办公自动化.docx
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办公自动化
第一节WINGDOWS
（一）
一、计算机的组成
1、硬件:
物理上看得见摸得着的设备（显示器、主机、键盘、鼠标、存储器、CPU:
中央处理器）
2、软件:
一个程序（系统软件和应用软件）
系统软件:
人与计算机沟通的桥粱例:
DOSWindows98Windows2000WindowsXP
应用软件:
一个工具例:
Word、Excel、Photoshop、AutoCAD、Dreamweaver、Pro-E、MasterCAM
二、认识各个硬件的作用
3、显示器:
显示作用
4、键盘和鼠标:
向计算机里输入命令
5、存储器:
存储计算机里数据
6、CPU（中央处理器）:
负责计算机里面运算和控制
三、数据存储单位换算
G（吉）——Mb（兆）——Kb（千字节）——Byte（字节）——bit（位）
1G=1024Mb
1Mb=1024Kb
1Kb=1024Byte
1Byte=8bit
四、开机和关机
开机：
先开显示器——再开主机
关机：
先关主机（开始——关机）——再关显示器
五、桌面简介（快捷图标、任务栏、“开始”按钮、快速启动按钮和驻留任务指示器）
六、鼠标的操作
1、握法
方法：
a、右手的食指放在左键上，中指放在右键上。
2、鼠标操作：
移动（指向）、左键单击（选中）、拖放（快捷图标拖动）、左键双击（打开一个窗口）、右键单击（排列图标）
七、窗口操作
a、窗口的组成：
标题栏、菜单栏、工具栏、地址栏、工作区（滚动条）、状态栏
b、最小化、关闭、最大化（还原）三个按钮
c、窗口大小的改变
d、移动窗口
八、开始菜单（关闭系统、注销、运行、帮助、查找（文件和文件夹）、程序）
九、打开记事本（拼音打字）
a、点击开始一程序一附件一记事本
b、“|”：
光标。
c、切换输入法（单击任务栏En，选择输入法类型；Ctrl+Shift,选择输入法类型）
d、中英文转换（Ctrl+空格键）和输入之间的切换（ctrl+shift）
第二节WINGDOWS
（二）
一、键盘的组成
功能键区
主键盘区
编辑键区
小键盘区
壮态指示区
二、盘常用键
打开记事本——开始——程序——附件——记事本
1、回车建（Enter）用来另起一行。
2、消字键“”（Backspace）也叫退格键。
用删除光标左面的字符。
3、空格键（Space）用来打两字符之间的空格。
4、大小写锁定键（Capslock）用来改变大小写输入，灯亮，大写；灯灭，小写。
5、光标移位键：
“”用来移动光标的位置。
6、上档键（Shift）常用标点符号：
顿号、叹号、省略号、引号、书名号、括号、加减号等。
！
？
：
、……——《》√及特殊的符号
7、控制键（Ctrl键、Alt键）用来组合其他键来用。
输入法切换，中西文切换
8、numlock键：
小键盘区中的数字键是否可用。
9、全角/半角。
针对数字，（一个数字占一位还是两位）对汉字没有影响。
Printscreen（抓屏幕）
Alt+Printscreen（抓当前窗口）
二、任务栏属性的设置
方法：
右击任务栏——属性
移动、显示/自动隐藏
三、控制面板
打开方法：
开始——设置——控制面板
鼠标、键盘、声音和多媒体、日期和时间、打印机
四、输入法的添加和删除
方法：
开始——设置——控制面板——区域选项——输入法区域设置
五、如何选择图标
1、单击（选择一个图标）
2、拖拉（邻近的图标）
3、按住CTRL点击，选择不连续的图标。
4、按住SHIFT键点击，选择连续图标。
第三节WINGDOWS（三）
一、显示属性
打开方法：
在桌面空白右击——属性
1、设置背景：
右键单击空白处一属性一背景
（1）、无一应用一确定
（2）、直接选择一应用一确定
（3）、显示：
居中、平铺、拉伸
2、屏幕保护（简称屏保）：
作用：
1、保护显示器2、个性化设置
右键单击空白处一属性一屏保一用下拉按钮选择图案等待时间（一般设定为15分钟）一应用一确定
例：
设置时间为1分钟。
设置屏幕保护程序“三维文字”
3、外观（“枫树”）
4、web（web页）
5、效果
6、设置（屏幕区域）
第四节WINDOWS（四）
一、文件夹
1、文件夹的作用，用于分门别类的存放文件，方便管理，它可以再有子文件夹。
