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公文基础知识

公文基础知识

（讲师手册）

制作人：

吴常文

课程序列

课程名称

公文基础知识

课时

3小时

授课对象

办公文秘人员、各部门综合岗

授课目的

一、了解公文的涵义及特点

二、掌握公文的文种及基本写作方法

三、熟悉公文的基本要素和格式要求

四、了解公司发文的基本流程（省级分公司）

授课重点

一、公文的涵义及特点

二、公文的文种及基本写作方法（重点）

三、公文的格式（重点）

四、公司发文的基本流程

讲授方法

讲授、演示、互动

所需器材、道具

电脑、投影仪及幕布、白板、白板笔及辅助资料

序号

幻灯片页码

授课大纲（幻灯片大纲）

课程内容（详细讲述的内容）

授课

方法

时间

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讲师自我介绍（姓名、教育和工作背景等）

讲述

1’

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课程目标

很高兴与大家一起来学习《公文基础知识》。

学习《公文基础》的目的：

一是了解公文的涵义及特点

二是掌握公文的文种及基本写作方法

三是熟悉公文的基本要素和格式要求

四是了解公司发文的基本流程（省级分公司）

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（一）公文的涵义

公文的涵义

对于公文，我们可以从三个层面来加深对它的认识。

首先是广义的公文。

广义的公文是党政机关、社会团体、企业事单位等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（一）公文的涵义

二是狭义的公文。

侠义的公文是由党中央、国务院分别批准颁布的党的机关公文和行政机关公文，它是法定公文，亦称为通用公文。

具体指中共中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》（以下简称《条例》）和国务院办公厅1987年2月18日发布，1993年11月21日修订，2000年8月24日再行修订发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）。

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（一）公文的涵义

了解了公文的基本分类，我们再来看公司公文的概念。

因为目前，公司的公文流程实现了电子化操作，因此，这里的公司公文就是指电子公文。

电子公文是指具中国人民财产保险股份有限公司公文要素，通过“OA系统”和电子公文加密传输系统传输的文本。

主要包括：

公司发文、部门电函、签报、业务往来、部门协调单等。

电子公文与内容相同的纸质公文具有同等效力。

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（二）公文的特点

掌握了公文的基本涵义，我们就能大概的了解公文的特点。

那公文有什么特点呢？

归纳起来，公文主要有以下四个特点：

一是由法定作者制发。

二是有法定的现实执行效用。

三是具有规范的体式。

四是履行法定程序。

提问

讲述

2’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（二）公文的特点

下面，我们来进一步认识公文的这四个特点。

之一，由法定作者制发——公文的法定作者，指依法成立并能以自己名义行使职权和承担义务的国家机构与其他社会组织（以下统称为机关），公文必须以这些机关的名义或其法定代表人的名义制发。

发文机关必须依照法定权限和职能制发公文，不能越权行文、违法违章行文。

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（二）公文的特点

之二，有法定的现实执行效用——执行效用指信息对有关方面行为的强制性影响。

公文直接形成于内容所针对的现实公务活动中，对受文者及其他有关方面的行为将产生为法律法规所规定的不同程度的强制性影响，如在规定的时间、空间范围和机构、人员范围内，强制执行内容，强制阅读、办理，强制复文等。

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（二）公文的特点

之三，具有规范的体式——为了维护公文的权威性、准确性与有效性，方便公文的写作与处理，国家有关机构以法规、标准等形式，对公文的文体、结构、格式进行了统一规范，公文制发者必须认真遵循这些规范。

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（二）公文的特点

之四，具有规定的处理程序——为保证公文的有效性，国家有关机构规定了各类公文的生成程序，必须履行这些程序，公文才能产生法定效用。

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（三）公文的功能

公文与我们的生活有着千丝万缕的联系，这些联系都是公文的功能在起作用。

那公文有什么功能呢？

或许，我们可以从不同的角度总结出很多功能。

归纳起来，公文主要有以下六个方面的功能作用：

行政约束作用、领导指导作用、联系公务作用、宣传教育作用、沟通信息作用、凭证记载作用。

提问

讲述

2’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（三）公文的功能

之一，行政约束作用——各种法规是以文件的形式制定和发布的。

如国家行政机关发布的命令、公告、通告，作出的决定，或制定的章程、条例、规定、办法、细则等等。

这些公文一经制定和发布生效，就必须坚决执行，具有法规约束作用。

法规文件在没有修改和宣布作废之前，始终有效。

在它有效的范围内，人人必须遵守，不得违反。

讲述

1’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（三）公文的功能

之二，领导指导作用——发文单位为行使职权和履行职能，总要通过制发公文的形式制定方针政策，进行工作部署，对一些主要事项提出意见、措施和办法，而这些公文都具有领导指导作用。

