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销假销差时填写服务社

协同管理系统F17.2_ad1版

新增功能和更新内容简介

软件服务社

www.fuwushe.org

2017年6月17日

1概述

本次更新重点是在HR系统中大量增加和修改了考勤管理方面的功能，并支持在手机上进行相应的操作。

考勤属于企业的基本业务，并且是涉及从普通员工到管理层的高频业务，因此系统中增加了专门的功能。

请假申请、出差申请、加班申请支持在手机上申请和审批，这样便于随时使用。

今后还会在手机上增加更多人力资源管理方面的功能。

说明：

请假申请、出差申请、加班申请等功能加在了HR系统中，而不是OA系统中，这样可以让这些申请数据在确认后，直接在HR系统中用于薪资计算。

1.1概述

1.1.1要点

1.概念：

考勤管理、考勤申请、考勤登记

1）考勤管理：

请假、出差、加班、迟到早退旷工都是考勤管理的一部分。

以前系统中的“迟到早退旷工”称为“日常考勤”，现改名为“异常考勤”。

这样，可以把“考勤管理”分为：

请假、出差、加班、异常考勤。

2）考勤申请：

指的是请假申请、出差申请、加班申请。

3）考勤登记：

只有“登记”过的数据才是考勤管理员确认过的考勤数据，才可以作为计算薪资的依据。

“请假登记、出差登记、加班登记、异常考勤登记”统称为“考勤登记”。

注：

“异常考勤”只需要登记，没有申请。

2.本次把带薪假的申请、登记与非带薪假统一处理，这样更便于普通员工的操作。

因为员工请假时，经常把事假与带薪假统一申请。

3.以前“考勤登记”只有在“考勤薪酬业务启用”后才可以执行，本次改为只要HR系统启用后，就可以使用考勤管理的功能，包括考勤申请、考勤登记（含带薪休假管理），但不能使用考勤任务分配、执行、审核、也不能使用薪资福利模块。

这样有的企业可以直接导出考勤数据，人工处理薪资福利工作。

因为每个企业都涉及考勤管理，但多数企业无法把薪资福利模块用好。

主控系统中原来的“考勤薪酬业务启用”功能改名为“薪酬管理启用”，只有在“薪酬管理启用”后才可以在HR系统中管理薪酬。

这样，在“薪酬管理启用”之前可以只在HR系统中进行考勤管理，然后利用EXCEL等更简单的方式完成薪酬计算，这对于要求简单的企业是有用的。

注：

原来的“考勤任务分配、执行、审核”仍需要在“薪酬管理启用”后才能使用，因为这些工作都是为了做薪资时使用。

1.1.2HR系统功能菜单

此前HR系统中与考勤管理相关的功能菜单如下：

现改为包括以下菜单及功能（后面介绍各功能时，与本节的顺序不同，但HR系统的菜单顺序如下所示）：

1.请假管理

请假申请

已发事项

已办事项

待发事项

待办事项

请假申请查询

请假申请修改

按申请登记

请假登记数据管理

请假登记数据查询

2.出差管理

出差申请

已发事项

已办事项

待发事项

待办事项

出差申请查询

出差申请修改

按申请登记

出差登记数据管理

出差登记数据查询

3.加班管理

加班申请

已发事项

已办事项

待发事项

待办事项

加班申请查询

加班申请修改

按申请登记

加班登记数据管理

加班登记数据查询

4.异常考勤管理

异常考勤登记数据管理

异常考勤登记数据查询

异常考勤检查及处理

5.带薪假权益管理

带薪假权益计划设置

带薪假权益批量设置

带薪假权益记录维护

带薪假权益记录查询

即将过期的带薪假权益记录

已作废的带薪假权益记录

6.考勤管理

考勤汇总表：

即原来的“日常考勤汇总表”

考勤期间封存

考勤任务分配

考勤任务执行

考勤任务审核

已分配考勤任务查询

说明：

1.请假申请、出差申请、加班申请都有“已发、已办、待发、待办”事项的功能，比如：

如果有被审核人退回的申请，就涉及“待发事项”功能。

2.带薪假权益管理：

本菜单原有以下功能，现把最后二个功能去掉，合并到了“请假登记数据管理、请假登记数据查询”功能中。

3.异常考勤管理、考勤管理

1）“考勤管理”菜单下原有以下功能，现把前二个功能去掉，转到“异常考勤管理”菜单下（改名为“异常考勤登记数据管理、异常考勤登记数据查询”，这样就与请假管理、出差管理、加班管理的功能规则完全一致了）。

