二12办公室环境的维护.docx

二12办公室环境的维护.docx

《二12办公室环境的维护.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《二12办公室环境的维护.docx（14页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

二12办公室环境的维护

广东省岭南工商第一高级技师学院文化理论课教案（首页）共页

科目

办公室事务处理

第二章

第1.2节

课题

项目二办公室环境的维护

课授

日期

月日

课时：

2

授课方式

案例、分析、讨论、练习

作业题数

1

作业

时间

30分钟

班级：

教学目的

1.能描述办公室环境基本概念、分类；描述办公室环境管理的原则；描述办公室布置的原则与要求；能说出办公室安全标志的含义；

2.能根据办公室规格与功能需求设计布置办公室；能清洁与维护办公室的良好环境；能识别出办公室安全隐患并作适当处理。

教具

挂图

无

重点

描述办公室环境基本概念、分类；描述办公室环境管理的原则；描述办公室布置的原则与要求；能说出办公室安全标志的含义

难点

能根据办公室规格与功能需求设计布置办公室；能清洁与维护办公室的良好环境；能识别出办公室安全隐患并作适当处理。

教学回顾

对于秘书人员来说，每天几乎有8小时在办公室度过，办公室环境不仅影响着秘书人员的身心健康，而且也影响着秘书人员的工作效率。

因此，秘书应对办公室环境加以改进和优化，使自己处于最佳的工作状态中。

说明

舒适的办公环境能够给人带来愉悦的身心，所以在了解了办公室事务的内容特点及办公室人员的职责之后，首先要学习的就是对办公室环境的维护。

只有一个良好的办公环境，才能将员工办事效率提高。

审阅签名：

审阅时间：

教学过程

说明

（一）复习提问：

上节课学习了办公室人员的职责，请同学们说说办公室文员的职责有哪些？

（二）情境导入

见教材P23【案例导入】导出课题。

（三）任务描述

设计办公室，并对办公室进行清洁优化。

（四）任务分析

舒适的办公环境能够给人带来愉悦的身心，所以在了解了办公室事务的内容特点及办公室人员的职责之后，首先要学习的就是对办公室环境的维护。

只有一个良好的办公环境，才能将员工办事效率提高。

（五）任务实施

实训一办公室布置与整理。

实训目的

（1）能按办公要求布置办公室。

（2）能整理办公室的办公设备与器具。

实训步骤

（1）分析所在办公室人员的职责。

（2）选择与安放办公家具。

（3）摆放办公用品。

（4）调节光线。

（5）调节空气。

（6）绿化与装饰办公室。

（7）整理公用物品。

（8）整理个人物品。

实训要求

（1）将5名办公人员按职责分类，安排办公区域。

注意考虑彼此间的合作交流空间及信息保密等因素，但最好不要面对面摆放办公桌。

（2）办公家具的选择与安放。

办公家具的选择要注意色彩的和谐统一。

（3）办公用品的摆放。

办公用品的摆放要考虑到使用的便利，同时要注意办公物品摆放整齐。

此外堆放办公用品时要注意安全。

（4）光线的调节。

如果自然采光不够，要注意用人工光源来补充。

（5）空气的调节。

办公用品的摆放要注意不要阻碍通风口，空气调节最好采用自然通风。

另外考虑本地区的气候特征，安排空气调节设备。

（6）办公绿化与装饰。

在办公室布置绿色植物有利于营造良好的办公室氛围。

办公室装饰不可太繁杂，应注意办公室的简洁性、舒适性。

（7）办公室公用物品的整理。

公用物品摆放要有序，不要将个人物品放在其中。

（8）个人物品的整理。

私人的非办公用品不可放在办公室桌上，不经常使用的办公用品放在办公桌的抽屉中，桌上只放常用的办公用品如电话、通信录、需要办理的文件等。

同时还要注意不要把胶质物品与易粘物品放在一起。

实训结果与测评

（1）提交一份办公室布置平面图。

（2）提交一份办公室布置设计说明。

（3）提供一份效果图。

实训二办公室安全隐患的检查与处理。

实训目的

（1）能发现办公室存在的安全隐患。

（2）能对处理安全隐患提出解决方案。

实训步骤

（1）制作安全隐患记录及处理表。

（2）考察并检查办公室安全隐患。

（3）填写安全隐患记录及处理表。

（4）提出安全隐患处理意见。

实训要求

（1）2人1组，选院内一个办公室作为安全检查对象，进行为期1个月的安全隐患检查。

要求每周至少1次。

（2）安全检查要注意细节，包括办公室的空间、采光、温度、通风、噪音、通道、桌椅、柜架、各种办公设备。

（3）安全检查时要重点放在防盗、防火和办公物品的安全上。

（4）对于检查出来的问题要做到准确及时填写安全隐患处理表。

