初级会计电算化辅导资料.docx
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初级会计电算化辅导资料
2010年会计从业资格考试初级会计电算化辅导资料汇总
2010年初级会计电算化考试辅导：
文字表格编辑操作汇总
创建新文档
①启动Word程序时自动创建：
每启动Word后，Word将自动新建一个“文档1.doc”文件（保存该文件至磁盘时，可对该文件重命名）。
②利用“常用”工具栏“新建”按钮新建文档。
③利用“文件”菜单中的“新建”按钮新建文档
保存文档
用Word正在编辑的文档暂时被保存在内存中，将文档由内存以文件形式保存到磁盘中，在关机后，文档才永久存放且日后能随时调用。
在对文档进行处理的过程中，要注意随时保存文档，以免因误操作或断电等原因而造成无谓损失。
保存的方法有：
①单击“常用”工具栏中的“保存”按钮
新建的文档第一次保存时会弹出对话框
在“文件名”框中输入要保存的文件名，通过“保存类型”的下拉框选择保存类型，在“保存位置”下拉框中选择要保存的位置。
（确定保存三个要件）
选择三个要件之后，单击“保存”按钮，该文档以Word文档（*.doc）类型、“第三章文字表格编辑操作一”文件名由内存保存到D：
盘“瞿晓燕的讲义”|“第4章”文件夹中。
在文档保存时，如果该文档已经被保存过，则系统按原文件名、类型和位置自动保存。
②单击“文件”菜单中的“保存”命令
③使用快捷键Ctrl+S
另存文档
已经以确定的文件名、文件类型和位置保存好的文件，当用户要以一个或新的文件名、或新的文件类型或新的位置保存文件时，可选择“文件”菜单的“另存为”命令。
这时可重新确定“文件名”、“保存类型”和“保存位置”，在新位置以新文件名保存。
提示：
在“另存为”对话框中，需确定新的保存位置或新文件名。
打开文档。
所谓打开文档，就是在内存在开辟一块区域，将文档从磁盘调入指定的区域。
打开文档常用的方法有：
①单击“常用”工具栏中的“打开”按钮
在“查找范围”中找到要打开的文档所在的文件夹，在文件夹列表中选择要打开的文档。
单击“打开”按钮，则打开了该文件。
②单击“文件”菜单中的“打开”命令
③双击要打开的文件
④打开多个文档，使用Shift键或Ctrl键后选择要打开的文件
关闭文档。
一个文档编辑完毕暂时不再对其编辑，可以将该文档关闭。
①单击“文件”菜单中的“关闭”命令，可关闭该文档。
②单击文档右上角的关闭窗口命令。
提示：
窗口中有两个“关闭”按钮，上边的为“关闭”Word程序按钮，下边为“关闭”文档按钮，当关闭文档后，Word程序仍运行;若单击上边“关闭”按钮，则关闭Word程序，同时，也关闭该文档。
若修改后的文档尚未存盘，在关闭文档时，系统将给出“是否保存”的提示信息。
【例题4-31】单选题：
Word环境中可以同时打开多个文档，但只有一个是当前活动文档，在这些文档之间切换的命令菜单是（）。
A.文件B.视图C.工具D.窗口
正确答案：
D
解析：
Word环境下多个文档之间切换可以通过“窗口”菜单进行，也可单击任务栏上文件名按钮进行切换。
【例题4-32】单选题：
启动Word后，Word将自动进入一个新建文档，系统缺省的文档名是（）。
A.文档1B.文档C.BOOK1D.空
正确答案：
A
解析：
Word程序自动新建文档未指定文档名时该文档名为“文档1”。
【例题4-33】单选题：
在Word中打开文档的快捷键是（）。
A.Ctrl+OB.Ctrl+SC.Ctrl+ND.Ctrl+V
正确答案：
A
解析：
在Word中打开文档的快捷键是Ctrl+O（Open）。
保存文档的快捷键是Ctrl+S，新建空白文档的快捷键是Ctrl+N（New），粘贴的快捷键是Ctrl+V。
【例题4-34】单选题：
Word文档默认的扩展名是（）。
A.DOTB.DOCC.TXTD.WORD
正确答案：
B
