常见公文写作范式及常见错误.docx
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常见公文写作范式及常见错误
公司常见公文写作范式
一、通知
1、指示性通知
该类通知主要用于在开展某项工作时，或针对工作中出现的带有普遍性的问题，对下级单位作出工作部署、提出管理措施、制订有关政策等。
关于××××××（拟采取措施）的通知
××××（主送单位）：
近期，××××××（从正反两方面分析面临的形势和存在的问题）。
××××××（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。
根据××××××（依据），为了××××××（目的主旨），经研究，决定××××××（拟采取措施），现就有关事项通知如下：
一、××××××。
二、××××××。
三、××××××。
××××××（通知的具体内容）。
××××××（提出要求）。
（印章）
××××年×月×日
2、周知性通知
该类通知主要用于要求有关单位办理或周知的事项。
关于启用××××××印章的通知
××××（主送单位）：
根据××××××（依据），成立××××××（机构名称或机构更名）。
从××××起（起始时间）启用××××××印章（机构更名时，需注明原××××××印章同时废止）。
附件：
××××××印模式样
（印章）
××××年×月×日
3、印发文件通知
该类通知主要用于印发本单位制发的规范性文件，如规定、办法等。
关于印发《××××××规定》的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们制定了《××××××规定》，现印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。
贯彻执行中有何问题，请及时反馈××××××。
（印章）
××××年×月×日
4、转发文件通知
该类通知主要用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，批转下级单位的公文等。
关于转发××××××的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），现将××××（上级单位或有关业务主管部门）《××××××》（文号）转发给你们，请结合实际，认真贯彻执行。
××××××（具体贯彻意见）。
（印章）
××××年×月×日
5、会议通知
该类通知主要用于函告召开有关专题或系统会议。
示例一：
通知
××××（主送单位）：
定于×月×日×时，由×××主持，在××××（地点）召开××××××会议。
会议主要内容（议题）是××××××，请××××××参加。
请于×月×日前将参会人员名单（车号）报××××（凭会议通知进大门）。
联系人：
×××
电 话：
××××、××××（传真）
（印章）
××××年×月×日
示例二：
关于召开××××××会议的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），××××（主办单位）定于××××年×月×日在××××（地点）召开××××××会议。
现将有关事项通知如下：
一、会议内容：
××××××。
二、参会人员：
××××××。
三、会议时间、地点：
××××××。
四、其他事项：
（一）请与会人员持会议通知到××××××报到，××××××（食宿费用安排）。
（二）请将会议回执于××××年×月×日前传真至××××（会议主办或承办单位）。
（三）××××××（其他需提示事项，如会议材料的准备等）。
（四）联系人及电话：
××× ××××
附件：
1．参会名额分配表
2．会议回执
（印章）
××××年×月×日
（注：
“会议回执”内容一般包括与会人员的单位名称、姓名、职务或职称、性别、民族，抵离会议城市的时间、航班、车次，是否需接站及其他要求等）。
6、成立机构通知
该类通知主要用于向有关单位通报新成立机构的组成和主要职责等。
关于成立××××（机构）的通知
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），决定成立××××（机构），负责××××××工作。
现将有关事项通知如下：
一、××××（机构）的人员组成
××××××。
二、××××（机构）的主要职责
（一）××××××。
（二）××××××。
………
三、××××（机构）下设办公室，主要负责××××××工作。
××××××（其他需要说明的事项）。
（印章）
××××年×月×日
7、人事任免通知
该类通知主要用于人事任免事项。
（1）行政职务任免：
关于×××等×人职务任免的通知