2、路径，表示文件或文件夹所在的位置，可以通过它来找到文件或文件夹。
二、文件和文件的扩展名
打开C:
\image从文件的图标可以看出文件的种类很多，系统通过文件的扩展名来识别文件的类型。
介绍常见的扩展名：
.exe可执行程序文件
.docWord文本文档文件
.xls电子表格文件
.wav.声音文件
.txt文本文档文件
.bmp画图文件
.ppt演示文稿
.jpg图片文件
三、新建文件和文件夹
方法：
在桌面或C、D、E盘空白处右击——新建——文件夹——输入名称——回车
四、重命名文件和文件夹
方法：
1、指向文件或文件夹——右键——重命名——输入名称——确定
2、选中或文件或文件夹——F2键——输入名称——确定
注：
文件的名称包含两部分：
主文件名和扩展文件名，它们之间用“.”分开，“.”前面的是主文件名，“.”后面的是扩展文件名。
一般在给文件改名的时候，只要更改文件的主文件名，扩展名不动。
隐藏文件的扩展名：
打开“我的电脑”——工具——文件夹选项——查看——将“隐藏已知文件类型的扩展名”勾选——确定
五、文件或文件夹的移动、复制
方法：
1、选中文件或文件夹——右击——复制（CTRL+C）或剪切（CTRL+X）——到要复制或移动的地方的空白区点击右键——粘贴（CTRL+V）
六、删除文件和文件夹（真删除和假删除）
假删除：
方法：
1、选择文件或文件夹后——按键盘上的DELETE键——确定
2、在要删除的文件或文件夹上点击右键——选择删除——确定
真删除：
方法：
1、选择要删除的文件或文件夹——按SHIFT+DELETE键
七、文件的属性
打开方法：
在要查看的文件或文件夹上点击右键——属性
1、只读：
只能读，不能修改。
2、隐藏：
不可见。
3、存档：
可以修改的。
4、系统：
系统自定义的
八、隐藏文件
方法：
分两步
1、在要隐藏的文件或文件夹上点击右键——选择属性——将隐藏勾选——确定
2、工具——文件夹选项——查看——将不显示隐藏文件和文件夹勾选。
九、查找文件和文件夹
1、简单查找
通过路径来查找。
2、高级查找。
开始——搜索——文件或文件夹——输入文件或文件夹名——选择查找范围
最大的查找范围“我的电脑”
十、创建快捷方式。
可以对盘、文件夹、文件创建快捷方式，
方法：
在要创建的文件夹或文件上点击右键，选择发送到——桌面快捷方式
十一、排列图标
方法：
在桌面或C，D，E盘的空白区点击右键——选择排列图标——选择其中的一种
第七节word文字处理
（一）
Word2000是一款功能强大的文字处理软件，使用它可以很方便地创建一个文档，使用它可以加入图片、创建表格、打印前进行预览等，是一种直观、灵活的文字处理软件。
一、打开方法
1、开始——程序——MircrosoftWord
2、在桌面上双击MircrosoftWord快捷图标
二、窗口的组成
1、标题栏（显示软件名称和文档名称、同时显示有
）
2、菜单栏（包含了MircrosoftWord所有的命令）
3、常用工具栏（包含了MircrosoftWord很多常用的工具）
4、格式工具栏（提供了对字体进行修饰）
5、标尺栏（提供了首行缩进，悬挂缩进，左缩进和右缩进等调整）
6、绘图工具栏（可以绘制一些简单的绘图）
7、状态栏、（显示一些文档信息，如页数等）
三、如何向MircrosoftWord输入文字
1、回车键：
换行
2、“”删除光标前的字符
3、DELETE键：
删除光标后面的字符
4、F4键：
横向复制（一般是在文字刚刚输入完）
四、如何选择文字
1、单击：
鼠标放在一行的左边，出现一个箭头时，单击（选择一行）
2、双击：
鼠标放在一段的左边，出现一个箭头时，双击（选择一段）
3、三击：
鼠标放在文字的左边，出现一个箭头时，三击（全部，相当于CTRL+A）
4、拖拉：
将鼠标放在文字旁边，按住左键不放，拖拉
五、设置字体（字体，大小，加粗，倾斜，下划线等等）
1、选中字体后，点击格式工具栏里的：
2、选中字体后——格式——字体（有三个选项卡：
字体，字符间距，文字效果等）
六、文本的移动与复制
1、选中要移动或复制的文字——在选中的文字点击右键选择复制（CTRL+C）或剪切（CTRL+X）——到要复制或移动的地方的空白区点击右键选择粘贴（CTRL+V）
七、格式刷的使用：
方法：
选中来源文字——单击常用工具栏的
