行政管理工作标准化手册图文版更新.docx

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行政管理工作标准化手册图文版更新

行政管理工作标准化手册

五、分部——行政部13

六、分部——门店19

物业管理篇………………………………………………………………………………………20

一、水电管理………………………………………………………………………………………20

二、配电室管理……………………………………………………………………………………25

三、维修员管理……………………………………………………………………………………25

四、固定电话管理………………………………………………………………………………28

五、手机话费管理………………………………………………………………………………29

六、保洁费管理………………………………………………………………………………31

七、资产日常维护管理…………………………………………………………………………38

物资管理篇………………………………………………………………………………………39

一、固定资产管理……………………………………………………………………………39

二、低值易耗及消耗材料管理………………………………………………………………47

三、资产盘点管理……………………………………………………………………………52

四、办公物资配备标准及管理………………………………………………………………56

五、工服管理……………………………………………………………………………………60

六、物资购置、收、验货管理………………………………………………………………62

七、闭店物资、闲置资产管理…………………………………………………………………63

八、可变卖资产管理……………………………………………………………………………65

九、礼品礼金管理………………………………………………………………………………68

车辆管理篇………………………………………………………………………………………72

一、车辆配备标准………………………………………………………………………………72

二、车辆管理……………………………………………………………………………………73

公共关系篇………………………………………………………………………………………82

一、公共关系管理……………………………………………………………………………82

商业保险篇………………………………………………………………………………………86

一、商业保险管理………………………………………………………………………………86

第一部分岗位职责

一、总部——行政中心

1.负责制定公司行政体系、安保体系各项制度，优化工作流程，规划、组织、协调、管理行政安保系统各职能工作，监督制度和流程在大区和分部的落实。

2.负责公司行政后勤物资保障及资产管理规则的制定并监督制度和流程在大区和分部的落实。

3.负责公司商品、资产安全保障及消防管理工作规则的制定并监督制度和流程在大区和分部的落实。

4.负责公司办公区域的安全消防、环境卫生、办公秩序、设施设备、节电节水的行政检查工作规则的制定并监督制度和流程在大区和分部的落实。

5.负责拟定公司行政费用预算、节控目标并监督大区和分部的执行情况。

6.负责行政费用的各项管控措施的出台、落实、跟进及检查。

7.负责公司大型公关活动和大型会议的后勤服务及安全保障工作。

8.负责公司高层领导的安全保卫工作。

9.负责总部办公区安全管理工作，对公司内部各种突发事件的协调或处理。

1、总监

直接上级：

总部-分管副总裁

直接下属：

总部-行政中心-副总监/秘书/各部门经理/副经理

岗位职责：

（1）负责公司行政、安全、公共关系方面的服务工作。

（2）指导、制订中心系统专业建设和管理建设的各项措施、规章制度、流程，以管理和控制整个行政系统完成中心工作目标。

（3）保障公司战略决策、经营决策在行政职能管理上的落实、执行，实现公司在行政费用上的节约增效。

（4）执行公司总经理、副总经理、管理中心下达的各项任务、措施，并分解、落实、督导到中心系统的各执行层面。

（5）规划本中心工作的策略、措施、计划，建立工作目标的阶段性推进体系及管理体系、组织成员的建设体系。

（6）对员工宣贯中心管理方向及体系建设方向，保证公司战略思想、经营理念在中心系统内分解、规划并落到实处，指导系统内全员的工作方向和绩效导向。

（7）对公司行政费用支出进行审核/审批，严格控制公司的行政费用支出，保证预算的执行。

（8）负责公司政府公共关系资源的建立、维护、整合与管理。

（9）负责全国安保队伍的建立和培养，指导安保、消防制度的完善，建立应急机制。

2、秘书

直接上级：

总部-行政中心-总监/副总监

直接下属：

无

岗位职责：

（1）负责协助总监安排工作日程与会议计划。

（2）负责总监日常来访人员的接待工作。

（3）负责总监日常公文的流转和催办。

（4）负责总监布置的各专项任务、非专项任务的跟踪及督办。

（5）负责总监召开的临时小型会议的准备及纪要的整理。

二、总部——行政管理部

1.负责拟定公司行政费用预算并监督执行，定期做出专题费用分析。

2.负责拟定公司行政后勤服务、资产管理、外联管理的工作计划并督导实施及控制。

3.严格控制行政费用预算，并具体实施各项管控措施。

4.负责按授权对全国各大区、分部的行政租赁费、办公费、水电暖费、固定资产折旧费、物料消耗费、低值易耗品摊销费、行政车辆费、、通讯费（固定电话费、手机话费）、维修费、财产保险费、行政运杂费、清洁卫生费、业务招待费（本系统）等行政费用审核、报批工作。

5.负责制定规定各项行政费用项目的考核标准，并根据行政费用的发生情况进行通报及奖罚。

6.负责公司所辖各大区、分部的固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品等资产整体管理工作，规范和完成公司所辖各大区、分部的固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品账目的管理工作。

