现代秘书实务.docx

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现代秘书实务

现代秘书实务

　　现代秘书实务

　　第一章文书写作

　　第一节行政公文写作

　　一、行政公文概述

（一）行政公文的涵义

　　2001年修订的《国家行政机关公文处理办法》指出：

“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

”

　　这段文字表述了以下内容:

　　第一,揭示了公文的性质。

　　第二，阐明了公文的功能。

领导管理职能。

　　第三，指出了公文的特点。

政治性、权威性、实用性、群众性、规范性。

（二）行政公文的分类

　　1、根据公文涉及国家秘密的程度，公文分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密六类。

　　2、根据行文方向，公文分为上行文、下行文、平行文三类。

　　3、根据处理时限的要求，公文分为平件、急件、特急件三类。

　　4、根据内容的性质，公文分为指挥性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文四类。

　　5、根据来源，分为收文和发文两类。

　　二、行政公文的基本结构

（一）文头部分

　　文头又叫文件版头，通常发文机关都有专门设计。

一般分红头文件和白头文件两种。

白头一般用于内部文件。

文头部分由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人等5项内容构成。

　　1、发文机关

　　2、秘密等级

　　分绝密、机密、秘密三种。

标识为★

　　3、紧急程度

　　分特急件好急件。

对平件的处理以一周时间为限，急件应在三天内处理完毕，特急件随到随办，最迟不超过24小时。

　　4、发文字号

　　是某一机关的代称，由发文机关代字、发文年度、顺序号构成。

　　5、签发人

　　一般上行文需要签发人。

（二）行文部分

　　1、标题

　　由发文机关名称、公文事由、文种三部分组成。

标题可以是完整式，也可以是省略式。

完整式：

《中共中央、国务院关于加强人口与计划生育工作稳定低生育水平的决定》省略式一：

省事由，《国务院令》

　　省略式二：

省发文机关，《关于聘请外籍教师的请示》

　　省略式三：

仅留文种，《公告》

　　2、主送机关

　　顶格，不要用带感情色彩的词。

主送机关多，可用泛称。

　　3、正文

　　由开头、主体、结尾三部分构成。

　　开头可用根据式、目的式、原因式。

结尾因文种不同而不同。

　　4、附件

　　5、落款

　　包括印章、成文时间。

成文时间要写汉字。

　　印章要“骑年压月”。

　　（三）文尾部分

　　1、附注

　　2、主题词主要内容和文种，一般为3到5个，不超过7个。

　　3、抄送机关

　　4、印发机关和时间

　　以上公文结构内容，分为指定项目和选择项目。

指定项目是每一件公文必须具有的项目，即由发文机关、发文字号、公文标题、主送机关、正文、生效标识好页码等7项组成。

　　三、公文的种类与写法

　　公文共有13种：

命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

（一）通报的写法：

　　适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者重要情况。

　　1、标题完整式与省略式都可以。

　　2、主送机关用于内部张贴，不用主送机关。

　　3、正文通报事由、分析评议、决定要求构成。

　　例文：

　　东华大学文件

　　东华[2001]5号

　　通报

　　2001年4月8日晚，无线电系学生韩伟光、刘仲伟、谢振东正在湖边散步，突然听见离他们不远的地方有人落水的声音，就急忙跑了过去，见一个小孩正在水里挣扎。

韩伟光虽然不会游泳，却奋不顾身地跳入水中，抢救落水的小孩。

在其他两位同学的协助下，终于把落水的小孩救上岸来，并且送回家中。

小孩的父母十分感激，留他们进屋休息。

他们说：

“照看小孩要紧，我们回去了。

