展会营销策划方案及流程.docx

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展会营销策划方案及流程

展

会

手

册

品牌管理部

提纲

1.关于本手册

2.关于展会

3.参与展会的目的

4.展会的参与

5.展会的筹备工作

6.展会执行

7.展会总结

1关于本手册

展会作为茶企业进展招商、品牌传播、行业交流、信息搜集的平台，在茶行业的推广中占据重要地位。

为标准公司各类展会的开展，确保展会高效、简捷、顺利施行，获得最正确效果，特制定本手册，旨在标准公司参与的各类展会的筹备及执行。

2关于展会

2.1展会

展会作为招商、销售、品牌传播的重要平台，已经被越来越多的企业所应用。

尤其是向市场推出新产品、新效劳的时候，参加展会已经成为很多企业展示新产品、信息发布的平台。

展会作为市场、行业、媒体等多方集聚的平台，企业直接面对消费者，可以获取一线的市场信息，检验自己的产品和效劳；同时可以获取行业内部信息，窥见竞争对手的动态，“严慎甄别，科学选择，精心筹备、全力操作，完善跟踪〞是保证展会成功的关键。

2.2茶叶相关展会

根据不同的举办方及展品类别，茶企可参与不同的展会，一般有茶产业博览会，农业产业博览会、与其他行业混合的展会〔如糖酒等〕等。

2.3参与展会之于区域市场部的意义

展会是区域市场部开展经销商〔尤其市场开展的初期〕，传播品牌，新品首发、建立市场影响力的重要渠道和平台。

功能

◆通过特定人群的聚焦，为参展商提供一个展示、宣传企业和产品的平台；

◆为参展商提供一个高人气、高精准度的销售和招商平台；

◆举办方通常具有一定的行业资源整合才能，企业可借助气氛做一些配套的活动；

◆为参展商提供一个行业交流与合作、信息共享的平台；

参与展会的目的与目的

品牌传播

借助展会的平台所聚集的目的人群，通过现场的产品展示、CI形象展示、展馆的推广及促销活动、举办方的活动参与等形式传播祥源茶的品牌形象；现场所有活动均可通过各类媒体进展传播，以此形成立体化的品牌传播声势，强化目的市场对于祥源茶的品牌认知。

上图为2021年广州茶博会现场广告及媒体发稿

上图为2021年深圳茶博会发稿及会刊广告

产品展示与销售

通过展馆的美化装饰及陈列格局的设计，将产品有重点、有层次的进展展示和呈现，并辅之以必要的衬托点缀，增强产品的表现力和观众对于产品的深度体验感；展会上不乏一些专业茶友、意向采购商及对茶有浓重兴趣的消费者，通过制定不同的促销政策促进这些潜在客户的购置。

2021年6月北京茶博会现场2021年11月广州茶博会现场

2021年8月东莞茶博会上“大典〞新品推介活动

渠道招商

大型专业展会往往也是各类渠道商家寻找和发现生意时机、理解行业和市场行情的平台，因此成为各大厂家进展招商的平台。

对于空白的区域市场，通过关注和参与本地展会不失为一种很好的招商的方式。

4.展会的参与

展会的参展方式

全国性展会及重点市场展会

北京、广州等影响力较大的展会一般在规模、辐射范围和关注度等方面比内地其他地方的展会都要大和广，对于企业品牌形象的展示、进展全国性招商具有重要的作用；此外对于公司重点开发的市场区域或具有开发潜质的市场区域各地市场部及品牌部要更多的给予关注；此类展会可由品牌部申请主办，区域市场部执行。

