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论文写作指导的作业

兰州商学院陇桥学院

《英语学术论文写作》课程论文

论文（设计）题目：

商务英语信函的用语特征分析

系别：

外国语言文学系

专业（方向）及班级：

英语（国际商务英语方向）1201

学生姓名：

杨子春

指导教师：

詹秀伟

2015年10月12日

论文原创性声明

本人郑重声明：

所呈交的论文是本人在导师的指导下独立进行研究所取得的研究成果。

除了文中特别加以标注引用的内容外，本论文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写的成果作品。

本人完全意识到本声明的法律后果由本人承担。

作者签名：

年月日

商务英语信函的用语特征分析

摘要

商务英语信函具有便捷、经济、高效的特点，在国际商务活动中已被广泛使用，是国际贸易从业人员进行沟通和交流的主要工具。

商务英语信函不同于普通英语信函，其交际目的是沟通商务信息，达成交易和开展商务合作。

因此，商务英语信函已经成为商务人士共同使用的内部结构特征鲜明、高度约定俗成的际事件，具有独特的语言风格和体裁特征。

作为英语的一种特殊变体,它与普通英语乃至其它专业英语在内容和形式上都有很大区别。

本文从语言、词汇、句法、语篇等四个方面探讨商务英语信函的用语特征分析，指出商务英语信函用语的特殊性，从而对规范商务英语信函的撰写和使用、促进商务英语写作的教学和研究有较大的意义。

[关键词]商务英语信函；用语；文体特征

ABSTRACT

BusinessEnglishcorrespondenceisconvenient,economicalandefficient,andhasbeenwidelyusedininternationalbusinessactivities.Itisthemaintoolforinternationaltradepractitionerstocommunicateandcommunicate.BusinessEnglishlettersaredifferentfromcommonEnglishletters,thepurposeofwhichistocommunicatebusinessinformation,toachieveabusinessandtocarryoutbusinesscooperation.Therefore,Englishbusinesscorrespondencehasbecomeadistinctinternalstructurecharacteristicsofthecommonuseofbusinesspeople,theactualeventsofhighlyconventionalized,withuniquelanguagestyleandgenre.AsaspecialkindofEnglish,itisverydifferentfromcommonEnglish,aswellasotherprofessionalEnglishinbothcontentandform.ThispaperdiscussesthefeaturesofbusinessEnglishcorrespondencefromfouraspects:

language,vocabulary,syntax,discourse,etc.,andpointsoutthespecialfeaturesofbusinessEnglishletters.soastostandardizethewritinganduseofbusinessEnglishletters,andpromotethebusinessEnglishwritingteachingandresearchareofgreatsignificance.

[KeyWords]BusinessEnglishletters;term;stylisticfeature

目录

一、引言1

二、商务英语信函的概述1

（一）商务信函的定义2

（二）商务英语信函的分类2

三、商务英语信函的整体语言风格3

（一）礼貌3

（二）体谅4

（三）完整4

（四）清楚5

（五）简洁5

（六）具体6

（七）正确6

四、商务英语信函的用语特征6

（一）商务英语信函的词汇特征7

1．用词规范、简洁7

2．用词准确、严谨8

3经常使用固定习语8

4．经常运用委婉语、礼貌语8

5．使用礼貌性词语9

6．适当使用情态动词9

（二）商务英语信函的句式特征9

1．句式正规完整10

2．文风朴实，少有修饰10

3．采用倒装句11

4．用陈述句表示委婉的祈使意义11

5．用虚拟语气表示假设11

（三）语篇特征13

五、结语14

参考文献15

致谢16

商务英语信函的用语特征分析

一、引言

随着我国改革开放的力度不断加大及我国加入世界贸易组织（WTO），国际贸易竞争日渐激烈，国际商务交往越来越频繁，商务信函的使用日益频繁，商务信函涉及的是公司之间的进出口业务往来，且同银行、海关、运输、法律等专业知识有着密不可分的联系。

然而商务信函不同于普通的交流信函，比一般的信函显得更正式、严肃，在词法、句法和语法方面都有自己的特点。

语言的选择性很强，语篇的连贯性和逻辑性也很强。

具体体现在表达直截了当、简洁明快、淡于修饰，用词规范、语法结构严谨、句子排列一般固定有序。

然而,在学习过程中往往由于缺乏文体意识而造成误用因此,了解它的用语特征从而在实践中正确和恰当地运用显得尤为必要。

本文将通过大量的例子和7C原则来分析商务英语信函的用语特征。

二、商务英语信函的概述BusinessEnglishisdefinedasspecializedEnglishusedinpurchaseagreement,salesconfirmation,letterofcredit,billofladingandinsurancepolicyininternationaltrade.