××××（主送单位）：
经××××研究，决定：
任命×××为××××××；
任命×××为××××××；
免去×××的××××××（职务）。
（印章）
××××年×月×日
（2）党内职务任免：
关于×××等×位同志职务任免的通知
××××（主送单位）：
经××××研究，决定：
任命×××同志为××××××；
任命×××同志为××××××；
免去×××同志的××××××（职务）。
（印章）
××××年×月×日
二、通报
1、情况通报
该类通报主要用于在一定范围内通报重要工作情况和动向，以指导有关工作。
××××（发文单位）关于××××××情况的通报
××××（主送单位）：
××××年×月×日，××××（单位）在××××（地点）发生××××××事故（事件）。
××××××（事故或事件的性质）。
为了××××××（目的），进一步加强××××××工作，防止此类事故（事件）的发生，现将××××××事故（事件）情况通报如下：
一、××××××（事故或事件的原因分析）。
二、××××××（对有关单位和人员的处理情况）。
三、××××××（应吸取的教训和拟采取的措施等）。
（印章）
××××年×月×日
2、批评通报
该类通报主要用于通报问题、批评错误，以示警戒和要求有关方面吸取教训。
××××（发文单位）关于××××××问题的通报
××××（主送单位）：
××××××（通报×××违规违纪的事实和做法）。
经查，××××××（调查结果）。
为了××××××（目的），根据××××××（依据），经研究，××××××（对通报对象的结论和处理意见）。
××××××（警示教育和下一步拟采取的措施）。
（印章）
××××年×月×日
3、表彰通报
该类通报主要用于表彰先进单位和个人，介绍先进经验或事迹，树立典型，并提出有关工作要求和希望。
×××（发文单位）关于表彰（奖励）×××（集体或个人）的通报
××××（主送单位）：
××××××（表彰奖励对象的先进事迹）。
××××××（产生的积极影响和表现出的精神）。
为了××××××（目的），根据××××××（依据），经××××研究，决定对×××（集体或个人）等予以通报表彰。
希望××××××（号召向先进学习，提出更高的工作要求和希望）。
（印章）
××××年×月×日
三、函
1、征询意见函
该类函件主要用于向有关单位征求意见或询问、了解某一事项。
关于征求××××××意见的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们拟××××××（或我们研究制订了《××××××》）。
现就××××××问题征求你们的意见（或现将《××××××》转去），请研究提出修改意见，于××××年×月×日前函告××××。
联系人：
×××
电话：
××××
（印章）
××××年×月×日
2、答复意见函
该类函件主要用于针对来函提出意见或作出回复。
关于××××××有关意见的复函
××××（主送单位）：
你们《关于征求××××××意见的函》（文号）收悉。
经研究，现将有关意见函复如下：
一、原则同意××××××。
二、××××××（具体意见）。
（印章）
××××年×月×日
3、请求批准函
该类函件主要用于向不相隶属单位请求批准有关事项。
关于申请××××××的函
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我们申请××××××。
现将有关情况和我们的意见函告如下：
一、××××××（基本情况）。
二、××××××（必要性和可行性及其意义）。
三、××××××（我们的意见）。
现将有关材料报送你们，请予审批。
（印章）
××××年×月×日
四、请示
1、请求解决问题的请示
该类请示主要用于下级单位在工作中遇到新情况、新问题，或因条件限制自身难以解决的困难，请求上级单位解决或协调解决。
××××（单位）关于请求协调解决××××××问题的请示
××××（主送单位）：
目前，我公司××××××（遇到的问题或困难）。
为了××××××（目的），根据××××××（依据），现就××××××（意图主旨）请示如下：
一、××××××（问题的由来）。
二、××××××（问题的不利影响）。
三、××××××（解决问题的积极意义）。
四、××××××（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。
妥否，请示。
（印章）
××××年×月×日
2、请求上级指示的请示
该类请示主要用于对上级单位制定的有关政策、规定中尚未明确的问题，或者在工作中遇到难以把握的问题，请求上级单位予以答复或指示。
××××（单位）关于××××××问题的请示
××××（主送单位）：