7.负责监督公司资产管理制度的落实、督导实物管理部门的工作，检查并定期进行通报及奖罚。

8.负责公司财产险、公共责任险等各种商业保险的投保及理赔工作。

9.负责公司资产的使用状况管理及处置的审核上报。

10.负责整合分部外联资源，指导分部外联工作的开展。

1、经理

直接上级：

总部-行政中心-总监/副总监

直接下属：

总部-行政中心-行政管理部各主管、文员

岗位职责：

（1）负责规范行政费用管理、资产管理、外联关系管理体系的各项制度流程及环节的相关联系。

（2）负责拟定公司行政后勤服务、资产管理、外联管理的工作计划并督导实施及控制。

（3）负责拟定公司行政费用预算并监督执行，定期作出行政费用分析。

（4）负责各项行政费用节省、管控措施的出台，以及监督、落实工作。

（5）负责行政费用审核工作。

（6）负责制定规定费用项目的考核标准，并根据行政费用的发生情况进行通报及奖罚。

（7）负责公司固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品等资产整体管理工作。

（8）负责监督公司资产管理制度、保险管理制度的落实，检查并定期进行通报及奖罚。

（9）负责公司资产的使用状况管理及问题资产处置的审核上报。

（10）指导统筹各大区、各分部开展外联工作。

（11）负责本系统人员实施绩效管理及工作指导，并提出人事任免、晋级、奖惩建议。

（12）对全国各大区、分部行政体系进行行政工作的培训、指导、考核。

（13）对大区、分部主管级以上人员进行管理，对人员的异动、入职、离职进行审核。

（14）负责部门专项任务工作的完成。

2、行政主管（兼外联职能）

直接上级：

总部-行政中心-行政管理部-经理

直接下属：

无

岗位职责：

（1）负责拟定物业、外联、修理、清洁卫生、固定电话、手机报销、行政租赁相关制度及工作流程并进行检查通报。

（2）负责公司物业、外联、修理、清洁卫生、固定电话、手机报销、行政租赁相关费用审核及拟定和完善各类行政费用的标准及节控措施。

（3）负责分部行政费用预算的审核工作。

（4）负责对公司行政费用预算、发生情况进行初步审核。

（5）负责行政费用报表的收集汇总。

（6）负责监督总部及大区、分部行政费用预算执行情况，定期作出费用分析。

（7）负责行政费用管理办法的拟订、修改、完善工作。

（8）负责管理、带动公司电工进行水电费节控的各项措施的研究制订。

（9）负责对总部及分部办公区域环境卫生、办公秩序、设备设施、节电节水行政检查工作的月度汇总、通报工作。

（10）负责总部、大区、分部公共关系档案管理，即时更新。

（11）负责对总部、分部上报的业务招待费用进行初步审核、掌控。

（12）负责协助上级对公司大型公关活动的组织协调。

（13）负责协助指导完成总部、大区、分部应急公共关系的处理。

（14）负责协助总裁和总监进行日常公关事务的安排与处理，以及行业协会、商会等日常对外活动的协调。

3、费用管控主管

直接上级：

总部-行政中心-行政管理部-经理

直接下属：

无

岗位职责：

（1）负责拟定后勤相关制度及工作流程并进行检查通报。

（2）负责公司后勤相关费用审核及管理。

（3）负责拟定和完善办公物资配发标准。

（4）负责监督全国各大区、分部后勤费用发生情况并给予定期通报、奖罚。

（5）负责监督全国各分部库存物资的管理，并对闲置或剩余物资进行合理调配。

（6）负责行政费用管理办法的拟订、修改、完善工作。

（7）负责行政费用报表的收集汇总。

（8）负责监督总部及大区、分部行政费用预算执行情况，定期作出费用分析。

4、保险主管（不含车险）

直接上级：

总部-行政中心-行政管理部-经理

直接下属：

无

