采购工作管理修订版.docx

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采购工作管理修订版

编号：

XXX-CGGLSC005

公司资料，严禁外传

采购工作管理

手册

文件编号：

XXXX-CGGLSC005

华清佰利公司

目录

第一章、采购职责5

1、采购部职责5

2、采购员职责5

第二章、供应商关系6

1、传统的制造商一一供应商关系6

2、供应链中的合作伙伴关系6

第三章、供应商关系管理7

第四章、供应商的选择8

1、供应商资质文件8

2、考察（若有）8

3、详细的报价清单8

4、样品与样本8

5、响应速度及售后服务8

6、综合以上几方面8

第五章、供应商的考核、评价8

1、考核、评价周期：

9

2、内容9

3、参与部门：

技术部、工程部、售后部、采购部9

第六章、成本控制10

1、以竞争招标的方式来牵制供应商的供货价格10

2、集中采购与分散采购10

3、通过付款条款的选择降低采购成本10

4、价格与成本比较10

5、运输成本10

6、其他间接成本10

第七章、质量管理12

1、采购部门的质量管理12

1.1物料采购的计划与组织管理12

1.2物料采购供应的协调工作12

1.3物料采购供应的控制工作12

2、供应商认证、评估、监督和产品的检验12

2.1供应商认证、评估和监督12

2.2产品检验13

3、售后服务要求13

第八章、合同执行情况管理14

1、经济、法律风险的防范及措施14

2、合同执行前跟踪、监控14

3、合同执行过程跟踪、监控14

3.1严密跟踪、监控14

3.2紧密响应生产需求15

3.3慎重处理库存控制15

3.4控制好物料验收环节15

3.5配合调试及建设方验收15

4、附件16

第一章、采购职责

采购核心职责：

签订采购合同，实施物料采购，办理采购结算，满足生产部门的需求。

1、采购部职责

根据项目需求情况，物色合适的供应商。

通过市场了解、合适供应商洽谈，在满足项目质量需要前提下，合理降低设备材料价格，为项目竞争提供有力支撑。

对销售合同设备、材料品牌及价格等方面进行把关。

根据施工生产的要求，合理的组织材料、设备供应。

及时准确掌握了解各材料设备供应商的供货周期、调动情况。

2、采购员职责

根据项目营销竞争需要，及时提供合适供应商及设备、材料品牌目录，及时提供各种设备、材料价格，为成本营销提供支撑。

及时提供备选设备、材料的技术资料，为通过技术手段合理降低成本提供保障。

全面负责项目各类材料设备、采购、供应、运输工作。

负责供方质量情况资料的收集、分析、记录工作。

做好项目材料申领预警工作，根据项目经理提交的物料计划和实时更新的供货统计，对于超计划申领的物料及时预警，并报告管理领导。

建立积累有效完整的材料设备供应商资料档案。

及时完成技术部门的询价工作，并按要求提供各种技术资料。

为生产部门提供相应的各材料设备材质证明和相关文件。

第二章、供应商关系

1、传统的制造商一一供应商关系

传统的供应商关系是通过采购活动体现出来的。

采购对公司而言，主要的任务是提供生产所需的各种原材料，因此传统的采购理论较多地把目光集中在采购活动的本身，即通过有效地进行采购管理，降低成本、增加自身利益。

采购本身并未对公司产生附加的价值，对于采购的目标，经典的描述是:

以适当的价格，从适当的来源购买适当品质与数量的物资，并且交货至适当的地点。

在采购活动中，成本、质量、风险是公司考虑的最基本因素，寻求这三者的相互平衡的最优点，是传统采购活动的本质内容。

在这种以采购为基础的传统的供应商关系中，供应商和制造商之间是一种对手关系，价格在其中起很大作用。

制造商为了达到以最低的风险、最低的成本获得一定质量水平的物资的目的，典型的作法是多源采购：

同时向许多供应商购货，通过供应商之间的价格竞争获得好处，通过在供应商之间分配采购数量对供应商加以控制，与供应商保持的是一种短期合同关系。

2、供应链中的合作伙伴关系

随着生产力的发展和经济全球化的趋势越来越明显，企业面临的内部和外部坏境越来越复杂，为了在种激烈的、瞬息万变的市场环境中取得成功，企业必须向外谋求其它企业的合作。

供应链正是在这一客观需要上出现的，企业与其供应商之间的关系也发生了改变。

供应链中的供应商关系是一种相对稳定的合作关系，企业与供应商双方通过合作，充分利用各自的优势，试图达到“双赢”的目的。

这种新的关系可称为“合作伙伴关系”。

第三章、供应商关系管理

供应链是由不同的利益个体组成的较为稳定的长期协作体系，企业与供应商之间

的关系不再是单纯的采购关系，供应商，尤其是主要的供应商对企业的生产效率、经营业绩甚至战略目标的实现都具有重大的影响。

因此可以说，供应商关系管理是供应链管理中的一个战略性问题。

只有通过实施有效的供应商关系管理，实现与上游供应商的紧密联接和协同运作，才能使整个供应链具有更强的竞争力和更快的响应速度。

根据采购金额与供应风险，将供应商分为四类：

一般型、杠杆型、战略型与瓶颈型。

从采购方来看，与战略型供应商是“伙伴关系”，要致力长期紧密合作，寻求双赢；与杠杆型供应商是“交易关系”，要使杠杆最大化，寻求价格最低；与瓶颈型供应商是“依赖关系”，要降低风险，保障供应；与一般型供应商“没有关系”，要精简内部流程，用最简单的方法来采购。

在以上四类供应商中，应加强战略型供应商的管理，可以从以下几个方面着手：

1）保持双方的信任度，按合同优先考虑支付其货款。

2）信息交流与共享，可以和战略型供应商一起去参与同一个项目的竞标，双方的项目信息和项目资源共享。

3）帮助供应商降低成本、改进质量，在条件允许的情况下可以省去产品外包装或简易包装；减少采购次数，尽可能一次性完成采购任务；在产品使用过程中的质量问题或优化建议及时反馈给供货商，协助其改进、优化。

建立详细的供货商档案，包括：

公司名称，公司地址，联系方式，产品优势，合作过的项目名称等，1至2月进行更新一次。

第四章、供应商的选择

为了降低采购成本及风险、更快的响应速度、更好的售后服务，供应商的选择包括但不限于以下几方面：

1、供应商资质文件

营业执照、税务登记证、组织机构代码、法人授权书、被授权人身份证复印件、检测报告、合格证，以上文件均应在有效期内，加盖公章。

2、考察（若有）

生产地考察或样板用户考察

1）生产地考察：

主要针对其生产规模、生产设备、员工素质、生产原料进行详细的了解。

影响产品质量的主要因素就是生产设备及原料。

2）样板用户考察：

实际的了解其产品的使用情况、性能、售后服务，这些比供应商的口头承诺要有效得多。

3、详细的报价清单

报价清单上要求供应商必须标注清楚产品名称、规格型号、数量、单位、价格、材质、产品参数、配置清单、供货周期、报价有效期等。

4、样品与样本

供应商按我公司要求提供样品与样本，公司领导、技术部、工程部、售后部一起参与样品的比较，外观、性能、材质等进行对比，选定一家供货商后，样品封样保存，其产品送至施工现场后，以此作为其中一种验收依据。

