医疗设备及其他设备采购流程.docx
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医疗设备及其他设备采购流程
医疗设备及其他设备采购流程
流程编号：
3
管理状态
批准人
批准部门
日期
流程生效
第一次修订
第二次修订
流程归口牵头负责部门：
设备物资处
流程修订内容：
一、业务层面控制目标
序号
控制目标编号
控制目标
目标类别
1
预算编制合理、预算范围准确、编制方法科学、目标分解到位
资产安全和使用有效
2
及时按照有关要求编制年度预算上报有关部门审批
合理保证单位经济活动合法合规
3
严格执行经批复的预算，预算执行偏差小，预算科学、严肃。
资产安全和使用有效
4
有效监控预算执行情况，及时分析和反馈预算执行结果。
资产安全和使用有效
5
预算调整依据充分、方案合理。
资产安全和使用有效
6
预算调整经过医院领导的适当审批，调整后的预算准确、合理、完整。
合理保证单位经济活动合法合规
7
确保归口明确合理的管理流程岗位职责
有效防范舞弊和预防腐败
8
采购预算和计划编制合理，采购活动按照医院的业务计划有序开展。
合理保证单位经济活动合法合规
9
采购依据充分、合理，相关审批程序规范、完善，采购的货物或服务符合业务需要。
有效防范舞弊和预防腐败
10
采购方式合理，授权审批规范，采购程序管理合理、合规。
合理保证单位经济活动合法合规
11
确保采购合同严格履行
合理保证单位经济活动合法合规
二、适用范围（部门、采购对象，及明确不涉及具体临床业务管理控制）
适用于全院范围内使用的大型医疗设备、医疗专用设备、非医疗设备以及未达到固定资产标准（医疗设备1000元以下、非医疗设备1500元以下）的设备审批、采购工作。
三、内控制度制度及编号
序号
制度名称
制度编号和文号
发文部门
发文日期
1
医学装备（医疗器械）管理委员会工作职责
设备物资处
2014.1.1
2
固定资产管理办法
设备物资处
2014.1.1
3
医疗仪器设备全程管理制度
设备物资处
2014.1.1
4
常规与大型医用设备配置方案
设备物资处
2014.1.1
5
大型医用设备配置与使用管理办法
设备物资处
2014.1.1
6
大型医用设备使用评价分析制度
设备物资处
2014.1.1
7
医疗设备采购管理制度
设备物资处
2014.1.1
8
招标采购实施方案
设备物资处
2014.1.1
9
一般物资评价采购制度
设备物资处
2014.1.1
10
医疗专用设备的申购、计划和审批
设备物资处
2014.1.1
四、流程关键风险控制岗位及不相容职责分工（全过程）
岗位
责任人
所属部门
岗位职责说明
科室负责人
设备物资处
制定设备年度预算，负责整个设备采购管理，审核并监督管理验收、入账、维保、资产处置、盘点流程。
业务部门负责人
所有临床科室
负责设备申请审批，设备验收。
关键岗位1
资产管理员
资产明细账管理
关键岗位2
医疗设备管理员
医疗设备出入库验收
关键岗位3
医疗设备管理员
医疗设备出入库验收
关键岗位4
医疗设备管理员
医疗设备出入库验收
关键岗位5
医疗设备档案管理员
医疗设备档案管理。
财务部门
财务
固定资产入账、记账。
维保费用付款管理
专业委员会
审核
固定资产审核。
主管分院长
审核
资产采购审核
五、流程图说明
1、总述
（1）流程关键节点
①建立健全固定资产采购管理制度，包括预算编制、采购审批、采购执行、预算调整、验收、付款和考核等制度。
②合理设置采购管理决策机构、工作机构，执行机构，明确采购业务管理各机构的工作职责，确保预算编制、采购审批、采购执行等不相容岗位相互分离。
③预算编制、采购审批、采购执行的控制流程应当清晰严密，对预算编制方法、采购审批程序、采购执行规范等应有明确的规定。
（2）存在的风险
风险编号
风险描述
R1
预算管理制度不健全，造成管理效率低下。
R2
岗位职责分工不合理，不相容岗位未分离，造成管理效率低下。
R3
采购行为没有适当审批或审批越权，可能会出现重大差错、舞弊、欺诈行为，从而导致医院遭受巨大损失。
2、医疗设备及其他设备采购申请、审批及预算编制
（1）控制痕迹
《医疗设备申请》、《10万元以上设备可行性论证书》、《医学装备管理委员会会议记录、《年度设备预算》、预算管理委员会会议记录
（2）流程详述
