档案管理制度.docx
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档案管理制度
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管理标准
编号：
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档案管理制度
编制：
日期：
复核：
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审核：
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批准：
日期：
***************有限公司
管理标准
修 改 履 历
文件名称
档案管理制度
编号
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序号
修改日期
修改内容
起草部门
备注
0
新规制定
**************有限公司
管理标准
档案管理制度
编号：
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一、档案管理总则
1目的
为规范公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度（以下简称“本制度”）。
2适用范围
本制度适用于公司所有员工，但不包括以下人员：
（1）公司高层领导；
（2）临时工；
（3）试用期员工；
（4）严重违反公司规章制度，应当按照公司有关制度及国家法律惩处的员工。
遵守《档案管理制度》是每位员工的责任和义务，对不遵守本制度的员工，公司将依据制度进行相应惩戒。
3管理职责
档案室任职人员须保持相对稳定，具体职责为：
负责公司档案和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计等；
负责公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；
负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；
负责档案提供利用服务；
严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。
4文件材料的形成和归档
档案按照记述内容的不同划分为文书档案（行政管理、经营管理、生产技术管理档案）、科技档案（基建工程、设备仪器档案）和专门档案（会计、人事档案）；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。
5归档时间和归档程序
公司各部门所产生的文书档案（含单据等），根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。
各部门零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理、归档。
基建工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内统一整理后有序归档。
设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。
会计档案在会计年度结束后，暂由财务运营部保管一年，一年后由财务运营部整理后统一向公司档案室归档。
人事档案分为入职档案和离职档案两种。
入职档案（含转正材料）在员工试用期结束合格转正后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档；离职档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由人力资源部向公司档案室归档。
声像、实物档案，在产生后及时归档。
凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。
6归档要求
归档的文件、资料必须完整。
归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。
电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。
各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。
各类文件归档应及时、有效，不得将应归档的文件长时间积压在个人手中，各部门负责人应对本部门的文件归档工作进行监督、检查，如果因个人原因导致文件归档不及时，一经查实，将追究其相关责任。
7档案的利用
档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机着录工作，为利用计算机检索创造条件。
档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。
8档案保管期限的划分及鉴定
档案管理员须根据各类档案管理细则中的《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》（附表1）确定档案的保管期限及档案的价值。
档案保管期限分为永久、长期、短期三种。
其中长期为10年以上（不含10年），短期为10年以下（含10年）。
对公司有长远利用价值的档案须永久保存。
对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。
凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
9档案保密规定
严格遵守本制度，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。
接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。
严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。
整理档案应在档案室办公区内进行。
不得将档案带出档案室办公区，以防失密或丢失。
档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。
公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。
发现档案丢失，损坏要及时报告。
10档案查阅、借阅规定