2）原来的“日常考勤汇总表”改名为“考勤汇总表”，该功能可以在“薪酬管理启用”前使用，后面几个功能只能在“薪酬管理启用”后使用。

3）异常考勤检查及处理：

以后系统中将会有专门的“异常考勤检查及处理”功能，可以根据以下来源的数据，分析出异常，然后人工确认原因，并在HR系统中“登记”。

排班表

考勤数据：

包括来自考勤机、微信考勤的数据

“已审核通过”的请假、出差、加班申请

1.2考勤申请与审批流程

1.2.1考勤申请的构成

系统中的一个“考勤申请”主要分为以下几部分：

1.概要

比如，请假申请的“概要”包括请假人、开始日期、终止日期、请假事由等，也包括关联事项、附件。

2.考勤明细

请假、出差、加班都有“考勤明细”。

明细可以有多条（可以用“新增明细”按钮每次增加一行），因为：

1）一次请假可能涉及多个类别，如事假、带薪假。

2）一次出差可能涉及多个类别，如一类城市出差、二类城市出差。

3）每次加班虽然一般不太涉及多个类别，但是也可能需要把多次加班合在一起申请，比如平时考勤机数据只是证明某人没有早下班，但无法确定是不是加班，如果多次晚上加班，可以合并在一起、事后一起申请，所以也需要支持一个申请包含多个加班类别。

3.流程

用于指定审批流程。

4.通知其他人

用于指定“通知”哪些人。

系统会给这些人员发送消息。

注：

上面只是页面上的主要内容，还可能有些专用的信息，比如出差申请还包括“行程明细”。

1.2.2请假申请与处理流程

请假申请与处理主要包括以下工作，具体内容将在后面详细介绍：

1.基础设置

在进行请假管理工作前，需要根据本公司的管理需求，完成必要的基础设置，比如需要确定是否要求请假流程的终点是“考勤管理员”、确定是否允许撤消考勤申请、考勤申请最大可用期间个数。

2.填写并发出请假申请

可以本人申请，或他人代为申请。

即申请人不一定是请假人。

3.请假申请的审核

流程中的人员可以查看并处理请假申请：

如果没有问题，可以审核通过。

如果有问题，可以退回。

4.考勤管理员的工作

“如果”本公司要求流程的终点是考勤管理员：

如果公司不管理排班表，那么考勤管理员审核通过后即可。

如果公司管理排班表，那么考勤管理员审核通过后后，还要调整排班表，以便与考勤机数据匹配。

5.请假登记

考勤管理员可以进行“请假登记”，只有登记后的数据才可以用于薪酬计算。

有二种登记方式：

按申请登记、直接登记。

说明：

系统中会记录“请假申请”的状态，这些状态在各个功能中经常用到，包括：

已发送

已全部审核

已部分登记

已全部登记

已作废

1.2.3出差申请与处理流程

出差申请的处理与请假类似。

1.2.4加班申请与处理流程

加班申请的处理与请假类似。

2PC上的功能

2.1基础功能

2.1.1HR系统“启用”相关的工作

HR系统缺省是未启用的。

本次对HR系统的“启用”进行了下列调整：

2.1.1.1考勤期间

现改为在HR系统启用时，要求必须已设置好“考勤期间”，因为“考勤期间”是考勤管理必要的基础信息。

设置方法与以前执行“考勤薪酬业务启用”时相同。

这样，HR系统的启用就与财务系统的启用很类似。

在CC中对HR系统执行“启用”时，如果还没有设置考勤期间，系统会给出相应的提示。

2.1.1.2HR系统启用、岗位信息

由于现在改为HR系统启用后就能进行考勤管理，所以，“考勤主管岗位、是否考勤主管岗位”也改为在“HR系统启用”之后、“薪酬管理启用”之前就可以直接显示、并且必须设置好。