A1临床使用部门根据医院财务部下发的预算通知，向设备部申报下一年度购置医疗仪器设备的计划，填写《医疗设备申请》（单价超过1500元人民币、使用期限超过一年的仪器设备）《10万元以上设备可行性论证书》。
临床使用部门应根据科室长期、中期发展规划，依据紧迫性、先进性、效益性原则,结合科室人财物及场地条件，对所提交设备进行说明。
说明力求完整详实，数据清晰，便于考量。
B1设备部汇总各临床申请，对科室申请设备做初步梳理，补充必要的科室设备配置、使用情况，为后期评估做准备。
设备部在前期补充的基础上，向护理部、医务处、科研处等相关职能部门征询相关意见,循证意见体现设备用途的前瞻性、规格品牌的统一性、相关部门的共享性，为充分利用设备资源提出有益建议。
财务部在各循证意见基础上，审核、补充、修正成本收益数据。
C1采购申请通过OA系统流转审批，由院办公室负责审批程序。
E1设备部在各循证意见基础上，召集医学装备管理委员会集中论证，讨论必要性与可行性。
F1医学装备管理委员会的论证小结作为重大事件决策上报党政联席会讨论。
G1财务处根据党政联席会意见，规划财政上报项目。
财政项目批复后，财务处统筹设备自筹资金与项目，下达各科室与部门预算项目。
（3）流程控制要求
①各部门结合实际情况制定年度医疗设备申购预算，《医疗设备预算申请表》中应详细说明预申购设备的各种信息以及申购理由。
认真制作10万以上设备专题报告和可行性论证书
（4）存在的主要风险
风险编号
风险描述
R4
未制定长期战略目标，使设备采购缺乏目的性，导致预算编制缺乏依据
R5
预算体系不健全，岗位职责分工不合理，可能造成资源浪费和管理效率低下。
R6
预算管理没有适当审批或审批越权，可能会出现重大差错、舞弊、欺诈行为，从而导致医院遭受巨大损失。
R7
预算目标不合理，预算项目部完整，预算标准不科学，预算编制程序不规范，预算分解和预算调整不合理，可能导致医院资金浪费或发展规划难以实现。
（5）风险控制
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
具体控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
未制定长期战略目标，使设备采购缺乏目的性，导致预算编制缺乏依据
做好医院发展规划
10万以上设备需制作专题报告和可行性论证书
做好医院发展规划，医院“十二五”发展规划。
做好医疗设备计划论证工作。
10万以上设备需制作专题报告和可行性论证书
预防型
医疗专用设备的申购、计划和审批
设备采购申请、论证材料
预算体系不健全，岗位职责分工不合理，可能造成资源浪费和管理效率低下。
制作年度预算
使用部门必须填写《医疗设备申请表》，10万以上需填写论证书后经过相关审核后才能形成年度预算，采购员根据年度预算进行采购
申请/审核
预防型
医疗专用设备的申购、计划和审批
xx年设备采购预算
预算管理没有适当审批或审批越权，可能会出现重大差错、舞弊、欺诈行为，从而导致医院遭受巨大损失。
《医疗设备申请》审核流程
使用部门必须填写《医疗设备申请》，经过相关审批部门审核后才能形成采购计划
申请/审核
预防型
医疗专用设备的申购、计划和审批
xx年项目预算，医疗设备申请
预算目标不合理，预算项目部完整，预算标准不科学，预算编制程序不规范，预算分解和预算调整不合理，可能导致医院资金浪费或发展规划难以实现。
医学装备管理委员会审核
使用部门提交的预算申请，经设备部汇总后由医学装备管理委员会审核，来完善预算。
申请/审核
预防型
医疗专用设备的申购、计划和审批
xx年项目预算，医疗设备/手术器械预算申请表
3、医疗设备及其他设备集中采购
（1）控制痕迹
招标文件、中标通知书、采购合同、借款单、验收单
（2）流程详述
设备年度预算采购分为集中采购与自行采购。
集中采购由上级主管部门（申康、干保局、国家财政）直接负责
A1业务部门提供技术需求作为参考意见
B1设备物资处汇总技术需求并上交
D1有资质的招标代理机构编写招标文件
E1上级主管部门启动项目后，从相关专家库中抽取专家成立专家组专家组向各下属医院进行技术需求征询并编写技术参数形成技术参数后上级主管部门委托有集中采购资质的招标机构进行招标。
B2中标通知书与采购合同下发至医院.合同签订后设备物资处填写借款单交财务
C2采购合同按照院内合同流转流程进行审批，审批完毕后，与供应商签订合同，完成采购。
E2主管部门委托有集中采购资质的招标机构完成所有招标采购工作。