近日，××××××（在某项工作中遇到××××××问题）。
现将有关问题请示如下：
一、××××××（有关情况）。
二、××××××（遇到的问题）。
三、××××××（请示内容，即请求上级单位对××××××问题作出指示）。
妥否，请示。
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：
×××××××）
3、请求批准事项的请示
该类请示主要用于超出本单位职责权限的事项，请求上级单位批准或审定。
××××（单位）关于××××××（事由）的请示
××××（主送单位）：
为了××××××（目的），根据××××××（依据），我公司拟××××××（意图主旨）。
现将有关情况和我们的意见报告如下：
一、××××××（基本情况）。
二、××××××（请示事项的必要性和可行性及其意义）。
三、××××××（具体方案和请示事项）。
妥否，请示。
（印章）
××××年×月×日
（联系人及电话：
×××××××）
五、报告
1、反映情况的报告
该类报告主要用于工作中遇到的新情况、新问题，特别是突发事件、意外事故、特殊情况、倾向性问题时，向上级单位反映、报告有关情况。
××××（单位）关于×××有关情况的报告（紧急报告）
××××（主送单位）：
××××年×月×日（最近、近日），××××××（概述拟反映或报告的有关问题）。
为了××××××（行文目的），现将有关情况报告如下：
一、××××××（情况过程和最新事态）。
二、××××××（原因及后果分析）。
三、××××××（已采取的措施及作用）。
四、××××××（下一步拟采取的措施）。
五、××××××（需引起上级单位重视或关注的问题）。
（印章）
××××年×月×日
2、反馈交办事项的报告
该类报告主要用于向上级单位报告交办事项的办理情况。
××××（单位）关于×××有关情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（根据××××批示精神，或根据转来的《××××××》要求），我们对××××××情况进行了认真研究（我们对××××××问题进行了调查核实）。
现将有关情况报告如下：
一、××××××（事件的过程、原因等）。
二、××××××（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。
三、××××××（下一步拟采取的措施）。
特此报告。
（印章）
××××年×月×日
3、汇报工作的报告
该类报告主要用于向上级单位汇报有关工作情况。
××××（单位）关于××××××工作情况的报告
××××（主送单位）：
根据××××××要求（或××××以来），我们××××××（概述工作背景或基本情况），对××××××工作进行了认真总结。
现将有关情况报告如下：
一、××××××（工作基本情况）。
二、××××××（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果等）。
三、××××××（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。
四、××××××（下一步工作安排和思路）。
（印章）
××××年×月×日
六、批复
1、批复示例
（一）
该类批复主要用于对下级单位请示的事项予以明确表态。
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。
根据××××××（依据），经研究，同意你们关于××××××（请示主旨）。
请你们在××××××工作中切实加强领导，确保××××××。
（印章）
××××年×月×日
2、批复示例
（二）
该类批复主要用于批准下级单位请示的事项，并提出具体要求。
关于××××××有关问题的批复
××××（主送单位）：
你公司《关于××××××的请示》（文号）收悉。
鉴于××××××，根据××××××的有关规定（依据），现就××××××有关问题（请示主旨）批复如下：
一、原则同意××××××。
二、××××××（具体要求）。
请你们××××××（提出进一步做好此项工作的要求，以及从长远或整体上提出有关要求）。
（印章）
××××年×月×日
七、会议纪要（决议型会议纪要）
该类纪要主要用于记载和传达会议主要情况、讨论意见和议定事项。
××××××会议纪要
××××年×月×日，×××同志主持召开××××××会议，×××、×××等同志（领导）参加了会议。
×××同志传达了××××××精神，通报了××××××有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了×××关于××××工作情况汇报，讨论了××××××；审议了《××××××》等×项××××××。