以前在HR系统启用前，岗位信息只显示下面的“基础信息”部分。

当需要启用HR系统时，必须先设置好下列信息：

现在改为：

HR系统启用时，必须先补设下面三行信息（即比以前增加了“考勤主管岗位、是否考勤主管岗位”，但不要求设置“考勤审核岗位、是否考勤审核岗位”，因为这二个信息是在“薪酬管理启用”后才需要用到的）。

岗位编制（人）：

设立日期：

信息审核岗位：

是否信息审核岗位：

考勤主管岗位：

是否考勤主管岗位：

在CC的“关联系统管理”功能中对HR系统执行“启用”时，如果有的岗位没有完成上述信息的设置，那么系统会给出相应的提示。

示例：

1.HR系统“启用”前，岗位信息显示如下：

2.“启用”HR系统时：

点击“启用”，系统提示如下：

如果存在未完成上述设置的岗位，那么点击“继续”时，系统会提示：

这时需要先按上述要求完成这些岗位的设置。

岗位设置完成后，如果再“启用”HR系统，这时会提示：

可以执行“考勤期间管理”功能，点击“新增”按钮，如下所示：

生成考勤期间后，再“启用”HR系统，如下所示，录入密码后，即可启用成功。

3.HR系统“启用”后，岗位信息显示如下，可以看到下面红框中的信息已直接显示出来，而不再显示在“扩展信息”中：

4.“薪酬管理启用”后，会直接显示岗位的其他信息。

2.1.2关于考勤期间封存、薪酬管理启用

2.1.2.1考勤期间封存

HR系统中增加了“考勤期间封存”功能，加在下面这个菜单的“日常考勤汇总表”功能的下面（注：

前二个功能从本菜单中去掉）。

本功能仅限于“薪酬管理启用”前使用。

本功能用于在HR系统中把某些考勤期间的“考勤状态”设置为“已封存”。

在“考勤申请”时，系统控制不可以选择“已封存”的期间。

在“考勤登记”时（无论是“直接登记”，还是“按申请登记”），系统控制开始日期、终止日期不可以属于“已封存”的期间。

注意：

必须从早到晚逐个期间封存。

否则系统提示：

本期间前面存在未封存的期间，本期间不能封存。

不可以封存包含当前日期的期间及之后的期间，否则系统提示：

本期间未结束，不可以封存。

本功能还可以对已封存的期间“解封”。

必须从晚到早逐个期间“解封”。

否则提示：

本期间后面存在已封存的期间，本期间不能解封。

执行本功能时，显示如下，类似于CC中的“考勤期间管理”功能：

点击“查看”按钮，显示如下：

1.当一个期间结束后，如果确认所有操作都已结束，那么可以执行“封存”操作，将这个期间的状态改为“已封存”，这样以后就不可以在这个期间中做考勤申请和登记。

2.在执行“封存”时，系统还有一些要求，比如：

本期间不能存在状态是“已发送、已全部审核、已部分登记”的申请（详见后面的说明），如下所示：

3.最后一个已封存的期间后面有“解封”按钮。

最小一个未封存的期间后面有“封存”按钮。

例如：

4.未结束的期间不能封存。

比如，如果当前是2017年6月，那么本功能将显示如下，这时2017年6月这个期间后面没有“封存”按钮：

