办公自动化.docx

1、办公自动化第一节 WINGDOWS（一）一、计算机的组成1、 硬件:物理上看得见摸得着的设备（显示器、主机、键盘、鼠标、存储器、CPU:中央处理器）2、 软件:一个程序(系统软件和应用软件)系统软件:人与计算机沟通的桥粱 例:DOS Windows98 Windows2000 WindowsXP应用软件: 一个工具 例:Word、Excel、Photoshop、AutoCAD、Dreamweaver、Pro-E、MasterCAM二、认识各个硬件的作用3、 显示器:显示作用4、 键盘和鼠标:向计算机里输入命令5、 存储器:存储计算机里数据6、 CPU(中央处理器):负责计算机里面运算和控制三、

2、数据存储单位换算G(吉) Mb(兆) Kb(千字节) Byte(字节) bit(位)1G=1024Mb1Mb=1024Kb1Kb=1024Byte1Byte=8bit四、开机和关机 开机：先开显示器再开主机关机：先关主机（开始关机）再关显示器 五、桌面简介（快捷图标、任务栏、“开始”按钮、快速启动按钮和驻留任务指示器）六、鼠标的操作1、握法 方法：a、右手的食指放在左键上，中指放在右键上。2、鼠标操作：移动（指向）、左键单击（选中）、拖放（快捷图标拖动）、左键双击(打开一个窗口) 、右键单击（排列图标）七、窗口操作a、窗口的组成：标题栏、菜单栏、工具栏、地址栏、工作区（滚动条）、状态栏b、最小

3、化、关闭、最大化（还原）三个按钮c、窗口大小的改变d、移动窗口八、开始菜单（关闭系统、注销、运行、帮助、查找（文件和文件夹）、程序）九、打开记事本（拼音打字）a、点击开始一程序一附件一记事本b、“|”：光标。c、切换输入法（单击任务栏En，选择输入法类型；Ctrl+Shift, 选择输入法类型）d、中英文转换（Ctrl+空格键）和输入之间的切换(ctrl+shift) 第二节 WINGDOWS（二）一、键盘的组成功能键区主键盘区编辑键区小键盘区壮态指示区二、 盘常用键打开记事本开始程序附件记事本1、回车建（Enter）用来另起一行。2、消字键“ ”（Backspace ）也叫退格键。用删除光标

4、左面的字符。3、空格键（Space）用来打两字符之间的空格。4、大小写锁定键（Capslock）用来改变大小写输入，灯亮，大写；灯灭，小写。5、光标移位键：“ ”用来移动光标的位置。6、上档键（Shift）常用标点符号：顿号、叹号、省略号、引号、书名号、括号、加减号等。 ！ ？ ： 、 及特殊的符号7、控制键（Ctrl键、Alt键）用来组合其他键来用。输入法切换，中西文切换8、num lock键：小键盘区中的数字键是否可用。9、全角/半角。针对数字，（一个数字占一位还是两位）对汉字没有影响。Print screen（抓屏幕）Alt + Print screen（抓当前窗口）二、任务栏属性的设置

5、方法：右击任务栏属性移动、显示/自动隐藏三、控制面板打开方法：开始设置控制面板鼠标、键盘、声音和多媒体、日期和时间、打印机四、输入法的添加和删除方法：开始设置控制面板区域选项输入法区域设置五、如何选择图标1、单击（选择一个图标）2、拖拉（邻近的图标）3、按住CTRL点击，选择不连续的图标。4、按住SHIFT键点击，选择连续图标。第三节 WINGDOWS（三）一、显示属性打开方法：在桌面空白右击属性1、设置背景：右键单击空白处一属性一背景 (1)、无一应用一确定 (2)、直接选择一应用一确定 (3)、显示：居中、平铺、拉伸2、屏幕保护(简称屏保)：作用：1、保护显示器2、个性化设置右键单击空白处

6、一属性一屏保一用下拉按钮选择图案等待时间(一般设定为15分钟)一应用一确定 例：设置时间为1分钟。设置屏幕保护程序“三维文字”3、外观（“枫树”）4、web（web页）5、效果6、设置(屏幕区域)第四节 WINDOWS（四）一、文件夹 1、文件夹的作用，用于分门别类的存放文件，方便管理，它可以再有子文件夹。 2、路径，表示文件或文件夹所在的位置，可以通过它来找到文件或文件夹。 二、文件和文件的扩展名打开C:image 从文件的图标可以看出文件的种类很多，系统通过文件的扩展名来识别文件的类型。介绍常见的扩展名：.exe 可执行程序文件 .doc Word文本文档文件.xls 电子表格文件.wav