（5）对于自己能处理的安全隐患，自己应及时处理；不能处理的，应向有关部门或相关责任人汇报并跟踪整改情况。

实训结果与检测

（1）提供安全检查前的图片，标示出安全隐患所在位置。

（2）提交安全隐患记录表，并拟写出处理方案。

实训三办公室信息安全的维护。

实训目的

（1）能从口头上确保不泄密。

（2）能妥善保管办公室涉密的纸质文件。

（3）能保证涉密的计算机信息不丢失、不损坏、不被盗。

实训步骤

（1）自由交谈，检查对方是否透露规定的保密信息。

（2）完成保密文件的签收、传递、保管与销毁。

（3）调整办公室电脑显示器位置，设置密码，查杀电脑病毒，对保密文件进行备份。

（4）检查采取的保密措施。

实训要求

（1）2人1组，围绕规定的保密信息进行交流。

要求使用话题转移、直言相告等方法，不透露保密信息。

（2）保密文件签收前要检查密封情况，传递时要用密封文件袋密封好。

如果邮寄最好使用机要文件邮寄通道。

保密文件应存放在保险箱中。

（3）给电脑设置的密码要求有一定复杂程度，学会安装杀毒软件。

（4）制作1份保密安全检查情况表，并能认真填写。

实训结果与检测

（1）提供1份加密号123S*的电子文件。

（2）提交保密文件检查记录表。

（六）知识链接

一、办公室环境概念

它包括办公室自然环境与办公室人际环境。

办公室自然环境又包括空间环境、视觉环境和空气环境。

办公室人际环境是指办公室人员在人际交往过程形成的各种关系的综合。

二、办公室环境布置的原则

1.方便工作与交流办公室的布置应力求方便工作与交流，如将相关部门与设备安排在相邻的位置，避免办公人员不必要的奔波与迂回。

2.和谐简洁办公室从整体视觉效果上要让人感到和谐、简洁。

为此，办公室物品尽量不要堆得太多，办公桌和办公设备应摆放整齐，色调和谐统一，光线充足而不刺眼。

3.适度独立如果上司与下属同一个办公室办公，设计办公室时，应将上司与其他员工的座位适度隔开，这样可以避免上司把宝贵的时间用在不必要的人事接待上。

但同时不能隔得太远，这便于秘书请示与汇报。

员工之间也要保持相对独立的空间，以避免有些机密信息被泄密。

三、办公室环境布置的内容与要求

1.办公室家具与设备的布置办公室家具与设备布置应根据办公室大小和结构来布置。

2.照明办公室采光可以通过两个途径：

一是自然采光，一是照明光。

3.隔音嘈杂的声音能让人心烦意乱，影响工作效率。

4.色彩办公室色彩的选择要与公司文化相适应，但同时也必须考虑到色彩对人的心理和生理的影响。

5.空气现在的办公室大多安装了空调。

使用空调时，要注意下面三个方面：

第一，不要让空调风口对着人吹；第二，在室内放置温度计和湿度计，随时根据测试数据进行调节；第三，不能整天使用空调，在一定时间内应打开窗户换气。

6.绿化办公室绿化对于改善办公室环境，提高工作效率大有裨益。

四、办公室的整理

1.本人办公桌的整理

（1）办公桌桌面力求简洁。

（2）办公桌抽屉物品要井然有序。

2.公用区域物品的整理

（1）办公室文件柜整理主要是将文件分门别类摆放，并贴上标志。

（2）物品柜整理除了要做到整齐外，还要注意安全。

（3）现代办公设备的整理。

（4）其他物品的整理。

3.上司办公室的整理

（1）上司办公室的整理应在上司上班前完成。

（2）主要工作包括：

开窗换气，调好空调的温度；给植物浇水，清除残叶；整理桌面，检查办公用品；准备好茶水；搞好清洁卫生。

 五、办公室布局方式

办公室布局主要有两种方式，一是开放式布局，二是封闭式布局。

六、办公室物品清洁方法

办公桌椅：

只要用半干抹布擦拭即可。

电脑、打印机、复印机、碎纸机等：

定期用干抹布擦拭。

传真机、电话听筒：

用消毒液或酒精定期消毒。

地毯：

用吸尘器吸去尘灰。

沙发罩：

每天用毛刷刷去灰尘，定期清洗。

挂画、摆设：

用掸子轻拂掉灰尘。

桌上胶水：

用清水清洗即可。

但双面胶迹，要用专门清洁剂，不可用刀片乱刮，以免破坏家具。

七、办公桌椅的选择技巧

（1）尽量购买实木桌椅。

如果是人造板，看其是否有“绿色产品”标志。

（2）检查桌椅封边是否严实。

（3）看桌面高度、键盘抽板高盘、走线孔是否符合自己的习惯。

（4）椅子重点检查其是否牢固，尽量不要选用塑料轮产品。

（5）购买桌椅尽量到正规商场购买。

八、办公室安全隐患的特点

办公室安全隐患主要包括两方面的内容：

一是有碍健康的安全隐患，二是办公室信息安全隐患。

办公室安全隐患有下列两个特点：

1.不易察觉性

2.作用的持续性

九、办公室有碍健康和安全的隐患

1.工作区环境隐患

2.办公家具与设备隐患

3.工作人员行为习惯隐患

4.办公室物品堆放的隐患

十、办公室环境安全隐患检查内容与记录