解析：
Word文档默认的扩展名是.doc。
【例题4-35】关闭Word文档的方法有（ ）。
A.选择“文件”菜单中的“关闭”命令B.单击文档窗口中的“关闭”按钮
C.双击“文件”菜单D.双击“窗口”的控制按钮
正确答案：
ABD
解析：
单击“文件”菜单中的“关闭”命令及单击文档右上角的关闭窗口命令均可关闭Word文档，双击“窗口”的控制按钮，可关闭Word程序，关闭该程序，同时关闭文档。
文档的编辑（输入、删除、修改、移动、复制）
①光标的移动。
可用鼠标移动光标或用键盘移动光标。
用键盘移动光标的主要方法见教材P167。
②文本的输入和插入。
打开文档后，在任务栏右下角选择汉字输入方法（如智能ABC），可以输入单字、词组组成的段落，形成文档内容。
输入每行结尾时，会自动换行，每段结束时，需按回车键换行。
注意插入操作时“改写”按钮的状态。
在进行插入操作时，状态栏的“改写”按钮应为灰色。
如果“改写”按钮为黑色，则输入的文本会自动替换插入点后的内容。
这时可双击“改写”按钮，使其改变为灰色。
③文本的选取。
一个字、一个词组、一句话、一个段落、一篇文章都可看做是一个文本，也称文本块。
通常对文本块要进行整体操作（如移动、复制或删除）前，需选取这些文本。
被选取的文本由白底黑字变换为黑底白字。
每次只能选取一块文本进行操作。
◆可以用鼠标操作也可以用键盘完成。
◆用鼠标最简单的方法是将鼠标指针移到要选取文本的开始位置，按住鼠标左键拖动，鼠标拖过地方所有的文本都被选中。
用鼠标选定文本的其他方法见教材P168;如选取某些文字，选取某一行，选取多行，选取一个自然段，选取整个文档及纵向选择文本。
◆用键盘操作，先将光标移至要选取文本的开始位置，按住Shift键，再按键盘上向右或向下光标键。
◆选定文本后，要取消对它的选定，可以在键盘上单击任何一个方向键，或者按Esc键，或者用鼠标单击文档的任何位置。
④文本的移动、复制和删除
◆移动：
一种方法是通过剪切（Ctrl+X）、粘贴来实现，另一种方法是按鼠标左键直接拖动;（①选择②剪切③定位④粘贴）
◆复制：
一种方法是复制（Ctrl+C）到剪贴板再粘贴，另一种方法是按住Ctrl键拖动选中的文稿;（①选择②复制③定位④粘贴）
◆删除：
先选取文本，再按Delete键或Backspace键。
删除一个字符，可将光标移至要删除的字符后，直接按Backspace键。
⑤文本的查找、替换和定位
◆在文档中查找和替换：
单击“编辑”菜单的“查找”命令，打开“查找”对话框。
（也可通过快捷键Ctrl+F打开“查找”对话框）
在“查找内容”框中输入要查找的文字，如“按扭”，还要确定查找范围，可在“查找”选项卡中单击“高级”按钮。
在“查找”选项卡中单击“查找下一处”按钮，可继续查找。
在“查找内容”框中输入要查找的文字，单击“替换”标签，打开“替换”选项卡，在“替换为”框中输入要替换的内容，单击“替换”或“全部替换”按钮。
◆在文档中快速定位：
单击“编辑”菜单的“定位”命令，弹出“查找和替换”对话框的“定位”选项卡，（也可通过Ctrl+F快捷键打开“查找和替换”对话框，单击打开“定位”选项卡）然后通过页号、节、行等条件来进行定位。
⑥撤销和恢复操作
这是Word为纠正编辑过程中发生的错误而提供的操作。
“撤消”命令是指撤消前面进行的操作。
重复命令则是指重复执行上一次的编辑命令或操作。
具体操作时，可以
◆单击“编辑”菜单中的“重复”或“撤销”命令;
◆单击常用工具栏的“撤销”或“恢复”按钮;
◆按快捷键Ctrl+Z（撤销）和Ctrl+Y（重复）。
【例题4-36】单选题：
执行“编辑”菜单中的“替换”命令，在对话框内指定“查找内容”，但在“替换为”文本框内未输入任何内容，此时单击“全部替换”命令按钮将（）。
A.不能执行
B.只能查找，不做任何替换
C.把所有查找到的内容全都删除
D.每查找到一个，就询问用户，让用户指定替换什么
