西北工业大学设备仪器档案验收归档表格.docx
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西北工业大学设备仪器档案验收归档表格
西北工业大学设备仪器档案验收归档表格
1.西北工业大学外购设备仪器文件材料归档范围
2.西北工业大学自制设备仪器文件材料归档范围
3.西北工业大学特种设备文件材料归档范围
4.西北工业大学计算机管理系统软（硬）件文件材料归档范围
5.西北工业大学设备仪器档案登记表（合同金额10万元以下）
6.西北工业大学设备仪器档案形成说明书
7.西北工业大学设备仪器开箱验收单
8.西北工业大学设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
9.西北工业大学设备仪器存在问题及处理意见（验收备忘录）
10.西北工业大学设备仪器操作培训记录
西北工业大学
外购设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
归档单位
保管期限
一
计划、选购阶段
1
项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复等
项目管理部门
永久
2
20万元（含）以上设备仪器的招、投标、评标文件，中标通知书等
招标办
长期
3
20万元（含）以上不具备招标条件设备仪器的招标情况说明（或批复）、招投标文件、专家评审意见、不招标项目审批表等
实验室与设备处
长期
4
涉及国防军工保密设备仪器的采购审查表、招投标文件、专家评审意见、不招标项目审批表等
实验室与设备处
长期
5
政府采购信息类产品协议供货的委托书（申请表）、招投标文件、专家评审意见、采购小组会议纪要等
实验室与设备处
长期
6
5万元（含）～20万元设备仪器的采购申请表、招投标文件、专家评审意见、采购小组会议纪要等
实验室与设备处
长期
7
合同、合同审批表、技术协议或补充协议等
实验室与设备处
长期
8
进口设备仪器的委托协议和进口代理合同
实验室与设备处
长期
9
进口设备仪器报关单、质量保证书、货运单、运输保险单、发票（复印件）、非木质包装证明、熏蒸证标识照片、减免税单、外贸合同等
进出口管理部门
长期
二
开箱验收阶段
1
设备仪器开箱验收单（见附件7）
使用单位
长期
2
装箱单
使用单位
永久
3
出厂合格证（质量证书、检测报告、校准证书、校准报告）
使用单位
永久
4
使用维护手册（说明书、指南）及其电子版
使用单位
永久
5
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单（见附件8）
使用单位
长期
6
出厂精度检验单1
使用单位
永久
7
验收规范（规程）1
使用单位
永久
8
编程手册2
使用单位
永久
9
安全证明2
使用单位
永久
10
图样2
使用单位
永久
11
技术条件2
使用单位
永久
12
随机附件和备件图册（清单）2
使用单位
永久
13
磁（光）盘载体文件2
使用单位
永久
14
设备的配套计算机及管理系统软件文件2
使用单位
长期
15
软件使用许可协议2
使用单位
长期
三
安装调试阶段
1
安装资料2（如：
安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程等）
使用单位
永久
2
运行测试报告（如：
加工设备试车记录、试验设备试验记录、测试设备的精度检测记录、功能测试、安装验收单等）
使用单位
长期
3
存在问题及处理意见（验收备忘录）（见附件9、实际发生时）
使用单位
长期
4
预验收报告（有合同约定时）
使用单位
长期
5
安装调试技术总结
使用单位
长期
6
工作总结（针对大型系统集成项目、工程安装类项目等）
使用单位
长期
7
操作培训记录（见附件10、须附培训讲义）
使用单位
长期
8
最终验收报告
实验室与设备处
长期
9
固定资产入账单
实验室与设备处
长期
四
运行及维护修理阶段（以下文件材料在形成阶段由设备使用单位自行积累和管理）
1
设备仪器维护保养和安全技术操作规程
使用单位
长期
2
大型仪器设备使用记录本
使用单位