5.点击“解封”按钮后，本期间变为未封存，同时后面显示“封存”按钮，而它后面的那个期间的“封存”按钮不再显示。

6.点击“封存”按钮后，本期间变为已封存，同时后面显示“解封”按钮，而前面的那个期间的“解封”按钮不再显示。

7.进行上述操作时，系统会进行必要的检查和控制。

比如：

当“薪酬管理启用”后，不可以再执行“考勤期间封存”功能，改为按原来的流程进行控制。

这时执行本功能时，以及在点击“封存、解封”按钮后，系统会提示：

注：

以前在主控系统中执行“考勤期间管理”功能时显示如下：

现在本功能中去掉了“福利状态、薪资状态”这二列，这二列只有当“薪酬管理启用”后再显示。

2.1.2.2薪酬管理启用

本功能即原来的“考勤薪酬业务启用”。

执行本功能时，系统显示如下：

如果想从后面的期间启用薪酬管理，可以先在HR系统中执行“考勤期间封存”功能（如下所示），将前面的各个期间“封存”，然后再执行本功能。

如果上面指定的期间正是需要的启用期间，可以点击“确认”，系统要求录入本人密码：

录入密码并确认后，系统会检查是否存在某些岗位还没有完成下列信息的设置：

系统要求必须保证所有岗位均已完成上述信息的设置，才可以启用薪酬管理，因为在薪酬管理中需要用到这些信息。

所以，如果存在未完成设置的岗位，系统将会逐个字段给出提示：

如果不存在这样的岗位，那么系统会提示：

点击确定后，显示如下：

说明：

1.执行“薪酬管理启用”后，系统把前面的各个期间的福利状态、薪资状态全部置为以下状态：

2.实际工作中，比如2017年3月已开始使用请假申请等功能，现在是6月，公司想从2017年7月开始做薪酬管理，那么应当在7月初先在HR系统中执行“考勤期间封存”，把2017年6月这个期间封存，然后再执行“薪酬管理启用”，这样薪酬管理的启用期间就会被指定为2017年7月。

3.执行“薪酬管理启用”后，再执行“考勤期间管理”功能，可以看到考勤期间显示了三个状态，而不是象此前那样只有“考勤状态”：

2.1.3请假类别、出差类别、加班类别的设置

2.1.3.1请假类别

以前设置“请假类别”时，内容如下：

本次在“计算单位”下面增加了“是否带薪假”，因为后面的请假申请等功能中将统一处理带薪假和非带薪假。

缺省为空，要求选择“是、否”。

设置后不可修改。

注：

后面再提到“带薪假类别”时，均指“是”带薪假的请假类别。

2.1.4系统参数

在CC中的人力资源管理系统的系统参数中，增加下列参数：

2.1.4.1考勤申请最大可用期间个数

本参数用于确定在进行考勤“申请”时，最大的可用期间个数，缺省是6个，最小为3、最大为11（因为更大没有意义，而且容易导致员工误操作）。

在后面进行“请假、出差、加班”的“直接登记”时，可选考勤期间个数也按这个参数来确定。

2.1.4.2关于流程规则的参数

在HR的系统参数中增加了以下参数：

请假流程是否要求终点为考勤管理员：

缺省“不需要”

出差流程是否要求终点为考勤管理员：

缺省“不需要”

加班流程是否要求终点为考勤管理员：

缺省“不需要”