5、响应速度及售后服务

详细了解供应商生产周期、运输方式、售后服务响应速度与人员规模。

付款方式：

能否响应我公司付款要求或比较合适的付款方式。

6、综合以上几方面

进行客观的评估、对比，可以优先选择整体表现最好的供应商，而不是价格决定一切。

第五章、供应商的考核、评价

供应商的考核有利于对供应商进行分级管理，并探讨双赢模式。

但考核只是一种手段，改善才是目标。

供应商的考核、评价应在客观、有依据的情况下进行，并以此作为供应商选择与淘汰的依据之一。

1、考核、评价周期：

半年一次或一个项目竣工验收后。

2、内容

1）合同履约率：

合同执行期间是否有违反合同条款的

2）产品质量：

产品外观与性能，其他质量问题

3）技术标准：

产品设计是否合理，是否满足现场要求

4）响应速度：

供货是否及时、售后服务是否及时

5）售后服务：

售后响应速度与服务态度

3、参与部门：

技术部、工程部、售后部、采购部

根据考核结果，由采购部进行整理，最终评定供应商等级，如优秀，良好，合格，不合格等。

将每个阶段的考核结果在公司内部共享，存档保管。

对考核中不合格的部分，与供应商交流，找出其原因，配合供应商对此问题进行改善，引起供应商足够高的重视。

改善不达标的供应商列入黑名单、降级或直接淘汰。

第六章、成本控制

采购成本是公司经营成本中最大的一部分，一般在40%~70%之间，降低采购成本1%，对公司利润增长的贡献平均为10%以上，因此，控制采购成本对公司来说意义重大。

但采购成本控制绝不只是简单的削减成本，追求低价，而是个系统工程。

单纯地削减采购成本同样会给公司带来很多的风险，如质量风险、及时供货风险、技术风险等。

因此，采购成本管理必须综合考虑公司的战略及长期可持续核心竞争力的发展，控制的是综合成本。

1、以竞争招标的方式来牵制供应商的供货价格

对于大宗物料采购，一个有效的方法是实行竞争招标，往往能通过供应商的相互比价，最终得到底线的价格。

此外，对同一种材料，应多找几个供应商进行比较，通过对不同供应商的选择和比较使其互相牵制，从而使公司在谈判中处于有利的地位。

2、集中采购与分散采购

此项原则建立在参与竞争投标的各供应商之间所供产品的质量、材质与组成配件一致的前提下。

对于各供应商报价相差不大的产品，尽可能的选择从一家供应商一次性集中采购，这样可以带来较大的价格折扣、减少运输成本、降低采购风险、保证售后服务。

若价格差距较大，可选择价格最低的供应商分散采购。

3、通过付款条款的选择降低采购成本

如果公司资金充裕，可采用货到付款或付款周期较短的付款方式，这样往往能带

来较大的价格折扣。

4、价格与成本比较

每次采购，各供应商所报价格与公司成本进行仔细的比较，选择在成本范围之内的供应商进行谈判议价。

5、运输成本

运输成本在采购活动中占有比例较小但却不容忽视，同一类型的产品尽可能的减少采购次数，实行就近原则进行采购。

6、其他间接成本

确保供货时间可以有效的减低施工成本，避免窝工；优化设计方案，在符合国家规范、满足使用要求与甲方允许的前提下，以合适的而不是最好的产品代替或取消昂贵的产品，使得产品在保持性能满足市场要求的情况下达到最低的成本；提高采购人员职业操守，养成廉洁自律、客观公正的工作习惯，从采购任务中降低的成本，是公司100%的纯利润。

第七章、质量管理

采购质量的好坏直接影响到公司最终产品的质量，关系到用户的使用与公司发展。

采购质量管理的目标就是要遵循采购质量管理的原则，保证采购的材料和设备满足公司生产经营活动的需要。

要实现这一目标，采购部门的工作内容一般应包括以下二个方面：

一是采购部门本身的质量管理；二是对供应商的评估、认证、监督以及产品的验收。

1、采购部门的质量管理

1.1物料采购的计划与组织管理

物料采购管理，是从生产计划排单，接受采购任务，编制采购计划，到选择供应商以及价格谈判、签约以及跟踪催单等全过程的实际运作和管理实务。

物料采购并不

是单一部门的独立的经济活动，它涉及采购部门与其他部门的协调、采购信息的收集、对供应商的考察、在采购中应用一定的策略、选择恰当的采购方式和适当的采购价格谈判技术等等，在决定购买之后，还要签订采购合同，最后就是采购的跟单等一系列工作。