”家长一再询问他们的姓名，他们说：

“谁遇到这样的事，都会这样做的。

”说完就走了。

　　在全国人民开展“五讲四美”活动中，韩伟光等同学以雷锋为榜样，不顾个人安危，抢救落水儿童，事后又不留姓名，这种精神

　　3、正文通报事由、分析评议、决定要求构成。

　　例文：

　　东华大学文件

　　东华[2001]5号

　　通报

　　2001年4月8日晚，无线电系学生韩伟光、刘仲伟、谢振东正在湖边散步，突然听见离他们不远的地方有人落水的声音，就急忙跑了过去，见一个小孩正在水里挣扎。

韩伟光虽然不会游泳，却奋不顾身地跳入水中，抢救落水的小孩。

在其他两位同学的协助下，终于把落水的小孩救上岸来，并且送回家中。

小孩的父母十分感激，留他们进屋休息。

他们说：

“照看小孩要紧，我们回去了。

”家长一再询问他们的姓名，他们说：

“谁遇到这样的事，都会这样做的。

”说完就走了。

　　在全国人民开展“五讲四美”活动中，韩伟光等同学以雷锋为榜样，不顾个人安危，抢救落水儿童，事后又不留姓名，这种精神

　　是难能可贵的。

　　校长办公会议研究决定，对韩伟光、刘仲伟、谢振东三名同学给予通报表扬，并号召全校师生员工投身于“五讲四美”活动之中，努力做到：

学雷锋，树新风，讲文明，讲礼貌，培养共产主义道德品质，为建设社会主义精神文明而奋斗！

　　　　东华大学

　　二00一年四月十五日练习：

　　整理下列材料，以学校的名义拟一篇“通报”。

　　★1997年11月，我校法律援助中心成立，现法援中心共有136位同学。

　　★市老龄委、上海人民广播电台、上海电视台等单位纷纷前来表达合作意向，法援中心已在各个媒体亮相，进行普法宣传，赢得了社会各界的好评。

　　★中心成立一年来，共回复来电800余件，来函近千封，接待来访1600余人次，代拟法律文书50篇。

　　★“立足华政，放眼社会，为维护公平与正义而奋斗”是法援的宗旨。

　　★在顾问教师的指点关心下做了大量的工作，为华政树立了良好的窗口形象。

★法援中心通过一年的辛勤工作，已逐步走上了规范化、制度化、组织化的轨道。

（二）请示的写法：

　　请示适用于向上级机关请求指示、批准。

　　1、标题完整式；省略式只可以省略发文机关。

　　2、主送机关直接上级。

　　3、正文一般由缘由、事项、要求组成。

请示要一文一事。

　　（三）函的写法

　　适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。

　　1、标题完整式，省略式只可省略发文机关。

复函的话，标题用“复函”

　　2、发文字号函的发文字号在标题下方右侧。

　　3、正文一文一事。

结语因公文类型不

　　同而有所区别。

商洽性函，询问性函，用“请函复”；答复性函用“此复”、“专此函复”；告知性函用“特此函告”。

　　练习：

用以下材料拟两份公文稿。

事由：

我院学生、教工食堂和餐厅分布在苏州河两岸，连接各食堂、餐厅的煤气管道为10年前由司法部拨款安装。

煤气管道大部分埋设在地下，少部分装置在地面上。

现经检查，煤气管道地下部分腐蚀严重，地面部分也锈斑累累，有事故隐患。

现经上海市煤气公司技术设计部门勘察，需排设新煤气管道。

经费计材料费40万元，施工费10万元。

　　四、公文写作中常见的错误

（一）文种用错

　　1、请示与报告不分

　　2、函与请示混用

（二）格式不对

　　1、发文机关小版头不要用“文件”两字。

　　2、秘密等级不标秘密标识，秘密等级用错。

　　3、紧急程度标识不清。

　　4、发文字号缺某一项；顺序不对；代字不规范；发文年度缩写；年度用圆括号。

　　5、标题只写“请示”、“报告”；分写一个词、词组、人名、地区名；书名号不规范，标题后用标点符号。

　　6、主送机关不顶格；在主送机关前加带感情色彩的形容词。

　　7、正文起行不空两格；结构层次序号不规范；文种结语张冠李戴；数字不写阿拉伯数字。

　　8、印章只写两个字，不盖上去。

　　9、成文时间写阿拉伯数字；年、月、日不全。

　　10、主题词超过7个；不写文种。

　　11、抄送机关有的用抄报。

　　练习：

　　秘密程度

　　紧急程度

　　华东政法大学

　　（07）华政

　　关于建造学生公寓的报告

　　尊敬的上海市教委:

　　由于学生人数的增加,现有的学生公

　　寓已不能满足学生的居住需要，故我校打

　　算建造新的学生公寓,面积大约二千五百

　　平方米。

具体计划如下：

　　一、……

　　1、……

　　2、……

　　二、……

　　特此报告。

　　　　华东政法大学

　　　　　　　　印章

　　　　第二节其他文书写作

　　一、调查报告

（一）调查报告的涵义、作用和分类

　　1、调查报告的涵义

　　调查报告是对现实生活中某一问题、某一事件或某种状况进行深入细致调查之后，将所得的材料进行归纳、分析研究之后加以整理而写成的书面报告。

　　总结与调查报告的区别：

行文目的不同；行文时间不同；反映的范围不同；所用的人称不同。

　　2、调查报告的作用

　　为制定决策，指导工作提供依据；及时发现事物发展的新动向，把握工作的主动权；及时总结经验教训，为促进两个文明建设服务；获取大量有价值的信息。

　　3、调查报告的分类

（1）、综合调查报告

　　又称社会基本情况调查报告（简称“社

　　情调查”）。

如《中国国情报告》，30多位专家历时四年，对中国社会的各种状况进行广泛调查而写成的，这是一份规模宏大的综合调查报告。

（2）、专题调查报告

　　总结经验类、反映情况类、披露问题类、检查工作类、专案处理类。

（二）调查研究的步骤和方法

　　1、调查研究的步骤

（1）准备阶段

　　确定调查的主题；选择调查对象；选择合适的调查方法；拟定调查提纲或调查表格

（2）实施阶段

　　全面调查、纵深调查、补充调查。

　　（3）总结阶段

　　2、调查的主要方法

（1）普遍调查法

　　又称普查法，它是对调查范围内的每一个样本进行毫无遗漏的调查，覆盖面广，搜集的数据材料全面，从而达到对总体情况的准确把握和充分了解。

如人口普查。

（2）典型调查法

　　典型调查是在研究对象中有意识地选出个别或少数具有代表性的对象，进行深入、周密的调查研究。

由于选用的对象少，可用较少的人力、物力、财力在较短的时间内，对事物作深入细致的调查。

一般适用于对新情况和新问题的调查。

　　（3）抽样调查法

　　它是从研究对象中选择部分样本进行调查，然后根据研究结果来推断总体。

抽样调查在选取样本时又有两种方法：

随机抽样法和非随机抽样法。

　　①随机抽样法：

又称概率抽样。

每个个体中选机会是均等的；样本要保证一定的量。

常用的方法：

　　a、简单随机抽样：

即从总体中随意抽取一定数量的样本，比如采用抽签或摇号抽取。

　　b、等距抽样：

即从总体中按一定的标准和顺序给样本编上号，然后按抽样的比例将总体划分成若干份，每一份中按间隔相等的距离抽取所需的样本。

　　c、分层抽样：

又称分类抽样，即将总

　　体中的样本按一定的标准分成若干类别，然后在各类别中采用简单随机抽样或等距抽样来选取样本。

　　②非随机抽样法

　　（4）问卷调查法

　　（5）访谈法

　　（6）观察法

　　（7）实验法

　　（三）、调查报告的结构

　　1、标题

（1）单标题

　　公文式的标题：

《关于海南进口和倒卖汽车等物资问题的调查报告》

　　报道式的标题：

写法较灵活，如《加强中小学师资队伍建设刻不容缓》、《“人情债”何时了》

（2）双标题

　　2、正文

　　一般由前言、主体、和结语三部分组成。

前言：

即开头，一般包括三点内容：

首先说明调查的缘起和目的——调查什么，解决什么问题；其次要说明调查的对象、范围

　　和采用的方法；最后说明调查的经过——时间、地点、过程等。

　　主体：

一般包括两方面的内容。

一是列举调查得来的数据和材料，反映调查的事实；二是分析研究数据和材料。

　　结语：

一般对全文进行归纳总结例文：

　　什么样的简历最受用人单位欢迎

　　——关于大学生求职简历的调查

　　临近毕业，许多高校毕业生早已“转战”于各个人才市场，其间你会看到许多大学生们手持简历，不知疲倦地奔走于招聘摊位前，诚惶诚恐地向用人单位的工作人员递上代表着自己的简历，希望他们能从这份简历中了解自己并给予机会，简历无疑是大学生向用人单位展示自己的第一机会。

