高层的时间管理.doc

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   最適合自己的時間

最適合自己的時間—現在行動

哲學家說過，最好的問題是那些沒有答案的問題，比如最適合自己的時間是什麼？

一千個人有一千種不同的回答。

在我們採訪的公司CEO、商學院教授、管理學家、心理學家等人的過程中，關於時間、關於管理、關於時間和管理的關係，每個人的答案都鮮活而富有個性，有人將晚上的休息時間“攻讀”毛澤東、鄧小平傳記，而有人則認為時間管理需要借助“思維導圖”。

然而無論答案是如何的不同，目標卻是出奇的一致，那就是如何讓管理卓有成效。

的確，無論職位高低，只要你是一位管理者，就必須力求有效。

這也是我們之所以向您呈現以下這些精彩言論的初衷。

　讓管理卓有成效 

　畢博：

管理諮詢大中國區CEO

　我的日程基本上都是由我的秘書來協調安排的。

因此如果單純從工作的效率來看，很難說對於時間來進行控制，因為變化很多。

但是我想，這裏面是有原則可以把握的：

第一個原則：

客戶第一。

比如說，大客戶需要見的時候，我會把內部會議安排到別的時間。

因為內部會議是可以控制的，而客戶的時間你無法控制。

這需要靈活把握。

第二個原則：

員工第二。

對於我來說，主要的工作是“人”的工作。

我不希望員工來找我的時候，感覺到有任何的困難。

如果說到具體的時間安排，我的時間有三分之一在人上，比如做領導力的培訓。

有三分之一放在市場客戶上，還有三分之一用來處理日常的事務。

星期天我一般會休息，做一個平衡。

不會玩的人怎麼會做事？

效率也不會高。

我在壓力比較大的時候，效率會比較高。

很好的時間管理是很難控制的，因為很多事務是多變的、複雜的，很難提前控制。

每個人處理的方式不太一樣。

比如像傑克·韋爾奇，你進入他的辦公室三分鐘，如果彙報不能引起他的興趣，立刻走人。

對於管理者來說，看重的不是平時的工作效率，而是要看你的領導能力。

　邁克爾·艾斯古：

UPS首席執行長

　邁克爾·艾斯古曾向一些同事表示，理想上，他希望把自己的時間分為五個部分，20%給員工，20%給客戶，20%給投資者，20%從事義務活動，20%用於自我充電。

儘管如此，“你應該認真對待工作，認真對待家庭，認真對待社區活動，但只是不要對自己太過認真。

”艾斯古告訴他的經理們，實現平衡是領導藝術的一個重要部分。

艾斯古已經將UPS從一家包裹運送公司發展為一家提供更多服務的多元經營企業。

　張醒生：

盛禹銘集團董事長

　我的時間都是秘書來安排。

公司流程中，有一些是固定的安排，比如每週一的例會等等，這是必不可少的。

給自己的時間，就盡可能不要安排太多吃飯應酬的事，而多安排和家人在一起的時間。

想得大，做得小，衝突時首先要保證企業，這是最基礎的。

　朱鎮豪：

喜力貿易（上海）公司中國區總經理

　記得一位著名投資人曾說過：

“出差的時候是不可能工作的。

”而對於一名職業經理人來說，出差是家常便飯。

路上的時間如何有效地加以利用呢？

我每次出差前，會帶上三本書，其中至少有一本中文書和一本英文書。

三本書的分類如下：

一本歷史類，一本商務類，還有一本是笑話書。

在飛機上，可以看看隨身帶著的書，也可以什麼書都不看，靜靜地想事情。

“其實我覺得坐飛機的時間是很好的學習和思考的時間。

人要學會在同一時間做兩件事。

”