缺省均为“不需要”，这样使用起来更简单。

这时系统对流程没有任何要求，流程可以任意建。

如果改为“需要”，那么非常类似于PB系统的流程：

建流程时，必须要单独指定“考勤管理员”。

建流程时，可以不指定中间节点、只指定一个“考勤管理员”。

这样在实际工作中，流程是否正确可以最终由考勤管理员检查，所以要求终点为考勤管理员是一种比较好的方式。

注：

HR系统中有专用的功能让考勤管理员能查看本人分管的人员的考勤申请、并能进行“登记”。

因此申请时流程中没有考勤管理员也没有关系。

如果有考勤机、并且管理排班表，那么申请流程中就需要加上考勤管理员，以便及时调整排班表。

2.1.4.3是否允许撤消考勤申请

本参数用于控制在考勤申请发出后是否允许申请人撤消，可以选择以下值：

1.可以撤消：

表示即使已全部审核通过，也可以撤消。

但是如果这个申请是“已部分登记”或“已全部登记”，就不可以再撤消。

2.全部审核通过前允许撤消。

3.禁止撤消：

表示发出申请后就不能撤消。

缺省为“可以撤消”。

2.2带薪假权益管理

新的“带薪假权益管理”菜单下包含以下功能：

由于现在允许有多种类别的带薪假，所以对上述功能进行了一些修改。

2.2.1带薪假权益计划设置

“带薪假权益计划设置”功能比较复杂，目前较少使用。

可以简单了解一下。

以前执行本功能时显示如下：

以前点击“新增”时，如下所示。

现改为在“有效期自”这一行上面增加带薪假“类别”，只可以选择“是”带薪假的休假类别：

保存后，在本功能的列表中也显示“带薪假类别”：

以后“带薪假权益计划”生成的“带薪假权益记录”中，也会记录“带薪假类别”。

本功能其他方面仍保持不变。

2.2.2带薪假权益批量设置

本功能原来的做法是可以按条件查出员工，选择后点击“批量设置”，如下所示。

录入下列信息并保存后，即可给所选人员增加一条“带薪假权益记录”。

现改为执行本功能时，有以下查询条件：

设置日期：

缺省起止日期均为当天，这样便于缺省显示今天设置的“带薪假权益记录”。

左个角有二个操作按钮：

批量设置、EXCEL导入。

2.2.2.1批量设置

点击本按钮，会弹出窗口，窗口右侧有员工信息查询的自定义条件，可以指定条件查出员工。

显示内容与原来类似（只不过现在是在弹出窗口中显示）。

可以勾选后，点击窗口左上角的“批量设置”按钮，弹出窗口，要求录入以下信息（本次改为在“人数”后面增加“带薪假类别”，只可以选择“是”带薪假的休假类别）：

录入并点击“保存”按钮后，显示结果如下：

这样就给这些员工设置了带薪假权益记录。

注：

本功能类似于后面的“带薪假权益记录维护”功能，原来显示如下。

本次把原来的“类别”改名为“来源”，以免与新增加的“带薪假类别”混淆，并在“部门”后面增加显示“带薪假类别”：

由于本功能的查询条件只有“设置日期”，且缺省是当天，所以完成上述操作后，给这些员工新增加的带薪假权益记录就会自动显示在列表中，缺省按“设置时间”排序，新设置的显示在上面。

如有问题，可以点击后面的“作废”按钮，作废这条带薪假权益记录（本操作与后面的“带薪假权益记录维护”功能相同）。

注：

本次改为在弹出窗口中显示原来本功能的内容，目的是让增加的带薪假权益记录能直接在本功能中显示出来，这样更加直观。

2.2.2.2EXCEL导入

利用“EXCEL导入”按钮，可以批量导入多个员工的可用带薪假信息（类别、有效期范围、天数），这样便于通过系统外部的数据分析确定员工的带薪假权益后，人工导入，而且操作起来比较直观，不象“带薪假权益计划设置”功能那样复杂。

要求EXCEL格式如下：

要求：

员工必须是在职的。

类别：

要求必须是“是”带薪假的请假类别。

有效期自、有效期（月）、休假权益数：

与系统中的要求相同。

导入后，即可形成带薪休假权益记录，“来源”记为“人工设置”。

注：

由于带薪假是必然要用的功能，但前面的“带薪假权益计划”功能比较复杂，所以可以考虑多采用在本功能中用EXCEL导入的方式，这样直观且简单，只要定期（如每年）分析一下哪些员工有带薪假，然后用EXCEL导入即可。