（刷一次）或双击（可以刷很多次）
八、撤消（CTRL+Z）、恢复（CTRL+Y）或点击格式工具栏的
九、视图的切换
方法：
视图——普通、页面、WEB视图、大纲。
注：
“页面：
视图：
可以保证屏幕显示内容与实际打印出稿版式相符，是一种“所见即所得”的工作视图，所以被设置成默认的视图。
“普通”视图：
可显示页面编辑符号（如分页与分节符等），但不显示实际页边距，页眉、页脚信息
WEB视图：
便于处理着色背景、声音、视频剪辑等
“大纲”视图：
直观显示文章纲目结构，适用于长文档的组织，结构化编辑操作。
十、保存word文档
方法：
1、文件——另存为，输入文件名、选择位置、保存
第八节word
（二）
一、文字的边框和底纹
方法：
a、选中文字——格式——边框和底纹（有三个选项卡：
边框、页面边框和底纹）
注：
“应用范围”内的文字和段落的区别，文字：
也就是给选定的文字加一个边框或底纹，段落：
给选定的文字所在的段落加一个边框或底纹。
二、项目符号和编号的添加
方法：
a、光标定位——格式——项目符号和编号（有三个选项卡：
编号、项目符号、多级符号）
三、段落修饰（首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进、段距、行距）
方法：
a、格式——段落
b、
通过标尺调整：
三、查找和替换
1、查找（CTRL+F）
方法：
编辑——查找——输入查找内容——点击查找下一处——被查找出的文这将反白显示。
2、替换（CTRL+H）
方法：
编辑——替换——在“查找内容”选框输入要替的内容——在“替换为”选框中输入替换过后的内容——点击替换（一处）或全部替换
注：
高级查找和替换
第九节word（三）
一、文字方向的更改
方法：
a、格式——文字方向——选择一种文字方向
二、首字下沉（有两种形式：
下沉和悬挂）
方法：
a、光标定位——格式——首字下沉或悬挂，设置字体、下沉行数、距正文
三、分栏
方法：
a、选中要分栏的文字——格式——分栏，设置栏数，分隔线等
四、中文版式的添加
方法：
a、选中文字——格式——中文版式（拼音指南、带圈字符、双行合一、合并字符、纵横混版）
拼音指南：
给选定的文字加上拼音
带圈字符：
给选定的文字加上圆圈
双行合一：
将两行或多行文字全并成一行
合并字符：
将不多于6个字符合并成一个整体
纵横混版：
五、背景的添加：
方法：
格式——背景（单一色、填充色、水印效果）
a、格式——背景
六、主题的添加（给文章加一些特殊效果）
方法：
a、格式——主题
注：
主题去除：
点击——视图——页面
七、插入分页符
方法：
a、光标定位——插入——分隔符——分页符（添加空白页）
八、页眉和页脚
方法：
a、视图——页眉和页脚（插入时间、页码、作者等等）
文件——页面设置——版式——奇偶不同
文件——页面设置——版式——首页不同
九、插入页码
方法：
a、插入——页码（设置位置、对齐方式、格式）
十、插入脚注和尾注（注释）
方法：
a、光标定位——插入——脚注和尾注
注：
脚注和尾注的删除：
十一、创建超接链接
方法：
a、选中文字——插入——超级链接，选择文件
Word（四）表格
一、插入表格
方法：
a、表格——插入——表格——输入行数和列数——确定
二、移动表格
方法：
a、将鼠标放在表格左上方会出现
——按住不放拖拉
三、选定表格、行、列、单元格（可以通过鼠标和菜单两种方法调整）
选定行：
a、将光标放在要选行的第一个单元格或最后一个单元格，按住鼠标左键不放拖拉，被选行将会以黑底形式显示。
b、将光标放在要选定行所在的任意一个单元格——表格——选定——行
选定列：
a、光标放在要选定列的第一个单元格或最后一个单元格，按住鼠标左键不放拖拉，被选定行将会以黑底形式显示。
b、光标放在要选定列所在的任意一个单元格——表格——选定——列
选定单元格：
a、光标放在要选定的单元格——表格——选定——单元格
b、光标放在要选定单元格的左边——出现一个黑色箭头——单击
选定表格：
a、将光标放在任意一个单元格——表格——选定——表格
c、将光标放在第一个单元格或最后一个单元格拖拉
四、插入行、列、
插入行：
a、光标放在任意一个单元格里——表格——插入——行（“在上方”和“在下方”）
插入列：
a、光标放在任意一个单元格里——表格——插入——列（“在左侧”和“在右测”）
