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秘书工作方法

第五章秘书工作方法

秘书工作方法，是秘书人员在执行工作任务时所采用的途径、方式和手段的总称，它回答的是“如何更好有效”的问题。

秘书人员掌握正确的工作方法，有助于圆满完成任务，提高秘书工作效率，有助于增强自己的智慧和能力，充分发挥参谋助手作用。

第一节秘书工作的基本方法

一、调查方法

调查研究是秘书人员的重要职责之一，它贯穿在秘书人员的各项任务之中，是十分重要的工作方法。

因此，要当好秘书，就应努力做好调查研究工作。

调查是指通过各种方法和手段，了解掌握客观世界的各种实际情况；研究，则是根据所获得的信息研究的前提，调查方法包括典型调查法、普遍调查法、抽样调查法、个案调查法、直接调查法、间接调查法。

二、研究方法

秘书掌握研究方法，可以提高秘书工作的预见性、主动性和创造性，充分发挥秘书工作的参谋作用。

常用的研究方法有：

比较方法、类比方法、分析方法和综合方法。

三、参谋方法

参谋就是代人出主意。

秘书的参谋活动，是以秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导者的科学决策与管理为目标，以出谋献策为手段，进而影响领导行为的过程。

参谋职能是秘书工作的基本职能之一，因此，参谋方法也是秘书工作的基本方法之一。

秘书人员必须了解参谋机理，明确自己的参谋范围，确定正确的参谋方向，客观评估自己的参谋势能。

还必须坚持参谋原则，摆正自己的位置，做到只谋不断；要有全局观念，站在领导者的角度思考问题，提出建议；要力争超前参谋，避免放“马后炮”；要处理好贯彻领导意图与坚持实事求是的关系。

在此前提下，采取灵活多样的参谋方法。

参谋的具体方法有：

随机参谋法、预测参谋法、比较式参谋法、完善式参谋法、求同式参谋法、求异式参谋法和鉴戒式参谋法。

第二节秘书工作的常规方法

一、授意方法

领导意图就是领导者对某一问题的意见、倾向和企图，即领导工作的基本思想。

正确接受和领会领导意图是对秘书人员的基本要求，是秘书发挥参谋助手作用的前提和基础，是提高秘书工作效率和质量的重要保证。

要正确接受和领会领导意图，就要抓住以下几点：

（一）从把握领导工作的热点上领会领导意图

领导工作热点是领导者在一定时期内工作意图最为集中的表现，抓住了热点，就等于抓住了领导意图的核心，就能与领导工作同步。

但是领导意图是围绕每个时期中心工作形成的，具有阶段性和连续性，为此，秘书还必须连续不断地领会领导意图。

（二）从把握领导思想的闪光点上领会领导意图

一般来说，领导者所提出的意见是比较完备和深刻的。

但对某项新的意见往往是零散的、片断的。

秘书要善于从这些零散的、片断的意见中抓住领导思想的闪光点，认真领会和加以深化，以进一步完善领导意图。

（三）从不同角度捕捉和领会领导意图

一要善于紧紧抓住领导意图的要点与核心，把领导意图同上级指示精神和下级实际情况进行比较分析，做到上下一致，有理有据；

二要善于以主要领导人的思想为主线，多方面吸收其他领导人的意见，集思广益，综合归纳，以形成领导集体的意图。

（四）从把握领导个性特点中领会领导意图

由于领导各自的性格、能力和工作方式不同，其授意的方法也不尽相同。

从授意程度上看，有简洁式的，有详细式的；从授意的内容上看，有观点式的，有素材式的；从授意的方式上看，有直接式的，有间接式的等等。

这就要求秘书人员具有接受和领会不同类型领导意图的本领，适应每一个领导者的特点。

（五）从把握领导意图的实质上领会领导意图

领导意图有明示性意图和暗示性意图、确定性意图和非确定性意图、总体工作意图和具体工作意图之分。

无论哪种领导意图，秘书都要注意把握其精神实质，认真贯彻落实。

为此应注意：

对明示性意图，要坚决照办；对暗示性意图，要心领神会；对非确定性意图，要补充完善；对确定性意图，要如实贯彻；对总体工作意图，要始终遵循；对具体工作意图，要灵活执行。