7、. 声音文件.txt 文本文档文件.bmp画图文件.ppt 演示文稿.jpg 图片文件三、新建文件和文件夹方法：在桌面或C、D、E盘空白处右击新建文件夹输入名称回车 四、重命名文件和文件夹 方法：1、指向文件或文件夹右键重命名输入名称确定2、选中或文件或文件夹F2键输入名称确定注：文件的名称包含两部分：主文件名和扩展文件名，它们之间用“.”分开， “.”前面的是主文件名， “.”后面的是扩展文件名。一般在给文件改名的时候，只要更改文件的主文件名，扩展名不动。隐藏文件的扩展名：打开“我的电脑”工具文件夹选项查看将“隐藏已知文件类型的扩展名”勾选确定五、文件或文件夹的移动、复制方法：1、选中文件或

8、文件夹右击复制（CTRL+C）或剪切（CTRL+X）到要复制或移动的地方的空白区点击右键粘贴（CTRL+V）六、删除文件和文件夹（真删除和假删除）假删除：方法：1、 选择文件或文件夹后按键盘上的DELETE键确定2、 在要删除的文件或文件夹上点击右键选择删除确定真删除：方法：1、选择要删除的文件或文件夹按SHIFT+DELETE键七、文件的属性打开方法：在要查看的文件或文件夹上点击右键属性1、只读：只能读，不能修改。2、隐藏：不可见。3、存档：可以修改的。4、系统：系统自定义的 八、隐藏文件方法：分两步1、在要隐藏的文件或文件夹上点击右键选择属性将隐藏勾选确定2、工具文件夹选项查看将不显示隐藏

9、文件和文件夹勾选。九、查找文件和文件夹1、 简单查找通过路径来查找。2、 高级查找。开始搜索文件或文件夹输入文件或文件夹名选择查找范围最大的查找范围“我的电脑”十、创建快捷方式。可以对盘、文件夹、文件创建快捷方式， 方法：在要创建的文件夹或文件上点击右键，选择发送到桌面快捷方式十一、排列图标方法：在桌面或C，D，E盘的空白区点击右键选择排列图标选择其中的一种第七节 word 文字处理（一）Word2000是一款功能强大的文字处理软件，使用它可以很方便地创建一个文档，使用它可以加入图片、创建表格、打印前进行预览等，是一种直观、灵活的文字处理软件。一、打开方法1、 开始程序 Mircrosoft

10、Word2、 在桌面上双击Mircrosoft Word快捷图标二、 窗口的组成1、标题栏（显示软件名称和文档名称、同时显示有）2、菜单栏（包含了Mircrosoft Word所有的命令）3、常用工具栏（包含了Mircrosoft Word很多常用的工具）4、格式工具栏（提供了对字体进行修饰）5、标尺栏（提供了首行缩进，悬挂缩进，左缩进和右缩进等调整）6、绘图工具栏（可以绘制一些简单的绘图）7、状态栏、(显示一些文档信息，如页数等)三、 如何向Mircrosoft Word输入文字1、回车键：换行2、“ ”删除光标前的字符3、DELETE键：删除光标后面的字符4、F4键：横向复制(一般是在文字

11、刚刚输入完)四、 如何选择文字1、单击：鼠标放在一行的左边，出现一个箭头时，单击（选择一行）2、双击：鼠标放在一段的左边，出现一个箭头时，双击（选择一段）3、三击：鼠标放在文字的左边，出现一个箭头时，三击（全部，相当于CTRL+A）4、拖拉：将鼠标放在文字旁边，按住左键不放，拖拉五、 设置字体（字体，大小，加粗，倾斜，下划线等等）1、选中字体后，点击格式工具栏里的：2、选中字体后格式字体（有三个选项卡：字体，字符间距，文字效果等）六、 文本的移动与复制1、 选中要移动或复制的文字在选中的文字点击右键选择复制（CTRL+C）或剪切（CTRL+X）到要复制或移动的地方的空白区点击右键选择粘贴（CT

