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制作电子表格doc
第5章制作电子表格
Excel2003是微软公司开发的办公软件Office2003中的一个组件，是一个典型的电子表格处理软件，它不仅可以制作各种精美的表格，还可以对表格中的数据进行分析，是提高办公效果的得力工具，被广泛应用于财务、统计、行政管理及办公自动化等领域。
本章主要介绍Excel2003的基本知识和基本操作技能，旨在帮助用户掌握Excel2003软件的使用方法，学会制作各种应用表格。
5.1Excel2003的基本操作
Excel2003是功能十分完善的电子表格处理软件，它具有强大的表格处理能力，使用它完全能够处理日常办公中的各种表格。
同学们知道要学习Excel2003，兴致很高，大家早就听说Excel2003是个功能强大的电子表格处理软件，所以很想一试身手，亲自制作简单的电子表格。
经过不懈的努力，同学们制作出了如样例5.1所示的学生情况登记表。
样例5.1：
进入Excel2003操作环境是制作电子表格的前提，输入具体内容、设置格式是制作电子表格的基础，可靠有效地保存表格数据是完成电子表格制作的关键，因此本任务操作可以分解成以下过程：
∙进入Excel2003并创建工作簿
∙输入和编辑表格数据
∙保存工作簿，退出Excel2003
5.1.1进入Excel2003、创建工作簿
Excel2003启动后，将自动建立一个名为Book1的空白工作簿，用户可以在此进行表格操作。
当然，用户也可以自己创建一个新的工作簿，然后再制作表格。
操作步骤
（1）单击Windows的“开始”按钮，打开“开始”菜单。
（2）选择“开始”→“程序”→“MicrosoftOffice”→“MicrosoftOfficeExcel2003”命令，即可启动Excel2003。
提示：
Excel窗口和Word2003窗口大致相同，但也有不同的地方。
不同之处在于，Excel包括活动单元格、名称栏、编辑栏、工作表和工作簿等，Excel2003的主窗口如图5-1所示。
图5-1Excel2003操作窗口
（3）选择“文件”→“新建”命令，打开“新建工作簿”任务窗格，如图5-2所示。
图5-2“新建工作簿”任务窗格
（4）单击“新建”选项组中的“空白工作簿”链接，可以新建一个空白工作簿。
5.1.2输入和编辑表格数据
表格是进行数据处理的一种有力的工具，利用表格处理数据不但能极大地提高工作效率，也可以加大数据的信息含量。
输入和编辑表格数据是创建表格的基础性操作。
操作步骤
（1）在打开的空白工作簿中，按样例输入文字内容，如图5-3所示。
图5-3学生情况表
提示：
打开工作簿是输入数据、编辑表格的前提，选择“文件”→“打开”命令，弹出“打开”对话框，在“查找范围”下拉列表框中选择文件所在的位置，然后双击需要打开的工作簿文件名，或选中文档后，单击“打开”按钮，可打开已创建的空白工作簿，如图5-4所示。
图5-4“打开”对话框
（2）选中A1:
G1单元格区域，单击常用工具栏上的“合并居中”按钮，将7个单元格合并为一个单元格，使表格标题“学生情况登记表”居中。
（3）将鼠标放在列号之间或行号之间拖动单元格的边框线，调整列宽或行高。
（4）选中整个表格内容，单击“格式”工具栏上“边框”按钮的下拉箭头，选择其中的“所有框线”样式，设置表格线。
5.1.3保存工作簿并退出Excel2003
完成表格编辑操作后，应该及时退出Excel2003，释放它占用的系统资源。
保存创建的表格并正确退出Excel2003是结束电子表格制作工作的标志。
操作步骤
（1）选择“文件”→“保存”命令，弹出“另存为”对话框，如图5-5所示。
图5-5“另存为”对话框
（2）在“文件名”下拉列表框中输入文件名“Book1.xls”，选择保存位置，然后单击“保存”按钮，编辑完成的表格即在指定位置保存。