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带泥的洋葱

一天，我的美国老板坐车路过一个小菜市场，看见路边小蔬菜店门口摆着一堆新鲜的洋葱。

洋葱的皮晒得红红的，上边还沾着泥巴。

老板的父亲是个农场主，老板小时候跟父亲种过洋葱。

他来中国这么久了，第一次看到那么新鲜的洋葱，所以感到很亲切。

回到办公室以后，他让秘书派人去给他买几个洋葱回来。

可是，当秘书把洋葱放到他办公桌上的时候，那几个洋葱只剩中间的那一点小芯儿了。

为什么？

原来当总务科的办事员将洋葱买回来之后，马上放在水龙头下把洋葱上面的泥巴洗掉了；交给总务科长后，科长又把洋葱外面的几层粗皮给剥掉了；科长把洋葱交给秘书后，秘书又把洋葱上的红皮剥掉了。

洋葱虽然还是那几个洋葱，但早已不是老板当初想要的那种洋葱了。

所以，老板当时就把秘书狠狠地训斥了一顿。

”

老板为什么要训斥秘书?

就是因为秘书在不了解老板的真实意图的情况下，自作主张，自行其是，把老板真正想要的东西给弄丢了。

所以，秘书在完成领导交办的任务之前，一定要弄清领导的真正意图。

这样才能圆满地完成领导交办的任务。

——资料来源《一个外企女秘书的日记》

二、请示方法

秘书是领导者的工作助手，必须按领导意图办事，不得擅做主张，更无决策之权，因此，在工作中必须多请示。

多请示，既是对秘书工作纪律的要求，又是防止秘书工作出现差错和失误的重要保证。

因此，秘书在请示时，要注意以下几点：

（一）请示的对象要选准

秘书的请示工作要遵守按领导分工，对口请示的原则。

一般只向分管领导请示有关工作，以避免多头请示和越级请示。

对涉及多方面的综合性工作，秘书应向主持全面工作的领导者请示，并将有关情况通报其他分管领导者。

如果向上级机关书面请示，也应遵循对口请示和单向请示的原则。

（二）请示的内容要单一

秘书请示的内容必须是自己难以处理或无权处理的事情，必须由领导者给予指示或授权处理。

常规性工作或自己职责范围内的事情，则无需请示。

请示时既要防止越权行事，又要防止不负责任，更不要事无巨细，一律请示。

秘书请示要尽量做到内容单一，尤其对重要事项须以书面形式请示时，一定要遵守一文一事，不得将多项事务写在同一份请示的公文内。

（三）请示的形式要灵活。

秘书请示可以是口头请示，也可以是书面请示。

一般情况下，重大事项、涉及政策方面的事，需要授权批准的事秘书要作书面请示，领导者则做书面批复，以示慎重，并便于日后查证；一般事项、事务性工作、只需解决一些疑难的事，秘书可以口头请示，领导者只口头答复。

紧急的事，秘书可以先口头请示，及进办理，事后再补写书面请示，以留档备查。

（四）请示的时机要适当。

一般情况下，秘书请示必须在事前进行，待领导者指示或批准后方可行动。

只有在特殊情况下，才能采取边做边请示或“先斩后”的方法。

所谓“事前请示，事后报告”，就说明了二者在时机选择上的不同特点。

（五）请示的态度要谦恭。

秘书向领导请示，实际上也反映了上下级之间的工作关系。

因此无论是口头请示还是书面请示，秘书都必须摆正自己的角色位置，在请示的态度上要尊敬、和，言语得体，做到彬彬有礼。

三、报告方法

报告的目的是便于领导了解情况，掌握进程。

报告是秘书工作的一项制度，是秘书向领导负责的必要手段，也是领导者指导秘书工作的途径之一。

对于报告，领导者还一定做出答复或批示。

秘书在向领导报告时，要注意以下几点：

（一）报告的内容要客观真实。

秘书向领导者报告的内容：

一是报告当前工作的情况和进程，让领导者及进了解下情并做出指导；二是工作中发生的重大问题，让领导者及时做出处理；三是合理化意见、建议，供领导者改进工作时参考；中是应领导者的要求汇报有关情况。

