计档案分别按凭证、账簿、报表的年度流水号排列。

人事档案的排列和编号按照组通字（1991）13号《干部档案工作条例》和组通字（1996）14号《干部人事档案材料收集归档规定》执行。

特殊载体档案有，照片，录音带，录像带，计算机软盘，实物等非纸质载体形成的档案，不单独设置类目，用“T”表示。

档案编号表式：

1·1——1

案卷顺序号

二级类目代号

一级类目代号

标签写法：

常州机电职业技术学院归档范围及保管期限表

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

党

群

工

作

类

党

务

综

合

1、上级党组织关于党的思想、作风建设的文件（如文件是针对本院的，则长期保存）

2、本院党委，支部大会会议记录

3、本院党委工作计划、总结、汇报材料

4、本院党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知

5、本院党委、支部负责同志的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿

6、关于表彰先进支部，优秀党员的通知及申报材料

7、关于党委（支部）保密、秘书工作的有关文件

8、有关工委、工作文件及活动材料

短期

永久

长期

短期

组

织

工

作

1、上级关于党的组织建设的文件（如文件是针对本院的，则长期保存）

2、本院组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料

3、本院组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

4、本院干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的要附任免呈报表）

5、本院干部名册

6、关于党支部改选的请示、批复及工作报告

7、本院发展新党员、预备党员转正的名册

8、本院党组织统计年报、党员名册

9、本院各支部、支部委员名册

10、本院关于后备干部选拔有关文件及材料

11、本院开展民主评议党员的材料

12、本院关于党员管理的有关材料

13、上级关于老干部工作的文件

14、统战工作材料

短期

永久

长期

短期

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

党

群

工

作

类

宣

传

工

作

1、上级关于宣传、精神文明建设、普法宣传、国防教育、师德师风教育的文件

2、本院业余党校有关材料

3、各类年鉴材料

4、本院宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

5、本院院报

6、反映本院重要活动的宣传报告、新闻图片及对外宣传的各类报刊

7、本院组织活动，政治学习安排表

8、本院升旗仪式讲话名单及讲话稿

9、本院教职工政治思想工作动态及调查材料

短期

永久

短期

纪

检

监

察

1、上级关于纪律检查、监察、审计、廉政建设的文件

2、本院纪查、监察、审计工作规章制度

3、本院关于纪检监察、审计工作计划、总结

4、本院纪检工作会议记录

5、本院党员干部处分、复查材料

6、重要来信来访及处理意见

7、上级表彰（优秀纪检干部、先进集体等）

短期

长期

永久

长期

永久

长期

工

会

工

作

1、上级关于工会工作的文件

2、本院工会工作计划、总结

3、关于本院教代会的有关文件及材料

4、关于本院工会换届选举的报告、批复

5、本院工会开展各项文体活动的材料

6、本院工会的有关规章制度

7、关于表彰工会先进集体、个人的材料、名单

8、本院工会统计年报、工会干部、工会会员名册

9、工会委员会会议记录

10、本院妇女、家庭工作材料

11、本院退管工作材料

短期

长期

永久

长期

永久

长期

永久

短期

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

党

群

工

作

类

团

委

工

作

1、上级关于共青团工作的文件

2、本院团委工作计划、总结及规章制度

3、本院团代会文件及材料

4、本院团组织开展各项活动的有关材料（重要的长期）

5、关于表彰先进团支部、优秀团员、团干部等文件及申报材料

6、本院团组织发展新团员、办理老团员离团的批复及团员转出材料

7、本院团组织统计年报

8、团干部名册

9、团员名册

10、团委发文及团委会议记录

11、本院学代会文件及材料

12、本院学生会文件、材料

短期

长期

永久

短期

长期

永久

长期

行

政

管

理

类

行

政

综

合

1、上级有关学校行政管理的综合性文件（各类简报、通报、函等）

2、全院性的各项规章制度，岗位责任制

3、关于本院机构设置及编制的文件

4、本院行政组织调整、干部任命的决定

5、本院各类基层报表、统计表等

6、本院全面性工作计划、总结、经验介绍

7、本院行政、院办、发文、函等

8、本院教育事业规划、计划及上级批复

9、本院向上级的请示及批复

10、本院行政办公会议记录