长期
3
设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书、设备技术状况鉴定表
使用单位
永久
4
大、中修后精度检查记录，检测设备的计量、检定记录等
使用单位
永久
5
设备仪器事故记录及事故分析报告，事故处理结果报告等
使用单位
长期
五
改造阶段（以下文件材料形成后由设备使用单位及时补充归档）
1
合理化建议及处理结果
使用单位
短期
2
设备仪器改造、改装的报告与批复
使用单位
永久
3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图
使用单位
永久
4
设备仪器改造、改装的验收文件
使用单位
永久
5
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
使用单位
长期
6
技术鉴定及成果申报奖励文件
使用单位
长期
说明：
1表示设备类必须交付的文件，仪器类不需要；
2表示由设备仪器负责人在签订《合同》和《技术协议》时视实际情况而定；
西北工业大学
自制设备仪器文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
归档单位
保管期限
一
方案论证及设计阶段
1
项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复等
项目管理部门
永久
2
自制设备论证报告
使用单位
长期
3
详细设计方案
使用单位
长期
4
设计图样
使用单位
短期
5
计算文件（按实际发生时）
使用单位
长期
6
评审文件（设计方案评审、设计评审、工艺评审）
使用单位
长期
二
制造加工阶段
1
关键工艺规程（按实际发生时）
使用单位
长期
2
工艺说明书（按实际发生时）
使用单位
长期
3
外购件合同及审批表、技术协议、合格证、使用说明书、保修卡
使用单位
长期
4
外协件合同及审批表、技术协议、加工图纸
使用单位
长期
5
重要工艺装备图纸及说明书
使用单位
长期
6
工艺总结（按实际发生时）
使用单位
长期
三
安装调试及鉴定验收阶段
1
安装资料（如：
安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程等）
使用单位
永久
2
运行测试报告（如：
加工设备试车记录、试验设备试验记录、测试设备的精度检测记录、功能测试、安装验收单等）
使用单位
长期
3
存在问题及处理意见（验收备忘录）（见附件9、实际发生时）
使用单位
长期
4
安装调试技术总结报告
使用单位
长期
5
最终验收（鉴定）报告
使用单位
长期
6
固定资产入账单
使用单位
长期
7
成果申报及奖励文件（按实际发生时）
使用单位
永久
8
使用维护说明书
使用单位
永久
9
设备照片、软（光）盘载体文件
使用单位
永久
四
运行及维护修理阶段
1
设备仪器维护保养和安全技术操作规程
使用单位
长期
2
大型设备仪器使用记录本
使用单位
长期
3
设备仪器大、中修记录、总结、鉴定书
使用单位
永久
4
大、中修精度检查记录及验收移交单
使用单位
永久
5
设备仪器事故分析、记录及处理结果报告
使用单位
长期
五
改造阶段
1
合理化建议处理结果
使用单位
短期
2
设备仪器改造、改装的报告与批复
使用单位
长期
3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件
使用单位
永久
4
设备仪器改造、改装验收文件
使用单位
长期
5
设备仪器报废技术鉴定书、请示及批复文件
使用单位
长期
6
技术鉴定及成果申报奖励文件
使用单位
长期
西北工业大学
特种设备文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
归档单位
保管期限
一
计划、选购阶段
1
项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复等
项目管理部门
永久
2
设备招、投标、评标文件，中标通知书等
招标办
长期
3
合同、合同审批表、技术协议或补充协议等
基建处