正确答案：
C
解析：
单击“编辑”菜单中的“替换”选项，将出现“查找和替换”对话框，用户可以指定“查找内容”、“搜索范围”以及对某些格式如何匹配的限定，在“替换为”文本框中输入要替换的新内容。
如果单击“查找下一个”按钮，则开始搜索，没找到一个要替换的旧内容，会询问用户是否替换;如果单击“全部替换”按钮，则自动搜索并一律予以替换，不再询问。
本题所述情况，仍然能进行查找和替换，只不过既然没有指定用来替换的新内容，就只好把旧内容删除了。
【例题4-37】单选题：
将文档中的一部分内容复制到另一个位置，先要进行的操作是（C）。
A.复制B.粘贴C.选择D.插入
正确答案：
C
解析：
将文档中的一部分内容复制到另一个位置依次要经过①选择②复制③定位④粘贴四个步骤。
【例题4-38】单选题：
在Word中，有关“查找”操作的正确叙述是（）。
A.只能在整个文档范围内进行
B.只能带格式进行，还可以查找一些特殊的非打印字符
C.可以无格式或带格式进行，但不能使用任何通配符进行查找
D.可以无格式或带格式进行，还可以查找一些特殊字符
正确答案：
D
解析：
执行“查找”命令时，可以无格式或带格式进行，可以使用通配符进行查找，还可以查找一些特殊字符（如省略号等）。
【例题4-39】判断题：
在Word的编辑状态下中，可以通过双击状态栏上“改写”按钮，将系统从插入状态换为改写状态。
（ ）
正确答案：
√
解析：
：
在Word的编辑状态下中，可以通过双击状态栏上“改写”按钮，将系统从插入状态换为改写状态。
（“改写”按钮由灰色变为黑色）
【例题4-40】单选题：
在Word中，需用鼠标选定一个矩形区域的文字时，需要按住（ ）键。
A.Ctrl B.Shift C.Enter D.Alt
正确答案：
D
解析：
按住Alt键的同时拖到鼠标则选取一个矩形块文本。
排版操作
⑴设置字符格式。
字符格式设置包括字体、字号、字形的设置及对字符的各种修饰。
在Word中，字形、字体和字号的默认设置分别是常规、宋体、五号字，英文字体为“TimesNewRoman”。
Word默认的字体颜色是黑色。
①可以利用“格式”菜单设置字符格式
②利用“格式”工具栏上的命令按钮设置字符格式
③可以设置字符的字体、字号，设置字符的颜色，设置字符修饰，及设置字符间距。
⑵设置段落格式。
通过设置段落格式可以改变段落的外观。
段落格式设置主要包括段落的缩进和对齐、行间距和段间距等。
①文字对齐：
单击“格式”工具栏上的“两端对齐”、“居中”、“右对齐”或“分散对齐”工具按钮。
或者单击“格式”菜单中的“段落”命令，在弹出的“段落”对话框中的“对齐方式”中设置。
②段落缩进：
包括左缩进、右缩进、首行缩进和悬挂缩进。
◆利用水平标尺中的缩进标记设置
◆利用“格式”工具栏上的“增加缩进量”和“减少缩进量”按钮设置
◆利用“段落”对话框设置
◆取消缩进时，选定段落后在选项卡“特殊格式”框中选择“无”。
③行距的设置：
使用“段落”对话框中“缩进和间距”标签中的“行距”功能可设置行距。
系统的默认设置为单倍行距。
页面排版。
单击“文件”菜单的“页面设置”命令，可设置页面边距，纸张类型（如A4、B5）及设置页眉、页脚。
【例题3-41】判断题：
在Word中，为选定文本定义字号时，阿拉伯字号值（如12，16，20等）越大，实际显示的字符将越大。
（）
正确答案：
√
解析：
在Word中，为选定文本定义字号时，阿拉伯字号值（如12，16，20等）越大，实际显示的字符将越大。
但汉字号值（如小一小二）则正好相反，号值越大如（六号），输出显示的字符越小。
【例题3-42】判断题：
选定文本中包含多种字体时，格式工具栏字体框中显示“宋体”。
（）
正确答案：
×
解析：
选定文本中包含多种字体时，格式工具栏字体框中显示为空白。
【例题3-43】判断题：
在Word中输入的文档，默认的字体为楷体。
（ ）
正确答案：