11、全院性的工作会议、座谈会记录

12、本院大事记、历史沿革、基本情况汇编

13、学院评估材料

14、关于本院的重大行政奖励、各类表彰、及上报材料

15、本院简报、信息、动态、情况反映等

16、本院各部门工作计划、总结

17、本院月工作计划、各科室工作计划及完成情况考核表

18、本院文明科室考核有关资料

19、院史工作材料

短期

永久

永久永久

长期

永久

短期

矩期

长期

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

行

政

管

理

类

20、校友工作材料

21、校庆工作材料

22、各类协议、合同等

23、本院周活动安排

24、各类年检材料

25、各类创建活动及材料

短期

长期

短期

长期

安

全

保

卫

1、上级有关安全、保卫、社会治安、法制教育工作的文件

2、本院有关安全方面的规章制度

3、本院有关治安保卫、消防工作方面的规章制度

4、本院有关安全方面的材料

5、本院有关治安保卫、消防工作方面的材料

6、本院安全、治安保卫工作计划总结、简报、调查材料、统计报表

7、本院师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级批复、判决书

8、复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）

短期

长期

短期

永久

长期

人

事

劳

资

1、上级关于人事工作的文件

2、关于本院教职工的奖惩及申报、复查材料

3、关于教职工年度考核的文件和考核结果汇总材料

4、关于人员增减材料、教职工调进调出介绍信

5、本院人事统计报表（干部年报）

6、本院干部花名册、教职工花名册

7、本院合同制工人的聘用合同、临时工用工手续

8、上级关于师资工作的文件（进修、资格考试）

9、本院教师进修、师资引进、培养方面的材料

10、关于教师职称评聘方面的文件、聘任通知等

11、本院师资情况调查

12、上级关于工资工作方面的文件

13、本院工资基金审批表、工资年报表

14、本院教职工工教龄核定、工资调整审批表、花名册

15、本院离退休人员增加补贴、调整待遇的通知、名册

16、本院教职工养老保险、住房公积金结算表、名册

17、上级关于教职工福利方面的文件

短期

长期

永久

短期

长期

短期

永久

长期

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

行

政

管

理

类

18、本院教职工享受住房、煤气补贴等材料

19、关于离休干部享受护理费、死亡职工享受丧葬费、抚恤金、遗属补助的报告、批复

20、教职工退职离职材料

长期

总

务

工

作

1、上级关于财务、后勤工作的文件

2、本院财务、后勤工作的规定、通知等

3、本院财务后勤向上级有关部门的申请报告及上级批复的文件

4、关于经费审计、财务报销方面的通知、规定

5、本院房屋管理、调配使用、转移他用等方面的材料

6、本院关于校舍管理、校园绿化方面的材料

7、本院关于爱国卫生、健康教育、计划生育公费医疗、教职工保健方面的材料

8、本院关于食堂管理方面的材料等

9、本院关于处理行政、民事纠纷的协议书、合同书

10、上级关于校办企业管理材料

11、本院关于校办厂改制、目标管理方面材料

12、各类设施年检材料（取水、防雷、锅炉等）

13、车辆工作的有关文件材料

14、各类有关后勤工作的合同协议（物管、房屋、租车、供水、用电、燃气、学生公寓等）

短期

长期

短期

长期

短期

长期

短期

长期

档案

图书

信息

1、上级关于档案图书工作的文件、信息化工作的文件

2、本院档案图书信息化工作计划、总结、情况汇报

3、本院档案图书信息管理规章制度

4、本院档案工作统计报表

5、图书馆评估材料

6、本院图书馆有关材料

短期

长期

外

事

工

作

1、上级关于外事工作的文件

2、学院外事工作规章制度、计划、总结、简报等

3、上级对出国（境）人员的有关文件材料

4、出国（境）人员考察、访问材料

5、中外合作院际交流协议、合同、项目、纪要材料、备忘录

6、本院完成的国际合作项目、成果等材料

短期

长期

永久

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

教

育

教

学

类

综

合

类

1、关于教学方针、办学规模、培养目标方面的规定、办法

2、关于各类理事、协作会、联合会等材料

3、各类推荐材料（各类专家、评委等）

4、本院有关教育教学方面的规章制度

5、本院教育事业年度报表

6、关于本院教育教学质量方面的综合检查评估材料等

7、本院教师在教育教学上的获奖材料（论文、教果、评优课、基本功竞赛、劳技、课件制作、优秀班主任）

8、非学历教育（社会力量办学）的培训、考证材料（成教部业务材料）

长期

永久

长期

短期

德

育

工

作

1、上级关于加强学生德育教学的文件

2、本院德育工作会议有关材料

3、上级关于德育工作先进集体和个人的表彰材料

4、本院班主任工作有关材料

5、军民共建、社会教育

