电子档案系统操作手册.docx
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电子档案系统操作手册
电子档案管理系统操作手册
浙江安普利通信技术有限公司
二○一四年六月
1.前言
1.1导言
电子档案系统是以电子影像技术为支撑,将纸质档案转化为电子信息进行管理,从而对实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。
本手册介绍了电子档案管理系统V1.0(以下简称电子档案系统)操作与使用,主要包括两部分,第一部分涉与到从纸质档案的采集,电子档案的建立,到电子档案的查询借阅等一系列的流程化管理功能,第二部分主要针对系统管理员讲解对于系统用户、权限、接口等方面的相关配置,它涵盖了系统首页、档案查询、档案采集、影像管理、档案管理、接口管理、库房、系统管理八个模块的使用说明。
1.2适用对象
本手册适用于电子档案系统管理员等技术支持人员,进行档案管理工作的档案管理员,以与需要进行档案上传、借阅等操作的其他工作人员。
1.3公司地址
浙江安普利通信技术有限公司
通信地址:
杭州市西湖区金祝北路21号西湖物资大楼5楼
联系电话:
5
传真号码:
5转811
2.开始使用
2.1登录系统
打开浏览器,在地址栏中输入权力运行工作平台的网址,如(其中IP地址和端口以当地应用地址为准),进入登录窗口。
如下图2-1所示:
图2-1电子档案系统登录界面示意图
输入用户名和密码,回车或点击【登录】即可进入系统主界面。
如下图2-2所示:
图2-2电子档案系统主界面示意图
2.2系统主界面介绍
图2-3系统主界面介绍示意图
主界面如上图2-2分为登录信息栏、业务菜单栏和工作台这三个信息块:
登录信息栏:
可查看当前登录的用户信息,点击【退出】可以切换其他用户登录;点击【修改密码】可以对自己帐号的密码进行修改。
业务菜单栏:
为用户的模块栏(此栏目视用户权限的不同而不同,图片中展示的是超级用户权限,即显示出系统所有模块)。
用户可以点击不同的模块进入对应模块所显示的信息界面。
主要有首页、档案查询、档案采集、影响管理、档案管理、接口管理、库房管理和系统管理八个模块。
其中前面五个模块是电子档案系统的档案维护相关的功能,后面三个模块式电子档案系统的系统管理相关的功能。
工作台:
是用户的进行系统操作的主要区域,也是系统信息展示的主要区域。
3.电子档案管理操作指南
3.1首页
正在建设中
3.2档案查询
图3-1档案查询子菜单界面示意图
【档案查询】模块是对系统中所有已采集档案的检索和查询,当鼠标移动到【档案查询】模块上时,在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单,如图3-1,分别为【个人查询】、【单位查询】、【业务查询】。
3.2.1个人查询
正在建设中
3.2.2单位查询
正在建设中
3.2.3业务查询
图3-2业务查询界面示意图
选择【档案查询】->【业务查询】,进入如图3-2所示的业务员查询界面。
●档案检索:
先选择档案类别,然后依次选择我们所需的其他关键词,如档案编号,档案上传人等,点击“查询”就可以检索出我们所需要的档案,并以列表的形式显示其简略信息;
●详细信息查看:
对于检索出的每条档案记录,点击其操作栏下面的“
”按钮,在下面就会显示这条档案的详细信息,如图3-3所示,在这里点击“附件”,即可查看该档案上传的映像附件。
图3-3档案详细信息示意图
3.3档案采集
图3-4档案采集子菜单界面示意图
【档案采集】模块是利用各种电子影像技术,将纸质档案转化为“电子文件”上传到系统中,之后可以对这些“电子文件”进行“建档”、“归档”等操作,使之转化为可以进行在线预览和借阅的电子档案。
当鼠标移动到【档案采集】模块上时,在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单,如图3-4,分别为【基础采集】、【历史采集】、【事后采集】、【实时采集】。
3.3.1基础采集
正在建设中
3.3.2历史采集
【历史采集】是针对系统创建之前已经入库的纸质档案,利用各种电子影像技术,将纸质档案转化为电子文件上传到系统中。