这种领导指导作用，正是公文制发机关的性质和职能决定的，也是上下级机关本来具有的领导指导关系的一种体现。

公文中的决定、通知、批复、意见等都起这个作用。

讲述

2’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（三）公文的功能

之三，联系公务作用——公文除用于有隶属关系的上下级机关之间的公务联系之外，还具有与同级部门和不相隶属的单位之间互通情况、商洽工作的作用。

如通过“函”的形式，互相了解情况，请求批准等。

讲述

2’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（三）公文的功能

之四，宣传教育作用——指挥性公文重点是阐明党和国家的方针、政策和措施，对相关工作做出部署，提出要求，以作为下级机关和个人规范；有的还直接表彰奖励先进，批评惩处错误，起着重要的宣传教育作用。

讲述

2’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（三）公文的功能

之五，沟通信息作用——随着社会的现代化，政务、经济信息量迅猛增长。

各企事业单位在日常工作中，经常利用公文与上下左右的单位进行联系，沟通信息，解决问题。

例如，发通知、通报，报送工作计划，报告、请示问题，总结工作经验，发送公函、信息快报等。

诸如此类公文和文书显然对于领导掌握信息、科学决策和沟通上下信息有关十分重要的作用。

讲述

2’

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第一讲

公文的涵义特点及功能

（三）公文的功能

之六，凭证记载作用——各种公文都反映了制发机关的意图，收阅机关以此作为处理工作的根据，这类公文就具有依据作用。

有些公文，如会议纪要、函等，还具有某项活动和公务联系的凭证作用。

讲述

2’

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第二讲

公文的文种及写作方法

在这一部分中，我们将了解常见的公文文种，了解公司对各文种的定义，通过对这些文种的特点和主要分类的解读，加深对公文文种的认识，以便谙熟和应用。

讲述

2’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（一）公文的文种

党的机关公文种类共有14种，分别为：

公报、指示、决议、条例、规定、决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。

行政机关的公文种类主要有13种，命令、议案、通告、公告、决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。

我们注意到，在9种文种是党和行政机关通用的文种，他们是决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。

我们注意到，在9种文种是党和行政机关通用的文种，他们是决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

按照《中国人民财产保险股份有限公司电子公文处理办法（暂行）》规定，公司的公文文种有12种，其中9种是党的机关和行政机关通用的决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要，2种是行政机关特有的文种通告、公告，1种是党的机关特有的文种决议。

所以，在文种的选择是我们要根据实际确定正确的文种。

不能把党的机关公文和行政公文不加区分地混为一谈。

4’

序号

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

1.决议：

适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

决议具有权威性和指导性的特点：

（1）权威性。

决议是经过党的会议讨论通过才能生效并由党的领导机关发布的，是党的领导机关意志的反映。

决议的内容事关重要决策事项，一经公布，必须坚决执行。

（2）指导性。

决议表述的观点和对事项的评价都具有指导意义。

讲述演示

4’

序号

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

2.通告：

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

通告的使用者可以是各级各类机关，它的内容又往往涉及到社会的方方面面。

具有“规范性”、“业务性”、“广泛性”的特点。

（1）规范性。

通告所告知的事项常作为各有关方面行为的准则或对某些具体活动的约束限制，具有行政约束力甚至法律效力，要求被告知者遵守执行。

（2）业务性。

通告常用于水电、交通、金融、公安、税务、海关等主管业务部门工作的办理、要求或事务性事宜，内容带有专业性、事务性。

（3）广泛性。

告知范围广泛，适用范围也很广泛。

不仅在机关单位内部公布，而且向社会公布。

其内容克涉及社会生活各方面，因而给级机关、企事业单位、社会团体都可以使用。

此外，通告的发布方式多样，可通过报刊、广播、电视公布，也可以张贴和发文，使公告内容广为人知。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

3.公告：

适用于向国内外宣告重要事项。

公告具有其严肃、庄重、权威的特点。

它必须由特定的国家机关制法，所及内容重大而且多能引人关注。

公告也具有公开性，它可以由大众传播媒介予以广泛展布。

公告由其性质、内容、发布机关来区分，一般分为国家事项公告和司法公告。

讲述演示

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

4.决定：

适用于对重要事项或重大行动做出安排；奖惩有关单位和人员；变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