秘书应掌握待报告事项的价值，做到要事详报，急事急报，小事不报或简报。

报告要客观、真实、辨证，切忌大话、空话、假话和绝对化。

（二）报告的方式要灵活多样。

秘书向领导报告的方式主要有以下几种：

一是口头报告，优点是可以和领导直接进行多方面的双向交流，适于向喜欢务实作风的领导报告时用，缺点是可重复性差，受口语表达能力限制较多；二是书面报告。

优点是比较正规，便于领导过目和思考，也便于保存备查。

缺点是不能与领导当面进行交流。

此外还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种形式，秘书可视情况灵活运用。

（三）报告要区分不同对象。

由于领导的职责、能力、文化程度、性格特征和工作习惯等各不相同，对秘书报告工作的要求也不一样。

因此秘书应视不同对象的领导者报告时区别对待。

以适应不同领导者的要求。

同时还应处理好几个关系：

一是主要领导者和分管领导的关系。

重大事情要向正副职领导者都报告；日常事务，只报告分管领导即可。

二是在家领导者和外出领导的关系。

秘书要随时将在家主持工作的领导就一些重大问题的处理意见，适时报告在外工作的主要领导者，并转达主要领导者的意见，以保持信息的畅通。

（四）报告的时机要恰到好处。

报告要适时，以获得较好的时效价值。

秘书是领导的耳目，诸如群众对领导者的批评和反映，对领导工作的建议和要求等，秘书有责任如实向领导者汇报，但需要恰到好处地掌握时机。

应选择领导者乐意听取报告的时机进行。

秘书的领导的近身人员，报告工作十分方便，但是不能事无巨细都去请示报告，即使是必须向领导者报告的事项，也要选择时机进行，这样才能取得良好的效果。

（五）报告的语言要简明扼要。

无论是口头报告还是书面报告，都要主旨明确，条理清楚，语言精练，以节省领导的时间，减轻领导的负担。

冗长而空洞的报告是秘书向领导报告工作的大忌，这就要求秘书在报告前要充分准备，报告时要言简意赅，杜绝拉拉杂杂。

四、挡驾方法

秘书是领导者时间的有效管理者。

秘书为领导者合理挡驾，目的是为领导者创造一个良好的工作环境，使领导者摆脱各种事务干扰，集中时间和精力思考和决定重大问题。

（一）来访挡驾

秘书是领导联系群众的一座桥梁，而不是领导者与群众之间的一道隔墙。

因此秘书为领导者挡驾来访者是有特定对象的。

一般来说，领导者明确告知秘书不愿接见的人；领导者事先未约定接见的人；因鸡毛蒜皮的小事要求领导者接见和处理的人；为个人某些问题，三番五次找领导者纠缠的人；领导者正忙于应付重大事件无暇接待的人；态度蛮横，出言不逊，想找领导者寻衅闹事的人；对要求处理的问题，上级或本级机关已有明确、公正的结论，但其对处理不服，要求面见领导者的人，是秘书档驾的对象。

对其他来访者不应挡驾，即使需要挡驾，也要待之以礼，使对方高兴而归。

（二）电话挡驾

秘书的职责之一是接转电话。

对打到办公室要找领导者的电话，秘书应通过内线电话询问领导是否愿接。

愿接即转。

如不愿接，秘书应告诉对方，领导者暂时不能接电话或佯装领导者不在，但要将电话内容记下，转告领导。

对于因领导参加重要会议而暂不能接的电话，秘书可与对方另约时间通话，或将内容转告。

（三）事务活动挡驾

秘书的重要职责是安排领导者的事务活动，包括出席会议，参加庆典、仪式可宴请活动等。

对无必要参加的应酬活动，秘书也应合理挡驾，避免领导浪费时间或为各种不正之风开方便之门。

当然必须征得领导者的同意和批准，不能随便谢绝。

挡驾工作是代表领导机关进行的，应该注意机关的良好形象，克服那种"门难进、脸难看、话难听、事难办"的作风。

对来者的态度要冷静、谦和、诚挚，要有好风度、好品德。

对一些缠身棘手的事项。

也要有耐力。

不能以烦对火，以火对暴，把事情弄僵了。

挡驾过程中，应注意语言艺术和应变能力，应变能力要通过语言艺术表达出来。

接待的语言有规律可循，对平级或下级的同志，其语言的基调是谦虚磋商供参考的口气；但又不能离开大原则。

对上级的语言基调则是多用请示报告、探询的口气，且不可不懂装懂。