　“時間的管理，是要規劃性和靈活性兼顧的。

”這是我對時間管理的概括。

　密爾頓·科特勒：

科特勒諮詢集團主席

　我每個月有12天在中國度過，而且這樣的生活在六年前就開始，我是一個中國人。

我有一家公司在中國，有20名專業人士。

我的時間是由我的客戶管理的。

比如上周我們在北京和深圳、哈爾濱、大連、青島、瀋陽、長春、廣州、成都、西安、上海等。

客戶在什麼時間、什麼地方需要我們，我們就會按照客戶的需要出現。

我晚上休息時讀毛澤東、鄧小平的傳記。

我希望中國企業能像毛澤東瞭解農村一樣瞭解他們的客戶。

　李光鬥：

品牌戰略專家

　時間管理有兩種，一種是長期的時間管理，一種是短期的時間管理。

時間管理也有很多種，比如檯曆法，這樣可以防止時間上的衝突。

這也是我目前採用的方法。

人生的兩大目標，一是財務自由，一是時間自由。

要實現時間自由是非常難的。

中國的企業家中可能只有柳傳志做到了，中國的大多數企業家都很難做到這一點。

　菲力浦·科特勒：

美國西北大學凱洛格商學院教授

　每個人都可以有很多種不同的方式任意決定如何利用自己的時間：

社交、閱讀、散步、藝術、健身、看電視、打盹兒等等。

我們都要做這些事情的。

同時由於一天的時間有限，我們不得不做出選擇。

我的情況是，我最喜歡研究工作，因此我其他的活動很有限也就不足為奇了。

我不怎麼看電視，也沒有什麼值得一看的。

這還可以節省很多時間。

但每個人都要選擇一種生活方式，這種生活方式可以使他們最快樂，或者得到最多的回報，或都使他們產生最大的影響力，這取決於他們想要得到什麼。

　托尼·博贊：

美國大腦基金會總裁，世界著名心理學家

　時間在人類出現以前就已經存在了，它從古到今沒有任何變化，因此它不是能夠被管理的物件。

正確的做法是“在利用時間方面管理自己”。

要做到這一點，我們就必須瞭解大腦是如何工作的，並利用我們大腦的思維特點來管理我們自己。

我們可以利用思維導圖來管理自己的一天、一周、一月和一年的。

當然這個過程當中，會發生一些日程安排上的變化，也利用思維導圖的注釋來進行修改。

有時候人們可能會因為非常疲倦而放棄已經安排做的事。

實際上這也可以在思維導圖上體現出來，比如只用一種彩色來繪製思維導圖，或者體現在思維導圖上的資訊本身就是很無聊而不是很有創意的方式來表現的話，自然沒有興趣去完成。

同時還要審視一下你的思維導圖，看看是哪里的安排出了問題，才導致了你的倦怠情緒。

可能是休息時間不充足，或者是飲食不科學等等，在發現了這些原因之後，就要有針對性地改正。

這樣人自然就會精力充沛，能高效地完成各種任務了。

　何志毅：

北京大學管理案例研究中心主任

　我對自己的定義是學者，因此我的工作以學術為重。

目前我的時間安排是三分之一做學術研究，三分之一做管理工作，三分之一進行教學工作。

以後我的時間會調整，50%以上的時間會用做學術研究。

    透視科學管理時間的12個步驟

合理高效地安排時間，對我們的工作和生活有極其重要的積極意義。

根據普遍的心理學規律，科學地制定計劃，集中精力去適應和創造自己選擇的生活，有以下十二個步驟。

一、購買一個筆記本來做規劃本，其中包括日、周和月的日程安排表，可以用它來記錄時間的安排。

二、把自己明確的價值觀，樹立起的目標，已經設計的行動方案抄下來，粘貼在隨處可見的地方。

用彩色的紙或者墨水來吸引你的注意力。

儘量在規劃本裏、日曆和鏡子上、辦公桌、電腦螢幕上體現出來。

三、保證你列出每天的目標和日曆，能反映出長期、中期、短期目標。

如果你希望提高自己的身體素質，每天安排時間去健身中心或者在社區裏做運動，進行鍛煉。

對於職場人士來說，工作和與愛人共處是容易發生衝突的，但是和愛人共度溫馨時光又是非常重要的事情，怎麼來安排呢？

把和愛人共處這個事情安排在必須做的事情裏，如果是以周或者月為單位的活動日程裏，你就會發現自己有時間來完成它。

四、把能夠同時做的事情結合在一起，比如看電視的時候也可以熨衣服或者刷碗。

把活動按順序排列可以節省時間，可以把不同的任務和各種精力水準相搭配。

五、時間浪費最小化。

力爭削減這樣的活動，看電視的垃圾節目，煲電話粥，過度頻繁的客人來訪，參加無意義的會議，接受沒有實權的授權，毫無目的的行動，追求不切實際的目標等等。

但是也要給一些意外的打擾留出一定的時間。