6、关于对学生进行心理疏导、健康教育的材料

7、本院有关学生工作的材料（学工处材料）

短期

长期

短期

教

学

工

作

1、上级有关开展教学工作的文件（重要的长期）

2、本院教学工作计划、总结

3、本院教学文书档案

4、学年度教师任课安排、校历表及课程表

5、本院教师对外公开课、评优课、示范课等优秀教案

6、本年度试卷底稿

7、第二课堂教育教学活动计划等材料

8、本院电化教育材料

9、各班级教学业务档案

短期

长期

短期

体

卫

工

作

1、上级有关体育、卫生、艺术教育工作的文件材料

2、本院学生运动会秩序册、成绩记录

3、本院学生参加市级以上文体活动竞赛获奖材料（重要的长期）

4、本院学生卫生工作材料

短期

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

教

育

教

学

类

学科与实验室建设

1、上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料

2、学科、实验室论证、评估、申报、审批材料

3、学科、实验室建设计划、简报、总结材料

4、学科、实验室建设统计报表

5、关于实验室建设的方案、实验室管理制度

短期

永久

长期

招生工作

1、上级关于本年度招生工作的文件

2、本院招生计划、规定、生源计划

3、本院新生录取材料及新生名单

4、本院招生宣传方面的材料

5、委掊、代培、保送生有关材料

短期

长期

短期

长期

学籍管理

1、上级关于加强学生学籍管理工作的文件

2、新生入学登记表

3、学年度在校学生名册及分班名册

4、学生成绩总册

5、关于学生的表彰奖励材料（奖学金、三好生、优秀学生干部、先进班组、各项竞赛获奖等）

6、学生学籍卡片

7、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）

8、学生处分材料

9、本院关于学生户口办理材料

10、上级及本院关于帮困助学、助学贷款材料

长期

短期

长期

永久

长期

毕业生工作

1、上级有关毕业、升学、录取学校的文件、材料

2、毕业生验印花名册

3、毕业证存根材料

4、毕业生登记表

5、毕业生派遗呈报表

6、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

短期

永久

长期

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

教育教学科研

1、上级有关开展教学科研工作的文件

2、本院教师关于学院管理、教育教学方面发表或获奖的论文

3、本院教师撰写或编篡的讲义、材料

4、本院开展国家级、省级课题研究的方案、报告专业各项的科研项目及其它综合材料

短期

长期

5科学技术研究类

综

合

类

1、上级关于科技开展管理的文件

2、本单位为科技开发制定的各种规定、条例、办法、制度及手册、图表

3、科技开展的请示、报告、批复、批示

4、科技开展、管理与专业协作单位有关技术性方面来往的文件材料

5、科技开发年度工作计划、总结、统计报表

长期

永久

科

研

课

题

1、上级下达的指令性文件

2、可行性研究论证报告

3、有关科研项目的合同或协议

4、实施计划材料

5、科研课题鉴定材料

6、科研成果获奖证书

7、研讨会成果推广材料

永久

基

本

建

设

类

综

合

类

1、上级有关基建工作的文件

2、本院关于基建方面文件

3、基建工作规章制度

4、基建工作计划、总结、简报

5、基建工作总体规划

6、基建工作年度（季度）总结、统计报表

7、全院性总体规划、设计总平面图

8、水、电、气管道分布图

9、地质勘探、地形测量材料

长期

永久

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

教

学

用

房

1、项目建议书及上级批复

2、可行性研究报告

3、项目评估

4、环境预测、调查报告

5、设计任务及计划任务书

6、工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图勘察记录、化验试验报告、重土、岩样及说明

7、地形、地貌控制噗建筑物，构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录

8、水文、气象、地震等其它设计基础材料

9、初步设计

10、技术设计

11、施工图设计

12、技术秘密材料、专刊文件

13、设计计算书

14、关键技术实验

15、总体现划设计

16、设计评价、鉴定及审批

17、征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

18、承包合同、协议书、招标、租凭文件

19、施工执照

20、环保三同时、消防、卫生等条件，水、电、气、暖供应协议书

21、产权证书

22、土地施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要

（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺

（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定

（4）建筑材料实验报告

（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批

（6）土地施工定位测量地质工期勘察

永久

短期

永久

长期

永久

长期

永久

短期

长期

永久

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

（7）上岩试验报告，基础处理、基础工程施工图

（8）隐蔽工程验收记录

（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告

（10）分项、分单位工程抽量检查、评定

（11）交工验收记录证明

（12）竣工报告、竣工验收报告

23、设备及管线安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录

（4）隐蔽工程检查验收记录

（5）强度、密封性试验报告

（6）设备调试记录

（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告

（8）系统调试、实验记录

（9）管线情况、通水、消毒记录

（10）管线标高位置，坡度测量记录

（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定

（12）其它

24、电气、仪表、安装施工文件

（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审

（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批

（3）调试、整定记录

（4）性能测试和院核

（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告

（6）操作、联动试验

（7）电气装置交接记录

（8）中间交工验收记录、工程质量评定

（9）竣工报告、竣工验收报告

25、竣工验收报告

26、全部竣工图纸

永久

长期

永久

短期

长期

短期

长期

短期

长期

短期

长期

短期

长期

永久

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

27、质量评审材料

28、工程现场声像材料

29、竣工验收会议决议文件

永久

设

备

仪

器

类

综

合

类

1、上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件

2、本院仪器、设备管理的规章制度

3、设备工作计划、报告、总结、调查材料

4、本院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案

5、本院仪器、设备移交清册及设备仪器报废，调拔报告和批复

6、本院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料

长期

教学

设备

1、申购报告、计划、论证报告（论证会文件、记录等）

2、上级或主管领导批复和准购批示

3、定购合同（复印件）和会谈纪要、记录等

4、进口设备过程中有关的技术商务工作

5、开箱记录及装箱单

6、安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单

7、验收报告及文件材料

8、索赔来往函件及结果文件

9、设备说明书及全套随机文件材料

10、使用、检修、故障事故记录（设备履历书）

11、重大事故的调查分析及处理意见

12、技术改进和开始过程中形成的技术文件材料

长期

生活办公设备

生产设备

财会档案

会计凭证

原始凭证、记帐凭证、汇总凭证

销毁凭证中抽出凭证

各种收款收据及发票存根

其他

15年

永久

5年

会计帐薄

日记帐

现金日记帐、银行存款日记帐

总帐

明细帐

辅助帐薄

15年

25年

15年

一级类目

二级类目

基本归档范围

保管期限

备

注

财务报表

年度财务报表

月、季度财务报表

其他

永久

3年

其

它

会计档案移交清册

会计档案保管清册

会计档案销毁清册

银行存款余额调节表

银行对帐单

15年

永久

5年

人事档案

根据中组部、国家档案局组通字（1991）13号《干部档案工作条例》和组通字（1996）14号《干部人事档案材料收集归档规定》执行。

特殊载体

照

片

反映本院管理、业务等方面的重要活动、重要事件的现场、人物等照片

永久

录

音

带

反映本院管理、业务等方面的重要活动、重要事件的现场、人物等录音带和录像带

长期

录

像

带

计算机软件

长期

实

物

本院获得的各种奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗等

长期

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