地方性展会

此类展会由区域市场部申请主办，品牌部跟踪执行。

市场部在日常工作中可以对展会的信息给予关注和搜集，对有价值和区域影响力的展会的举办方做好及时沟通与联络。

展会申报

市场部销管部品牌部财务部总经理

5.展会的筹备工作

5.1展会筹备分工及活动现场分工明确

从确定参与展会的时间开场，展会的各项工作便已经开场，根据不同展会的申请主体确定展会的工程管理责任人，以对展会的进程进展跟踪，事项协调，保证展会的顺利开展。

在筹备期内要注意的事项：

各事项的分工一定要明确，每一详细的事项一定要有责任人，对于需要其别人配合的事项或在分工上出现穿插的事项一律由事项的责任人负责推动并对该事项负责；对于分工中的各个详细事项都要有时间节点；详细分工可以活动分工表的形式罗列，见附件1：

活动分工表

5.2举办方对接

5.21展位的选择

◆选位前提：

明确不同的展馆分类〔品牌商展馆、一般商家展馆等〕

明确展馆内的整体布局及各功能区的分布及对动线的影响

明确主通道和次通道的分布及对动线的影响

2021年11月广州茶博会选为图节选

◆选位原那么：

靠近主通道或主通道交汇处

靠近公共空间大的展位

靠近举办方活动多的区域

5.22举办方活动参与明确

提早理解举办方开展的活动，明确活动的类型、主题、价格、位置等信息，根据我司的参展目的选择是否参与，以做好提早预定和其他准备工作。

5.23展位价格洽谈及合同签订

假如公司已确定参与展会，价格洽谈、预付款的支付及合同的签订尽早完成，以优先选择比拟好的展位

5.24展商资料提供、参展证件办理等

5.3展馆布置

5.31展馆设计及合同签订

◆展馆设计原那么：

考虑展位利用率的最大化；

考虑人流流向及参观对象审美导向；

考虑施工难度及本钱因素；

上图为2021年广州茶博会、北京茶博会、安徽农交会的展馆设计效果图

◆展馆设计考前须知：

展馆的整体风格与祥源茶的VI一致

产品陈列区的设计要充分考虑到主推产品、主销产品的呈现方式

展馆的功能分区〔招商、品鉴、主题推广〕要充分表达展会的主题与目的

◆展台〔接待台〕设计考前须知：

醒目，有吸引力

可以传达企业或活动的某些详细信息

上图为2021年11月广州茶博会、2021年6月北京茶博会展厅接待台及活动

5.32展馆形象画面及其他品牌展示元素确实定

主形象与辅助形象的配合

展馆主形象画面确实定

其他辅助性形象

2021年11月广州茶博会

5.33展馆施工跟踪

展馆进入施工阶段后设计师要亲临现场跟踪展馆的装修进度、标准，对施工过程中出现的问题给予及时修正。

5.34产品及茶具布置

展馆装修完成后即进入产品及茶具布置阶段，该局部工作量大，工程负责人要充分安排好工作人员，并对照物料表检查是否遗漏。

产品及茶具的备用品都要做好充分的考虑。

在活动开场前即做好需求清单盘点，并列入物料表中。

2021年11月馆广州茶博会产品及茶具布置

2021年8月东莞茶博会产品布置2021年12月深圳茶博会产品布置

5.4产品与物料明确

5.41产品：

◆确定展品

展示产品通常为公司的典型代表作或主推产品或主销产品，确定展示产品要与展馆的设计结合起来考虑〔有多少陈列的空间，摆放多少产品〕。

◆确定主推产品

主推产品在陈列展示区要有所表达，在品饮环节〔品饮茶的选择〕有所表达，茶艺师要对该产品非常理解，在给客人泡茶时可以很娴熟的介绍该产品，可以随时答复客人的咨询问题，并可以主动讲解；