商务英语信函是涉外商务中各种商务函件和电子数据交换的总称,商务信函是商务沟通和交流不可或缺的工具,同时也是传达商务信息的重要载体。

（一）商务英语信函的定义

商务英语是专业英语用于购买协议，销售确认书，信用证，提单和保险政策在国际贸易账单BusinessEnglishreferstotheEnglishusedinbusinesscorrespondenceandactivities.Togiveitamoredetaileddefinition,businessEnglishincludesOrdinaryBusinessEnglishandSpecializedBusinessEnglish.TheformercoversvariousEnglishbooks,magazines,newspapersandsoon.SpecializedBusinessEnglishonlyincludesdocuments,laws,regulations,letters,specializedtheoriesandpracticeinbusinessactivities.

商务英语是指商务英语中常用的商务信函和活动。

给它一个更详细的定义，商务英语包括普通商务英语和专业商务英语。

前者涵盖了各种英文书籍、杂志、报纸等。

专业商务英语只包含文件、法律、法规、信件、专业理论和实践活动。

BusinessEnglishcorrespondenceistheapplicationofbusinessEnglish.PeopleusebusinessEnglishcorrespondencetoexchangeideas,togetinformation,toexpressfeelings,todealwithbusiness,andtokeepintouchwithourpartners.

商务英语信函是商务英语的应用。

人们用商务英语信函交换意见，获取信息，表达感情，处理业务，和我们的合作伙伴保持联系。

（二）商务英语信函的分类

商务信函可从不同的角度进行分类。

最常见的分类方法如下：

Thecontentoftheletter

Requestletters,lettersansweringrequests,claimandadjustmentletters,creditandcollectionletters,salesletters,employmentlettersandsocialbusinessletters,etc.

Thedifferentfunctionsoftheletter

quotationletters,negotiatingletters,orderinglettersconfirming-orderletters,paymentletters,shipmentandinsuranceletters,acknowledginggoodsreceiptletters,claimlettersandadjustmentletters,etc.

Thenatureoftheinformationgiven

good-newsletters,neutral-newsletters,bad-newslettersandpersuasiveletters.Goodnewslettersandneutralnewsletterstogetherarecalledeverydayletters.

Therearesomanykindsofbusinesslettersthatitisdifficulttomakeacompleteandpreciseclassificationinthisthesis.Itisobviousthatthereisanoverlapbetweensometypesoflettersmentionedabove,sosometimesitisdifficulttodistinguishonekindoflettersfromanother.Inaddition,fromtheperspectiveofwriting,therearefewdifferencesamongletters,faxesande-mails;theonlydifferenceisthatthetransmittingmethodsaredifferent.Therefore,inthisthesis,wecallalltheletters,faxesande-mails"correspondence"

在这篇论文中，有这么多的商业信函，很难做出完整、准确的分类。

很明显，有些类型的信函之间有重叠，所以有时很难分辨出一种不同的信函。

此外，从写作的角度来看，在信函、传真和电子邮件之间也存在着一些差异，唯一的区别在于传递的方法是不同的。

因此，在这篇论文中，我们把所有的信函，传真和电子邮件统称为“商务信函”。

三、商务英语信函的整体语言风格

商务英语信函是国际商务活动中常见的一种文体，因此，其措词、句法、表达风格、意义和内涵都具有商业的韵味。

语言简练而准确，表达有力而温和，其行文通常严格的遵守“7C”原则。

即礼貌（courtesy），体谅（consideration），完整（completeness），清楚（clarity），简洁（conciseness）、具体（concreteness）和正确（correctness）。

（一）礼貌

商务英语措词礼貌婉转、用语诚恳，不卑不亢，忌盛气凌人，强

人所难。

一封礼貌的商务英语能为你树立诚实的形象，为双方合作建立更顺畅立更顺畅的交流桥梁。

1.Wearesorrythatyoumisunderstandus.

2.Wearesorrythatwedidn’tmakeourselvesclear.