1.办公环境安全隐患检查的内容营造健康、安全的办公环境是秘书的重要职责，检查办公室环境安全情况也就成为秘书的重要工作。

因此秘书首先要明确环境安全检查的内容：

（1）办公室门窗是否清洁、牢固，门锁窗扣是否能用，天花板、墙面是否完好干净。

（2）办公室光线是否充足，灯光是否稳定，太阳光是否直射人的眼睛。

（3）办公室空气是否有异味，是否张贴有禁止吸烟标志。

（4）办公室温度是否适宜。

一般室温不低于16℃、不高于30℃。

（5）办公室空间是否足够。

一般平均每人应有5m2。

（6）办公室是否安静。

（7）办公家具是否符合安全标准，摆放是否安全。

（8）办公设备安装和操作是否符合要求，接线是否规范。

（9）消防设施能否使用。

（10）办公室是否准备有急救用品。

2.安全隐患检查记录秘书在检查办公室安全隐患时，应注意填写《安全隐患检查表》。

十一、安全隐患检查及处理方法

（1）秘书应定期对办公室环境和办公设备进行检查。

（2）对于发现的安全隐患，如果属于自己的职责范围、自己又能处理的，应及时处理，以减少危险的发生；如果自己无法处理的，应通知相关人员并跟进，直到解决。

（3）秘书将隐患处理结果填写在隐患处理记录表中。

十二、办公室信息安全工作内容

从信息载体来分，秘书的信息安全工作主要有口头信息保密、纸面信息保密和电子信息保密。

从信息内容来分，秘书的信息安全工作主要有文件保密、会议保密和科技保密。

文件保密是指做好保密文件在接收、传递和保管方面的保密工作，做到不该看的不看，不该说的不说；会议保密是指不透露会议内容、会议讨论过程以及会议决议；科技保密是指做好单位的新成果、新工艺和发明专利的保密工作。

十三、口头信息、纸面信息和电子信息的保密措施

1.口头信息的保密措施

（1）秘书应养成在组织内部与外部不谈论公司保密信息的习惯。

（2）当有人要查寻保密信息时，应核查并确认对方的身份。

（3）会议等信息应根据会议要求在规定的范围内传达。

（4）如果有组织来查阅保密信息，应征得领导的同意。

2.纸面信息的保密措施

（1）接收保密文件或资料时应检查文件的密封情况，并做好登记。

（2）传送保密文件时，要将文件装在文件盒或文件夹中，并注明保密等级。

保密文件送给被授权人时，要求签收。

（3）保密文件要装在防火的保险柜中。

正在使用的保密文件，不用时应将保密文件放在抽屉锁好。

如果离开办公室，应锁好门窗。

（4）邮寄保密信息时，要密封好，并在信封上注明“保密”。

另外最好通过保密文件邮寄专用通道。

如果是高等级保密文件，最好专人送达。

（5）复印保密文件时，要注意将原稿带走；用传真机接收保密文件时，接收人应在机旁等待。

（6）极为重要又不常用的文件可以保存在银行的保险柜中。

（7）不需要的保密文件要及时销毁。

3.电子信息安全的保密措施

（1）计算机显示屏应放在别人看不到地方。

如果有人走近，应关闭显示器或迅速滚屏。

（2）应使用密码技术保护电子信息安全，并定期更换密码。

（3）计算机应经常杀毒，不要轻易安装网上下载或借来的软件。

（4）传送保密文件时，首先确认传送的地址是否为被授权人，同时做到传送过程中，人不离机。

（5）重要的文件要做备份，并存储在安全的地方，不要随身带出单位。

十四、安全工作习惯的养成

（1）对办公室进行合理布局，保持通道的畅通，确保家具与设备安放在安全位置。

（2）使用设备前阅读操作说明，对设备定期进行维护，如机器异常要及时停止作业，并作汇报。

（3）形成应急机制，知道突发事件处理的流程。

（4）处处留心办公室的细节之处，发现隐患及时处理。

（5）及时将易燃物品处理掉或放在通风之处。

（6）定期进行紧急事件的消防演习。

 （七）、拓展训练

（一）强化训练

（二）综合训练

案例分析见教材P30、38

（八）、反馈小结

对于秘书人员来说，每天几乎有8小时在办公室度过，办公室环境不仅影响着秘书人员的身心健康，而且也影响着秘书人员的工作效率。

因此，秘书应对办公室环境加以改进和优化，使自己处于最佳的工作状态中。

（九）、课后作业：

（拓展训练二）请你根据办公室布局的基本原则和办公室的功能，对两间办公室进行合理布置，并画出此办公室布局的设计平面图。

六、板书设计

项目二办公室环境的维护

任务一办公室环境的维护与优化

1.办公室环境的概念

2.办公室环境布置的原则

3.办公室环境布置的内容与要求

4.办公室的整理

5.办公室的布局

任务二办公室安全的检查与处理

1、办公室安全隐患的特点

2、办公室有碍健康和安全的隐患

3、办公室环境安全隐患检查内容与记录

4、安全隐患检查及处理方法

5、办公室信息安全工作内容

6、口头信息、纸面信息和电子信息的保密措施

7、安全工作习惯的养成