◆确定主销产品

主销产品为公司日常销量较好的产品或消费品类较为成熟的产品，价格敏感度相对较高，借助茶博会平台通过促销政策的制定可以提升销量。

◆确定赠品类产品

赠品产品主要分为促销赠品茶品和试用类赠品，赠品的选择要考虑到促销活动的目的和仓库存货情况，并做好提早安排。

5.42物料：

茶具类物料

广宣类物料

促销品物料

其他……

产品和物料明确后以物料明细表的形式呈现，见附件2：

产品及物料明细表

5.43货品协调与物流

确定产品及物料总需求数量后，盘点展会所在区域库存，明确需发货数量，提早与物流部沟通好发货事宜。

5.5主办方活动确定

根据前期与举办方的接洽和对其活动的理解，确定我司可以切入的活动，根据活动筹备分工安排人员制定详细的活动方案，并跟踪执行。

5.6销售政策

现场销售额不仅影响到每次展会的总体费用，而且影响到经销商对于祥源品牌的市场信心，更关系到意向合作客户的留存，因此，一个好的现场销售政策对于展会来说至关重要。

5.61促销分类

在制定促销政策或主题促销时要充分考虑到促销的目的，选择恰当的促销方式，现对促销惯用的一些形式做一些罗列公展会促销政策制定的参考：

◆价格促销

错觉折扣：

给顾客不一样的感觉〔选择价格敏感度高的产品、主销产品〕

一刻千金：

让顾客蜂拥而至〔既激发潜在购置力，又能集中聚人气制造现场气氛〕

超值一元：

舍小取大〔引流聚人气产品的设定〕

阶梯价格：

让顾客自动着急〔让有需求的顾客早点掏钱〕

◆会员促销

退款促销：

用时间积累起来的实惠〔可与经销商门店合作，针对老客户〕

会员卡优惠：

针对会员在特定时间的大优惠

◆奖品促销

百分百中奖：

把折扣换成奖品〔可抽一局部产品出来做〕

摇钱树：

要出来的实惠〔类似于转盘抽奖〕增强现场兴趣性

喝茶有礼：

喝茶也能赢得礼物〔eg：

领排队号喝茶抽奖〕

◆摆设促销

绿叶效应：

新颖水果自有顾客来〔针对新茶上市的尝鲜促销〕

混合经营：

乱中取胜的好方法〔关注竞品，确定“捣乱〞产品〕

货比好坏：

好货需要劣货陪〔做好价格组合，满足不同需求，聚各方人气〕

排位有窍门：

廉价的总是在前排

◆产品特性促销

产品卖点促销：

优质产品/功能促销

引用举例式促销：

用了都说好/同事推荐款

效果比照式促销：

使用前/使用后

◆名义主题促销

主题性促销：

感恩回馈

首创式促销：

网购狂欢节〔“祥源

公益性促销：

“拯救木兰〞/“佰草集“涌泉相报〔义卖活动〕

配合各平台的主题促销：

淘品牌女装大集合/聚划算〔与线上的结合促销〕

以上的促销政策都是各行业的惯用方式，我们在展会中对于促销政策的制定要紧紧结合展会促销的目的及主题展开，整合各种促销方式，形成最优化的促销组合政策，并充分结合推广活动，形成联动与配合。