×
解析：
在Word中输入的文档，默认的字体为宋体。
Windows的资源管理
在介绍如何管理Windows的资源之前，先介绍其资源管理的基本形式之一，文件和文件夹。
文件和文件夹
（1）文件、文件格式及文件名。
文件是一组相关信息集合，任何程序和数据都是以文件形式存放在磁盘上的。
文件格式是指文件数据以什么样的排列方式存储在电脑磁盘中的。
存储在磁盘上的每个文件都有一个名字作为标识，这就是文件名。
文件来源主要有三种：
安装复制，网络传送，程序生成。
一个文件名由两部分构成：
文件主名•扩展名。
文件扩展名又称为文件后缀。
如“第4章.doc”,主文件名为“第4章”，“doc”为文件后缀。
文件命名规则：
文件名中不能出现“\/:
*?
“<”等字符;WindowsXP保留文件名中的大小写字符，但在确认文件时不区分大小写。
Myreport与MYREPORT被认为是同一文件名。
文件名和扩展名可以使用通配符?
和*表示一批文件。
如A?
.doc可代表A1.doc，A2.doc;A*.doc可代表A4561.doc.
（2）文件夹。
Windows操作系统采用树形结构的文件夹来实施对文件的组织和管理。
文件夹的命名规则与文件名相同。
一个磁盘的根文件夹是自动存在的。
常见的文件夹有：
Windows文件夹是存在系统所在的文件夹;MyDocuments文件夹，程序默认保存的文件夹就是MyDocuments文件夹;ProgramFile文件夹是默认的程序安装文件夹，自建文件夹，如“我的照片”、“初级会计电算化讲义”文件夹。
开始菜单是一个集中了很多快捷方式的文件夹。
【例题4-9】单选题：
磁盘上的根文件夹是（）。
A.用户建立的B.自动存在的C.根本不存在D.以上均错
正确答案：
B
解析：
磁盘上的根文件夹是自动存在的。
【例题4-10】判断题：
开始菜单不是一个文件夹。
正确答案：
X
解析：
开始菜单是一个集中了很多快捷方式的文件夹。
“我的电脑”窗口
（1）启动方式：
双击“我的电脑”图标，可打开“我的电脑”窗口。
（2）内容：
3.5软盘（A：
），本地磁盘，光盘驱动器，控制面板，回收站，网上邻居，我的文档，桌面。
回收站：
存放从硬盘删除的文件或文件夹。
双击可打开“回收站”，查看回收站的情况，可清除或恢复回收站中被删除的文件。
【例题4-11】多选题：
下列关于回收站的描述中，正确的是（）。
A.回收站是硬盘上的一个文件夹
B.删除的文件都先放入回收站中
C.回收站的文件不可还原
D.回收站的大小可调整
正确答案：
AD
解析：
回收站是硬盘上的一个文件夹，其大小可调整。
按住Shift键的同时删除文件，被删除的文件不放入回收站中。
回收站的文件既可彻底删除也可以还原。
9个非常受用的Word操作技巧
1．快速插入当前日期或时间
有时写完一篇文章，觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间，一般人是通过选择菜单来实现的。
其实我们可以按Alt+Shift+D键来插入系统日期，而按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。
2．快速定位到上次编辑位置
用WPS编辑文件时有一个特点，就是当你下次打开一WPS文件时，光标会自动定位到你上一次存盘时的位置。
不过，Word却没有直接提供这个功能，但是，当我们在打开Word文件后，如果按下Shift+F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。
小提示：
其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置，即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置，可以重复按下Shift+F5键，并在三次编辑位置之间循环，当然按一下Shift+F5就会定位到上一次编辑时的位置了。