12、RL+V）七、格式刷的使用：方法：选中来源文字单击常用工具栏的（刷一次）或双击（可以刷很多次）八、 撤消（CTRL+Z）、恢复（CTRL+Y）或点击格式工具栏的九、 视图的切换方法：视图普通、页面、WEB视图、大纲。注：“页面：视图：可以保证屏幕显示内容与实际打印出稿版式相符，是一种“所见即所得”的工作视图，所以被设置成默认的视图。“普通”视图：可显示页面编辑符号（如分页与分节符等），但不显示实际页边距，页眉、页脚信息WEB视图： 便于处理着色背景、声音、视频剪辑等“大纲”视图：直观显示文章纲目结构，适用于长文档的组织，结构化编辑操作。十、保存word文档方法：1、文件另存为，输入文件名、选择

13、位置、保存第八节 word(二)一、 文字的边框和底纹方法：a、选中文字格式边框和底纹(有三个选项卡：边框、页面边框和底纹)注：“应用范围”内的文字和段落的区别，文字：也就是给选定的文字加一个边框或底纹，段落：给选定的文字所在的段落加一个边框或底纹。二、 项目符号和编号的添加方法：a、光标定位格式项目符号和编号（有三个选项卡：编号、项目符号、多级符号）三、段落修饰（首行缩进、悬挂缩进、左缩进、右缩进、段距、行距）方法：a、 格式段落b、 通过标尺调整：三、 查找和替换1、查找（CTRL+F）方法：编辑查找输入查找内容点击查找下一处被查找出的文这将反白显示。2、替换（CTRL+H）方法：编辑替换

14、在“查找内容”选框输入要替的内容在“替换为”选框中输入替换过后的内容点击替换（一处）或全部替换注：高级查找和替换第九节word（三）一、文字方向的更改方法：a、格式文字方向选择一种文字方向二、首字下沉（有两种形式：下沉和悬挂）方法：a、光标定位格式首字下沉或悬挂，设置字体、下沉行数、距正文三、分栏方法：a、选中要分栏的文字格式分栏，设置栏数，分隔线等四、中文版式的添加方法：a、选中文字格式中文版式（拼音指南、带圈字符、双行合一、合并字符、纵横混版）拼音指南：给选定的文字加上拼音带圈字符：给选定的文字加上圆圈双行合一：将两行或多行文字全并成一行合并字符：将不多于6个字符合并成一个整体纵横混版：五

15、、背景的添加：方法：格式背景（单一色、填充色、水印效果）a、格式背景六、主题的添加（给文章加一些特殊效果）方法：a、 格式主题注：主题去除：点击视图页面七、插入分页符方法：a、光标定位插入分隔符分页符(添加空白页)八、页眉和页脚方法：a、视图页眉和页脚（插入时间、页码、作者等等）文件页面设置版式奇偶不同文件页面设置版式首页不同九、插入页码方法：a、插入页码(设置位置、对齐方式、格式)十、插入脚注和尾注（注释）方法：a、光标定位插入脚注和尾注注：脚注和尾注的删除：十一、创建超接链接方法：a、选中文字插入超级链接，选择文件Word(四)表格一、插入表格方法：a、表格插入表格输入行数和列数确定二、移

16、动表格方法：a、将鼠标放在表格左上方会出现按住不放拖拉三、选定表格、行、列、单元格（可以通过鼠标和菜单两种方法调整）选定行：a、 将光标放在要选行的第一个单元格或最后一个单元格，按住鼠标左键不放拖拉，被选行将会以黑底形式显示。b、 将光标放在要选定行所在的任意一个单元格表格选定行选定列：a、 光标放在要选定列的第一个单元格或最后一个单元格，按住鼠标左键不放拖拉，被选定行将会以黑底形式显示。b、 光标放在要选定列所在的任意一个单元格表格选定列选定单元格：a、 光标放在要选定的单元格表格选定单元格b、 光标放在要选定单元格的左边出现一个黑色箭头单击 选定表格：a、将光标放在任意一个单元格表格选定表

17、格c、 将光标放在第一个单元格或最后一个单元格拖拉四、插入行、列、插入行：a、 光标放在任意一个单元格里表格插入行(“在上方”和“在下方”)插入列：a、 光标放在任意一个单元格里表格插入列(“在左侧”和“在右测”)插入单元格：a、 光标放在任意一个单元格里表格插入单元格五、删除行、列、表格删除行：a、 光标放在要删除行的任意一个单元格里表格删除行删除列：a、 光标放在要删除列的任意一个单元格里表格删除列删除单元格：a、 光标放在要删除的单元格里表格删除单元格删除表格：a、光标放在任意一个单元格表格删除表格六、边框和底纹1、 边框a、选中表格区域格式边框和底纹(设置线型、粗细、边框颜色)、2、

