尚择优选商务传真公函邮件规范及工作总结.docx

尚择优选商务传真公函邮件规范及工作总结.docx

《尚择优选商务传真公函邮件规范及工作总结.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《尚择优选商务传真公函邮件规范及工作总结.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

尚择优选商务传真公函邮件规范及工作总结

商务传真、公函、邮件规范及工作总结

第一部分公务类传真规范

一、发送传真

1.每一份传真，都要标明一个主题，主题要明确；

2.对于正式的、需存档的信息，必须使用传真而非电话进行沟通；

3.传真内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动；

4.由于发出的传真将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出传真应谨慎地评阅所撰写的每个字句，传真格式和版面应标准统一；

5.对于要求对方回复的传真，应在传真中注明“请回复”。

二、注意事项

1.收到传真后，如需回复的，应尽快回复；

2.收到的传真应分类妥善保存或处理；

3.对于特别重要的传真，应在收到或发出后给对方打电话确认；

4.涉及公司机密的传真，发出或收到后均应及时销毁或妥善保管，不得泄露。

三、传真格式及模板

1.页眉为公司名称或标志，页角为公司地址、电话、传真等；

2.上方为收件人姓名、单位、传真号码、电话号码、发件人姓名、页数、主题等；

3.正下方为正文；

4.正文应有标题，表明本传真的主题；

5.应有收件人尊称和问候语；

6.正文结束后应有问候语；

7.落款应包括完整的发件人姓名、日期、所属部门等；

8.传真模板见附件一。

第二部分公函规范

一、发送公函

1.作为公司对外联系事务、发表声明的公函，都应标明一个主题，主题要明确；

2.公函内容应简明扼要，观点清晰，但不要因为信息的过于简短或表达不够清楚，而造成不必要的误解或行动；

3.公函措词应充分斟酌，做到有理有据，有礼有节；

4.由于发出的公函将会被永久留存，甚至成为商业纠纷的证据，因此，在发出公函应谨慎地评阅所撰写的每个字句；

5.公函发出前应经主管领导审核，经批准并加盖公章后方可发出；

6.公函可用传真或信件发出，发出后应给对方打电话确认；

7.公函应妥善保管，一般应交专人负责公函存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。

二、接收公函

1.接收到对方公函，应根据事情原由向主管领导汇报，对于要求回复的公函，应及时做出回复；

2.接收到的公函，应分类安排存档，不得随意遗弃或向外人泄漏公函内容。

三、公函格式及模板

1.页眉为公司标志，页角为公司地址、电话、传真等；

2.标题为公函主题，标题下需注明往来函号；

3.左上角为收件单位、收件人姓名等；

4.正下方为正文；

5.应有收件人尊称和问候语；

6.正文结束后应有问候语；

7.落款应包括完整的公司名称、日期等；

8.公函模板见附件二。

第三部分公务类电子邮件规范

一、发送邮件

1.每一封邮件，都要标明一个主题，主题要明确；

2.信件内容应简明扼要，但不要因为信息的过于简短或表达的不够清楚，而造成不必要的误解或行动；

3.由于传送出去的信息将可能会永久留存，因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的每个字句。

二、回复邮件

1.每天检查新邮件，并尽快回复；

2.回复信件时，适当附带上原文，这样别人知道你是为什么而回复的。

注意，不要把原文全部附带，而只需要附带上回复的那段；

3.要回复他人信件时，请使用“回复”的功能，不要另起标题而造成对方的混淆；

4.切勿将涉及商业机密或个人隐私的邮件，在未经同意前，转发给第三者。

三、传送规范

1.注明发件人及其身份；

2.遵守法律法规规定，尊重知识产权，凡是引用或改编他人文字或图片作品时，须要对原作者与原作品的出处详加注明，以示尊重；

3.注意附件的使用，如果附件内容不长时，尽量直接撰写于信件中，若一定要使用附件功能，也须注意附件的撰写软件是否能被对方正常使用；

4.定期检查计算机系统的时间与日期是否正确；

5.发送邮件较大时，请尽量利用压缩工具把信件压缩，以加快收件人的收信时间。

为避免浪费对方的宝贵时间，应谨慎考虑传送信息容量的大小；

6.凡涉秘文件以EMAIL方式传递时均须加密。

四、邮件格式及模板

1.抬头为收件人姓名和问候语；

2.中间为正文；

3.正文结束后应有问候语；

4.落款应包括完整的发信人姓名、日期、所属部门、联系方法等；

5.发往客户的邮件推荐使用统一邮件格式，清晰明了，使用客户阅读。

以hotmail为例，建立模板的方法为：

在工具栏里选择“模板”按钮，进入模板管理画面，然后在“新邮件模板”中选择“普通信件”，按下文中模板格式建立模板，编辑完毕后，选择“保存”。

同样，按下文中模板格式分别建立回复邮件（在“回复邮件模板”中选择“普通信件”）和转发邮件的模板（在“转发邮件模板”中选择“普通信件”）。

三种邮件均应设为“文本”格式。

6.邮件模板如下：

xx年电气工程师个人年终总结模板

根据防止人身事故和电气误操作事故专项整治工作要求，我班针对现阶段安全生产工作的特点和重点，为进一步加强落实安全工作，特制定了防止人身事故和防电气误操作事故的（两防）实施细则。