岗位职责：

（1）负责拟定保险管理工作的年度及阶段性工作计划。

（2）负责拟定保险管理的制度及流程。

（3）负责公司保险管理中各项具体工作的落实、跟进。

（4）合理选择商业保险公司及投保险种，规避公司经营风险，参与公司与商业保险公司的谈判工作。

（6）负责公司保险管理工作各项通报的撰写工作。

（7）与财务中心协调，及时缴纳公司各项保险费用，及划拨保险赔款至分部。

5、车务管理主管

直接上级：

总部-行政中心-行政管理部-经理

直接下属：

无

岗位职责：

（1）合理选择商业保险公司及投保车险险种，规避公司经营风险。

（2）负责拟定车务相关制度及工作流程并进行检查通报。

（3）负责公司车务相关的费用标准拟定和车务相关费用的审核及管理。

（4）按照公司车辆管理制度及各地需求，监督各大区、分部行政车辆使用情况，合理调配、规范用车、管控费用，保证行车安全。

（5）负责拟定和完善公司车辆配置标准。

（6）负责监督全国各大区、分部行政车辆费用发生情况并给予定期通报、奖罚。

（7）参与公司与商业保险公司的车险谈判工作。

（8）与财务中心协调，及时缴纳公司车辆保险费用，及时划拨车辆保险赔款至分部。

6、资产管理主管

直接上级：

总部-行政中心-行政管理部-经理

直接下属：

无

岗位职责：

（1）针对全国各大区、分部资产管理现状，负责对日常出现问题和不足进行调研、汇总、分析，提出建设性意见并及时完善下发相应管理规定、制度，跟进检查落实情况。

（2）根据各时期全国资产较为突出的问题，负责制定解决方案并组织开展实施，将问题解决完毕。

（3）负责监督、考核各大区、分部资产维护保养、办公区环境卫生检查、门店设备设施维修率情况，月度通报、不定期抽查。

（4）负责组织每月度资产盘点工作（拟定通知、组织培训、审核报表、通报考核、跟进解决情况）。

（5）负责全国各大区、分部资产报废、调拨、借用、帐务核销等工作。

（6）与财务、监察、信息等相关中心作好资产管理工作的对接。

（7）负责全国各大区、分部、门店保险投保工作（投保、撤保、地址变更）。

（8）对大区、分部后勤主管、资产管理专员进行培训、管理，对人员的异动、入职、离职进行审核。

三、总部——物资采购部

1.负责拟订公司办公物资年度采购计划。

2.负责制定公司物资采购制度，制定各类行政办公物资的采购标准、质量要求并监督实施。

3.负责根据公司物资需求及消耗情况，确定各种物资合理的采购渠道及库存量，评估供应商信用、资质，规避合作风险。

4.根据采购计划及预算实施采购，保证公司物资供应。

5.负责将公司物资配发到位，并合理控制配送费用。

6.对供应渠道提供商品的价格、质量及售后服务进行有效管理和控制。

7.负责制定分部自购物资的品种、价位、质量标准，并监督管理。

8.负责对配发到总部、大区、分部的物资进行核对及费用结算工作。

1、经理

直接上级：

总部-行政中心-总监、副总监

直接下属：

总部-行政中心-物资采购部-各主管、专员

岗位职责：

（1）负责拟定公司办公物资年度采购计划并负责监督实施。

（2）负责拟定公司物资采购、库房管理、物资配送等制度及流程标准。

（3）负责调查研究公司物资需求及消耗情况，熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况，拟定及提供物资选型及性价比方案。

（4）指导并监督员工开展业务，不断提高业务技能，确保公司物资的正常采购量，减少不必要的开支，以有效的资金，保证最大的物资供应。

（5）负责审核年度各部门呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，评估供应商信用、资质，规避合作风险。