在上述两个例子中，表达的意思基本相同，但例1中显然有责被对方的含义，而例2中作者主动承担了责任，两句话的效果不言而喻。

（二）体谅

体谅就是指在商务信函中采取“you-attitude”的处事态度，即站在对方的立场上考虑问题，设身处地地为对方着想，打对方的意愿、请求和感情考虑在前。

例如:

3.Weallowa5%discountforcashpayment

上述例子中，看似运用了一个极其简单的词“allow”来表达意愿，但究其深处，其体现了商务英语信函“体谅”的语言风格，站在对方的角度考虑问题其隐含之意为“youcanearn5%discountwhenyoupaycash.”

（三）完整

书写商务英语信函时，应注意包括所有的信息和细节，是否会所有的问题和客户提出的要求。

一般来说，可以用“5W”即：

（who,what,when,where,why）和1H（who）来表示所写信函是否完整。

（四）清楚

就是要保证所写的商务英语函电意思清楚明了，不会被误解。

信函中不得有含糊不清的意思，也不可有模棱两可的措辞。

4.AstothesteamersailingfromShanghaitoLosAngeles,wehavebimonthlydirectservices.

此句中的‘'bimonthly'’有两个意思，即可表示“—个月两次”也可表示“两个月一次”，容易产生误解。

因此应改为：

WehavetwodirectsailingseverymonthfromShanghaitoLosAngeles。

WehaveadirectsailingsfromShanghaitoLosAngeleseverytwomonth.

通过修改过的上述两个句子不会出现句意上的歧义了，到底是“一个月两次”还是“两个月一次”，一目了然。

（五）简洁

简洁并不意味着与完整相矛盾，而是要求用最少的语言表达最丰富的内容。

5.Iwishtoexpressmyheartfeltgratitudetoyoutoyourkind–

cooperation.

由于前句话虽然表达客气委婉，句意完整，但犯了商务英语信函“简洁”的大忌，因此我们将其改为thankyouforyourkindcooperation会更加简洁明了。

避免了重复，冗长的话语和华丽的辞藻。

（六）具体

“具体”是指信息要详实明确、丰富生动，不能使用含糊、概括性或抽象的语言。

抽象词汇意义含混，意思表达不直接、不准确；具体词汇意思明确，便于信函双方的迅速沟通。

6．Wewishtoconfirmourtelexdispatchedyesterday。

在上述例子中，“昨天”一词不明确、不准确，信函接收者不知道具体电报发出的确切日期，不利于双方之间的有效交流和沟通，因此我们将其改为“WeconfirmourtelexofJuly2,2015”意思会更加明确。

（七）正确

这一点对那些以英语为外语的写作更为重要因为这不仅指使用正确的单词、语法还包括恰如其分的表达和正确的格式等。

例如“Theofferisopenforfivedaysinclusiveofdateofdispatch”比“Theofferisopenforfivedays”表达的信息更为全面，准确，不会给双方的交流构成不必要的误解。

四、商务英语信函的用语特征

商务函电是一种行业英语,是开展对外商务活动的基础和重要工具,是最常用也最有效的通讯手段之一。

如果没有商务函电,很多国际贸易活动都不能顺利进行.因此,商务英语函电在对外贸易中可以为双方的沟通交流搭起桥梁,准确而具体地传递双方的各类相关的商务信息。

我们应该牢记的是，商务信函对发展友好贸易关系和业务成功至关重要。

商务信函的目的是唤起读者的兴趣，并得到他们的反应，如预期。

最有效的商务信函应该是易于阅读和理解。

它必须是友好和有礼貌的。

（一）商务英语信函的词汇特征

由于英语商务信函是一种正式的公函语体，在用词方面，大多使用正式书面词汇，力求用词简洁朴素、准确具体，能充分体现商务公函的规范正式、公事公办等特点。

1．用词规范、简洁

英语商务信函不仅涉及独特的专业，而且涉及实际商务工作技能，显示贸易、金融、外汇、海关、商检等诸多领域、多种行业的特性。

信函中通常会出现许多专业词汇，大量使用专业术语、行话、缩略语等。

如：

quote报价；coverage险别；bid出价；intriplicate一式三份等。

这些术语经过长期的使用实践或相关的规定，已具有特定的内涵，其意思清楚明确，能准确表达英语商务信函的内容。

2．用词准确、严谨

英语商业信函经常涉及货物的型号、价格及重量，商品的发货、到货时间等，相关的文字或数字必须准确严谨，毫不含糊，以免产生误会，引起不必要的麻烦。

如：

ifyoubuy10000ormore，thispricewillprevailthrough28，May.如果贵方购买10000或以上，这个价格至5月28日前有效。