5.62政策制定考前须知

销售政策的制定要紧扣本次展会的主题和目的

产品〔或赠品〕的选择要提早考虑到产品的库存量和日期

促销形式的选择要最大程度与现场其他推广活动关联起来以增强互动性

5.63促销信息文案与呈现方式

根据促销政策内容将促销信息生动化呈现给消费者，并提早做好设计与物料制作。

5.64关于促销鼓励

为更好的促进现场销售，保证促销政策的执行效果，让销售人员以更好的精神状态接待顾客，可以采取一定的现场销售鼓励措施，根据销售情况给予销售人员一定的提成或奖励。

关于促销物料的选择

促销物料的选择不容无视，除了产品类的促销赠品外，其他的促销物料要力求做到生动、新颖、实用，物料的制作要遵循“实用性、传播性、新颖性、本钱低〞原那么。

各类促销小物料

关于陈列

好的商品陈列不仅关系到品牌的形象，更是可以引起消费者的购置欲望，促进消费者的购置行动，因此陈列对于品牌形象和促销的重要性不言而喻。

下面简述一些关于商品陈列所要遵从的根本的原那么：

可获利性

◆陈列必须确实有助于增加现场销售及核心产品形象的呈现。

◆主销产品和主推产品放在最好的陈列位置。

◆要注意记录能增加销量的特定的陈列方式和陈列物。

◆遵循“先进先出〞的原那么。

好的陈列点

◆好的陈列点：

与视线等高的陈列位置；

靠近展馆门口或接待台旁边的通道处

如展馆面积很大〔100平方以上〕，考虑到人流量集中的位置；

吸引力

◆充分将现有商品集中堆放以凸显气势。

◆正确贴上价格标签。

◆完成陈列工作后，成心拿掉几件商品，一来方便顾客取货，二来造成产品销售良好的迹象。

◆配合空间陈列，充分利用广告宣传品吸引顾客的注意。

◆可以运用整堆不规那么的陈列法，既可以节省陈列时间，也可以产生特价优待的意味。

方便性

◆产品应陈列于顾客便于取货的位置。

◆重要产品放在较好的陈列点，争取使顾客能从不同位置、方位获得商品。

◆保证有８０％以上的余货，以方便顾客选购。

价格

◆价格要标识清楚。

◆价格标签必须放在醒目的位置，数字的大小也会影响对顾客的吸引力。

◆直接写出特价的数字比告诉顾客折扣数更有吸引力。

5.7招商方案

招商作为茶叶展会的一个非常重要的功能和参展目的，要提早做好筹划，制定详细的招商方案，对于局部茶企，招商甚至作为其参展的唯一目的。

对于北上广等规模较大、影响范围较广的展会，往往可以吸引全国范围内的客商，其他的展会的影响面可能只是区域范围内，而在两种类型的展会上公司的投入差异也较大，呈现给客商的品牌及企业印象也会有所差异；此外，来到展会上的客商要么已经在经营茶叶生意，要么有意向经营茶叶生意；因此，在北上广这种大型的展会上，各地市场部可以结合前期的客户资源积累情况，集中邀请其意向合作客户到展会地点统一进展招商洽谈，以大型招商会的形式表达，以借助大型展会的气氛制造声势；区域内的展会可以同样的方式小规模进展，提早做好邀约和相关准备工作，以实现集中开发经销商和协助经销商拓展分销客户的目的。

5.71发现与寻找意向客户

◆提早邀请

各区域市场部在日常工作中积累的意向客户或经销商的潜在意向分销客户均可做好提早邀约，借助展会的气氛和沟通平台向潜在合作客户展示公司的产品和品牌实力。

◆招商平台跟踪过客户

公司的招商平台积累的有意向、在跟踪、但还没有签订合作协议的客户，如400、网络上主动咨询的客户，可以做好提早邀约。

◆现场寻找

展会现场一般会有大批客商参加，这些客商要么在经营茶叶生意，要么对茶叶经营有一定的兴趣；要么在观察竞品，要么在寻找意向合作厂家，现场招商人员要抓住时机发现意向合作者，并做好接待，留下联络方式，并告知后续的招商活动安排，做好预约。

5.72确定沟通方式

◆展馆洽谈

展馆设置有招商洽谈区专供现场意向客户洽谈，展馆洽谈一般只合适意向会谈，就公司背景、产品体系、商业形式、加盟政策等做简单沟通，展馆洽谈客户要做好后期跟踪。

◆招商洽谈会〔招商会议+逐个洽谈+宴会〕

招商洽谈会是实现与意向客商深度沟通的比拟好的方式，招商会上做公司背景介绍、产品介绍、商业形式介绍及加盟政策介绍，招商会完毕后可进展一对一沟通，为客商进展解疑答惑，促进合作合同的签订。

