企管法务部工作职责.docx

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企管法务部工作职责

企管法务部工作职责

一、组织架构模块

二、公司制度模块

三、运营管理模块

1、预算管理

2、部门运行管理

3、客户管理

4、风险管理：

业务风险管理、基建风险管理、采购风险管理、运费回收管理

5、数据分析管理

四、法务事宜模块

五、其他工作模块

年初有方案，年底有总结；经费有预算，培训有考核。

组织架构模块

一、公司的组织架构有决策层、职能层、执行层。

组织架构

架构功能

设定架构要求

决策层

战略目标、战略规划

职能层

管理层级、管控力度

管理层级不易过多、职责明确

执行层

执行力度、工作效率

提高工作效率

二、职责：

1、要用开展变化的态度对待公司的组织架构，不同阶段〔起步、开展、稳定、成熟〕、不同时期〔市场繁荣期、市场稳定期、市场衰败期〕，公司的组织架构要随之进展调整，防止因管理层级过多、流程繁杂冗长等原因影响执行力，影响公司的整体成长。

2、针对公司所处的阶段和时期，提出合并、撤销、增设某个部门。

组织架构变化

到达要求

合并

1、职能部门职责重复，影响执行部门的执行力。

2、业务部门的效益与本钱费用不匹配，经过工程可执行性报告分析，整合资源能更好的效益增长。

撤销

1、管理层级过多，影响执行力。

2、业务部门效益负增长，经过目可执行性报告分析，为市场潜力挖掘殆尽。

增设

1、管理需求，职能部门职责空缺。

2、经过目可执行性报告分析，市场潜力巨大。

3、合并、增设部门决策一旦成立，企管法务部应于成立后7个工作日组织部门经理进展部门职责、岗位职责修订。

三、审批流程：

企管法务部提出意见?

组织架构变动工程成立分析报告?

总经理办公会讨论

董事长签批通过

集团办公室下文通知

四、责任部门：

决策层、企管法务部、集团办公室

五、

预算体系架构

公司制度模块

一、公司制度架构

制度分类

明细分类

编写部门

公司层面通用管理制度

行政任命

集团办公室

管理制度

企管法务部

部门层面出具规章制度

部门规章制度

公司各部门

部门岗位职责

操作规细那么

二、职责：

1、建立健全公司的各项规章制度，并根据实际执行情况及时修订完善，包括：

●组织编写公司层面管理管理制度，并审核、报批，保证各项制度之间的协调统一。

●组织各部门自行编制岗位职责、操作规细那么、部门规章制度，企管法务部统一审核后，报批。

●制度编写要求直接、简单明了、切实有用、可操作性强、苛求细节，能严格落实，能让员工工作有制度可依。

2、跟踪监视公司制度的执行落实情况，提出修改、补充、完善的意见。

3、每两年对公司层面管理制度、部门规章制度修订一次。

每三个月对部门的岗位职责、操作规细那么修订一次。

4、所有的制度及职责细那么，企管法务部存留电子档案。

三、流程：

四、

1、企管法务部编写?

公司层面通用管理制度?

总经理办公会审批董事长签批集团办公室下发

2、各部门编写?

部门规章制度?

报企管法务部审核总经理办公会审批董事长签批集团办公室下发

3、业务部门编写?

岗位职责?

+?

操作规细那么?

航运事业部审核企管法务部存档

4、后勤部门编写?

岗位职责?

+?

操作规细那么?

企管法务部存档

三、责任部门：

决策层及全公司各部门

四、与企管法务部工作衔接：

1、企管法务部列表式管理公司所有的管理制度、规章制度、岗位职责、操作细那么。

2、企管法务部有责任提醒和要求各部门进展各项规章制度制定和修订，有权对不按以上规定或程序制定和修订制度、职责、细那么的部门进展处分。

3、企管法务部根据公司管理制度及部门规章制度，部门岗位职责和操作细那么监视执行落实情况，违反以上制度者予以处分。

五、预算管理执行的根底：

公司的管理制度及规章制度、岗位职责、操作细那么

运营管理模块

一、预算管理：

1、目的：

预算管理就是事前的管控方案，事中的管控根底，事后的考核依据。

分为预算编制、预算控制、预算执行、绩效管理四步，涉及企业的战略、绩效、方案、管理、财务、监控等方方面面，实现资本使用率提高，管理风险可控，资源配置合理，绩效考核鼓励，目标本钱管理等管理目标。