1.2物料采购供应的协调工作

采购部门和生产、经营部门之间是供求关系，两者之间可能会因各种原因发生一些矛盾和冲突，这时双方应从大局出发、从公司的整体利益出发，进行良好的、坦诚的沟通和协调，避免因部门或个人利益影响整体利益，从而提高产品质量和经营水平，提高企业的市场竞争力。

1.3物料采购供应的控制工作

采购活动涉及资金的流动和公司内外部多方的利益关系，必须注意减少或避免因失误或舞弊行为导致企业的整体经济利益受损。

因此必须建立一系列的采购控制制度，这主要包括采购计划制度、请示汇报制度、资金使用制度、到货付款制度、采购绩效考核和评价制度等。

采购部门是公司一系列采购工作的执行者，采购质量管理首先是采购部门的质量管理。

2、供应商认证、评估、监督和产品的检验

2.1供应商认证、评估和监督

物料采购首先表现为采购商与供应者之间的商品交换活动。

采购商品的质量在很大程度上决定着最终产品的质量，进而影响公司的经营服务水平，而采购商品的质量

又取决于供货商的经营管理意识和水平已经质量保证能力。

根据供应商的考核选择优秀的供应商进行合作，在源头上杜绝不良供应商的出现。

2.2产品检验

检验标准：

国家标准、行业标准、企业标准、双方签订的合同、供应商提供的样品和装箱单、供应商出示的质量认证和权威部门检验报告、供应商出示的产品合格证等。

检验保证生产正常进行和确保产品质量的重要环节。

尽管事前已经采取可上述诸多质量管理的措施，但是由于供货商的成品检验和发货检验标准可能与自己的控制标准不一致，或者可能存在检验失误；或者产品会在储运、流通环节发生某些质量变化等原因，产品的质量检验仍是公司必须进行的工作。

当然在诚信机制还不完善的今天，还可以防止不法供应商恶意的质量欺诈。

产品检验工作要遵循正确、及时、公正的原则，从源头上位最终产品的质量提供有效保障。

具体说产品的质量检验有以下几个方面的作业：

严把原材料质量关，确保最终产品质量；通过质量检验，对供货商进行相应的质量监督，也是进一步评价选择供货商的依据；发现问题分清责任，以便采取相应的措施确保产品的质量；摸清产品的质量状况，有利于保管保养。