会议认为，××××××。
会议强调，××××××。
会议指出，××××××。
会议经过审议，议定以下事项：
（一）××××××。
（二）××××××。
会议根据××××××，审议并原则通过了《××××××》、《××××××》等，并责成×××根据与会同志提出的修改意见作进一步完善，按程序报批后下发；会议还根据××××××要求，就解决××××××等问题提出了××××××的意见
出席：
××××（单位）×××（姓名）、××××（单位）×××（姓名）、××××（单位）×××（姓名）。
公文写作常见错误及规范用法
一、格式方面的常见错误
1.结构层次序数使用不当。
一般而言，结构层次序数分“一”、“
（一）”、“1”、“
（1）”四个层次。
只有两个层次时，可分别用“一、”“1.”标识。
其中，数字序号后用小圆号“.”，而不能用顿号“、”，如为“1.”而不是“1、”；“
（一）”和“
（1）”括号外面不带标点符号。
在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。
2.标点符号运用不当。
除法规、规章名称加书名号外，标题一般不用标点符号。
正文中的标题，如果单独一段，在末尾不用句号、冒号等标点符号。
并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应使用逗号。
3.国家法定计量单位的汉字与符号运用不统一。
如米、m，平方米、m2等混用。
一般而言，公文中数量单位应用汉字，且同一份公文或材料中应相对统一。
4.人名、地名、日期、单位名称使用不规范。
年份一律使用公历年份的全称，如1999年、2010年不能略为99年、10年。
单位名称一般先用全称，并注明规范简称，或用约定俗成的简称，如中建八局一般不用“中建股份八局”等。
5.文件引用不规范。
引用公文应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号。
发文字号中标注年份应采用六角括号〔〕，而非中括号[]或【】。
6.公文如有附件，应在正文下空一行、左空2字处，注明附件的顺序和名称。
附件不加书名号，附件名称后不加标点符号，如“附件：
1.××××××”。
7.公文如有联系人等附注，应在成文时间下空1行、居左空2字用3号仿宋体字加圆括号标识。
一般而言，在上行文的“请示”等文种中，应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
8.发文日期不能用阿拉伯数字。
和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。
二、内容方面的常见错误
1.错别字较多。
如座（坐）落、身分（份）证、交待（代）、再接再励（厉）、连（联）想、片断（段），等等。
2.文种选择不当。
如通知、函不分；请示、报告不分。
3.标题成份残缺或多余。
如《关于上报……的报告》标题中，“上报”为多余。
特别是对转发性通知标题，由于层层转发公文，很容易造成该类公文标题冗长繁琐。
4.附件问题。
一是不能适当应用附件。
一般情况下，当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。
二是正文中的附件名称不完整、不规范。
另外，引用附件时，一般情况下只引用文件标题，不带文号。
5.“请示”和“报告”混淆的问题。
一般情况下，对上级机关而言，“请示”偏重于办件，“报告”偏重于阅件。
要求上级批复的事项，应采用“请示”文种，且遵循“一文一事”原则，不应在报告中夹带请示事项。
三、一些常用字词的用法及辨析
1.“截止”与“截至”的区别。
前者强调“止”，即在计时点上，所进行的事情已经完结或基本完结；后者则不强调事情的完结，强调的是该计时点上的事态。
2.“记取”与“汲取”的区别。
前者强调强记，后者强调在加工、提高基础上的吸取。
二者适用对象和情况有所不同：
对自己或内部的事或现成的经验教训，多用记取；对他人或外部的经验教训、营养等，则用汲取。
3.“急待”与“亟待”的区别。
“急待”强调紧急待办，“亟待”强调极须，急迫待办。
“急待”与“亟待”的主要区别在于，前者强调时间的紧迫性，后者则更强调意义重要性。
另外，亟待还包含问题的严重性已达极点，否则不宜用“亟待”一词。
4.“下工夫”与“下功夫”的区别。
一般情况下，应该用“下工夫”。
如《现代汉语词典》强调，“下工夫”是指为了达到某个目的而花费很多的时间和很大的精力。
而“功夫”是指本领或武术，一般不用“下功夫”。
5.“和”与“与”的区别。
“和”跟“与”都是做连词比较多，做介词比较少。