18、底纹a、选中表格区域格式边框和底纹底纹七、表格自动套用格式a、光标定位表格表格自动套用格式八、转换 1、表格换成文字:光标定位表格表格转换表格转换成文字 2、文字换成表格:光标定位表格表格转换文字转换成表格(注:在输入文字的时候按TAB键)九、单元格对齐方式1、选中单元格区域在选定的单元格上点击右键单元格对齐方式选择一种十、调整行高和列宽(粗调和精调)粗调:a、将鼠标放在两行或两列的公共线上,出现一个夹子型状的箭头按住鼠标左键不放拖拉精调:a、选中行或列表格表格属性行高或列宽十一、合并和拆分单元格a、选定要合并或拆分的单元格表格合并或拆分单元格十二、绘制斜线表头a、 选中目标单元格表格绘制斜线

19、表头十三、公式计算1、 AVERAGE:求一组数据的平均值2、 SUM:求一组数据的和3、 Above:上方4、 Left:左边5、 Max:求最大值6、 Min:求最小值7、 单元格名称(用行标题和列标题组成)例:ABCD1238、 单元格的计算a、选择要放入结果的单元格表格公式选择公式输入参与运算的单元格第十节word（五）一、表格例子精讲（一）材料名称（或类别）：甲材料1995年凭证编号摘要借方贷方月日买价运杂费合计4123购入500吨运杂费转采购成本54250.00750.0054250,00750.0055000.00本期发生额5425.00750.0055000.0055000.0

20、0二、表格例子精讲（二）上海财经大学教材预订申请表申请单位：信息系 计算机应用基础I教研室外 填写日期：98年4月30日教材名称：新编计算机应用基础（修订本）性质：必修（）副修（ ）选修（ ）编（译）者出版社：上海财经大学出版社订购数量及使用计划专业及年级课程名称课程代号使用日期数量备注教师用书： 本合计订购数量： 本任课教师：赵龙强等院（系，部）主管：备用教材名称：计算机应用基础编者：市教委统编出版社：华东师大出版社以下由教材料填写本订单收到日期： 年 月 日报出时间： 年 月 日报送书店到书情况及处理：教材科经办人教材科主管注：1 本表请用钢笔正楷填写。2 教材栏性质用“”选择第十节wor

21、d（六）一、图片的插入方法:a、光标定位插入图片剪贴画(按装软件时自带的图片)/来自文件(从它处得来的)b、光标定位点击绘图工具栏的二、如何选择图片、移动和复制图片和改变图片的大小方法:1、选择:在图片上单击,会出现八个控制点2、移动:选择图片后,按住鼠标左键不放拖拉3、复制:在移动的时候加按CTRL键4、改变图片大小:选择图片后,将鼠标放在控制点上拖拉5、图片的删除:选择图片的,按键盘上的DELETE键.三、通过图片工具栏对图片进行精调: 四、艺术字通常在广告、演示稿等文档中，使用艺术字可以使文档更加美观。艺术字实质上也是一种图形对象，可以创造许多特殊的效果.如：阴影、三维效果等,一般用于文

22、章的标题.1、艺术字的插入方法:a、光标定位插入图片艺术字b、光标定位点击绘图工具栏的2、如何选择艺术字、移动和复制艺术字和改变艺术字的大小方法:a、选择:在艺术字上单击,会出现八个控制点b、移动:选择艺术字后,按住鼠标左键不放拖拉c、复制:在移动的时候加按CTRL键d、改变艺术字大小:选择艺术字后,将鼠标放在控制点上拖拉5、艺术字的删除:选择艺术字的,按键盘上的DELETE键.五、通过艺术字工具栏对图片进行精调: 六、绘图工具栏讲解1、 自选图形的绘制: 2、 文本框的添加: (水平和垂直文本框)3、 阴影和三维效果的添加: 4、 边框色和填充色的更改: 5、 线型,箭头等增加6、 图形的组

