BOCAQPQA0101文件控制程序 Documentation Control Procedure.docx
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BOCAQPQA0101文件控制程序DocumentationControlProcedure
版本Rev
修改日期
Issuedate
变更内容摘要
DescriptionForRevision
修订者
Revisedby
审核
Checkedby
批准
Approvedby
00
28May2011
新增文件Newdocuments
何春
SpringHe
饶治平RobbyRao
张文元
JackyZhang
01
11April2013
将“文件编制修订/作废/补发/发行申请单”变更为“文件管理表”
5.3.1和5.6.5进行修订
增加“文件会签表”
“ApplicationFormofDocumentDraft/Invalid
/Reissue/Releasingapprovaldocuments”ischanged“DocumentControlRecord”
5.3.1and5.6.5wasrevised
Addthe“DocumentCountersignRecord”
吴亚平
VivianWu
杨万鹏
WilliamYang
张文元
JackyZhang
批准人ApprovedBy
审核人
Checkedby
制定人PreparedBy
文件发行日期Issuingdate：
年Y月M日D
1、
目的/Objective
明确本公司所有品质系统相关文件及资料管理，利于品质系统所使用文件之制修订、发行、保存、回收、销毁等有序可依，并能迅速、正确的流通，以确保各相关部门能适时获得有效之文件。
Bymeansofdefiningthemanagementofdocumentsrelatingtothequalitysystem,toensureeffectivecontrolofthedocumentsfromissuing,keeping,recyclingtodestroying,toensurerapidandcorrectcirculationofdocumentsandtoensuretheiravailabilitytoeachdepartment.
2、范围/Scope
品质系统的各阶文件、必要之外来文件（客户提供的合约书、协议书、标准规格、图面、国际或国家相关标准“如法規、ISO标准以及供应商提供的说明书”等均属之），电脑媒体资料皆适用。
Thisprocedureisapplicablefordocumentsofeachrankrelatingtothequalitysystem,necessaryoutsidefiles（includingcontractprovidedbythecustomer,agreement,standardspecifications,drawing,relevantinternationalandnationalstandards,suchaslawsandregulations,ISOstandardandinstructionmanualprovidedbythesupplier,etc.）andcomputerandmediadocuments.
3、职责/Duty
3.1文件编制（修订）、审核、批准权限：
Authorityaboutthedraft（revision）,checkandapprovalofdocuments.
文件类型
制定（修订）
审核
批准
质量手册（一阶）
授权人员
总经理/管理者代表
董事长
程序文件（二阶）
部门人员
部门主管
总经理/管理者代表
作业指引/工艺文件（三阶）
部门人员
部门主管
总经理/管理者代表
表单记录（四阶）
部门人员
部门主管
部门主管
DocumentType
Draft（Revision）
Check
Approval
Qualitymanual（1strank）
Authorizer
ManagementRepresentative
Generalmanager
Proceduredocuments（2ndrank）
Departmentsupervisor
Departmentmanager
ManagementRepresentative
Workinstruction/technicaldocument（3rdrank）
Departmentsupervisor
Departmentmanager
ManagementRepresentative
Formrecord（4thrank）
Operator
Departmentmanager
Departmentmanager
3.2董事长：
负责颁布公司质量方针，批准质量手册之发布。
CEO:
beresponsiblefortheannouncementofcompanyqualitypolicyandtheapprovalofqualitymanual’sissuing.
3.3总经理/管理者代表：
负责质量手册的审核与质量目标、程序文件、作业指引、工艺文件的批准。
GeneralManager/Managementrepresentative:
beresponsibleforthecheckofqualitymanualandtheapprovalofqualityobjectionsandproceduredocument,workinstructionandtechnicaldocument.
3.4各部门主管：
负责组织对本部门程序文件、作业指引编制与审核。
Departmentmanager:
beresponsibleforthedraftandcheckofproceduredocumentandworkinstructionaboutthedepartment.
3.5行政人事部负责公司公文类外来文件管理；负责公文的审核、传阅、报批；负责公司网站信息的发布、更新和管理；负责相关的法律法规的接收、报批、传阅和归档管理。
Admin.&HRdepartmentundertakesthefollowingresponsibilities:
managementofcompanyofficialandoutsidefiles;thechecking,readingandreportingofcompanydocuments;thereleasing,updatingandcontrollingofcompanynewspercompanywebsite;thereception,reporting,readingandfilingoflawsandregulations.