做连词时都表示平等联合，意思是一样的。
但是，两者的色彩有所不同。
“与”的书面语色彩比较明显，因此多用于书面语中，口语中用得比较少。
“和”则在口语跟书面语中都使用。
另外，在书名跟文章的题目中，“与”使用得要比“和”多些。
6.“制定”与“制订”的区别。
“制定”即制作、定出，公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等；“制订”即制作、订立，公文中习惯用于具体规章制度的订立。
7.“需要”与“须要”的区别。
“需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思，词性为及物动词，后可带宾语。
“须要”即说明“应当”、“必须”的意思，词性为能愿动词，修饰限制动词。
8.“期间”与“其间”的区别。
“其间”是指某一段时间，多用于书面。
“期间”是指某短时间里，前面要有说明时段的词语，例如“春节期间”、“会议期间”、“国庆期间”、“外出期间”等，不能将“期间”单说，而“其间”可以单说。
9.列举完后“等”的用法。
列举后用“等”的时候，有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城市”。
还有一种用法是列举完之后用“等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”。
这里的“等”是表示列举完了之后收尾。
10.引号内短的并列成分之间的标点符号用法。
比如：
发扬“特别能吃苦、特别能战斗、特别能奉献”的精神这样的句子，引号内是短的并列成分，这种情况应该用顿号，而不应该用逗号。
11.“以及”前面的标点符号用法。
“以及”前面可以用逗号，这是“以及”跟“及”不同的地方，“及”的前面不能有逗号。
当然，“以及”的前面也可以不用逗号。
用不用逗号，要看“以及”后面的语词的长短。
如果比较长，要用逗号停一下，使人好读；如果比较短，“以及”前面就可以不用逗号了。
12.“其中”及其前后的标点符号用法。
使用“其中”一词，一般要注意掌握三条规则：
（1）总数后只有一个数，“其中”前用“，”，“其中”后不用“，”。
如，2010年，公司合同额60亿元，其中长三角合同额20亿元。
（2）总数后分述几项内容，则总数后用“。
”，“其中”后用“，”，各分述内容之间视其内容多少，或用“，”，或用“；”。
如，2010年，公司合同额60亿元，同比增长26%。
其中，上海20亿，同比增长38%；山东30亿元，同比增长20%；京津10亿元，同比增长10%。
（3）“其中”之后列举分项内容时，“其中”之后不要用“：
”。
例，2010年，全公司实现合同额60亿元。
其中：
土建30亿元，基础设施25亿元，机电安装5亿元。
该例中，“：
”应改为“，”。
中建八局第二建设有限公司
公文管理实施细则
第一章总则
第一条为使公司公文处理规范化、制度化，提高公文处理效率和公文质量，根据《国家行政机关公文处理办法》和《中建八局公文处理实施细则》，结合企业实际，制定本细则。
第二条公司党委、行政颁发的各类公文是公司实施领导、处理问题过程中形成的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策和局党政精神，向上级请示、报告工作，向下级答复问题的重要工具。
第三条公文处理包括公文办理、管理、归档等工作。
第四条公文处理应坚持实事求是和按规定进行的原则，做到准确、及时、严密。
第五条公司办公室主管公司总部机关的公文处理工作，并由文字秘书负责公文处理工作，档案主管负责公文归档工作。
第二章公文种类
第六条公司党政公文主要有以下种类：
（一）决定
适用于对重要事项或重大行动做出决策和安排。
（二）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（三）通知
适用于干部任免和聘用、发布规章、传达上级指示、转发局和不相隶属单位的公文、发布要求基层单位办理或执行的事项。
（四）通报
适用于表彰先进、批评错误、传达精神、交流重要情况。
（五）报告
适用于向局汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问。
（六）请示
适用于向局请求指示和批准。
（七）批复
适用于答复基层单位的请求。
（八）函
适用于向无隶属关系的有关部门和单位相互商洽工作、询问和答复问题，也可用于向基层单位安排工作、答复事项。
（九）会议纪要
适用于传达重要会议议定事项
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