实验室与设备处
长期
二
开箱验收阶段
1
开箱验收单（见附件7）
使用单位
永久
2
装箱单
使用单位
永久
3
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单（见附件8）
使用单位
长期
4
产品质量合格证
使用单位
永久
5
产品成品件、外购件合格证及使用说明书
使用单位
永久
6
特种设备的设计文件、说明书
使用单位
永久
7
使用维修说明
使用单位
永久
8
制造单位的资质证明（制造许可证、营业执照、设计单位批准书、组织机构代码证、商标注册证、质量认证文件等）
使用单位
永久
9
监督检验证明（由生产厂所在地特种设备安全监督管理部门开具的产品检验检测结果、鉴定结论）
使用单位
永久
10
压力管道元件的合格证及使用说明书；安装使用说明书；产品质量合格证
使用单位
永久
11
锅炉受压部分金属材料证明、锅炉制造焊接质量的技术证明、锅炉出厂质量检验合格证明
使用单位
永久
12
锅炉总体安装质量图及主要受压部件的部面图、锅炉受压部件强度计算及安全阀排气量计算文件、水质标准和水处理方法
使用单位
永久
13
起重设备金属材料证明、制造焊接质量的技术证明、出厂质量检验合格证明
使用单位
永久
14
反应容器和储运容器的总图、主要受压元件图、强度计算书、运行记录、检测、试验报告、合格证、质量证明、登记卡片
使用单位
永久
三
安装调试阶段
1
安装技术文件和资料（如：
安装基础图、地基示意图、电气接线图、安装工艺规程等）
使用单位
永久
2
锅炉、起重机械、压力容器、压力管道、电梯的安装质量技术证明、安装验收单、锅炉使用证明
使用单位
长期
3
存在问题及处理意见（验收备忘录）（见附件9、实际发生时）
使用单位
短期
4
安装调试技术总结报告
使用单位
长期
5
检测机构验收检验报告
使用单位
永久
6
特种设备安全监督管理部门发放的使用登记证
使用单位
永久
7
操作培训记录（见附件10、须附培训讲义）
使用单位
短期
8
固定资产入账单
实验室与设备处
永久
四
运行及维护修理阶段
1
设备维护保养和安全技术操作规程
使用单位
长期
2
设备检验改造记录
使用单位
长期
3
设备大、中修记录、总结、鉴定书、设备技术状况鉴定表
使用单位
永久
5
设备事故分析、记录及处理结果报告
使用单位
长期
五
改造阶段
1
合理化建议及处理结果
使用单位
短期
2
设备仪器改造、改装的报告与批复
使用单位
长期
3
改进、改装过程中形成的图样、技术文件、生产线改造工艺布置图
使用单位
永久
4
设备保费技术鉴定书、请示及批复文件
使用单位
长期
5
技术鉴定及成果申报奖励文件
使用单位
长期
6
设备仪器改造、改装验收文件
使用单位
长期
西北工业大学
计算机管理系统软（硬）件文件材料归档范围和保管期限表
序号
文件材料归档范围
归档单位
保管期限
一
计划、选购阶段
1
项目建议书、可行性研究报告、初步设计的请示及批复等
项目管理部门
长期
2
20万元（含）以上设备仪器的招、投标、评标文件，中标通知书等
招标办
长期
3
20万元（含）以上不具备招标条件的设备仪器的招标情况说明（或批复）、招投标文件、专家评审意见、不招标项目审批表等
实验室与设备处
长期
4
涉及国防军工保密设备仪器的采购审查表、招投标文件、专家评审意见、不招标项目审批表等
实验室与设备处
长期
5
政府采购信息类产品协议供货的委托书（申请表）、招投标文件、专家评审意见、采购小组会议纪要等
实验室与设备处
长期
6
5万元（含）～20万元设备仪器的采购申请表、招投标文件、专家评审意见、采购小组会议纪要等
实验室与设备处
长期
7
合同、合同审批表、技术协议或补充协议等
实验室与设备处
长期
8
进口设备仪器的委托协议和进口代理合同
实验室与设备处
长期
9
进口设备仪器报关单、质量保证书、货运单、运输保险单、发票（复印件）、非木质包装证明、熏蒸证标识照片、减免税单、外贸合同等
进出口管理部门
长期
二
开箱验收阶段
1
开箱验收单（见附件7）
使用单位
长期
2
移交使用单位的附件和随机工具清单（见附件8）
使用单位
长期
3
信息类硬件产品（计算机、工作站、服务器、交换机、磁盘阵列等）