选择【档案采集】->【历史采集】,进入如图3-5所示的界面。
图3-5历史采集界面示意图
✧档案增加:
点击“增加”弹出如图3-63所示的窗口,先选择档案类别,然后依次录入该类别档案所需的相关信息,如档案编号,档案上传人,上传人身份证号等等,点击“附件”,上传该档案相关的影像资料;
图3-6档案增加示意图
✧在采集档案修改、删除:
对于处于“采集”状态(指还没有建档的档子文件)电子文件,的“查询”按钮,找到需要进行处理的电子文件,如图3-7,点击列表中的“”和“”对电子文件进行相应修改和删除;
图3-7档案修改、删除示意图
✧建档:
对于已采集的电子文件,同样点击“查询”按钮,可以检索到这些电子文件,此时它们的状态为“采集”,点击“建档”按钮,如图3-8,管理员填入审核信息,这些电子文件就转变为较正式的电子档案,流转到“建档”环节中,这些电子档案的相关信息不能在进行修改和删除。
图3-8采集文件建档示意图
3.3.3事后采集
【事后采集】是针对我们业务系统中产生的档案进行采集,当本系统与业务系统做好接口对接后,业务系统产生新的档案时会录入该档案的唯一标识信息,包括档案编号等等,这些信息会传递到我们系统中,按照与历史采集相似的操作方法,把这些唯一的标识信息录入系统,在系统中形成与业务系统相对应的电子档案,实现电子档案共享。
事后采集除录入档案信息时必须与业务系统一致外,其他操作与历史采集相同,这里不再过多介绍,详情参照章节3.3.1。
3.3.4实时采集
正在建设中。
3.4影像管理
【影像管理】模块是将已建档的电子档案进行归档,系统管理员将纸质档案入库,纸质档案与电子档案完全对应,形成正式的电子档案,同时还提供废弃档案销毁和原始档案变更的相关功能。
当鼠标移动到【影像管理】模块上时,在菜单栏中显示出该模块的四个子菜单,如图3-9,分别为【建档】、【归档】、【变更】、【销毁】。
图3-9影像管理界面示意图
3.4.1建档
选择【影像管理】->【建档】,进入如图3-10所示的建档界面。
图3-10建档界面示意图
✧查询已建档档案:
点击“查询”,选择档案类型与相关关键字,检索所需的档案信息;
✧撤销建档:
电子档案一旦建档则不能被修改和删除,如果我们需要对档案信息进行编辑,则需要点击“撤销建档”,使该档案由“建档”状态变为“采集”状态;
✧归档:
档案管理员将纸质档案入库后,选择相应的建档信息,点击“归档”,输入相关审核信息,则形成正式的电子档案。
3.4.2归档
选择【影像管理】->【归档】,进入如图3-11所示的归档界面。
图3-11归档界面示意图
✧查询已归档档案:
点击“查询”,选择档案类型与相关关键字,检索所需的档案信息;
✧撤销归档:
点击“撤销归档”,使该档案由“归档”状态变为“建档”状态;
3.4.3变更
选择【影像管理】->【变更】,进入如图3-12所示的归档界面。
图3-12变更界面示意图
✧提交变更申请:
点击“变更申请”,输入要变更档案的档案编号,以与档案变更信息和要变更的附件;
✧审核变更:
选中变更申请记录,点击“审核”按钮,审核通过后档案信息和内容正式变更;
3.4.4销毁
选择【影像管理】->【销毁】,进入如图3-13所示的销毁界面。
图3-13销毁界面示意图
✧提交销毁申请:
点击“销毁申请”,输入要销毁的已归档档案的编号,依次输入所属机构,销毁原因等相关信息;
✧审核销毁:
选中销毁申请记录,点击“审核”按钮,审核通过后该档案的所有信息都会清除;
3.5档案管理
【档案管理】模块是根据档案管理的相关规定,采用流程化方式对电子档案实施和纸质档案进行统一化、规范化的档案管理。
主要包括收集、整理、登记、借阅、归还、催还等覆盖案卷使用和维护的各环节管理。
当鼠标移动到【档案管理】模块上时,在菜单栏中显示出该模块的六个子菜单,如图3-14,分别为【收集】、【整理】、【登记】、【借阅】、【归还】、【催还】。
图3-14档案管理界面示意图
3.5.1收集
选择【档案管理】->【收集】,进入如图3-15所示的收集界面。
图3-15收集界面示意图
【收集】模块是由档案形成部门提交档案至档案管理部门,要对提交的档案资料作一个记录,并可以跟踪这批资料的后续处理过程。
点击“增加”按钮,依次填入相关的收集信息后保存。