插入单元格：
a、光标放在任意一个单元格里——表格——插入——单元格
五、删除行、列、表格
删除行：
a、光标放在要删除行的任意一个单元格里——表格——删除——行
删除列：
a、光标放在要删除列的任意一个单元格里——表格——删除——列
删除单元格：
a、光标放在要删除的单元格里——表格——删除——单元格
删除表格：
a、光标放在任意一个单元格——表格——删除——表格
六、边框和底纹
1、边框
a、选中表格区域——格式——边框和底纹（设置线型、粗细、边框颜色）、
2、底纹
a、选中表格区域——格式——边框和底纹底纹
七、表格自动套用格式
a、光标定位——表格——表格自动套用格式
八、转换
1、表格换成文字:
光标定位表格——表格——转换——表格转换成文字
2、文字换成表格:
光标定位表格——表格——转换——文字转换成表格（注:
在输入文字的时候按TAB键）
九、单元格对齐方式
1、选中单元格区域——在选定的单元格上点击右键——单元格对齐方式——选择一种
十、调整行高和列宽（粗调和精调）
粗调:
a、将鼠标放在两行或两列的公共线上,出现一个夹子型状的箭头——按住鼠标左键不放拖拉
精调:
a、选中行或列——表格——表格属性——行高或列宽
十一、合并和拆分单元格
a、选定要合并或拆分的单元格——表格——合并或拆分单元格
十二、绘制斜线表头
a、选中目标单元格——表格——绘制斜线表头
十三、公式计算
1、AVERAGE:
求一组数据的平均值
2、SUM:
求一组数据的和
3、Above:
上方
4、Left:
左边
5、Max:
求最大值
6、Min:
求最小值
7、单元格名称（用行标题和列标题组成）
例:
A
B
C
D
1
2
3
8、单元格的计算
a、选择要放入结果的单元格——表格——公式——选择公式——输入参与运算的单元格
第十节word（五）
一、表格例子精讲
（一）
材料名称（或类别）：
甲材料
1995年
凭证
编号
摘要
借方
贷方
月
日
买价
运杂费
合计
4
1
2
3
购入500吨
运杂费
转采购成本
54250.00
750.00
54250,00
750.00
55000.00
本期发生额
5425.00
750.00
55000.00
55000.00
二、表格例子精讲
（二）
上海财经大学教材预订申请表
申请单位：
信息系计算机应用基础I教研室外→→填写日期：
98年4月30日
教材名称：
新编计算机应用基础（修订本）
性质：
必修（√）副修（）选修（）
编（译）者
出版社：
上海财经大学出版社
订购数量及使用计划
专业及年级
课程名称
课程代号
使用日期
数量
备注
教师用书：
本
合计订购数量：
本
任课教师：
赵龙强等
院（系，部）主管：
备用教材名称：
计算机应用基础
编者：
市教委统编
出版社：
华东师大出版社
以下由教材料填写
本订单收到日期：
年月日
报出时间：
年月日
报送书店
到书情况及处理：
教材科经办人
教材科主管
注：
1本表请用钢笔正楷填写。
2教材—栏性质用“√”选择
第十节word（六）
一、图片的插入
方法:
a、光标定位——插入——图片——剪贴画（按装软件时自带的图片）/来自文件（从它处得来的）
b、光标定位——点击绘图工具栏的
二、如何选择图片、移动和复制图片和改变图片的大小
方法:
1、选择:
在图片上单击,会出现八个控制点
2、移动:
选择图片后,按住鼠标左键不放拖拉
3、复制:
在移动的时候加按CTRL键
4、改变图片大小:
选择图片后,将鼠标放在控制点上拖拉
5、图片的删除:
选择图片的,按键盘上的DELETE键.
三、通过图片工具栏对图片进行精调:
四、艺术字
通常在广告、演示稿等文档中，使用艺术字可以使文档更加美观。
艺术字实质上也是一种图形对象，可以创造许多特殊的效果.如：
阴影、三维效果等,一般用于文章的标题.
1、艺术字的插入
方法:
a、光标定位——插入——图片——艺术字
b、光标定位——点击绘图工具栏的
2、如何选择艺术字、移动和复制艺术字和改变艺术字的大小
方法:
a、选择:
在艺术字上单击,会出现八个控制点
b、移动:
选择艺术字后,按住鼠标左键不放拖拉
c、复制:
在移动的时候加按CTRL键
d、改变艺术字大小:
选择艺术字后,将鼠标放在控制点上拖拉
5、艺术字的删除:
选择艺术字的,按键盘上的DELETE键.