（6）掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地。

检查购进物资是否符合质量要求，对公司的物资采购单价和质量要求负全面责任。

（7）负责监督参与大批量商品订货的招标和业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。

（8）负责选择物流配送公司，控制配送费用，保证办公物资按时送达。

（9）负责建立库房管理制度及流程，保证物资安全。

对库房物资的盘点报表进行审核并提出处理建议

2、采购主管（办公设备、办公家具、办公用品、IT设备）

直接上级：

总部-行政中心-物资采购部-经理

直接下属：

无

岗位职责：

（1）负责按照公司采购制度，完成公司计划物资的采购，并保证及时采购到位。

（2）熟悉和掌握公司所需各类物资的名称、型号、规格、单价、用途和产地，保障购进物资符合质量要求。

（3）选择合理的采购渠道，降低采购费用。

（4）参与商品订货的业务洽谈，签订采购合同。

（5）维护供应商关系，研究谈判策略。

（6）建立供应商档案，评估供应商信用、资质，规避合作风险。

（7）负责采购物资的售后服务工作。

3、物资记账员

直接上级：

总部-行政中心-物资采购部-经理

直接下属：

无

岗位职责：

（1）负责与供应商、物流公司、分部联系，对配发到分部的物资进行账务核对。

（2）负责库房物资的进、出、存账务工作，监督并参与对库房物资进行盘点。

（3）负责与分部联系，对配发的物资质量、数量进行跟踪，并将结果反馈上级处理。

4、库房主管

直接上级：

总部-行政中心-物资采购部-经理

直接下属：

总部-行政中心-物资采购部-库房保管员

岗位职责：

（1）全面负责物资库房的仓储管理和库房工作人员的管理工作，做好库区内防火、防盗工作，保证库存物资的安全。

（2）建立健全库房物资账目，作到账实相符。

（3）依据出入库的工作流程，负责对物资进行验收、组织装卸、清点数量、核对型号并办理一切入账手续。

（4）负责库存物资的码放工作，要求按品种分区分类码放。

（5）负责监管好库区卫生，做到地面无杂物。

（6）负责物资的出、入、存业务的管理，指导库房人员做好盘点工作。

（7）负责库存物资结构的汇总、分析工作，并及时上报。

（8）负责物资样品的管理。

（9）负责建立合理的配送工作业务流程并组织实施。

（10）负责保障物资配送的及时准确，监督与检查配送的服务质量，控制物资配送成本。

（11）负责监督配送物资的核对工作。

四、大区——行政部

1.负责公司资产管理政策在区域的切实执行，监督所辖分部资产管理与资产安全。

2.依照公司授权对大区及所辖分部行政费用申请进行审核，并根据区域和各分部行政费用预算进行费用节控。

3.负责所辖各分部行政部工作的督导及管理。

4.监督各分部做好后勤物资保障工作。

5.负责区域内安保队伍的建设。

6.对本区域内所辖各分部重要公共关系进行维护和管理，并指导分部积极开展公共关系的维护工作。

1、行政总监

直接上级：

总部行政中心-总监-副总监

直接下属：

大区行政部-经理分部-行政总监

岗位职责：

（1）根据总部行政中心年度计划及阶段性计划对本大区内行政、安保、公共关系等相关工作实施指导、监督、管控。

（2）根据公司下达的行政费用预算及其它财务考核指标，带领大区内所辖各分部进行费用节控管理，指导分部进行费用节控措施的制定与完善。