（3）单击Excel2003主窗口中的“关闭”按钮，或选择“文件”→“退出”命令，或按“Alt+F4”组合键可退出Excel2003。
相关知识链接
1.单元格
行与列交叉形成单元格，它是存储数据、公式的基本单位，Excel用列号行号来表示某个单元格，行号用阿拉伯数字1、2、3…表示，列标用英文字母A、B、C…表示。
例如，B5代表第5行第2列的单元格，第9行第8列处的单元格则命名为H9。
2.单元格操作
选定插入位置，选择“插入”→“单元格”命令，弹出“插入单元格”对话框，进行相关操作可以插入单元格。
选定要移动或复制的单元格或单元格的区域，单击常用工具栏上的“剪切”或“复制”按钮，然后选定目标单元格或单元格区域的左上角单元格，单击常用工具栏上的“粘贴”按钮，可以移动或复制单元格。
选定要删除的单元格或单元格区域，选择“编辑”→“删除”命令，弹出“删除”对话框，进行相关操作可以删除单元格。
3.工作表
工作簿是Excel2003的基本文件，工作表也称表单（Sheet），存在于工作簿中，一个工作簿可以包括一个或多个工作表，数据存在于工作表中。
4.工作表操作
选定当前工作表，选择“插入”→“工作表”命令，可以在当前工作表的前方插入一个新的工作表。
单击需要删除的工作表标签，然后选择“编辑”→“删除工作表”命令，可以删除工作表。
选定要移动的工作表，选择“编辑”→“移动或复制工作表”命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，进行相应操作可以移动或复制工作表。
选定要重命名的工作表，选择“格式”→“工作表”→“重命名”命令，使工作表标签处于改写状态，可以重命名工作表。
拓展与提高
1.导入外部数据
Excel允许将文本、Access等文件中的数据导入，以实现与外部数据共享，提高办公数据的使用效率。
新生入学时接待老师按文本文件格式将学生的基本数据输入计算机，如何充分利用这些数据为后续管理工作服务是管理者普遍关心的问题。
在Excel中共享文本文件中的数据，需要进入Excel操作环境，并使用专门命令导入数据，因此，任务操作可以分解成以下过程：
∙启动Excel
∙选择数据源
∙导入文本文件中的数据
操作步骤
（1）启动Excel，打开空白工作簿。
（2）选择“数据”→“导入外部数据”→“导入数据”命令，弹出“选取数据源”对话框，如图5-6所示。
图5-6“选取数据源”对话框
（3）选中保存学生基本数据的文本文件后，单击“打开”按钮，弹出“文本导入向导-3步骤之1”对话框，如图5-7所示。
图5-7“文本导入向导-3步骤之1”对话框
（4）选择文件类型和导入起始行后，单击“下一步”按钮，弹出“文本导入向导-3步骤之2”对话框，如图5-8所示。
图5-8“文本导入向导-3步骤之2”对话框
（5）单击“完成”按钮，弹出“导入数据”对话框，如图5-9所示。
图5-9“导入数据”对话框
（6）选择“现有工作表”单选按钮，单击“确定”按钮，将导入数据存放在打开的空白工作簿中，如图5-10所示。
图5-10导入外部数据后的Excel表格
提示：
选择“数据”→“XML”→“导入”命令，并进行相关操作可以导入XML文件。
2.使用模板
若将常用的工作表格式保存为模板，可以节省制作类似工作表时重复输入数据与设置格式的时间，所以把经常需要的工作表或文件制成模板，可以提高工作效率。
由于存储学生基本数据的电子表格会在后续管理中经常使用，所以需要将电子表格制成模板，在以后制作相似的表格时可利用模板快速生成实用的电子表格。
制作模板是为了快速生成电子表格，使用模板制作电子表格必须先生成模板，因此，任务操作可以分解成以下过程：
∙建立模板
∙使用模板
操作步骤
（1）打开“学生基本数据”工作表。
（2）选择“文件”→“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“模板”选项，Excel将自动选择保存位置为“Templates”，如图5-11所示。