借阅档案要认真执行档案管理制度和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。
因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅审批表》（附表2），写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，由查阅人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可查阅。
查阅重要档案资料，除办理条中规定的正常签字手续外，还应在档案管理人员的监控范围内查阅。
档案资料一般情况下仅供公司内部人员查阅使用。
如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，先由经办部门工作人员填写《档案借阅审批表》，由部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后，方可办理登记手续，并在经办人员及档案管理人员的监控范围内查阅。
复印档案资料需填写《档案借阅审批表》，由复印人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可复印。
档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档案借阅审批表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案室负责人签字确认并报公司总经理及董事长审批通过后方可外借。
借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。
借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。
如发生上述情况要追究借阅人的责任。
借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。
借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案使用登记台账》（附表3）上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。
如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。
11档案室制度
档案室实行专人管理，非档案室工作人员未经许可不得入内。
档案室内的档案柜要统一编号。
做到存放有序，查找有据。
要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。
要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。
保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。
档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。
下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。
离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。
认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。
案卷归还后，及时放回原处。
每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。
12档案销毁规定
按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。
销毁时必须填写《档案销毁审批表》（附表4），实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案室负责人审核、公司总经理及董事长批准后，进行销毁。
严禁将销毁档案转做其它用途。
档案销毁清册需归档，并长期保存。
二、档案管理细则
1目的
为加强公司文书档案的管理，推进文书立卷归档工作的规范化、标准化，根据公司实际情况，特制订本细则。
2主要内容及适用范围
本细则规定了人事管理、行政管理、财务管理、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及制度。
本细则适用于公司的所有文书档案管理。
3档案的收集与管理
坚持部门收集、暂管文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。
对处理完毕的文件材料，交由档案室集中统一归档和保管。
凡公司缮印发出的公文，一律由办公室统一收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。
由多个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。
公司级会议文件由办公室收集整理后交由档案室集中统一归档和保管；部门级会议文件由主办部门收集整理后交由档案室集中统一归档和保管。
档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。
档案室在管理活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。
4归档要求
党群、行政、经营、生产技术管理文件材料及各类单据的归档要求。
4.1.1凡是在工作中形成的具有保存价值的文件材料及各类单据应由各部门兼职档案员负责收集、分类、整理、保管、立卷，并向档案室移交、归档。
4.1.2归档的文件材料及各类单据应完整、准确、纸质优良、无金属物、手写文稿或底稿应用蓝黑或黑墨水书写，且字迹工整。
4.1.3归档的文件材料及各类单据应按自然形成规律，保持文件或单据之间的有机联系，按年度、组织机构分门别类。
4.1.4卷内文件应按文件内容主次、时间顺序排列，并编写页号，填写卷内目录。
4.1.5移交档案时应由各部门兼职档案员填写移交清单一式两份，经过档案室逐项核对后，双方签字。
4.1.6对一般管理性文件按年度归档，每年上半年接收上年度的文件材料，对特殊的专门性文件材料可针对具体情况放宽归档时间。
已实行计算机管理档案的，电子版可随时归档。
4.1.7对企业重大专项活动形成的文件材料，应由有关部门负责按专题对形成的文件材料进行积累、整理、组卷，活动结束后归档。
音像档案的归档要求