5.通知：

适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理或者周知的事项；任免和聘用人员等。

（1）发布性通知：

用于发布行政规章制度及党内规章制度。

（2）批转性通知：

用于上级机关批转下级机关的公文，给所属人员，让他们周知或执行。

（3）转发性通知：

用于转发上级机关和不相隶属的机关的公文给所属人员，让他们周知或执行。

（4）指示性通知：

用于上级机关指示下级机关如何开展工作。

（5）任免性通知：

用于任免和聘用干部。

（6）事务性通知：

用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

讲述

6’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

6.通报：

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或交流重要情况。

通报具有“告知性”、“教育性”、“政策性”的特点。

（1）告知性。

通报的内容，常常是把现实生活当中一些正反面的典型或某些带倾向性的重要问题告诉人们，让人们知晓、了解。

（2）教育性。

通报的目的，不仅仅是让人们知晓内容，它主要的任务是让人们知晓内容之后，从中接受先进思想的教育，或警戒错误，引起注意，接受教训。

通过正、反面典型的带动，真切的希望和感人的号召力量，使人真正从思想上确立正确的认识，知道应该这样做，而不应该那样做。

（3）政策性。

政策性并不是通报独具的特点，其他公文也同样具有这一特点。

可是，作为通报，尤其是对表扬性通报和批评性通报来说，在这方面显得特别强一些。

因为通报中的决定（即处理意见），直接涉及到具体单位、个人，或事情的处理，同时，此后也会牵涉到其他单位、部门效仿执行的问题。

决定正确与否，影响颇大。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

（1）表彰性通报。

就是表彰先进个人或先进单位的通报。

这类通报，着重介绍人物或单位的先进事迹，点明实质，提出希望、要求，然后发出学习的号召。

（2）批评性通报。

就是批评典型人物或单位的错误行为、不良倾向、丑恶现象和违章事故等的通报。

这类通报，通过摆情况，找根源，阐明处理决定，使人从中吸取教训，

以免重蹈覆辙。

这类通报应用面广，数量大，惩戒性突出。

（3）情况通报。

就是上级机关把现实社会生活中出现的重要情况告知所属单位和群众，让其了解全局，与上级协调一致，统一认识，统一步调，克服存在的问题，开创新的局面。

这类通报具有沟通和知照的双重作用。

讲述

6’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

7.报告：

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问等。

（1）内容的汇报性：

一切报告都是下级向上级机关或业务主管部门汇报工作，让上级机关掌握基本情况并及时对自己的工作进行指导，所以，汇报性是“报告”的一个大特点。

（2）语言的陈述性：

因为报告具有汇报性，是向上级讲述做了什么工作，或工作是怎样做的，有什么情况、经验、体会，存在什么问题，今后有什么打算，对领导有什么意见、建议，所以行文上一般都使用叙述方法，即陈述其事，而不是像请示那样采用祈使、请求等法。

（3）行文的单向性：

报告时下级机关向上级机关行文,是为上级机关进行宏观领导提供依据,一般不需要受文机关的批复,属于单项行文。

（4）成文的事后性：

多数报告都是在事情做完或发生后,向上级机关作出汇报,是事后或事中行文。

（5）双向的沟通性：

报告虽不需批复,却是下级机关以此取得上级机关的支持指导的桥梁;同时上级机关也能通过报告获得信息,了解下情,报告成为上级机关决策指导和协调工作的依据。

讲述

6’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

（1）例行报告（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。

例行报告不能变成“例行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。

（2）综合报告；全面汇报本机关工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。

要有分析，有综合，有新意，有重点。

（3）专题报告：

指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。

所写的报告要迅速，及时，一事一报。

呈报、呈转要分清写明。

（如：

薪酬调查报告）

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

8.请示：

适用于向上级单位或有关主管部门请求指示、批准等事项。

特点：

（1）请示事项一般时间性较强。

请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。

（2）应一事一请示。

（3）一般主送一个机关，不多头主送，如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。

（4）应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。

讲述

2’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

（1）请求指示的请示。

此类请示一般是政策性请示，是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释，对变通处理的问题作出审查认定，对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。

（2）请求批准的请示。

此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示，主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。

（3）请求批转的请示。

下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法，需各有关方面协同办理，但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理，需上级机关审定后批转执行，这样的请示就属此类。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

9.批复:

适用于答复下级单位的请示事项。

（1）行文具有被动性。

批复的写作以下级的请示为前提，它是专门用于答复下级机关请示事项的公文，先有上报的请示，后有下发的批复，一来一往，被动行文，这一点与其他公文有所不同。

（2）内容具有针对性。

批复要针对请示事项表明是否同意或是否可行的态度，批复事项必须针对请示内容来答复，而不能另找与请示内容不相关的话题。

因此批复的内容必须明确、简洁，以利下级机关贯彻执行。

（3）效用的权威性。

批复表示的是上级机关的结论性意见，下级机关对上级机关的答复必须认真贯彻执行，不得违背，批复的效用在这方面类似命令、决定，带有很强的权威性。

（4）态度的明确性。

批复的内容要具体明确,不能有模棱两可的语言,使得请示单位不知道如何处理。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

批复的分类

根据批复的内容和性质不同，可以分为审批事项批复、审批法规批复和阐述政策的批复等三种。

还有肯定性批复、否定性批复和解答性批复三种。

讲述

2’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

10.意见:

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

意见的实质是提出切合实际的可行性建议，发挥参谋和指导作用。

其见解中的态度是诚恳的，即使是下行文中的“意见”也没有决定或者通知等文种的强制性那样强烈。

作为上行文或平行文的“意见”，必须以“知无不言，言无不尽”的态度，对上级或平行机关提交本机关的建设性见识，充分发挥好参谋作用。

讲述

2’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

11.函:

适用于不相隶属机构之间商洽工作；请求批准和答复审批事项。

（1）沟通性。

函对于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，起着沟通作用，充分显示平行文种的功能，这是其他公文所不具备的特点。

（2）灵活性。

表现在两个方面：

一是行文关系灵活。

函是平行公文，但是它除了平行行文外，还可以向上行文或向下行文，没有其他文种那样严格的特殊行文关系的限制。

二是格式灵活，除了国家高级机关的主要函必须按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比较灵活自便，也可以按照公文的格式及行文要求办。

可以有文头版，也可以没有文头版，不编发文字号，甚至可以不拟标题。

（3）单一性。

函的主体内容应该具备单一性的特点，一份函只宜写一件事项。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

11.函:

适用于不相隶属机构之间商洽工作；请求批准和答复审批事项。

（1）按性质分，可以分为公函和便函两种。

公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。

便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。

（2）按发文目的分。

函可以分为发函和复函两种。

发函即主动提出了公事事项所发出的函。

复函则是为回复对方所发出的函。

（3）从内容和用途上，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等等。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

12.会议纪要:

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

（1）纪实性。

会议纪要必须是会议宗旨、基本精神和所议定事项的概要纪实，不能随意增减和更改内容，任何不真实的材料都不得写进会议纪要。

（2）概括性。

会议纪要必须精其髓，概其要，以极为简洁精炼的文字高度概括会议的内容和结论。

既要反映与会者的一致意见，又可兼顾个别同志有价值的看法。

有的会议纪要，还要有一定的分析说理。

（3）条理性。

会议纪要要对会议精神和议定事项分类别、分层次予以归纳、概括，使之眉目清晰、条理清楚。

讲述

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

分类

（1）工作会议纪要。

侧重于记录贯彻有关工作方针、政策，及其相应要解决的问题。

如，《全省基本建设工作会议纪要》。

（2）代表会议纪要。

它侧重于记录会议议程和通过的决议，以及今后工作的建议。

如《××省第一次盲人聋哑人代表会议纪要》

（3）座谈会纪要。

它内容比较单一、集中，侧重于工作的、思想的、理论的、学习的某一个问题或某一方面问题。

如，《十省区、十个路局整顿治安座谈会纪要》。

讲述

2’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

（5）办公会议纪要。

对本单位或本系统有关工作问题的讨论、商定、研究、决议的文字记录，以备查考。

（6）汇报会议纪要。

这种会议侧重于汇报前一段工作情况，研究下一步工作，经常是为召开工作会议进行的准备会议。

（7）技术鉴定会纪要。

（8）科研学术会议纪要，包括年会纪要。

讲述

2’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（二）公司公文的文种

上行文：

请示、报告、意见。

（按照总公司的规定，省级分公司报总公司的文件必须是请示、报告）

平行文：

函、意见

下行文：

决议、通告、公告、决定、通知、通报、批复、会议纪要、意见

讲述演示

4’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（三）公文的写作要求

公文是一种特殊的文章，除了必须遵从诸如文通、字顺、观点与材料统一、层次分明、结构合理等文章写作通则之外，公文写作还应遵循以下一些基本要求：

1.合法——要符合党的路线、方针、政策，不得与国家的法律、法规及地方、行业、单位内部的规章制度相违背。

2.求实——要在深入调查了解客观实际情况的基础上，力求反映客观现实状况。

3.合体——所起草的公文要符合相应的规范体例。

4.简明——做到意尽言止，不要写套话空话废话，防止穿靴戴幅，力求达到“一字入公文，九牛拔不出”的效果。

讲述

演示

6’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（三）公文的写作要求

5.严谨——公文述事说理要做到严密周全，前后连贯，符合逻辑，避免自相矛盾和出现疏漏,力求无懈可击。

6.准确——行文语言要准确表达思想内容，遣词造句既要有明确的含义，又要符合语法规范，甚至标点符合都要十分妥贴。

7.规范——讲求公文格式的规范。

8.完整——公文要全面地表达领导机关的意图，不顾此失彼。

9.清晰——公文所反映事项、活动涉及到轻重、主次、强弱、大小、高低、多少之分时要层次分明清晰。

讲述

演示

6’

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第二讲

公文的文种及写作方法

（四）常见文种的写作

1.通知的写作

通知属下行文。

办公室经授权可向本机关所属平级单位发通知，但在“缘由”部分应写明“经领导同意”等字样。

对不相隶属单位应抄送。

（1）颁转性通知

（2）指示部署性通知

（3）