再结合前面的“带薪假权益计划设置”功能，就可以很方便地设置好员工的带薪假权益记录。

规则明确时，可以用“带薪假权益计划设置”功能。

规则不太明确或比较复杂时，可以在本功能中用EXCEL导入的方式。

2.2.3带薪假权益记录维护

执行本功能时，如下所示：

可以点击“新增”按钮，每次给一个员工增加一条带薪假权益记录。

如下所示，本次改为在“岗位”后面增加“带薪假类别”，要求必须指定：

本功能有以下查询条件：

来源：

缺省为空，表示全部。

可以是手工登记、加班转调休、计划设置。

类别：

缺省为空，表示全部。

附：

本功能原来样式如下。

本次将“类别”改名为“来源”，以免与新增加的“带薪假类别”混淆。

在查询结果中，“部门”后面增加显示“带薪假类别”：

另外，本功能查询条件中增加了一个条件“带薪假类别”。

2.2.4带薪假权益记录查询

本功能原来样式如下：

本次进行了下列修改：

本功能查询条件中增加一个条件：

带薪假“类别”，缺省为空，表示全部。

本功能查询结果中，在“部门”后面增加显示带薪假“类别”。

说明：

本功能的查询结果是先按员工编号排序，这样优点是可以把同一个人的带薪假权益记录显示在一起。

这与前面的“带薪假权益批量设置”功能的排序方式不同。

因为二个功能的用途不同。

2.2.5即将过期的带薪假权益记录

本功能原来如下所示：

现改为在本功能查询结果中，在“部门”后面增加显示“带薪假类别”。

2.2.6已作废的带薪假权益记录

以前没有查询已“作废”（即点击过“作废”）的“带薪假权益记录”的功能，因此增加本功能。

查询条件：

作废日期：

缺省为最近一个月。

带薪假类别：

缺省为空，表示全部。

查询结果：

作废时间最新的显示在上面。

2.2.7说明

带薪假权益记录的“有效期”是指：

只要实际请假的“开始日期”在这个范围内即可，不要求实际请假的“终止日期”也在这个范围内。

即：

只要在带薪假权益记录的“有效期”范围内“开始”休假即可。

2.3请假管理

2.3.1请假申请（新建事项）

2.3.1.1申请的“概要”与“考勤明细”

申请的“概要”与“考勤明细”包含的内容如下：

要求录入上述信息。

说明：

●概要部分

1.请假人：

请假申请时，可以由其他人代为申请。

即请假人可以不是本人。

请假人缺省为本人，但可以修改为其他人。

注意：

并不要求“其他人”在本人“数据权限”内，因为HR系统的数据权限是用于限制HR中各种查询功能的。

代请假时不必限制，因为并不能看到其他员工的保密信息。

这与后面的考勤“登记”不同。

“考勤登记”只能选择以本人为考勤管理员的岗位的人员，这是因为登记是要形成正式的考勤数据，是与薪资相关的。

现在“请假申请—审核”与直接进行“请假登记”是形成考勤数据的二个不同流程，因此可以有不同的规则。

2.开始日期、终止日期：

只需求填日期，不需要录入时、分。

如果需要说明具体的“时、分”，可以在后面的“请假事由”中注明。

说明：

对于请假，“终止日期”是指假期的最后一天、但仍在假期之内。

3.交接人：

可以选择任何一个人，不必考虑HR系统的数据权限。

为保证简洁，页面上不直接显示“部门、职务、岗位”。

以后查询时可以点击“交接人”上的链接，查看详细信息。

4.交接情况：

不要求必填，因为在手机上录入时不方便。

5.假期联系电话：

缺省为请假人的手机号，也可以修改为另一个电话。

不要求必填。

6.请假事由：

说明：

“交接人、交接情况、假期联系电话、请假事由”以前在请假登记功能中是要求必填的，目前的“请假申请”是一个单独的功能，本应按同样的规则，因为请假申请在销假完成后，也要生成HR系统中“登记”的数据。

但为了手机上操作的方便，本次调整为不必填，因为这些字段为空并不会引起什么问题。

7.关联事项：

可以选择关联的事项，比如OA中的协同。

8.附件：

可以上传附件。

●明细部分：

在“考勤明细”区域，缺省有一行，可以点击“新增明细”继续增加新行。

在“操作”栏有“删除”按钮，可以删除本行。

要求每一行的“开始日期、终止日期、请假类别、请假量”都必填。

如果“请假类别”是带薪假，还要指定所用的“带薪假权益记录”（见后面的说明）。

1.开始日期、终止日期

开始日期必须小于或等于本行的终止日期，必须大于或等于上一行的终止日期。

每一行的开始日期、终止日期必须属于同一个考勤期间。

申请发送时，系统会检查：

“考勤明细”第一行的开始日期必须与概要中的开始日期相同；“考勤明细”最后一行的终止日期必须与概要中的终止日期相同。

说明：

申请时，要求“考勤明细”中每一行的开始日期、终止日期必须属于同一个考勤期间。

原因如下：

这样可以随时统计考勤数据，否则如果不按期间拆分，那么考勤数据是无法统计的！

如果不想统计考勤数据，仅仅做个申请，那么只用OA就行了。

如果在HR中做，自然是要考虑怎样统计考勤数据。

员工都了解本公司考勤期间的划分。

员工都明白需要按考勤期间分别填写考勤数据。

否则如有跨期间且不明确的情况，考勤管理员仍要通过电话等方式向员工了解，更加啰嗦。

出差虽然可能经常涉及跨期间，但出差的人都明白需要填好每个期间的出差量，因为涉及出差补贴的计算。

而且，出差的人还要涉