4.2.1音像档案是指企业在各项活动中形成的有保存价值的，以感光、磁性等材料为载体，以声音、影像为主要反映形式的历史记录。
4.2.2音像材料形成部门负责归档音像材料的收集、鉴定、整理和移交工作。
4.2.3归档的音像材料应进行价值鉴定，确认有保存价值的方可归档。
4.2.4归档的照片、底片、文字说明（概括反映照片的事由、时间、地点、人物等要素）三者应齐全。
4.2.5归档的录音、录像材料应当声音清晰、画面清楚，禁止使用劣质录音、录像材料制作。
4.2.6音像材料采取随时归档的办法，于形成后一个月内，由摄影者整理并编写文字说明后向档案室移交。
电子文件归档要求
4.3.1电子文件是指计算机及网络环境中生产的社会记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。
4.3.2电子文件形成部门负责电子文件的形成积累和整理工作，并随时向档案室移交。
4.3.3归档电子文件同时存在相应的纸质或者其他载体形式的文件时，应在内容、相关说明及描述上保持一致。
4.3.4具有保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝。
归档时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。
实物归档的归档要求
实物包括企业获得的各类市级以上荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗、书画等，应由有关部门随时归档，不得自存。
财会档案的归档要求
4.5.1应归档的财会档案必须完整、准确、真实。
4.5.2应归档的财会档案由会计人员进行整理组卷、划定保管期限，封面书写工整，装订牢固、整齐、装盒、填卡。
4.5.3每年形成的财会档案，在年度终了，整理组卷登记后，暂由财务部门保存一年，期满后由兼职档案员填写移交清单一式两份，向档案室移交，交接双方要根据清单逐件核对无误后，双方签字，明确责任。
基本建设档案的归档要求
设计建设单位和工程承包单位要由专人负责档案材料平时的收集与积累，在工程竣工、验收、交付使用后三个月内，将全部档案材料由设计、建设、承包单位整理、组卷、填写卷内目录，组成保管部门及时向档案室移交。
设备、仪器、仪表归档要求
4.7.1设备、仪器、仪表在购置或引进过程中，形成的全部文件材料由购置部门兼职档案员负责收集、整理、组卷、填写卷内目录组成保管部门，在验收、安装、投产半年后，由兼职档案员向公司档案室归档。
4.7.2购置、引进设备或精密、大型、稀有设备及维护、修理复杂的主要设备、仪器，由购置部门通知公司档案室与本部门兼职档案员同时参加开箱验收，接收随机文件，经整理，组成保管部门在验收、安装、投产半年后由兼职档案员向公司档案室移交。
4.7.3自制设备在设备试制，鉴定使用半年后二个月内，兼职档案员将全部文件材料、底、蓝图收集、整理、组成保管部门向公司档案室移交。
4.7.4设备、仪器、仪表在使用、维修、保养过程中形成的图纸和技术文件检修记录等，由兼职档案员进行收集、整理、组成保管部门随时向公司档案室移交。
科研档案的归档要求
4.8.1科研文件材料在科研项目完成鉴定后二个月内，由本项目负责人对形成的科研文件材料加以系统的整理、达到完整、准确，组成保管部门，按产品档案归档要求向公司档案室移交。
由多个部门协作的科研项目，其科研文件材料全部由主持部门负责立卷、归档，协作部门只保留本部门承担任务和项目总结报告和科研档案的复制件。
4.8.3归档的科研文件材料必须是原件。
4.8.4出国人员考察报告和科学技术资料在回国后二个月内，将文件材料整理后，向公司档案室移交。
5立卷分工
上级党、政、管理机构的来文，由办公室分别立卷归档。
各部门起草的文件、材料，由起草部门立卷归档。
各部门召开的专业会议或其它重要活动形成的文件材料，分别由各部门立卷归档；由多个部门联合形成的文件材料，由主办或牵头部门立卷归档。
6档案的立卷
组卷方法
公司形成的文件材料是组卷的主要内容。
上级针对公司的主要发文，等同公司类文件一起组卷。
上级（包括归口管理部门）下发的普发性文件，按问题特征组卷；文件数量少时，可按作者特征组卷。
干部任免、机构设置、启用印章等文件，按问题特征分别组卷。
各种会议记录、纪要和大事记、简报等以及各种会议文件材料，按名称特征组卷。
各种典型经验、调查材料，可按问题特征组卷，也可按作者结合名称特征组卷。
领导人在各种会议上的讲话材料，随会议文件一起组卷。
各种报表、花名册，按名称特征组卷。
请示与批复等文件，按问题特征组卷。
文件形成针对时间不一致时，可做如下处理：
一般文件在形成年度立卷；重要文件在批准年度立卷。
多年的计划在起始年度立卷；工作总结在终止年度立卷。
总结与计划写在一起的，根据主要内容确定立卷时间。
跨年度处理完毕的文件，在处理完毕的年度立卷。
跨年度的会议文件材料，在会议召开的年度立卷。
公司转发或批转的文件，按转批时间立卷。
跨年度的请示与批复按批复年度立卷。
无批复的重要请示在请示年度立卷。
档案盒正面应附有《案卷封面》（附表5）。
卷内文件排列
按文件的重要程度或时间顺序排列：
密不可分的文件按重要程度依次排列，公司文件材料在前，上级或下级文件材料在后。
请示与批复，批复在前、请示在后。
正文在前，附件在后。
转发件和被转发件一起组卷时，转发件在前，被转发件在后。
印件在前，定稿在后。
重要法规性文件的历次稿件依次排在定稿后。
非诉讼案件排列顺序为：
上级批复、结论（处分决定）、调查报告及主要证据材料、本人检查及本人意见、组织说明、基层意见等。
按问题—时间排列
反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。
按地区—时间排列
由同一管辖区内的几个部门组成一卷时，先分开部门再按时间顺序排列。
按作者—时间排列
先分开作者，再按时间排列。
按姓氏笔划排列
对某些人事案卷组成的卷，可按姓氏笔划排列。
卷内文件编号（采用阿拉伯数字）
卷内文件系统排列后，用铅笔编写页号。
凡有文件字迹的页面，均应一页编一个页号，正面编在右上角，反面编在左上角。
大张图表折叠后，编一个页号。
装订的案卷要填写本卷总页数。
编制卷内目录（附表6）
编写顺序号
按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一个顺序号；请示与批复要分别编顺序号。
填写责任者
填写文件制发部门或个人名称，可用通用、确切的简称。
各种简报、情况反映的作者，填写编发部门名称。
填写文件字号
填写文件字号（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。