但是，大学生们精心准备的个人简历是否符合用人单位的要求呢用人单位对简历的看法又是怎样的呢什么样的人才才是用人单位期望看到的呢2002年6月2日至6月8日，本调查公司就简历问题对上海市的一些大学生和公司的HR经理进行了一次调查。

调

　　查对象为上海市的315名应届大学生和243家注册资金这200万以上的企业，调查方法为随机抽样问卷调查，发放问卷558份，回收有效问卷550份。

　　一、简历页数并非多多益善

　　（略）

　　二、英文简历求职必备

　　（略）

　　三、手写简历不再风光

　　（略）

　　四、借鉴的大学生简历不受用人单位欢迎

　　（略）

　　五、教育经历——大学生择业“资本”工作经历——HR经理招聘首选（略）

　　随着7月份的临近，又将有不少的大学生离开校园，他们的求职紧迫感也越来越强。

在僧多粥少的竞争环境中，大学生应该做到知己知彼，了解社会需求，明确自己的求职位置，主动调整自己，主动适应社会，而不是一味盲目闯荡“才市”。

大学生们更

　　应该按用人单位的人才标准去努力充实自己，只有这样，大学生的求职之路才会越走越宽。

　　　　二、求职信

　　求职信有面向社会的一般性求职信和针对具体单位的求职信。

大学生在求职时，根据需要写求职信。

写作的格式如下：

（一）标题

　　一般写上“求职信”或“自荐信”三个字即可。

（二）称谓

　　与一般公文书信体的写法一致，得到可直接写用人单位负责人的名字，如“尊敬的XX先生”；也可以用“XX公司人事部负责人”、“XX公司负责人”等方式称呼。

　　（三）正文

　　求职信的正文包括开头、主体、结尾三个部分。

　　1.开头。

首先要向对方致以问候，然后作一简要的自我介绍并简明要说明为什么要来应聘。

　　2.主体。

是正文的核心，在这一部分中主要有两方面的内容：

（1）个人的一般情况介绍，包括姓名、出生年月、性别、自然条件、身体状况、学历及所毕业的学校、政治面貌、工作经验、主要技能及已经取得的成果等。

（2）突出自己的专业、特长、爱好、优缺点等，对自己的知识水平、能力和价值做出恰当的评估，陈述自己的兴趣和动机，表明自己对所应聘职位的兴趣、态度及相应的优势条件，主要应根据用人单位的特点有针对性地介绍自己的能力。

根据情况还可以提出自己应聘所要求的待遇。

　　以上两个内容可以分两部分写，也可以综合分析，夹叙夹议，以突出优势，增加说服力。

　　3.结尾。

可以再次表明自己对得到该职位的强烈兴趣，还可以适当展望或承诺自己的工作能够带来的效益。

并感谢对方阅读，考虑你的应聘。

　　（四）落款

　　包括求职者的署名，发信日期及详细的通讯地址、电话等联系内容。

　　（五）附件

　　根据需要及用人单位要求，附上身份证、毕业证、学位证、奖励证书、相关成果等复印件及照片。

　　写求职信要求：

1、简明扼要，内容真实。

　　2、突出优势，有的放矢。

　　3、真诚恳切，不卑不亢。

　　4、字迹工整，形式规范。

例文：

　　求职信

　　×××公司：

　　本人希望申请贵公司在《云都日报》上广告招聘的法律顾问职位。

本人现年31岁，中国人民政法大学法律系硕士毕业，后又在英国×××大学取得工商管理硕士学位。

学成回国后在×××律师事务所工作了三年，积累了一定的国内工作经验。

目前本人打算在一家规模较大的涉外公司供职，以充分发挥自己在国际法律方面的优势，据了解贵公司在业务方面有意拓展国际市场，而且知人善任，因此，我衷心希望能为贵公司效力，请予考虑。