23、合和旋转第十二节 word（七）一、网格线的显示视图网格线二、 段落标记的显示视图显示段落标记三、 显示比列视图显示比例四、打印预览文件打印预览五、页面设置文件页面设置(页边距和纸型设置)六、打印文件打印(选择打印机、全部页、当前页、页码范围，选项草稿） Excel部分第十四节excel（一）Excel 2000是一个电子报表的专业软件，也常用于处理大量的数据信息，特别适用于数字统计，而且能快速制定好表格。一、 打开（两种方法）1、 在桌面上双击Microsoft Excel的快捷图标（有箭头）2、 开始程序Microsoft Excel二、 Microsoft Excel窗口组成1、 标题栏

24、：2、 菜单栏3、 “常用”和“格式”工具栏4、 编辑栏5、 状态栏6、 绘图工具栏三、工作界面几个概念的介绍1、工作簿（簿：练习簿；表：练习簿中的一页）是处理和存储数据的文件，每一个工作簿都可以包含多张工作表，因此可在一份文件中管理多种类型的相关信息2、工作表：存储某一类数据信息，由大量单元格组成3、行号(65536)：数字“1、2、3、” 列标(256)：字母“（A、B、C、”4、单元格的名称（列标+行号）A1、D55、区域名称（A1：A5 B1：F1 B2：D3）(第一个单元格名称：最后一个单元格名称)四、行和列操作（改变大小，插入，删除，）1、 插入行：方法：a、 选种某一行插入行b、

25、 选种某一行右击插入2、 插入列a、 选种某一列插入列b、选种某一列右击插入3、 删除（列、行）、方法：a、选种某一列或行右击删除4、 隐藏行和列方法：a、 在要隐藏的行或列上右击隐藏b、 选择要隐藏的行或列格式行或列隐藏5、 取消行和列的隐藏方法：a、 选种被隐藏的行或列的前一行和后一行右击取消隐藏b、 选种被隐藏的行或列的前一行和后一行格式行或列取消隐藏3、 改变行高和列宽（粗调和精调）如果单元格内的信息过长，列宽不够，部分内容将显示不出来，或者行高不合适，可以通过调整行高和列宽，来达到要求。方法：a、 标放在行号与行号之间或列标与列标之间出现方向箭头，然后拖拉（粗调）b、 选种需要调整的

26、行或列格式行或列行高或最适合的行高/列宽或最适合的列宽（精调）五、数据的输入和编辑数据和复制（到另外的工作表中sheet2）移动：同一工作表移动:选中区域，鼠标拖动不同工作表移动:按住alt键不放，鼠标拖动复制：同一工作表复制:选中区域，按住ctrl键不放，鼠标拖动不同工作表复制:按住ctrl+alt键不放，鼠标拖动数据调换：shiftd、 工作表操作（复制、重命名、移动、删除、插入）方法： a、在要操作的工作表标签上右击选择复制、重命名、移动、删除、插入七、文件的保存方法：a、文件另存为第十四节Excel(二)一、单元格式（美化表格）1、 对字体进行修饰（包含字体、大小、加粗、倾斜、下划线、

27、左对齐、右对齐、居中等）方法：a、 选中单元格区域在格式工具栏里进行操作b、 选中单元格区域格式单元格字体2、 边框和底纹的添加方法：a、 选择单元格区域格式单元格边框或图案3、 文本对齐方式、文字方向、自动换行、合并单元格（合并单元格也可点击格式的）方法：a、 选中单元格区域格式单元格对齐（注：自动换行也可以用Alt+回车键）4、 贷币样式、百分比、千位分隔样式的添加方法：a、 选中单元格分别点击格式工具栏里的b、 选中单元格格式单元格数字数值/货币/百分比5、 增加和减少小数点位数方法：a、 选中单元格点击格式工具栏里的6、001、电话号码、身份证之类输入方式方法：a、 选择要输入的目标单元格格式单元格数字文本输入相应内容7、单元格的选定方法：b、 一个单元格的选定：单击c、 多个选定：拖拉d、 不连续选定：按住CTRL+拖拉二、数据的录入1、常规数据的录入：a、正负数：直接输入b、小数：直接输入（小数点应在英文状态下输入）c、分数：先输入0+空格，再输入数据：例：（0 3/8）d、当前时间输入：CTRL+SHIFT+；e、 当前日期输入：CTRL+；2、时间和日期格式的转变方法：a、选中目标单元格格式单元格数字