装箱单、合格证（质量证明）、保修证书、许可信息、使用说明书、快速安装与硬件配置指南
使用单位
长期
快速入门指南1、安全操作指南1、软件说明书1、授权书1、软件许可协议1、客户信息1、重要信息1、维修服务网点名录1、软（光）盘载体文件1
使用单位
长期
4
软件类产品
授权书（许可协议）、合格证（质量证明）、产品组件（模块）清单、使用手册、软（光）盘载体文件
使用单位
长期
用户指南1、管理员指南1、安全使用指南1、安装说明1、快速启动指南1、序列号码1、软件常见问题答疑1、用户信息反馈卡1
使用单位
长期
5
信息安全类产品（防火墙、入侵检测系统等）
合格证（质量证明）、保修证书、用户手册、软（光）盘载体文件、软件授权书（许可协议）
使用单位
长期
三
安装调试阶段
2
运行测试报告
使用单位
长期
3
存在问题及处理意见（验收备忘录）（见附件9、实际发生时）
使用单位
长期
4
系统预验收报告（有合同约定时）
使用单位
长期
5
安装调试技术总结报告
使用单位
长期
7
操作培训记录（见附件10、须附培训讲义）
使用单位
长期
8
最终验收报告
实验室与设备处
长期
9
固定资产入账单
实验室与设备处
长期
四
升级、改版阶段
1
升级、改版的请示与批复
使用单位
2
技术文件
使用单位
3
设备及软件报废的技术鉴定书、请示及批复文件
使用单位
4
设备及软件升级、改版的验收文件
使用单位
5
技术鉴定及成果申报奖励文件
使用单位
说明：
1表示由设备仪器负责人在签订《合同》和《技术协议》时视实际情况而定；
西北工业大学设备仪器档案登记表（合同金额10万元以下）
类别
内容
设备仪器随机文件和测试、安装、验收工作中产生材料名称目录
（请在以下内容上面打“√”）
固定资产编号
1.开箱验收单
2.装箱单
3.使用说明书或技术手册
4.软件（光盘或磁盘）
5.安装调试记录
6.验收报告
7.技术资料
8.出厂质量合格说明
9.保修卡
10.线路图
11.附件清单
其它材料：
设备名称
单价
合同号
型号
生产国别
生产厂家
出厂时间
出厂编号
经销厂商
使用单位
保管人及电话
档案存放地址
经费科目
注：
单台价值10万元人民币以下的设备由使用单位将以上材料自行装盒保管、以备验收用。
填表日期：
年月
密级:
设备仪器档案形成说明书
型号
名称
共页
编写：
审核：
审定：
西北工业大学档案馆
年月日
设备仪器档案形成说明书
型号
统一编号
名称
设备仪器基本情况
金额
制造厂家
经销商
使用单位
购置时间
验收时间
设备性能及用途：
档案基本情况
归档单位
归档时间
密级
保管期限
卷数
份数
设备仪器照片：
设备仪器档案形成说明书
任务来源：
档案配套整理情况：
存在问题：
西北工业大学设备仪器开箱验收单
年月日
设备名称
数量
型号规格
单价
合同
总价
制造厂商
供应商
使用单位
设备负责人及电话
开箱清单
名称
数量
备注
参加人员
使用单位
实验室与设备处
档案馆
备注：
单价10万元（含）以上大型设备仪器开箱验收使用单位应通知实验室与设备处、档案
馆到场参加；单价10万元以下的设备仪器由使用单位组织开箱验收。
西北工业大学
设备仪器移交使用单位的附件和随机工具清单
设备名称
型号规格
生产厂家
用户单位
设备构成概述（组成情况）：
序号
移交使用单位的附件和随机工具名称
数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
供货单位代表签字：
设备使用单位负责人签字：
日期：
日期：
西北工业大学
设备仪器存在问题及处理意见（验收备忘录）
设备名称
型号规格
生产厂家
用户单位
存在问题总体描述（可附页）：
总体处理意见（可附页）：
序号
存在问题
处理意见
验收人员
1
2
3
4
5
6
7
供货单位代表签字：
设备单位负责人签字：
日期：
日期：
西北工业大学设备仪器操作培训记录
培训题目
培训方式
培训时间
培训地点
培训情况总结（可附页）：
参加培训人员名单（姓名、单位、职称、工作岗位）：
培训内容摘要（培训讲义需附后）：
培训讲师签字：
设备使用单位负责人签字：
日期：
日期：
升级会员 