　　附上本人简历及相关证书复印件。

　　致

　　礼！

　　×××敬上

　　2006年6月6日

　　　　三、贺信、贺电

　　贺信、贺电的格式一般包括：

标题、称谓、正文、落款四部分。

　　例文：

　　胡锦涛致2003中国珠峰登山队的贺电

　　　　2003中国珠峰登山队：

　　在人类登上珠穆朗玛峰50周年之际，2003中国珠峰登山队今天成功登上珠穆

　　朗玛峰。

我代表党中央、国务院，向登山

　　队全体队员表示热烈的祝贺和诚挚的慰

　　问！

　　在这次攀登珠峰的过程中，登山队全

　　体队员发扬不畏艰险、顽强拼搏、团结协

　　作、勇攀高峰的奋斗精神，使五星红旗再

　　次在世界最高峰上迎风飘扬。

你们的这一

　　壮举，为祖国争得了荣誉，极大地鼓舞了

　　全国人民为夺取抗击非典和促进发展双胜

　　利而奋斗的勇气和信心。

你们的英勇行动

　　再一次证明，在伟大的中国人民面前，没

　　有克服不了的困难，没有战胜不了的风险。

希望你们保持荣誉，再接再厉，不断创造新的成绩。

　　中国中央总书记、国家主席胡锦涛

　　2003年5月21日

　　2003年5月22日《人民日报》第一版）

　　四、祝辞

　　指在吉庆佳节、迎送宴会以及各种集会场

　　合，主宾各方发表祝贺或答谢讲话的礼仪文书。

下面着重介绍用于公务的祝贺词和祝酒词的写法。

　　祝贺词也叫贺词，是用于各种集会或聚会

　　场合的讲话。

从中央的外事活动到民间的团

　　体聚会，从重大工程的剪彩到个体营业的开张，不管是身居要职的领导，还是普通百姓，都可以使用。

　　祝酒词是在酒席宴会的开始，主人表示热烈的欢迎，亲切的问候，诚挚的感谢，客人进行答谢并表示衷心的祝愿的应酬之辞。

祝辞全文由标题、称呼、正文和祝愿语等几部分构成。

（一）标题直接写《祝贺词》、《祝酒词》。

（二）称呼可以根据与会者的身份来定，可以是泛称，也可以是特指。

　　（三）正文包括以下几层意思：

一是表明自己的身份及代表谁讲话；二是对与会者的问候；三是表示欢迎、欢送或祝贺的意思；四是说明集会或聚会的原因；五是对过去的概括评价；六是对未来的希望；最后是祝愿语，再次表示祝贺。