（3）负责带领大区内所辖分部进行本大区内的资产统筹合理配置并监控资产盘点工作。

（4）负责带领大区内所辖分部安保队伍进行队伍管理及文化建设工作。

（5）负责带领大区内所辖分部对重要公共关系进行维护和管理，并指导分部积极开展公共关系的维护工作。

2、经理

直接上级：

大区-行政总监

直接下属：

大区-行政部-主管/专员/司机/礼宾接待员

岗位职责：

（1）根据总部行政中心年度计划及阶段性计划进行本大区内行政、安保、公共关系等相关工作的工作计划、实施、监督、控制等管理工作。

（2）根据公司下达的行政费用预算及其它财务考核指标，带领大区及各分部进行费用节控。

（3）负责公司大区公共关系资源的建立、维护、整合与管理。

特别是地方政府重要部门的对外重要公共关系的建立与维护。

（4）对所辖分部安保工作进行统筹管理和监督。

（5）负责统筹管理所辖分部行政费用、资产使用、维护监督管理。

3、行政主管

直接上级：

大区-行政部-经理

直接下属：

大区-行政部-专员

（1）负责对大区行政费用预算、发生情况进行初步审核。

监督大区、分部行政费用预算执行情况，定期做出费用分析。

（2）负责对大区内部行政费用预算执行情况进行监督，及对大区和分部各项行政费用节省、管控措施的监督、落实与指导并给予定期通报、奖罚。

（3）负责大区领导的车辆使用的安排。

（4）负责大区汽车使用费及车辆保养、燃料费的审核，办理大区车辆的年检及各种车务手续，交纳各种税费。

（5）负责对大区车辆行驶、使用情况进行检查。

（6）负责分部消防设施设备配备标准及数量的审核工作。

（7）负责本大区行政费用报表的收集汇总。

4、后勤主管

直接上级：

大区-行政部-经理

直接下属：

资产管理专员

岗位职责：

（1）负责对本大区及所辖分部物资类各项费用的初步审核

（2）负责大区的固定资产、低值易耗品、办公用品、办公家具、维修物料等物资的管理，并监督所辖分部该类工作的实施。

（3）负责本大区后勤费用管理办法的拟订、修改、完善工作。

（4）负责监督本大区各分部后勤费用发生情况并给予定期通报、奖罚。

（5）负责督导大区、分部的资产盘点工作。

5、资产管理专员

直接上级：

大区-行政部-行政主管

直接下属：

无

岗位职责：

（1）负责对大区的固定资产、低值易耗品、材料物资、台帐类资产等物资账务及实物的管理工作。

（2）负责按照总部的资产盘点制度定期组织大区各单位进行盘点并汇总上报。

（3）根据总部盘点要求及大区资产所属分部的资产盘点时间安排，负责组织本大区各部门盘点业务知识的指导和培训。

（4）协调部门之间的资产调拨，及时办理调拨手续，保障公司资产的有效利用。

（5）负责全面掌握本大区内各分部资产状况，及时跟进、督促分部解决问题并向总部反映所存在问题。

（6）负责大区月度办公用品的汇总、初审工作。

（7）负责指导分部财产保险、公责险的投保、理赔和后续处理工作。

（8）负责对分部资产管理员保险工作的培训、考核。

五、分部——行政部

1.根据制度规定进行分部资产管理的实物与台账管理，并定期盘点、保障资产安全。

2.根据分部行政费用预算进行费用节控。

3.负责分部外联工作，做好对外公共关系的建立与维护。

4.负责分部、门店各类证照的年审工作。

5.负责公司办公区域的秩序、设施设备巡检、节电节水及安全消防检查工作。

6.负责分部的零星办公物资的采购。

7.负责分部及门店物业管理、后勤物资保障、车辆日常管理、分部前台接待管理工作。

8.负责分部财产保险的申报、理赔等各项工作。