六、學會說“不”，幫助別人也要有限度。

七、等待的時候把需要做的事情列出來。

八、每天抽出幾段短暫的時間來休息，作為私人享受的安靜時段。

在這些時段裏，練習深層次的放鬆方法。

這樣能夠幫助你弄清什麼對你才是最重要的，而不是為了迎合別人的要求而匆忙行事。

九、做非常重要的事情需要你全神貫注。

把經常分散你注意力的事情列出來，並計畫如何消除。

十、我們也需要借助外在環境的支援來完成自己的時間安排，比如你的事情需要集中精力，一定要保證有一個安靜的房間或者角落來閱讀、寫作或者思考。

十一、因為自己在管理時間方面的進步而獎勵自己。

其實，高效時間管理所帶來的積極推動力是對你努力的最大回報。

通過規劃和區分重要的活動，你可以自由地度過生活的每一天。

十二、在一天要結束時，回顧自己的時間管理表，把自己按照計畫完成的事情劃去，並給自己撫慰。

把自己做了卻沒有事先計畫的事情添上，根據高、中、低三個層次的重要程度來把這個事情定位，分析它屬於哪一個重要程度。

沒有完成的重要事情推延到第二天。

準備一天目標的最佳時間在前一天晚上或者在清早起床後不久，無論哪一個時間，你可以從最重要的事情開始計畫。

平衡你的計畫

CIOUpdate專欄作家RajeshSetty說：

“在實施你的‘計畫'清單之前，你需要對這些清單做更加周密性的思考。

”

你計畫去做許多工作，但是卻沒有足夠的時間嗎？

你的“計畫”清單中的專案每天都在增加嗎？

對於這些問題，我提出了以下幾條建議，希望能夠對你有所幫助。

1、時間管理問題在任何情況下都是IT人員需要掌握的技能。

但是，為了適應市場的快速變化發展，對於科技和技能的需求也就變得越來越多。

因而，這個問題成為了IT人員面臨的更大挑戰。

2、你無法管理時間，你只能管理你自己。

3、你真正需要做的是“平衡”。

要學會如何充分利用你的大部分時間，而不是如何在指定的時間內做多少事情。

我在這裏所談論的並不是告訴你，如何更好的去實施你的“計畫”清單，或如何在惡劣的環境下發揮更好的組織能力。

我認為你可以找到處理這些問題的方法。

我在這裏想談論的是，得出以上這些技巧及策略的思想和方法。

一、承諾之前

提出時間管理問題的原因來自于你向他人所做的承諾。

因此，在你做另一個承諾之前，要考慮一下你以前所做的所有承諾，然後考慮自己是否有能力去實現這些承諾。

例如，如果你的經理對你說：

“你能在今晚看一下這些提議，然後給我一些評論嗎？

”這個特殊的任務似乎只需要花費2個小時的時間，看起來非常容易完成。

然而，如果你認識到必須在今天所要完成的其他任務（昨天或上星期所做的承諾），那麼這個任務對你來說仍然很難去完成。

如果是這樣，你就需要去商議並且把這些任務劃分先後次序，以此對每一個所需要完成的任務做出正確的期望值。

二、向自己承諾

當你的任務不斷增加，你所需要做的事情就越多。

然而，“沒有時間”是否可以作為你沒有完成這些任務的理由？

比如：

你計畫用一個月的時間讀完一本好書，然而幾個月過去後，你連一本書都沒有讀完。

原因是什麼呢？

也許你會說，忙於在最終期限前完成項目，並且進行實施和傳播等等。

然而，這卻不是真正的原因。

我認為沒有履行你的個人計畫的最大原因是你根本不關心你對自己所做的承諾。

我遇到過許下類似承諾而沒有履行的人，他們會說：

“你知道什麼，沒有人可以代替我來完成我的工作。

項目在不斷地出現問題，我沒有時間去考慮讀書的問題。

”類似的話成為了他們的正當理由。

當然，你可以很容易地為自己找到一個理由。

如果你努力的去想，你甚至可以找到很多理由。

不幸的是，生活不會給那些找出最好理由的人帶來回報。

因此，理由並非是逃脫責任的有效方法。

如果你無法完成對自己的承諾，那麼為什麼不考慮向他人承諾，然後請求他們的幫助來履行你的責任呢？

三、重要問題

我一直都認為，提出正確的問題比找出正確的答案更加重要。

每次處理任務的時候，提出的最重要問題是“我怎樣可以完成它？

”然後，我們會忙碌地去尋找答案。

然而，我認為這個問題是錯誤的。

正確的應該是“什麼是最佳的資源組合，以便更好的執行這個任務？

”

因為在第一個問題中，你會把自己當成這個任務的行為者去尋找答案。

而在第二個問題中，你需要從資源中尋找答案來回答問題。

這兩個問題有許多的不同之處，當然，做出的答案也是不一樣的。