五、通过艺术字工具栏对图片进行精调:
六、绘图工具栏讲解
1、自选图形的绘制:
2、文本框的添加:
（水平和垂直文本框）
3、阴影和三维效果的添加:
4、边框色和填充色的更改:
5、线型,箭头等增加
6、图形的组合和旋转
第十二节word（七）
一、网格线的显示
视图——网格线
二、段落标记的显示
视图——显示段落标记
三、显示比列
视图——显示比例
四、打印预览
文件——打印预览
五、页面设置
文件——页面设置（页边距和纸型设置）
六、打印
文件——打印（选择打印机、全部页、当前页、页码范围，选项草稿）
Excel部分
第十四节excel
（一）
Excel2000是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。
一、打开（两种方法）
1、在桌面上双击MicrosoftExcel的快捷图标（有箭头）
2、开始——程序——MicrosoftExcel
二、MicrosoftExcel窗口组成
1、标题栏：
2、菜单栏
3、“常用”和“格式”工具栏
4、编辑栏
5、状态栏
6、绘图工具栏
三、工作界面几个概念的介绍
1、工作簿（簿：
练习簿；表：
练习簿中的一页）是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息
2、工作表：
存储某一类数据信息，由大量单元格组成
3、行号（65536）：
数字“1、2、3、——”列标（256）：
字母“（A、B、C、——”
4、单元格的名称（列标+行号）A1、D5
5、区域名称（A1：
A5B1：
F1B2：
D3）（第一个单元格名称：
最后一个单元格名称）
四、行和列操作（改变大小，插入，删除，）
1、插入行：
方法：
a、选种某一行——插入——行
b、选种某一行——右击——插入
2、插入列
a、选种某一列——插入——列
b、选种某一列——右击——插入
3、删除（列、行）、
方法：
a、选种某一列或行——右击——删除
4、隐藏行和列
方法：
a、在要隐藏的行或列上右击——隐藏
b、选择要隐藏的行或列——格式——行或列——隐藏
5、取消行和列的隐藏
方法：
a、选种被隐藏的行或列的前一行和后一行——右击——取消隐藏
b、选种被隐藏的行或列的前一行和后一行——格式——行或列——取消隐藏
3、改变行高和列宽（粗调和精调）{如果单元格内的信息过长，列宽不够，部分内容将显示不出来，或者行高不合适，可以通过调整行高和列宽，来达到要求。
}
方法：
a、标放在行号与行号之间或列标与列标之间出现方向箭头，然后拖拉（粗调）
b、选种需要调整的行或列——格式——行或列——行高或最适合的行高/列宽或最适合的列宽（精调）
五、数据的输入和编辑
数据和复制（到另外的工作表中sheet2）
移动：
同一工作表移动:
选中区域，鼠标拖动
不同工作表移动:
按住alt键不放，鼠标拖动
复制：
同一工作表复制:
选中区域，按住ctrl键不放，鼠标拖动
不同工作表复制:
按住ctrl+alt键不放，鼠标拖动
数据调换：
shift
d、工作表操作（复制、重命名、移动、删除、插入）
方法：
a、在要操作的工作表标签上右击——选择复制、重命名、移动、删除、插入
七、文件的保存
方法：
a、文件——另存为
第十四节Excel
（二）
一、单元格式（美化表格）
1、对字体进行修饰（包含字体、大小、加粗、倾斜、下划线、左对齐、右对齐、居中等）
方法：
a、选中单元格区域——在格式工具栏里进行操作
b、选中单元格区域——格式——单元格——字体
2、边框和底纹的添加
方法：
a、选择单元格区域——格式——单元格——边框或图案
3、文本对齐方式、文字方向、自动换行、合并单元格（合并单元格也可点击格式的
）
方法：
a、选中单元格区域——格式——单元格——对齐（注：
自动换行也可以用Alt+回车键）
4、贷币样式、百分比、千位分隔样式的添加
方法：
a、选中单元格——分别点击格式工具栏里的
b、选中单元格——格式——单元格——数字——数值/货币/百分比
5、增加和减少小数点位数
方法：
a、选中单元格——点击格式工具栏里的
6、001、电话号码、身份证之类输入方式
方法：
a、选择要输入的目标单元格——格式——单元格——数字——文本——输入相应内容
7、单元格的选定
方法：
b、一个单元格的选定：
单击
c、多个选定：
拖拉
d、不连续选定：
按住CTRL+拖拉
二、数据的录入
1、常规数据的录入：
a、正负数：
直接输入
b、小数：
直接输入（小数点应在英文状态下输入）
c、分数：
先输入0+空格，再输入数据：
例：
（03/8）
d、当前时间输入：
CTRL+SHIFT+；
e、当前日期输入：
CTRL+；
2、时间和日期格式的转变
方法：
a、选中目标单元格——格式——单元格——数字—
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