3．快速多次使用格式刷
Word中提供了快速多次复制格式的方法：
双击格式刷，你可以将选定格式复制到多个位置，再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
4．快速打印多页表格标题
选中表格的主题行，选择“表格”菜单下的“标题行重复”复选框，当你预览或打印文件时，你就会发现每一页的表格都有标题了，当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的。
5．快速将文本提升为标题
首先将光标定位至待提升为标题的文本，当按Alt+Shift+←键，可把文本提升为标题，且样式为标题1，再连续按Alt+Shift+→键，可将标题1降低为标题2、标题3……标题9。
6．快速改变文本字号
Word的字号下拉菜单中，中文字号为八号到初号，英文字号为5磅到72磅，这对于一般的办公人员来说，当然已经绰绰有馀了。
但在一些特殊情况下，比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体，操作起来就有些麻烦了。
其实，我们完全也可以快速改变文本的字号：
先在Word中选中相关汉字，然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框，直接键入数值，即可快速改变您的字体大小。
而且这个技巧在Excel和WPS2000/Office中同样适用。
小提示：
其实，小编还有两种快速更改Word文本字号的方法：
（1）选中文字后，按下Ctrl+Shift+>键，以10磅为一级快速增大所选定文字字号，而按下Ctrl+Shift+<键，则以10磅为一级快速减少所选定文字字号；
（2）选中文字后，按Ctrl+]键逐磅增大所选文字，按Ctrl+[键逐磅缩小所选文字。
7．快速设置上下标注
首先选中需要做上标文字，然后按下组合键Ctrl+Shift+=就可将文字设为上标，再按一次又恢复到原始状态；按Ctrl+=可以将文字设为下标，再按一次也恢复到原始状态。
小提示：
详见本刊前期《WordXP中神奇的Ctrl键》一文，掌握一些快捷按键对快速、高效操作Word很有借鉴意义。
8．快速选择字体来源：
考试大
为了达到快速选择字体的目的，我们可以将常用字体以按钮形式放置在工具栏上。
首先右击Word工具栏，选择“自定义“命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框中选择“命令”选项卡，并移动光标条到类别栏中的“字体”项，看到平时经常使用的字体，把它拖到工具栏成为按钮，以后要快速选择字体，只要先选中文本，再按下工具栏上字体按钮即可，省去了从字体下拉列表框中众多字体中选择的麻烦。
9．快速取消自动编号
虽然Word中的自动编号功能较强大，但是据笔者试用，发现自动编号命令常常出现错乱现象。
其实，我们可以通过下面的方法来快速取消自动编号。
（1）当Word为其自动加上编号时，您只要按下Ctrl+Z键反悔操作，此时自动编号会消失，而且再次键入数字时，该功能就会被禁止了。
（2）选择“工具”→“自动更正选项”命令，在打开的“自动更正”对话框中，单击“键入时自动套用格式”选项卡，然后取消选择“自动编号列表”复选框，最后单击“确定”按钮完成即可。
详细讲解EXCEL表中的存货管理
在使用财务软件进行帐务处理时，库存商品明细帐科目可以设三级，但附加条件的各种辅助核算要求精度较高，每输入一张凭证都要录入数量、单价，自动计算金额等三个内容，当碰到某些复杂的品种需要输入时，往往牵扯到这三个参数之间的相应变化。
如果四舍五入的数字不够精确，帐套运行将会停止，修改工作无法正常进行，给帐务处理工作带来很大的麻烦，造成不必要的损失，那么怎样解决这类问题呢？