2、流程：

形成自上而下，自下而上的闭环。

病管理

注：

根据预算指标列方案，排预算节点，对预算节点进展决策层、监视层、执行层的管理和监控。

预算指标：

业务预算

销售预算、人工预算、本钱预算、销售及管理费用预算

专项预算

工程可执行性报告

财务预算

资金预算、利润预算

预算节点：

销售预算

部门销售收入预算

人工预算

部门用工工资费用预算

本钱预算

部门与销售收入配比的本钱付出预算〔含资金占用本钱〕

销售及管理费用预算

部门销售费用、各项管理费用〔固定费用和变动费用〕预算

资金预算

财务关于现金收支、短缺与融通的现金流预算

专项预算

投资工程的时间、规模、市场调研、本钱效益分析、资金筹措方式等可执行分析报告。

3、职责：

1〕根据年度战略目标进展预算编制，并将预算指标转化成预算节点，自上而下下达，要求各部门层层分解。

2〕审核、协调、平衡、修订自下而上的部门预算节点及行动方案和方案，层层确认，完成最终的预算编制。

3〕进展预算执行监视，预算调整监视，预算反应监视，滚动式修订预算方案。

4〕自公司制定出战略目标开场起2个月，完毕当年度预算编制工作。

5〕参与每季度的预算绩效考核。

4、与企管法务部的工作衔接：

预算管理工作中，企管法务部起到承上启下，协调统一、组织监视的主要作用。

企管法务部安排专人负责编制、统计、汇总、监视。

二、部门运行管理

部门职责：

1、企管法务部和航运事业部、网点管理部一起对各个业务部门进展全方位的、深入的监视检查，企管法务部主要从财务角度和法律角度挖掘、分析和控制部门管理的风险点、严肃讲解公司对职务侵占等行为的态度和决心、相关法律意识的普及、企业文化的宣传等方面开展工作，始终站在公司的立场和角度，对待所有发现的问题，小问题当场指出、指正，提出整改要求、整改期限，并后续跟踪整改情况，大问题立即上报公司领导。

2、企管法务部要有效监视防控各种部门耗行为，及时发现这种耗点。

如部门经理管理松散、存在人浮于事、客户群体不安康、运费回收不重视、业务流程风险点不防控、法律意识和本钱效益意识薄弱、客户风险评估不到位、部门之间沟通不畅等情况。

做好风险控制、防、跟踪监视，及时上报公司领导，为领导的战略控制和决策做好参谋。

三、客户管理

部门职责：

1、客户管理流程控制：

签合同建档案后期跟进进展客户维护货量波动分析运费回收风险

2、与运费回收主要相关：

监视要求业务部门了解客户申请付费的时间点和习惯，对接我公司业务员对账和开发票的时间。

监视要求业务部门从开场与客户合作，就谈好收费期限，培养客户良好的付费习惯。

3、与客户效益主要相关：

监视要求业务部门了解客户的真实情况，做到对客户的开展实况持续的跟进，根据每个客户的特征指导操作员积极主动的对客户的货量变化及合作情况进展梳理和分析。

要求平台部门每月将增减幅度很大的客户进展梳理和分析，反应至相关业务部门。

4、与风险主要相关的方面：

合作全程业务的客户，监视要求业务部门在开展业务之前签署货运代理协议；合作非全程业务的客户，监视要求业务部门在开展业务之前签署业务代理协议。

5、客户的维护和管理，要有系统的跟踪落实，优质的效劳，持续的跟进，有方案地维护，才能将因客户管理不到位带来的业务风险降到最低。

四、风险管理

1、风险识别渠道：

业务类，基建类，采购类

业务类：

与航运事业部一起挖掘业务流程，业务部门管理链条上的风险节点，包括业务操作风险节点，运费回收风险点，部门经理自身管理节点，部门管理节点，业务人才培养节点，协作式职务侵占节点，运费回收流程节点。