3.5.2整理
选择【档案管理】->【整理】,进入如图3-16所示的整理界面。
图3-16整理界面示意图
【整理】模块是对已收集但未整理的档案材料进行整理,并且修改材料的处理状态。
点击“增加”按钮,依次填入相关的整理信息后保存。
3.5.3登记
选择【档案管理】->【登记】,进入如图3-17所示的登记界面。
图3-17登记界面示意图
【登记】模块对已整理的档案材料进行登记,并且修改材料的处理状态。
点击“增加”按钮,依次填入相关的登记信息后保存。
3.5.4借阅
选择【档案管理】->【借阅】,进入如图3-18所示的借阅界面。
图3-18借阅界面示意图
✧查询已借阅档案:
点击“查询”按钮,依次选择业务系统、档案类型与档案编号,查询“待审核”和“审核通过”的档案借阅信息;
✧借阅档案:
点击“增加”按钮,弹出图3-19所示的界面,依次录入档案相应的业务系统,档案类别,档案编号与借阅人资料,借阅目的,预计归还时间等信息后,点击“确定”,该档案状态变为“申请中”,并将该条借阅信息提交给档案管理员;
图3-19借阅信息界面示意图
✧审核借阅档案:
档案管理员对于借阅信息查看后进行审核,审核通过后转交申请者纸质档案,该档案的状态变为“审核通过”,则其他人不得在进行借阅。
3.5.5归还
选择【档案管理】->【归还】,进入如图3-20所示的归还界面。
3-20归还界面示意图
✧查询归还档案信息:
点击“查询”按钮,依次录入借阅编号和档案编号,查询“待归还”、“已归还”、“已催还”的档案信息;
✧审核归还档案:
借阅人归还纸质档案,档案管理员确认无误后,点击“审核”按钮,则该档案变为“已归还”状态;
✧催还档案:
点击“催还”按钮,可以对任意一条未归还的档案进行催还,催还后该条档案进入催还列表,可以再催还列表中查看。
3.5.6催还
选择【档案管理】->【催还】,进入如图3-21所示的催还界面。
图3-21催还界面示意图
催还模块是对已催还档案的查看,可以查看其催还次数、催还时间等具体信息。
4.系统管理操作指南
4.1接口管理
4.1.1业务系统
选择【接口管理】->【业务系统】,进入业务系统配置界面,如图4-1所示。
图4-1业务系统界面示意图
✧新增业务系统:
点击“增加”按钮,界面下方弹出图4-2所示的业务系统增加界面,依次填入相应信息,点击确定后保存;
图4-2业务系统增加界面示意图
图4-3业务系统修改界面示意图
✧查看业务系统详细信息:
查看已有的业务系统,如图4-3,点击操作列中“”,在下方弹出其详细信息;
✧修改业务系统:
查看已有的业务系统,如图4-3,点击操作列中“”,对业务系统的详细信息进行修改;
✧修改业务接口关联:
✧修改关联角色:
查看已有的业务系统,如图4-3,点击操作列中“”,对业务系统的关联角色进行修改;
✧删除业务系统:
查看已有的业务系统,如图4-3,点击操作列中“”,删除不需要的业务系统。
4.1.2档案属性
选择【接口管理】->【档案属性】,进入档案属性和档案类型配置界面,如图4-4所示。
图4-4档案属性界面示意图
✧新增档案类型:
直接在原有的档案类型上右击,在弹出的对话框中选择“新增类型”
4.1.3接口协议
选择【接口管理】->【接口协议】,进入接口协议显示界面,如图4-5所示。
图4-5接口协议界面示意图
接口协议是系统配置好的,不需要我们进行其他配置。
4.2库房管理
4.2.1物理位置
正在建设中
4.3系统管理
4.3.1组织机构
选择【系统管理】->【组织机构】,进入组织机构配置界面,如图4-6所示。
图4-6组织机构配置
✧新增组织机构:
点击“增加”按钮,弹出图4-7所示的窗口,依次填入机构名称、上级机构名称等内容后点击“确定”保存;
图4-7组织机构新增界面示意图
图4-8组织机构修改界面示意图
✧查看组织机构:
对于查询到的组织机构,如图4-8所示,点击其操作栏下的“”按钮,查看该组织机构的详细信息;
✧修改组织机构:
对于查询到的组织机构,如图4-8所示,点击其操作栏下的“”按钮,修改该组织机构的信息;
✧系统关联:
查看组织机构:
对于查询到的组织机构,如图4-8所示,点击其操作栏下的“”按钮,选择相应的业务系统,将组织机构与业务系统相关联;
✧删除组织机构:
查看组织机构:
对于查询到的组织机构,如图4-8所示,点击其操作栏下的“”按钮,删除作废的组织机构;
4.3.2权限配置
(1)用户属性配置
选择【系统管理】->【权限配置】->【用户属性】,进入用户属性界面,如图4-9所示。
图4-9用户属性界面示意图
✧新增用户:
点击“增加”按钮,在页面下方弹出的窗口中依次填入员工编号、系统选择、登录帐号以与新增用户的个人信息后点击“确定”保存;
✧修改用户基本信息:
对于已创建到的用户,如图4-9所示,点击其操作栏中的“修改”按钮,修改该用户的基本信息;
✧角色关联:
对于已创建到的用户,如图4-9所示,在右侧“已拥有角色”中选择该用户的角色后保存,不同角色对应不同的用户权限,按照需要选择相应角色;
✧系统关联:
对于已创建到的用户,如图4-9所示,在右侧“已拥有系统”中选择该用户的所属的业务系统后保存;
✧权限关联:
对于已创建的用户,如图4-9所示,在右侧“已拥有权限”中选择该用户的权限后保存;
✧地区关联:
对于已创建的用户,如图4-9所示,在右侧“所属地区”中选择该用户的所属地区后保存;
✧删除用户:
对于已创建到的用户,如图4-9所示,点击“删除”按钮,删除该用户。
(2)人员角色配置
选择【系统管理】->【权限配置】->【人员角色】,进入人员角色配置界面,如图4-10所示。
图4-10人员角色界面示意图
✧新增角色:
点击“增加”按钮,在页面下方弹出的窗口中依次填入角色名称、系统选择等信息后点击保存;
✧修改角色信息:
对于已创建到的用户,如图4-10所示,点击其操作栏中的“修改”按钮,修改该角色的基本信息;
✧权限关联:
对于已创建的用户,如图4-10所示,在右侧“已拥有权限”中选择该角色的权限类型后保存;
✧菜单关联:
对于已创建的用户,如图4-10所示,在右侧“已拥有菜单”中选择该角色所能打开的菜单后保存;
(2)业务系统配置
选择【系统管理】->【权限配置】->【业务系统】,进入业务系统配置界面,如图4-11所示。
图4-11业务系统界面示意图
✧新增业务系统:
点击“增加”按钮,填入该业务系统的相关信息后点击保存;
✧修改业务系统信息:
对于已创建到的用户,如图4-11所示,点击其操作栏中的“修改”按钮,修改该角色的基本信息;
✧角色:
对于已创建的业务系统,如图4-11所示,在右侧“已拥有权限”中选择该角色的权限类型后保存;
✧接口关联:
对于已创建的业务系统,如图4-11所示,在右侧“已拥有角色”中选择该业务系统所需的角色后保存;
4.3.4菜单管理
选择【系统管理】->【菜单管理】,进入菜单管理界面,如图4-12所示。
图4-12菜单管理界面示意图
这一部分是对档案属性进行配置,已配置完成。
4.3.5权限管理
【权限管理】是对按钮操作类型进行配置,系统已配置好,无需配置。
4.3.6服务器配置
选择【系统管理】->【服务器配置】,进入文件服务器配置界面,如图4-13所示。
图4-13服务器配置界面示意图
服务器配置是选择电子档案系统对应的文件服务器,也就是保存电子档案文件的服务器。
✧新增文件服务器:
点击“增加”按钮,在页面下方弹出的窗口中依次填入组别、服务器IP地址、端口(默认22122)、等服务器基本信息后点击“确定”保存;
✧查看服务器信息:
对于已创建的文件服务器,如图4-13所示,点击其操作栏下的“”按钮,查看该文件服务器的详细信息;
✧删除文件服务器:
如图4-13所示,点击其操作栏下的“”按钮,删除该文件服务器。
4.3.7服务器监控
选择【系统管理】->【服务器监控】,进入文件服务器监控界面,如图4-14所示。
4-14服务器监控界面示意图
服务器监控模块主要是监控文件服务器是否在可用状态,以与文件服务器硬盘剩余空间。
✧查看服务器监控信息:
如图4-14所示,点击其操作栏下的“”按钮,查看该文件服务器监控的详细信息;
✧删除文件服务器:
如图4-14所示,点击其操作栏下的“”按钮,删除对该文件服务器的监控。
4.3.8日志管理
选择【系统管理】->【服务器监控】,进入文件服务器监控界面,如图4-15所示。
图4-15日志管理界面示意图
日志管理模块主要是方便管理员查看系统的登录信息,以与用户登录后主要的操作的功能模块有哪些,方便管理员在系统出现错误日志时进行分析。