填写文件题名
填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。
原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“[]”。
填写文件页号
填写文件页号时，用阿拉伯数字。
填写文件形成日期
填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”号。
7案卷装订
装订前要拆除文件上的金属物。
文件用纸规格不符合尺寸时，要加边裱糊或切齐。
一般采用A4幅面纸。
装订案卷要整齐、洁净、不压字、不掉页、不倒面、不损坏文件、不妨碍阅读。
文件材料纸张大小规定尺寸又不能切齐时，可视具体情况折叠。
使用卷皮、成卷装订的案卷，采用三孔一线左侧竖立装订、距装订口10毫米，装订长度160毫米为宜。
装订时用白色线绳，拉紧系牢。
使用软卷皮或成卷装订的案卷，需装在档案盒内存放。
中文横写或外文文件以左方装订为原则；中文直写文件以右方装订为原则。
8档案的移交与利用
各部门的文件资料应在立好卷后于次年第一季度，向公司档案室移交，重要文件于每月月末向公司档案室移交。
按案卷顺序填写《档案移交登记表》（见附表7）一式两份，交接双方根据移交表清查核对，双方签字盖章各存一份。
做好档案的借阅登记和提供利用记录。
9不归档文件材料范围
文件材料
重复文件；
无查考利用价值的事务性、临时性文件；
未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；
从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；
无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人员来信；
部门、办事机构和区域内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
为参考目的从各方面收集的文件材料。
外部来文
参加非主管部门、办事机构和区域召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；
非隶属部门、办事机构和区域抄送的不需要办理的文件材料；
下级来文
下级单位送来的参阅简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；
越级抄送的一般的、不需办理的文件材料。
10附表
附表1：
《企业文件归档基本范围与保管期限参考表》
附表2：
《档案借阅审批表》
附表3：
《档案使用登记台账》
附表4：
《档案销毁审批表》
附表5：
《档案案卷封面》
附表6：
《卷内目录》
附表7：
《档案移交表》
附加说明：
本制度由人力资源部负责拟制、修改和解释。
本制度经总经理、董事长审批后，自发布之日起执行，修改亦同。
附表1：
企业文件归档基本范围与保管期限参考表
表1经营管理类
序号
基本范围
保管
期限
1
经营决策
企业发展规划、经营战略决策、企业改革等文件
永久
转换经营机制、各项配套制度改革实施方案、请示与批复、总结、报告等
永久
董事会、监事会、股东会构成及变更方面的文件
永久
厂务公开文件
30年
厂长（经理）责任制、任期目标等
30年
股东大会文件
重要的
永久
一般的
10年
董事会、股东会会议记录、纪要、工作报告、声明、决定、决议、通知、名单、议程、报告、讨论通过的文件、公告、总结等
永久
监事会会议记录、纪要、工作报告、声明决定、决议等
永久
股票、股市方面的材料
30年
红利分配材料
永久
2
生产经营计划
生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料
30年
计划任务书或作业计划
30年
生产技术、经济指标完成情况分析
30年
3
统计工作
统计工作制度、规定、办法、通知
30年
生产、技术、经济统计报表
永久
企业综合性统计报表及分析材料
30年
工业普查报表
永久
4
财务管理
财务管理制度，规定、办法、通知
30年
财务管理计划、总结
10年
固定资产的新增、报废、调拨材料
30年
生产财务和成本核算
永久
税务方面的材料
永久
资产管理、价格管理、会计管理的材料
永久
5
资产管理
房产、土地方面的文件
房地产的权属证明材料
永久
房地产的租赁、使用方面的合同、协议等文件
30年
对外投资项目
投资规划、决策等方面的材料
永久
投资企业的董事会、股东会材料
永久
投资企业的财务报告、红利分配材料
永久
股权证、转让协议等股权管理方面的材料
永久
国有资产管理、登记、统计、核查清算、交接等文件
永久
企业的产权变动
产权变动的请示、批复方面的材料
永久
清产核资、资产评估工作的文件
永久
产权变动的协议、合同等
永久
资产处置方案、归属方面的材料
永久
因产权变动所致职工身份变化的材料
永久
多种经营管理
经营机构的工作计划、汇报、总结
30年
内部承包章程、合同、协议
30年
经济核算材料
永久
境外项目管理
境外项目的前期设计、规划、协议、合同等文件
永久
项目检查、竣工验收、重要的专项报告、审批意见等
永久
工作总结、计划、业务方面的一般来往函件
30年
6
物资管理
物资分配计划、记录
10年
物资采购、保管
重要物资和生产资料的采购审批手续、保管及招投标合同、协议、来往函件、总结
永久
办公设备及用品、机动车等的采购计划、审批手续、招投标、购置，机动车调拨、保险、事故等一般性文件
30年
仓库管理规章制度、台账、统计报表
30年
职工承租、购置单位住房的合同、协议和有关手续
永久
职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查表、职工住房申请
30年
7
产品销售
营销组织管理、网络建设材料
30年
产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录与纪要等
30年
销售合同、协议、函件
30年
订货会、市场分析和用户调查材料
30年
售后服务材料
10年
统计报表
永久
8
合同管理
商务合同正本及其补充件
重要的
永久
一般的
30年
客户资信调查材料
重要的
30年
一般的
10年
9
信用管理
企业认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等
永久
企业形象宣传、展览会文件
30年
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