5.73招商物料

招商物料既是招商信息的载体，也是公司形象的代表，常见招商物料有：

招商手册、公司画册、小礼品等，可根据展会的时间和区域市场特点制作适宜的物料。

5.74客户资料整理与跟踪

根据洽谈情况对客户信息进展分类汇总，对重点意向客户进展跟踪洽谈，促进合同签订。

并填写重点招商客户跟踪表，见附件3。

5.8展馆活动

5.81品饮

明确展会期间的品饮茶、品饮环节的设置，什么时间品饮什么茶品，并合理安排好自由品饮〔机动〕的茶品。

5.82茶艺

明确是否安排茶艺或与茶相关表演活动

5.83馆内推广活动

为提升展馆人气，现场的推广活动要做好统筹安排，确定每个详细的推广活动的目的、主题、方式等。

5.9制定传播排期

根据展会期间的重大事项安排确定邀请媒体的类型和时间，并制作媒介传播排期表，见附件4

5.10费用预算及参展方案定稿〔定稿审批〕

上述事项明确后，展会的参展方案即已定稿，参展方案文案撰写可参照附件5

6.展会执行〔现场〕

展馆布置完成后，展会进入正式执行阶段。

6.1执行培训〔会议、培训〕

6.11参与人员：

全体展会工作人员，包括茶艺师

6.12培训内容：

培训内容要有系统，培训内容和步骤可以分为如下三个局部：

◆背景介绍,包括参与人员、到场经销商、意向客户、筹备情况介绍等，目的是使全体参与人员熟悉展出背景、环境和条件，更好的去执行展会中各事项，做到心中有数，有条不紊；

◆展会介绍，包括展会和展品情况。

〔展览会情况包括名称、地点、展出日期、开馆时间、场地平面、展馆位置、出入口、办公室、餐厅、厕所位置等，展品介绍包括每一项展品的性能、数据、用法、用处、销售价格等〕

◆分工职责介绍，将之前已经明确的展会现场的事项〔活动现场分工表〕逐个核实一遍，再次明确分工职责、以保证展会及活动的执行效率和效果，务必要求所有参与人员全部到场。

◆技术训练,训练内容可包括：

前台接待训练、销售训练、茶艺师泡茶介绍产品训练、招商洽谈训练。

6.2展会执行

6.21配套活动

品鉴沟通\推广活动\销售\招商洽谈\举办方活动

活动开场前做好各项物料和产品的准备工作，现场管控，活动中的照片拍摄

2021年11月广州茶博会上产互助联盟活动，“我在祥源茶〞图片分享活动

6.3展会调研及信息搜集〔行业、市场〕

展会现场展商、消费者、客商云集，是难得的获取信息的时机，可以通过现场调研获取有价值的行业信息、市场信息、竞品商业形式及详细的推广策略等。

◆获取信息的内容：

行业：

竞品的产品品类、包装、主推产品、主销产品及目的市场

定位、推广策略、销售情况、展会布展情况等；

市场：

对于品牌的认知度比照、偏好、期待的产品；

◆获取信息的方式：

进店走访、购置、拍照、问卷

6.4媒介传播

媒体到场时间的跟踪明确，安排好指导承受采访的时间；

稿件撰写与发稿跟踪

6.5关于服饰与商务礼仪

参展人员是公司的形象代言人，展会期间应穿着正式、统一的服装，一方面可代表公司的形象，另一方面也是对观众的尊重。

7.展会总结

7.1目的达成分析

潜在客户搜集量〔招商〕

现场销售量〔销售额〕

推广效果〔粉丝净增量、媒介发稿量〕

7.2展会总结ppt

展会总结既是对详细的展会的客观回忆与评判，也是给后续展会提供经历借鉴的根据，展会总结的内容可按照以下展开：

展会回忆、参展效果、成功之处、缺乏之处、竞品表现、对以后参展的建议等，可参照附件6展会总结ppt。

附件：

附件1：

活动分工表

附件2：

产品及物料明细表

附件3：

重点招商客户跟踪记录表

附件:

4：

媒介传播排期表

附件5：

参展方案

附件6：

展会总结