3．经常使用固定习语

英语商务信函是一种公函，是带有公事公办性质的正式信函，因此常带有一些古词显示信函的礼貌和正式。

这些词语在长期的使用实践中，固定下来，被广泛使用于商务信函中。

如：

advaloremduty（拉丁）从价税insurancepremiumpercapita（拉丁）人均保险费forcemajeure（法语）不可抗力noticeisherebygiventhat…特此函告……

4．语商务信函经常运用委婉语、礼貌语

英语商务信函是一种跨国度的交往手段，非常注重信函客气、礼貌的言语。

即使是拒绝对方的要求或条件，或者表达对对方的不满意也会用比较委婉的语气。

如：

thankyouforyourletterofyesterdayinvitingmetocomeforaninterviewonFriday，august24，2012.谢谢昨日来信，通知我于2012年8月24日面试。

5．大多使用礼貌性词语

英语的礼貌性词语主要强调积极意思，给人愉快的感觉。

在英语商务信函中，pleasure，pleased，glad，appreciate等带有感情意义的词语层出不穷。

如：

weshouldbepleasedtoletyouhavesamplestogiveademonstrationatyourpremises.欣然奉上我方产品样品，在贵方展厅展出。

6．适当使用情态动词

英语中情态动词的使用可以使句子的语气更加缓和、委婉。

如：

mayIremindyouthatwemusthavethesemanualsdeliveredonorbeforeFeb20，2010.我是否可以提醒一下，我方要求于2010年2月20日之前交货。

（二）商务英语信函的句式特征

英语商务信函的主要功能是准确传递经济信息，要求在有限的篇幅内达到言简意赅的效果，从而有效地进行商务活动，因此它的语言必须简洁、明了、礼貌、准确，极少对所述内容进行美学加工。

1．句式正规完整

英语商务信函是一种正式体书面英语，由于常常要表示某些条款相互成立、互为条件，或对某些具有因果关系的事件进行叙述，因此通常使用层次复杂的从句和长句表达多层次的复杂逻辑关系，可以充分完整地表达相互关联的意义。

如：

intheeventofaccidentwherebylossordamagemayresultinaclaimunderthepolicy，immediatenoticeapplyingforsurveymustbegiventothecompany’sagentasmentionedhereunder.所保货物，如发生本保单项下负责赔偿的损失或损坏，应立即通知本公司下述代理人查勘。

2．文风朴实，少有修饰

英语商务信函的主要功能是传递信息，除必须使用专业术语等手段准确表达信息外，用词简单朴素，不带任何感情色彩。

这样既能节约时间，又能使交易双方更好地理解和接受。

如：

iwasveryconcernedwhenireceivedyourletteryesterdaycomplainingthatthecentralheatingsysteminyournewhousehadnotbeencompletedbythedaypromised.昨天收到你的来信，抱怨你新家的中央加热系统未按规定时间装好，对此我非常关心。

上述例子中用词简单朴素，不带任何感情色彩，这样既能节约时间，又能使交易双方更好地理解和接受。

“concerned”表现了友好，热情、以“客户为中心”的思想。

3．采用倒装句

英语商务信函中倒装句虽不常使用，但在表示随函寄上某些材料时，或在表示可能在将来出现不确定性时，也会使用倒装句。

如：

enclosedisacopyofourcurrentcatalogue。

随信附上一本我们现在适用的目录。

4．用陈述句表示委婉的祈使意义

信函双方为贸易伙伴，地位平等，因此在希望对方采取某种行为时，通常会使用陈述句、非真实条件句、虚拟语气、情态动词等表达比较委婉的语气，而不是直接使用祈使句。

如：

wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources，andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.我们发现你方报价比我们从其他地方收到的稍高，请你方降价，以适应竞争。

通过上述例子，我们不难发现，通过“find”“slight”“tomeet”等这些词准确地表达了我方对对方报价的不满，运用陈述句显得更加客气，尊重对方。

5．用虚拟语气表示假设

英语商务信函中对于将来不太确定的假设行为或情况，通常会用虚拟语气体现。

如：

shouldwegetanyfurtherprogressiveinformationfromourfactory，wewouldneverfa