图5-11“另存为”对话框
（3）单击“保存”按钮，工作表以模板形式保存。
（4）打开“新建工作簿”任务窗格，单击“本机上的模板”链接，如图5-12所示。
图5-12选择使用“本机上的模板”
（5）在“模板”对话框的“常用”选项卡中，选择新建的“学生基本数据”模板，如图5-13所示。
图5-13“模板”对话框
（6）单击“确定”按钮打开模板，此时用户可以修改并生成新的表格。
5.1.4练习与实训
建立一个“学生成绩”表格，练习数据的录入、工作簿、单元格和工作表的基本操作。
具体操作要求如下。
（1）表格标题居中。
（2）表头包括：
姓名、性别、数学、语文和计算机。
（3）将工作表更名为“学生成绩表”。
（4）在表格中插入一列，输入英语成绩。
（5）保存工作簿。
5.2制作学生成绩表
对创建的工作表进行必要的修饰，使工作表主题鲜明、风格独特、外观靓丽，是使用电子表格的进一步追求。
通过表格的格式化操作，可以美化表格，制作出样式精美的电子表格。
张老师是实验中学初一年级的班主任，期中考试结束后，为了向教务处报送每个同学的考试成绩，张老师使用Excel2003制作了如样例5.2所示的学生成绩登记表。
样例5.2：
要完成样例表格，首先要正确输入文字信息、设置字符的格式，然后考虑对表格进行进一步的修饰，使表格的主体鲜明、内容突出，最后需要根据显示要求设置条件格式，突出显示特殊数据。
因此，制作学生成绩表的任务可以分解成以下过程：
∙编辑文字格式
∙编辑表格格式
∙设置条件格式
5.2.1编辑文字格式
设置字体格式的快捷方法是使用“格式”工具栏中的“字体”按钮，但这种方法只能设置字体、字号和字形，如果用户希望对工作表中的文本进行更加详尽的设计，可以使用“单元格格式”对话框。
操作步骤
（1）启动Excel2003，建立一个新的工作表。
（2）选中A1:
F1单元格区域，单击“常用”工具栏中的“合并并居中”按钮，然后输入文本“学生成绩登记表”。
（3）选中文本“学生成绩登记表”，选择“格式”→“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，如图5-14所示。
图5-14“单元格格式”对话框
（4）在“字体”列表框中选择“楷体”；在“字形”列表框中选择“加粗”；在“字号”列表框中选择“18”；在“颜色”列表框中选择“红色”，单击“确定”按钮。
（5）在A2:
F2单元格区域中输入如样例5.2所示的学生成绩登记表标题，在“常用”工具栏中设置“字体”为“宋体”，“字号”为“12”，“颜色”为“蓝色”，“加粗”显示。
（6）选中A3单元格，在“单元格格式”对话框的“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“文本”选项，如图5-15所示。
图5-15“单元格格式”对话框的“数字”选项卡
（7）单击“确定”按钮。
（8）在A3单元格中输入“001”，将鼠标指针指向单元格填充柄，如图5-16所示。
图5-16填充柄
（9）当指针变成黑实心十字时，向下拖动填充柄至A12单元格，表格数据按序列自动填充，效果如图5-17所示。
（10）在B3:
E12单元格区域按样例分别输入学生的姓名和各科成绩，在B13单元格中输入文本“平均分”。
（11）选中B5单元格，选择“插入”→“批注”命令，在单元格的右上角将出现红色小三角符号，打开“批注”文本框，在文本框中输入文本“获得2008年市级‘三好学生’荣誉称号”，如图5-18所示。
图5-17数据填充图5-18输入批注内容
（12）选中A2:
F13单元格区域，打开“单元格格式”对话框，如图5-19所示。
图5-19“单元格格式”对话框
（13）在“对齐”选项卡“文本对齐方式”选项组的“水平对齐”下拉列表框中选择“居中”，使单元格区域内的所有数据居中显示，效果如图5-20所示。