如果发现产品容易受潮，应采取针对性措施，避免产品在保管的过程中变质，影响使用。

3、售后服务要求

供应商产品没有谁敢保证100%的不出问题，但其必须保证100%售后服务。

1）采购合同签订明确售后服务条款，大型设备合同后附售后服务承诺书；

2）产品出现故障时我方先进行简单的自检，排除人为的原因，实行谁损坏谁赔偿的原则；

3）若供应商不能按我方要求的时间处理故障，我方自行或委托他人进行维修，因此产生的全部费用由供方承担，保留索取追加赔偿的权力。

第八章、合同执行情况管理

合同跟踪、监控是采购人员的重要职责。

合同跟踪、监控的目的有三个方面：

促进合同正常执行、满足施工现场的物料需求、保持合理的库存水平。

在实际采购操作过程中，合同、需求、库存三者之间会产生相互矛盾，突出的表现为：

因各种原因合同难以执行、需求不能满足导致缺料、库存难以控制。

1、经济、法律风险的防范及措施

1）合同签订人必须带有所在公司有效的资质文件，委托授权；

2）合同由我公司起草，经各部门圈阅无误后方可签订；

3）货款的支付支票必须填写收款单位，与合同签订单位一致或有效的授权单位；原则上不以电汇的方式支付，特殊情况按合同账户进行汇款。

2、合同执行前跟踪、监控

当一个采购合同制定之后，供应商是否接受订单，是否及时签订等都是采购人员要及时了解的情况。

在采购过程中，同一物料有几家供应商可供选择是十分正常的情况，独家供应的情况是很个别的。

虽然每个供应商都有分配比例，但是在具体操作时还可能会遇到供应商因为各种原因拒绝订单的情况。

由于时间的变化，供应商可能要提出改变“认证合同条款”，包括价格、质量、供货时间等，作为采购人员应该充分与供应商进行沟通，确认可选择的供应商。

如果供应商按时签订采购合同，则说明供应商的选择正确；如果供应商确实难以接受合同条款，千万不可勉强，可以另外选择其他供应商。

与供应商正式签订过的合同要及时存档，为以后查阅做好准备。

合同签订之前，需配合技术部门与供应商确认技术参数，产品的规格型号，外形尺寸，运行重量，附属产品的品牌及数量等；有必要的去其生产基地考察或要求其送样品并封存，到货后进行对比。

3、合同执行过程跟踪、监控

与供应商签订的合同具有法律效力，采购人员应该全力跟踪，合同确实需要变更时要征得供应商的同意，不可一意孤行。

合同执行过程跟踪要把握以下事项：

3.1严密跟踪、监控

严密跟踪供应商准备物料的详细过程，保证合同正常进行。

如果发现问题要及时反馈，需要中途变更的要立即解决，不能够在这方面耽误时间。

不同种类的物料，其准备过程也不同，总体上可以分为两类：

一类是供应商需要按照样品或图纸定制的物料，存在加工过程，周期比较长，出现问题几率大的情况；另一类是供应商有库存，不存在加工过程，周期也相对比较短，不容易出现问题。

3.2紧密响应生产需求

如果因施工现场生产需求紧急，要求本批物料立即到货，采购人员就应该马上与供应商进行协调，必要时还应该帮助供应商解决疑难问题，保证需求物料的准时供应。

有时市场需求出现滞销，确认施工现场可以承受的延缓时间与供应商的到货时间，不能满足现场需要，可以终止此合同，从其他满足需要的供应商采购。

3.3慎重处理库存控制

采购人员应紧密关注现场库存量，既不能让生产缺料，又要保持最低的库存水平。

根据每月现场项目经理所提供的物料供应计划，采购人员应仔细的进行对比，是否超

出施工预算，及时向上级领导反映情况，找出其原因。

3.4控制好物料验收环节

物料到达施工现场，供应商在交货时，应按我公司的送货单模板出具送货清单和随机资料方给予验收。

物料出现问题及时与供应商进行联系，根据现场情况确定处理问题的时间，或更换，或现场维修。

大型设备，如水处理设备、水泵、冷却塔、锅炉等必须携带合同、图纸，会同技术部门至现场配合项目经理进行物料到货验收；之前有送样品的带样品至现场进行比较、确认。

3.5配合调试及建设方验收

大型设备或特殊物料的调试需提前通知供应商配合调试，以公函的形式提前三天通知，若未能按要求至现场进行配合调试，将予以经济处罚，过程中出现的问题都归属为质量问题，要求其在规定的时间内无偿还原。

质保期间，若物料出现质量问题，供应商在接到甲方通知后8小时内必须到达现场，严重情况4小时必须到现场，并按照要求完成维修、更换工作。

否则我方可委托其它单位或人员维修，其费用在质保金内扣除。

如我方通知供应商3次以上都不予理会的，或服务态度及服务质量不符合要求的，将其质保金全部扣除，作为委托他人售后维修经费。

4、附件

设备材料供货周期表

序号

设备材料名称

周期

备注

1

风机

20天

2

水泵

30天

3

机房水处理设备

30天

4

污水处理设备

60天

5

冷却塔

40天

6

锅炉

35天

7

钢材、铜管

3-5天

8

风口、风阀

5-9天

9

保温材料

3-5天

10

电线、电缆

3-5天

11

桥架、线槽

7-15天

12

阀门

7-9天

13

其他辅材

3-5天

注：

以下情况供货周期可能会延长，如数量巨大，非常用规格，现货不足，进口产品，有特殊要求的等。

制表人：

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