3.6品保部：
负责质量体系文件、工艺文件的管理，包括文件的接收、分类、编号、整理、分发、回收、存档等；负责监督各部门按照本程序管控文件；负责ISO技术标准、规范等外来文件的管理。
Qualitydepartmentundertakesthefollowingresponsibilities:
themanagementofqualitysystemdocumentsandtechnicaldocuments,includingthereception,sorting,numbering,distribution,recyclingandfilingofdocuments;supervisingeachdepartmenttocontroldocumentsaccordingtotheproceduredocument;themanagementofoutsidefilesrelatingtoISOqualitystandardsandspecifications.
3.7由技术部负责收集技术标准、规范等外来文件的管理。
Technologydepartment:
beresponsibleforcollectingandmanagingoutsidefilesrelatingtotechnicalstandardsandspecifications.
3.8各部门：
负责现场文件使用与管理工作。
Eachdepartment:
beresponsibleforapplicationandmanagementofspotdocuments.
4、有关术语和定义/Relevantterminologyanddefinition:
4.1技术性文件：
指顾客工程标准/规范，与产品有关的图样及设计文件、工艺文件、技术标准、图样、工艺类更改文件等。
Technicaldocuments:
thecustomizedprojectstandards/regulations,thedrawingsanddesigndocumentsrelatingtoproduct,technicaldocuments,technicalstandards,drawingalternationandmanufacturingtechnologymodification.
4.2管理体系文件：
除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。
Managementsystemdocument:
allmanagement-relatedsystemdocumentsexceptthetechnicaldocuments,suchasworkingprocedureandspecifications.
4.3质量手册：
简称QM（QualityManual），为公司质量体系一阶文件，用来描述质量体系范围，删减，以及质量体系主要过程的纲领性文件，属一阶文件。
Qualitymanual:
QM（QualityManual）inshort,isthefirstrankqualitysystemdocument.Itdescribesthescope,cancellationandprogrammaticdocumentsofthequalitysystem.
4.4程序文件（包含其衍生的记录格式）：
简称QP（qualityprocess）,为公司质量体系二阶文件，用以描述质量体系实现过程，阐明公司各个过程之间实现方法的文件。
Proceduredocument（includingitsrecordform）:
Thequalityprocess,QPforshort,isthesecondrankqualitysystemdocument.Itdescribestherealizationprocessofthequalitysystemandrealizationmethodofeachprocess.
4.5作业指引/工艺文件等：
为公司质量体系三阶文件，用以管理体系中各作业标准、办法、图面、说明方法等的文件。
Workinginstruction/technicaldocument:
isthethirdrankqualitysystemdocument.Itincludestheworking
standards,methods,drawingandspecifications.
4.6记录：
简称QR（QualityRecord）,阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件属四阶文件。
Record:
QR（QualityRecord）forshort,isthefourthrankdocument.Itdescribestheresultsandoffersevidencetotheaccomplishedactivities.
4.7外来文件:
简写为OF（outsidefile），从公司以外获得的公司所需的标准、规范或文件及设备相关说明书、操作介绍等。
Outsidefile:
OF（outsidefile）forshort.Itistherequiredstandards/norms,equipmentinstructions,operationintroduction,etc.acquiredfromoutside.
5、作业内容/Workcontent
5.1文件格式/fileformats
5.1.1程序文件，作业指引的文件应按以下内容及章节段落要求编写：
Proceduredocumentsandworkinginstructionsshouldbedraftedaccordingtothefollowingcontentandchapters:
文件格式范例documentformatsample
2、目的：
本文件之目的或功能。
Objective:
thepurposeandfunctionofthedocuments.
3、范围：
适用之范围如：
人、事、时、地、物、单位等。
Scope:
appliedrange,suchaswho,what,when,where,whichunit,etc.
4、职责：
权责单位、机能或人员的职责描述。
Responsibility:
responsibilitydescriptionofunits,functionandstaff.
5、有关术语和定义：
文件内所用到的行业内或较专业的名词解释。
Relevantterminologyanddefinition:
explanationofprofessionalnounsusedinthedocumentandourindustry.
6、作业内容描述，相关文件、使用表单的描述“等内容。
Descriptionofworkcontent,relevantdocumentsandforms.