图5-20文字格式效果
5.2.2编辑表格格式
为了使表格更加美观，其中的部分数据显示得更加突出，可以为表格添加边框和底纹。
操作步骤
（1）选中A2:
F13单元格区域，打开“单元格格式”对话框，切换到“边框”选项卡，如图5-21所示。
图5-21“单元格格式”对话框的“边框”选项卡
（2）在“线条”选项组的“样式”中选择“细线条”，在“颜色”下拉列表框中选择“红色”，在“预置”选项组中单击“外边框”。
（3）在“线条”选项组的“样式”中选择“虚线条”，在“颜色”下拉列表框中选择“红色”，在“预置”选项组中单击“内部”，单击“确定”按钮。
提示：
使用工具栏中的“边框”按钮，也可以设置表格边框。
（4）选中A1:
F1单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，切换到“图案”选项卡，如图5-22所示。
（5）在“颜色”选项中选择“黄色”，单击“确定”按钮。
（6）选中A2:
F12单元格区域，在“单元格格式”对话框的“图案”选项卡中单击“图案”下拉按钮，选择“12.5%灰色”，如图5-23所示。
图5-22“单元格格式”对话框的“图案”选项卡
图5-23填充选中区域
（7）单击“确定”按钮，给选中的区域进行图案填充，效果如图5-24所示。
图5-24表格格式效果
5.2.3设置条件格式
设置条件格式是指设置的格式有条件限制，当符合设置条件时，将设置格式应用于设置对象，使满足条件的记录突出显示，对于不符合设置条件的对象则不应用设置格式。
操作步骤
（1）选中E3:
E12单元格区域。
（2）选择“格式”→“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框，选择条件为“单元格数值”介于90与100之间，如图5-25所示。
图5-25“条件格式”对话框
提示：
当用户还需要增加其他的条件时，可以单击“添加”按钮，为条件公式添加一个新的条件。
不过在一个工作表中，最多只能设置3个条件。
在已设置条件格式的单元格中，若其值发生变化，不再满足设定的条件时，Excel将恢复这些单元格原来的样式。
（3）单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，在“字体”选项卡中设置“颜色”为“红色”，在“图案”选项卡中设置“图案”填充色为“浅青绿色”，单击“确定”按钮，如图5-26所示。
图5-26设置格式
（4）在“条件格式”对话框中，单击“确定”按钮，完成条件格式的设置，效果如图5-27所示。
图5-27显示效果
（5）以“学生成绩登记表”为文件名保存文件。
拓展与提高
常见的数据表格形式大同小异，使用系统给出的表格形式创建工作表可以提高工作效率。
Excel2003内置了多种表格形式，使用它们可以轻松地创建带有各种格式效果的表格。
张老师修饰完表格后，发现表格虽然美观，但是制作过程比较麻烦，有没有一种快捷的方式来创建表格呢？
张老师经过一番思考想到了使用“自动套用格式”命令来创建表格，以简化表格的设置。
使用“格式”→“自动套用格式”命令可以快速编辑表格，因此本任务操作较为单一，仅需要调用内置格式。
操作步骤
（1）打开“学生成绩登记表”。
（2）选中A2:
F13单元格区域。
（3）选择“格式”→“自动套用格式”命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图5-28所示。
图5-28“自动套用格式”对话框
（4）单击“选项”按钮，展开“要应用的格式”选项。
（5）在表格样式列表中拖动滚动条选择“序列1”表格样式，单击“确定”按钮，表格格式效果如图5-29所示。
图5-29表格格式效果
5.2.4练习与实训
1.建立如样例5.3所示的工作表，操作要求如下。
样例5.3：
（1）在单元格A1:
G1区域中输入“胜利中学‘希望’竞赛成绩表”，字体格式为22磅、红色、楷体、居中对齐。
（2）以文本的方式输入考生的准考证号码，并使用自动填充的方式输入其他考生的准考证号码。
（3）输入考生的出生年月和各科成绩，并把全部内容居中显示。
（4）在李龙同学的总成绩单元格中插入批注，批注内容为“李龙同学曾在2005年获得省级‘三好学生’称号”。
（5）调整第2行的行高为“24”，并把第2行的字体全部加粗显示，把C列单元格隐藏。
（6）把G3:
G12单元格区域的条件格式设置成数据条形式。
（7）把sheet1重新命名为“竞赛成绩表”。
2.建立如样例5.4所示的工作表，操作要求如下。
样例5.4：
（1）输入如图所示的表格数据。
（2）按字体格式进行排版。
（3）设置表格外边框的样式为“粗实线”，“颜色”为“红色”，内线条的样式为“虚线”，颜色为“浅蓝色”。
（4）设置“单价”单元格区域为25%的灰色图案填充，填充颜色为“橙色”，整个单元格区域用灰色颜色填充。
（5）将单价数额大于1500小于2500的记录以红色字体，黄色底纹显示。
（6）用自动套用格式编辑“产品库存信息表”。
5.3计算学生成绩
数据计算是表格应用过程中的重要内容，也是数据管理者必须面对的繁重任务。
在现实工作中，表格数据计算不仅仅数据量大，计算形式也很复杂，有些计算对象可能会频繁变化。
若要手工计算则工作量较大，操作起来也比较烦琐，利用公式和函数的计算功能完成计算任务，会大幅提高工作效率，所以表格计算是用户应该掌握的重要内容。
张老师制作完成“学生成绩登记表”后，对表格进行了修饰，但是学生的总成绩还没有计算出来。
他准备使用Excel2003的自动求和功能计算出每个同学的总成绩，使用函数的计算功能统计各科的最高分和最低分。
使用工具栏中的“自动求和”按钮，可以快捷方便地进行求和运算，使用Excel2003中的函数功能可以方便地完成多种统计工作，因此本任务可以分解成以下过程：
●计算学生总成绩
●统计各科的最高分和最低分
5.3.1计算学生总成绩
使用Excel2003提供的“自动求和”运算功能，可以方便快捷地计算数据累加结果。
操作步骤
（1）打开“学生成绩登记表”。
（2）单击F3单元格。
（3）单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮的下拉箭头，打开下拉列表，选择“求和”命令，如图5-30所示。
（4）在C3和E3单元格区域四周出现虚线框，表示需要求和的单元格区域，如图5-31所示。
图5-30“自动求和”按钮下拉列表
图5-31显示求和区域
（5）按“Enter”键，完成求和运算。
（6）单击F3单元格右下角的填充柄，当指针变成黑色十字时，拖动至F12单元格，然后释放鼠标，求出其他同学的总成绩，如图5-32所示。
图5-32拖动求和
（7）单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，保存文件为“学生成绩登记表1”。
5.3.2统计各科的最高分和最低分
使用MAX（）函数可以在多个数据中计算出最大值，而使用MIN（）函数则可以在多个数据中计算出最小值。
操作步骤
（1）打开“学生成绩登记表1”。
（2）鼠标指针指向“平均分”所在的行，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“插入”命令，新插入两行，在B13和B14单元格内分别输入文本“最高分”和“最低分”。
（3）选中C13单元格，选择“插入”→“函数”命令，弹出“插入函数”对话框（见图5-33），同时编辑栏将自动添加“=”。
图5-33“插入函数”对话框
（4）在“选择函数”列表框中选择“MAX”函数，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图5-34所示。
图5-34“函数参数”对话框