　　例文：

　　祝贺词

　　　　鸿图百货商场：

　　正值我市被定为沿海开放城市之际，贵商场落成开业，这是我们商业界、也是全市人民生活中的一件喜事。

在此，我代表裕华商场全体职工，向贵商场同仁致以热烈的祝贺！

　　商业部门是沟通产销渠道的桥梁，是联结千家万户的纽带。

你场营业面积居全市各大商场之冠，加上人才济济，对促进生产发展，满足人民群众物质需求，繁荣我市经贸事业等方面，定会起到重要作用。

　　祝开业大吉，生意兴隆！

　　××市裕华商场全体职工

　　2003年4月30日

　　　　祝酒词

　　尊敬的××总经理：

　　尊敬的××实业公司代表团的先生们：

　　今天，我很荣幸地代表××省××进出口公司为以张总经理为首的香港××实业公司代表团接风。

　　各位来宾，随着中国内地经济的逐步好转和投资环境的日益改善，香港××实业公司在内地的投资活动也日趋活跃。

仅今年第

　　一、二季度，与内地签订的投资额就达2亿美元。

张总经理为香港和内地经贸关系的进一步拓展做出了贡献。

　　今天张总经理率团来江苏考察，并准备签订《“十五”期间投资意向书》。

我相信，在互利互惠原则指引下，在多年亲密合作的基础上，以张总经理为首的代表团一定会不虚此行，满载而归的。

　　我很高兴今天能与老朋友张总经理在六朝古都重叙友情，我还很高兴地结识了代表团的各位新朋友。

此刻，窗外大雪飞舞，而室内却春意盎然，这象征着我们内地与香港的经贸合作关系面临：

一个百花争艳的春天。

为此，我提议：

　　为张总经理的身体健康，

　　为代表团的先生们的身体健康，

　　为我们互为最大贸易伙伴地位的进一步巩固，

　　为我们双方在更为广阔领域里的合作，

　　干杯！

　　思考与练习：

　　1、行政公文的分类。

　　2、行政公文的基本格式。

　　3、行政公文的种类。

掌握通报、请示、

　　函的写法。

　　4、了解调查报告的调查方法,掌握调查

　　报告的写法。

　　5、掌握求职信、祝词的写法。

　　第二章文书处理

　　第一节行文制度

　　行文制度是法定组织之间文书行移必须遵循的基本制度，这些制度包括行文关系、行文方式和行文规则。

　　一、行文关系

　　1、无条件的上下级关系

　　2、有条件的上下级关系

　　3、同一个上级的平行关系

　　4、隶属于不同的上级的平行关系

　　5、不相隶属，但在某一特定职权上存在管理与被管理关系的平行关系

　　6、不相隶属，职权上也没有管理与

　　被管理关系的平行关系

　　7、辐射关系

　　二、行文方式

　　1、逐级行文

　　2、多级行文

　　3、直达行文

　　4、公开行文

　　5、越级行文

　　6、横向行文

　　7、联合行文

　　8、对口行文

　　9、授权行文

　　10、批转行文

　　11转发行文

　　第二节发文与收文处理程序

　　一、发文处理程序

　　1、拟稿

　　2、发文审核

　　3、签发

　　4、复核

　　5、编号

　　6、缮校

　　7、用印或签署

　　8、发文登记

　　9、封发

　　二、收文处理程序

　　1、签发

　　2、拆封

　　3、收文登记

　　4、收文审核

　　5、分文

　　6、拟办

　　7、批办

　　8、传阅

　　9、承办

　　10、催办

　　11、办结

　　思考与练习

　　1、什么是行文关系行文的关系大致有几种

　　2、行文方式有哪些

　　3、发文与收文的处理程序。

　　4、文书立卷的含义，如何理解文书立卷的对象

　　第三章汉字速记

　　第四章现代会议实务

　　第一节现代会议概述

　　一、现代会议的含义

　　会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言和书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。

　　二、会议的特征

　　1、商议性2、目的性3、组织计划性

　　三、会议的基本要素

　　1、议题2、议程3、会议成员

　　4、议事规则5、会议的结果6、会议的时间7、会议的地点8、会议的方式

　　四、现代会议的作用

　　1、发扬民主2、集体领导3、科学决策4、交流沟通5、推动工作

　　五、现代会议的分类

　　1、按会议的规模划分，可分为：

特大型会议、大型会议、中型会议、小型会议、特小型会议。

　　2、按与会者来自或代表的地域范围划分，可分为：

国际性会议、全国性会议、区域性会议、单位性会议。

　　3、按与会者相互关系划分，可分为：

纵向关系会议、横向关系会议。

　　4、按与会者是否具有代表性身份划分，可分为：

代表性会议、非代表性会议

　　5、按会议的时间划分，可分为：

定期性会议、非定期性会议。

　　6、按会议的公开程度划分，可分为：

公开性会议、半公开性会议、内部性会议、保密性会议。

　　7、按会议的方式划分，可分为：

现场会议、观摩会议、电话会议、电视会议、广播会议、网络会议、座谈会、茶话会、工作性餐会、普通会议。

　　8、按会议的性质和内容划分，主要有：

法定代表性会议、领导办公性会议、专题工作性会议、审批鉴定性会议、咨询论证性会议、学术讨论性会议、传达布置性会议、总结交流性会议、宣传教育性会议、沟通协调性会议、调查听证性会议、庆祝表彰性会

　　议、纪念追悼性会议、谈判商洽性会议、信息发布性会议、交友联谊性会议、典礼仪式性会议等。

　　第二节会务工作的原则和会议控制的方

　　法

　　一、会务工作的原则

　　会务工作必须坚持以下原则：

准备充分、服务周到、确保安全、勤俭节约。

　　二、会议控制的方法

　　会议控制的方法有：

会议内容控制、会议规模和范围控制、会议地点控制、会议时间