5.1
5.1.1
5.2
5.2.1
7、相关程序文件Relevantproceduredocuments
8、6.1《记录控制程序》（BOCA-QP-QA02）“RecordControllingProcedure”
9、7、使用表单Forms
10、7.1[文件制修订/作废/补发/发行申请单]（QP-QA01-QR02）
“ApplicationFormofDocumentDraft/Cancellation/Reissue/Releasing”
8、流程图Flowingchart
5.1.2一阶文件、二阶文件按[一阶文件、二阶]（QP-QA01-QR03）格式编写:
如：
第一页为变更履历及签核页，从第二页为文件内容的描述等，三阶文件可灵活使用格式；但同类型的文件要用相同的格式；四阶表单格式及撰写内容不设限，由制定部门依实际需求撰写，表单右下角注明表单编号及版本，再注明保存期限；公司制作的文件均要有公司的LOGO图片，大小不限：
；
Thefirstandsecondrankdocumentsshouldbedraftedaccordingtotheformat（QP-QA01-QR03）:
thefirstpageshowsthealternationlistandapprovingformatandthesecondpageshowsdescriptionofdocumentcontent;thethirdrankdocumentcanapplyflexibleformatsontheconditionthatdocumentsofthesametypeusethesameformat;thefourthranksheetisdraftedbythedepartmentaccordingtoactualrequirementswithnofixedcontentandformat,itsrightcornershouldmarksheetnumber,revisionnumberandstoragelife;allcompany’sdocumentsshouldattachBoca’slogoatanysize
.
5.1.3文件的中文字体用“宋体12号”；英文字体用“Arial10号”；文件采用中英文对照的方式；段落基本采用“固定值22磅”，若因整页的格式可调整段落。
ThedocumentappliesChinese（SongTypeface,12”）–English（Arial10）version.Theparagraphspacingisbasicallysetto“22pound”andcanadjustaccordingtothewholepage’sformat.
5.2文件的版本：
一～四阶文件版本：
新版为00，第一次修订则为01，第二次修订则为02…，依此类推；外来文件版本不可更改，如实记录“外来文件”原来版本即可。
Documentversionof1st-4thrankdocuments:
theoriginalversion:
00,thefirstrevision:
01,thesecondrevision:
02…（andsoon）;theoutsidefile’sversionshouldnotbechanged.
5.3文件编号规则/Rulesofdocumentnumbering
5.3.1部门代码/Departmentcode
部门
代码
部门
代码
总经理室
MD
管理者代表
MR
财务部
FD
商务部
CD
技术部
TD
行政人事部
HA
生产部
PD
设备部
ED
品保部
QA
物控部
MC
安全管理
EHS
Department
Code
Department
Code
GeneralManagerDept.
MD
ManagerRepresentative
MR
FinanceDept.
FD
CommerceDept.
CD
TechnologyDept.
TD
Admin.&HRDept.
HA
ProductionDept.
PD
Equipmentdepartment
ED
QualityAssuranceDept.
QA
MaterialControlDept.
MC
EnvironmentHealthyandSafetymanagement
EHS
5.3.2文件编号须按照下列方式进行编号/Thenumberingmethod:
5.3.2.1一、二、三阶文件编号方式：
公司代码—文件阶层代码—部门代码+流水号,一阶文件阶层代码:
QM；二阶文件阶层代码：
QP；
Numberingmethodoffirst/second/thirdrankdocuments:
companycode-documentrankcode-departmentcode+serialnumber;firstrankcode:
QM,secondrankcode:
QP;
如一阶手册编号：
B0CA—QM—QA01e.g.numberingoffirstrankmanual:
B0CA—QM—QA01
二阶文件编号：
B0CA—QP—QA01numberingofsecondrankdocument:
B0CA—QP—QA01
三阶文件编号：
B0CA—SOP—PD01numberingofthirdrankdocument:
B0CA—SOP—PD01
文件流水号01～99documentserialnumber01～99
部门代码:
同4.3.1departmentcode:
referto4.3.1
文件阶层代码documentrankcode
公司代码companycode
5.3.2.2三阶文件代码:
如下表Codeofthirdrankdocuments:
类别
代码
类别
代码
标准作业指引、公司管理制度
SOP
作业指导书
WI
工艺文件
TP
材料清单
BOM
组织架构图
OC
流程图
FL
岗位说明书
JD
Type
Code
Type
Code
StandardOperationProcedure,companymanagementsystem
SOP
WorkingInstruction
WI
TechnicalProfile
TP
BillOfmaterial
BOM
Organizationchart
OC
Flowingchart
FL
JobDescription
JD
5.3.2.3记录（表单）的编号方式为：
记录所对应的文件阶层代码—部门代码+流水码—QR+记录的流水码；
NumberingmethodofQR（fourthrankdocument）:
correspondingdocumentrankcode–departmentcode+serialnumber-QR+record’sserialnumber;
记录的流水号01～99record’sserialnumber:
01~99
四阶记录的简写abbreviationoffourthrankdocument
部门代码+文件流水号departmentcode+documentserialnumber
文件阶层代码
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