9.处理分部相关的经济、民事诉讼案件，开展或协助外聘律师开展调查、取证、起诉、应诉、出庭等工作，保障公司合法权益。

10.开展分部公司商标、专利等知识产权的打假、维权工作。

11.参与分部层面的重组、兼并、投资、上市、租赁、房屋买卖、资产转让等重要经济活动，处理有关法律事务。

12.参与分部进行重大经济项目的谈判，提出法律意见和建议。

13.参与分部人力资源部门处理劳动纠纷中涉及的法律事项。

14.负责审查分部各合同的合法性，对合同进行风险提示。

15.负责起草、审核分部的重大合同、章程、规章制度等有关规范性文件或法律文书。

1、行政总监

直接上级：

总部行政中心-总监/副总监大区-行政总监

直接下属：

分部-行政部-经理安保部-经理

岗位职责：

（1）根据总部行政中心年度计划及阶段性计划对本分部行政、安保、公共关系等相关工作实施指导、监督、管控。

（2）根据公司下达的行政费用预算及其它财务考核指标，带领本分部进行费用节控管理，指导分部进行费用节控措施的制定与完善。

（3）负责带领本分部进行本大区内的资产统筹合理配置并监控资产盘点工作。

（4）负责分部安保队伍管理及文化建设工作。

（5）负责本分部对重要公共关系进行维护和管理，并指导分部积极开展公共关系的维护工作。

2、经理

直接上级：

分部-行政总监

直接下属：

分部-行政部-副经理/主管/专员

岗位职责：

（1）负责分部内行政、外联等相关工作的工作计划、实施、监督、控制等管理工作。

（2）负责审核分部各项行政费用支出、执行情况，并进行相应管控。

（3）负责本分部行政费用节控措施的出台。

（4）负责分部相关外联资源的建立、维护、整合与管理。

特别是地方政府重要部门的对外重要公共关系的建立与维护。

（5）传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神。

（6）负责分部、门店各类证照的年审工作。

（7）负责分部固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金办公物资的实物与台账管理，并组织盘点工作。

（8）督导分部行政部车队主管，开展对分部行政车队的管理工作和对配送车队的监管工作。

（9）开展对分部行政系统的员工队伍建设和岗位培训工作，不断适应公司未来经营发展的工作要求。

（10）当连锁发展部与物业谈判电价高于当地政府指定价的，负责与连锁发展部共同与物业方洽谈，以争取我方利益。

（11）负责对本部门员工、分部行政系统人员的工作绩效进行综合考评，并提出人事任免、晋级、奖惩建议。

3、副经理（XL级以上）

直接上级：

分部-行政部-经理

直接下属：

分部-行政部-主管、专员

岗位职责：

（1）协助经理本部门行政后勤系统的发展规划及阶段性工作计划，负责分解并落实各单位的行政费用支出预算计划并督促执行。

（2）根据行政部的工作分工，做好归口管理，加强对相关工作的计划领导，组织并督导部门主管及工作人员做好实施工作，确保各项工作管理到位、督导严格、保障有力。

（3）负责对归口管理的员工及门店的行政员工进行综合考评，并提出人事任免、晋级的建议。

（4）负责协助本部门经理对分部固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金办公物资的实物与台账的监控与管理，并负责具体组织盘点工作。

（5）负责协助本部门经理对分部相关外联资源进行建立、维护、整合、管理。

特别是地方政府重