基建类：

参与基建工程的各个决策点，确定施工方的招投标，确定材料的采购考察，确定合作的合同签订，确定工程量的计量工作，确定工程金额的审计工作，确定工程付款的监视工作。

采购类：

办公用品及电子产品，车辆用品的日常采购，控制供给商及采购价格，采购数量等管理风险，优舶直营中心的采购控制合同类风险。

2、风险预判：

业务类，基建类，采购类

业务类：

运费回收类纠纷，职务侵占纠纷，客户管理风险。

基建类：

工程合同纠纷，工程质量纠纷。

采购类：

购销合同纠纷，产品质量纠纷。

3、风险控制：

业务类，基建类，采购类

业务类：

用制度，流程，管理，意识做规管理管控，用法律条文做法律管控，用强制性的奖励处分制度做原那么管控。

基建类：

合同签署规，质量出现问题，及时与施工方沟通，签署集团公司出具的罚款通知单。

采购类：

严格把关合同的签署，原那么坚守。

4、风险发生后的处理渠道

与企管法务部的工作衔接：

各个部门及时、敏锐的发现风险转化成纠纷，一定要关注时效性的要求。

设立专门的纠纷处理渠道：

一旦风险转化纠纷，发生纠纷的部门要及时将实际情况和相关资料上报公司领导和企管法务部，由企管法务部处理后续法律诉求和事务处理，相关部门积极配合。

5、运费回收催收工作

1〕、企管法务部每天进展各部门运费回收率的核算，发送各业务部门抄送各事业部负责人进展催费提醒。

2〕、企管法务部每周进展大额及超期的运费汇总，发送各部门进展催收，且要求各部门落实并回复，整理后发送各事业部负责人及分管副总，加大运费回收的催费力度。

3〕、负责核算未收回款项的利息和每月的新客户奖励。

4〕、运费催收是企管法务部常态化的工作，每天每周严格执行，对不合理的欠费不但有提醒，还有对部门经理及事业部负责人的询问和催收，并及时将实际情况上报分管副总，要求加大催费力度或进展相关催费措施。

发现有异常欠费的客户，及时进展重点考察，专题研究，汇总上报分管副总和公司总经理。

五、数据分析管理

工程

公式

备注

毛利率

〔收入-本钱〕/收入

纵向、横向比拟其变动情况，比拟分析收入与本钱的配比

新客户收入占比

新客户收入/总收入

分析每月新客户的拓展情况，为部门销售管理提供数据支持。

招待费

招待费额

分析招待费的发生与客户维护、收入、新客户拓展的投入产出比，为部门客户管理提供数据支持。

平台效劳费

比照我司与其他报关行的费用，找出差距和原因。

应收账款的时机本钱

应收账款的周转率和变动本钱率

分析每个部门占用公司资金的本钱，为部门效益分析提供数据支持。

部门变动费用

比方费、车辆维修费、办公费等

环比分析部门的变动费用的增减，分析管理中存在的问题。

平台及后勤部门费用汇总

平台及后勤部门的管理费用汇总

分析全公司的业务收入1元，需要付出多少辅助业务部门收入的管理费用，为部门效益分析提供数据支持。

盈亏临界点

利润为零时的部门收入；利润为零时的部门本钱

分析部门的保本点收入和保本点本钱，为部门效益分析提供数据支持。

法务事宜模块

〔一〕合同的审核和管理：

1、企管法务部要严格按照合同法的规定，规公司需求的各类合同本，审查合同容及合同签章的合法性，规合同管理。

2、对递交企管法务部的合同进展初审，对合同中不利于我公司的事项重点标注，要求签署合同的部门与对方协调，以我方合同定稿为要求。

业务类合同要求区域经理、分管副总签字认可方可盖章。

3、对一些重要合同或合同中的一些疑点，及时联系律师参谋，或进展询问，或要求其进展审核。

4、合同的审核必须做到万无一失，不放过任何一个疑点和漏洞，这是合同审核工作的原那么。

与公司的签约律师沟通，要注意分寸，谨言慎行，严守公司。

〔二〕其它法务事宜：

1、员工法律意识的培训：

组织法律知识的培训，结合公司的实际业务及实际案例，进展重点分析和工作思路的研讨，让员工能从与切身相关的法律风险案例中真正领悟到法律意识的重要性；对新公布的与公司实际业务相关的法律法规，及时组织学习和研讨，防可能发生的风险。