（5）选择计算区域参数，确认无误后单击“确定”按钮，计算结果将显示在C13单元格中。
（6）单击C13单元格右下角的填充柄，当指针变成黑色十字时，拖动至F13单元格，释放鼠标，求出其他科成绩的最高分，结果如图5-35所示。
图5-35计算结果
（7）选中C14单元格，选择“插入”→“函数”命令，弹出“插入函数”对话框，同时编辑栏自动添加“=”。
（8）在“插入函数”对话框的“或选择类别”下拉列表框中选择“全部”选项，在“选择函数”列表框中选择“MIN”函数，如图5-36所示。
图5-36“插入函数”对话框
（9）单击“确定”按钮，返回到“函数参数”对话框，选择计算区域参数，确认无误后单击“确定”按钮，在C14单元格将显示最低分结果。
（10）使用填充拖动的方法计算其他项的最低分。
（11）选中C15:
F15单元格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框，在“数字”选项卡的“分类”列表框中选择“数值”选项，在“小数位数”文本框中输入数值“2”（见图5-37），单击“确定”按钮。
图5-37“单元格格式”对话框
（12）参照第（3）～（6）步的操作，求出各科及总分的平均值，结果如图5-38所示。
（13）以“学生成绩登记表2”为文件名保存文件。
图5-38计算结果
相关知识链接
1.公式
公式是由常量、单元格引用、单元格名称、函数和运算符组成的字符串，也是在工作表中对数据进行分析的算式。
公式可以对工作表中的数据进行加、减、乘、除等运算。
在使用公式运算过程中，可以引用同一工作表中不同的单元格、同一工作簿不同工作表中的单元格，也可以引用其他工作簿中的单元格。
（1）运算符
运算符是连接数据组成公式的符号，公式中的数据根据运算符的性质和级别进行运算。
运算符可以分为4种类型，如表5-1所示。
表5-1运算符类型、符号及优先级
运算符类型
运算符符号
运算符优先级
算术运算符
+（加）（减）*（乘）/（除）%（百分号）^（乘方）
（1）先计算括号内的运算
（2）先乘方先乘除后加减
（3）同级运算按从左到右的顺序进行
比较运算符
=（等于）>（大于）<（小于）>=（大于等于）
<=（小于等于）<>（不等于）
文本运算符
&
引用运算符
：
（区域运算符，对在两个引用之内的区域所包含的所有单元格进行引用）
，（联合运算符，将多个引用合并为一个引用）
空格（交叉运算符，产生同时隶属于两个引用单元格区域的引用）
（2）公式的组成
Excel中所有的计算公式都以“=”开始，除此之外，它与数学公式的构成基本相同，也是由参与计算的参数和运算符组成。
参与计算的参数可以是常量、变量、单元格地址、单元格名称和函数，但不允许出现空格。
（3）公式的显示、锁定和隐藏
在默认情况下，Excel只在单元格中显示公式的计算结果，而不是计算公式，为了在工作表中看到实际隐含的公式，可以单击含有公式的单元格，在编辑栏中显示公式，或者双击该单元格，公式会直接显示在单元格中。
锁定公式就是将公式保护起来，使别人不能修改。
若不希望别人看到所使用的公式，可以将公式隐藏。
需要注意的是，在锁定、隐藏公式后，必须执行“保护工作表”的操作，这样才能使锁定、隐藏生效。
2.单元格引用
使用“引用”可以为计算带来很多的方便，但同时也会出现一些问题，尤其是在用户进行公式复制的时候。
当把计算公式从一个单元格复制到另一个单元格后，公式会发生改变，改变的原因就是在创建公式时使用了引用。
（1）相对引用
相对引用是指单元格引用会随公式所在单元格位置的变化而变化，公式中单元格的地址是指当前单元格的相对位置。
当使用该公式的活动单元格地址发生改变时，公式中所引用的单元格地址也相应地发生变化。
（2）绝对引用
绝对引用是指引用特定位置的单元格，
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