经过不断的实践努力和探索，我总结了一套做好库存商品明细帐的方法：
即在库存商品明细帐中用手工代替电子帐套处理，这样帐套中库存商品明细帐只需设一级科目，输入一个总金额就可以进行核算，剩下的统计、合计、成本结转，全部在帐外用人工计算完成，整个帐套工作简单、明了、科学、正确，对作帐质量和速度将有很大的提高。
手工做库存商品明细帐，说起来简单，听起来也很容易，但实际做起来，并不是那么得心应手，品种数量少还可以，在帐页上一笔一笔登记入帐，检查核对完成后，用加权平均法计算出当期销售成本，月末输入成本结帐就可以了；但在实际工作中，每家企业的销售都有上千个品种，每个品种下面还分几十个细目，有的金额几十万甚至上百万。
如我们经常接触的汽车零部件销售、修理修配、钢材市场等等，如果要做手工明细帐，需专人负责，还要有专业知识、对数据敏感的人员才能做好，即便这样，每个大类的品种做一本帐，也需要十几本200-300页帐纸的明细帐簿才能容纳所有商品内容，而且容易出差错，计算不准确，年终盘点和实际库存的出入很大。
所以做手工库存商品明细帐实在是不可取的方法。
但有些工作的确又脱离不了手工做帐。
怎样解决这一矛盾呢？
www.Ｅxamda.CoM考试就到考试大
经过一番苦思冥想和不断的实践，加上对电子表格的熟练应用，我的眼前终于豁然开朗：
用EXCEL电子文档的“手工作帐”代替纸质帐页作帐，在EXCEL表上进行输入、统计、加权平均法计算、最后得出发出商品成本和月末余额，把需要的数据统计到盘点表上，不是可以用一张简单的电子表格文档代替复杂的手工记录、轻松计算销售成本、对作帐起到事半功倍的效果吗？
经过耐心的录入、仔细的检查、核对和修改，加上对EXCLE表格的分类、筛选、排序等方法技巧的应用，我终于试着做了一张“EXCEL”表的库存商品明细帐，不仅方法简单、省时、省力，数据精确、品种完全种类清晰，而且整张表格看上去简洁大方、没有涂改、一目了然，对帐套的处理起到了极大的推动作用。
现简单介绍给大家，以便抛砖引玉、取长补短、互相学习，共同推进“手工电子”帐套处理的向前发展。
在一张EXCEL表的标签处标明月份，在表的上方设置好表头，如：
日期、摘要、规格、上期结存、本期收入、本期发出、本期结存等内容，按顺序输入上期结存名称规格及数量、单价和金额，再按认证后入帐的增值税进项发票为依据，在收入栏下面填写数量、单价、金额等内容，最后按发票顺序输入销售数量，核对无误后，对规格型号作简单的调整，使整体上的分类尽量精简到最少，这时选中全部表格，点击表上方“数据”栏的“排序”按钮，选中按“规格型号”排序的列按钮，点击确定，整张表格便会按“规格型号”分为几类，于是就省掉了我们在厚厚一叠帐单中寻找相同型号登记入帐的工作，要知道这是相当麻烦的一项工作，而且也方便我们及时调整一些已不存在的规格型号，简化帐页。
在排序后的表格中，在每一个品种下面插入一行作为合计栏，合计栏用彩色填充加以区分，并插入一列，在列和彩色条之间写上“本月合计”字样，就可以在空白行中进行合计、加权平均单价及成本的计算，用公式计算出上期结存、本期购入、本期销售、本期结存的数量、单价和金额。
完成计算工作后，按“CTRL键+SHFIT键”复制一张相同内容的表格，在后一张表格中，选中“本月合计”列，点击“数据”——“筛选”——“自动筛选”，在本月合计列右上方出现一个小三角符号，拉出下拉菜单，在下拉菜单中选取“本月合计”字样，出现一张彩色盘点表，将这张盘点表打印出来，就可以做成本结转帐了。
这种方做帐简单、实用、容易理解，如果还想做一本实际的手工帐，可以把盘点表上的数据抄写到纸质帐页上，数据准确无误，便于验算。
需要强调的是，在实际工作中，接触的商品品种类型复杂，有的分为上十个甚至上百上千种类型，为了节省时间、集中精力把帐做好，可以作一个简单的归类，功能性质相同
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