2、公司决策行为的合法性分析、协助部门解答法律咨询：

企管法务部不参与任何部门的具体工作，但对公司决策行为、部门各类工作行为提供及时、详尽的法律意见和建议，控制各类可能发生的法律风险。

3、各种法律案例的整合：

自企管法务部成立之日起，对每一次法律风险的咨询、法律事件的处理、法律案例的分析进展整理和存档，形成法律风险控制的数据化管理体系。

4、制定风险分析战略和风险管理战略：

对公司可能发生的各类法律风险进展提前预判和分析，比方业务合同或业务行为法律风险、人事劳动法律风险、企业管理法律风险、采购合同及借款合同法律风险等，经过专业律师的审核和修正，部署风险管理战略，能第一时间对各类法律风险进展及时、准确地躲避、转移、控制。

其他工作模块

一、重要证件的保管

1、重要证件的借出，需要递交申请，部门经理签字，分管领导同意。

正常业务如财务办理银行业务、办理公司养老保险业务等，部门经理签字即可；除此之外，证件外借，均上报分管领导同意之后，方可借出。

2、公司的重要证件保管，要确保证件的平安和完整，外借时必须说明原因和递交申请，并要求及时归还。

二、采购监视：

1、要求采购员首先对大批量采购的供给商进展资质备案，监视采购员是否按公司的采购管理流程进展采购，采购物品是否必须采购，是否货比三家，是否价格最优，是否满足采购需求等。

2、对一些大件采购，做到事前实地考察，对采购商的规模和资质进展摸底查验，并如实上报公司领导。

3、与采购员考察定点供给商，用采购量最大限度地去争取最低的采购本钱。

4、监视采购员严格遵守集团公司的采购管理规定，认真执行和落实，尤其要自律。

5、制定健全严明的采购制度，配套有采购监视事前控制、事中监视的监视体制，企管法务部人员应坚持原那么，廉洁自律，维护公司利益，发现采购人员有职务侵占地行为，要及时制止，及时上报，绝不姑息。

三、基建工程的全程监视：

1、企管法务部参与集团公司所有基建工程工程的招投标工作和实地测量、合同签订、价格审查、工程进度、质量验收、工程审计、完工结算和决算。

2、严格审核拨款方案，深入查看工作进度和工程质量，达不到公司要求，不予拨款。

3、做好基建工程的全程监视，要及时询问，多方求证。

实地测量要实事、认真细心，做到合同签订、价格审查工作的事中监视，实地考察，合同签订的风险防控。

质量验收工作需要加大对基建工程工程的审查力度，严格指正不合格工程。

需要审计公司审计的工程工程，企管法务部的监视重点是三方的计量现场，要求审计方公平公正的进展审计，不能损害我公司的利益。

需要实地测量进展结算和决算的工程工程，企管法务部的监视重点是实地测量、测量数据的计算、决算表中的工程单价是否与合同一致等。

工程拨款的监视重点是工程的实际进度和质量是否满足拨款要求，做到严格把关，从严要求。

四、其它工作:

1、公司废旧物资的处理，严格按照集团公司废旧物资处理的管理规定进展审查和监视，审查废旧物资是否不可再用，审查废旧物资的处理价格是否公平合理。

2、值班情况的抽查，对所有的值班进展不定期的抽查，并结合公司的监控系统进展落实，发现异常的，及时上报公司领导。

3、完成公司领导交付的其它工作任务。

为适应严峻复杂的外部市场环境,全面系统地识别、评估、分析公司面临的法律风险和管理风险，持续强化公司决策管理、制度管理、业务运行管理、风险监控、合同管理、基建监视、采购监视等各项企管法务工作，发挥综合管理职能，有效预防各类风险事故,最大限度维护公司的合法权益，为公司科学决策、依法经营、稳健开展提供法律化建议和保障。

集团企管法务部的职责：

拟定制度列方案管理监控考核奖惩为管理主线，制度为根底、方案为方案、管理为保障、考核为力度，形成企业管理和风险管理的长效机制，实现对公司法律风险和管理风险的有效控制。