F2财务收到借款单后进行审批，进入付款程序。
A3业务部门参与验收、接受培训
B2设备物资处组织验收、培训，得到发票和验收单后入明细账
E3上级主管部门收到付款材料后付款给医院
F3财务负责提交付款凭证复印件，申请采购资金下发。
完成设备入账，抵消借款单。
（3）流程控制要求
①制定医用设备采购管理制度，合理设置采购业务管理机构和岗位，对申购、审批、采购、验收、付款等环节的岗位职责、采购方式、审批权限、工作流程进行明确规范。
②采购行为合法合规，采购与验收的管理流程及有关控制措施清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、采购货物及服务的验收等应当有明确规定。
③做好采购业务相关资料的收集、整理、归档、保管工作。
（4）存在的主要风险
风险编号
风险描述
R8
由于设备质量问题引起的责任纠纷，未有书面条款来确定供应商的责任
（5）风险控制
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
具体控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
由于设备质量问题引起的责任纠纷，未有书面条款来确定供应商的责任
合同相关条款明确责任
在合同中需有相关条款明确由于设备质量问题引起的纠纷的供应商责任
编制/审批
预防型
医用设备采购制度
设备采购合同
4、医疗设备和其他设备自行采购
（1）控制痕迹
技术参数、中标通知书、采购合同、发票、验收单
（2）流程详述
A1业务部门提交技术需求
B1设备物资处进行市场调研，制定技术参数
F1院纪委对市场调研行为（实地考察、产品推介会、论证会）实施现场监督。
B2设备自行采购分为10万以上与10万以下以及非固定资产（非医用设备1500元以下医用设备1000元以下），按照不同的采购流程操作。
10万以下设备遵循自行采购，由采购员各方询价，经业务部门确认后，进行院内招标谈判，院内招标由设备物资处组织，邀请院内、外专家评标，审计、纪委全程监督，结果经公示后拟定采购合同。
1500元以下的非固定资产采取商务谈判采购或选取与医院已有同类供销关系的供应商实行采购
C2采购合同按照院内合同流转流程进行审批，审批完毕后，与供应商签订合同，完成采购。
D210万以上设备遵行自行采购，委托有招标资质的招标机构进行委托招标采购。
与招标机构签订委托招标合同后，由招标机构进行招标采购（对于100万以上的设备采购需要经医院党政领导班子的审核），制定采购合同
F2纪委对所有采购过程进行现场监督
A3业务部门参与验收、接受培训
B3设备物资处执行验收、组织培训，填写验收单由业务部门、供应商、设备处责任工程师三方签字，接受发票并入明细账
E3财务执行付款流程并记账
（3）流程控制要求
①制定医用设备采购管理制度，合理设置采购业务管理机构和岗位，对申购、审批、采购、验收、付款等环节的岗位职责、采购方式、审批权限、工作流程进行明确规范。
②采购行为合法合规，采购与验收的管理流程及有关控制措施清晰，对供应商的选择、采购方式的确定、采购合同的签订、采购货物及服务的验收等应当有明确规定。
③做好采购业务相关资料的收集、整理、归档、保管工作。
（4）存在的主要风险
风险编号
风险描述
R9
采购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致采购的货物或服务不符合业务需要，造成资产损失、资源浪费或舞弊现象发生
R10
合同文件未经充分审核即进行采购，导致采购不当，造成资金使用风险
（5）风险控制
风险编号
风险描述
对应控制目标编号
关键控制措施编号
关键控制措施
具体控制措施
不相容职务
控制活动类型
对应制度
控制痕迹
采购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致采购的货物或服务不符合业务需要，造成资产损失、资源浪费或舞弊现象发生。
设备采购进行询价比价或公开招标采购
设备采购应进行询价比价或公开招标采购，确定合格的供应商，减少资金风险
预防型
医用设备采购制度
设备采购合同
合同文件未经充分审核即进行采购，导致采购不当，造成资金使用风险
采购合同审批流程
采购合同须经过相关部门审批，通过后才能进行采购
编制/审批
预防型
医用设备采购制度
设备采购合同
升级会员 