把预防人身、电网、设备事故作为重点安全工作来抓，检查贯彻落实南方电网安全生产“三大规定”情况，检查（两防）执行情况，及时发现和解决存在的问题，提高防人身事故和防电气误操作事故的处理能力，从源头上预防和阻止事故的发生，使安全管理工作关口前移，从而实现“保人身、保电网、保设备”安全生产目标收到一定的效果。

通过前段的检查和整改工作，现将我班到现时为止在此方面的情况总结如下

一、在防止人身事故方面（重点防范高处坠落事故）

在运行维护、施工作业过程中的防触电、防高空坠落事故。

我班通过对每周的安全会议和工作负责人对现场高处作业管理的检查，使得安全防范思想、工作、监督到位;使安全工作责任、措施及整改落实，从而安全工作得到保证。

1、作业前的准备工作和控制措施工作。

包括高空作业现场查勘，使工作人员对该任务的危险点（安全措施卡）有清晰、准确、全面的认识，采取相应的控制和安全措施，并正确派选合适胜任的工作负责人和工作班成员。

2、在开工前，工作负责人向作业人员交待工作内容、安全注意事项及该作业的危险点。

作业过程中明确监护人员，监护人实时监控高处作业人员动向，及时提醒和纠正作业中的不安全行为，使安全措施不折不扣地落实和执行到位。

3、认真落实高处作业人员的安全保护措施。

配备可靠的（按规定期限内检验合格的）安全工器具，如安全带（绳）、升降板、脚扣、竹（木）梯等，并能够正确使用此类工器具。

4、在高空作业的工作全过程中，强调工作人员自始至终确保自身安全行为：

定期对登高工具和安全工器具（安全带、安全绳、脚扣、升降板、竹木梯子等）进行试验，试验或外观检查不及格的立即报废，严禁留作备用。

必须系好安全带（绳），安全带（绳）必须栓在上方牢固的构件上，不得低挂高用，工作过程中要随时检查安全带（绳）是否栓牢。

高处作业在转移作业位置时，手扶的构件必须牢固，不得失去保护。

需要沿着水平梁、斜柱、水平管或暂无防护栏杆、没可靠的扶持物帮助保持平衡时，必须使用水平安全绳。

在无任何保护的情况下，绝对禁止沿单梁或管道上行走的行为。

高处作业人员的施工工具必须使用工具袋装备，禁止使用容易造成工具掉落的简易皮套;上下传递物件时，必须用绳索吊送，严禁抛掷。

严禁利用绳索或拉绳上下杆塔或顺杆下滑和在间隔大的构架转移作业位置时，不得沿单根构件上爬或下滑。

5、认真执行“两票”制度，防止误触电、感应电伤人的高空堕落事故。

A、20XX少先队工作总结

（一）

本学期我校的少先队工作高举邓小平同志伟大的旗帜，认真贯彻JZM"十几大"重要思想，紧扣素质教育主题，服务少先队健康成长，努力培养少先队员的创新精神和创新能力，体验教育活动，全面实施素质教育，强化少先队自身的建设，全面提高少先队整体水平，对本学期我总结如下几点：

一、少先队组织建设和制度建设

本学期在，我选拔了一些品学兼优的少先队员干部，并利用课余时间对他们进行一系列的团队教育和工作能力的培养，做到"发现问题、共同处理；处理问题、善于总结"并在中队制度建设上共同探讨和共同建设，建设了《四（4）中队日常行为规范记录表》，每日值勤的少先队干部在课余时间，及上课时间对每位少先队员进行监督，对有没有佩带校卡和红领巾，有没有出现穿奇装怪服，留长发、染发，对迟到、旷课和上课情况，以及好人好事等都进行了详细的记录，为以后少先队评优作为参考。

同时也建立了升国旗、课间操打分制度，并对制度实行中出现不合理的内容进行了及时的修改和改善，做为中队辅导员，一定要严格、公正、在少先队组织建设狠抓纪律教育，增强队员的自觉性。

　　二、以团队活动，宣传教育为载体，促进队员全面发展

　　在学校的和团组织下，团员和少先队代表到敬老院慰问孤寡老人，并为敬老院的老人们表演了精心准备的精彩的文艺节目，为老人们，打扫卫生，陪老人谈心，把温暖带给老人，回来之后，我要求少先队员代表以"谈感受"为主题开展谈话会，进行了教育，反响强烈。

我还要求少先队干部自身做好环保意识并进行宣传"绿色学校"的工作，对于乱扔垃圾和不讲究卫生的同学进行教育批评，在宣传有关环境方面的知识，也严格要求少先队干部从自身做起严以律己来感染其他队员。

　　三、回顾本学期，结合实际，充分发挥团队和学生会的作用，减轻教师的压力

　　回顾本学期中队工作在校领导正确的指导下，取得了一定的成效，但我清醒的认识到中工作的不足，如中队教育理论的研究，中队工作的针对性，班级的执行力方面，都存在的不足，在工作中没有充分的发挥中队的作用，这些工作都停留在表面，没有更好的深入最底层，让我们老师放手，让中队干部来帮助老师管理学生，这样是不是合理些，在实际工作中学生管理学生过程中肯定观察和了解的比老师细致，一些细微处和老师看不到的深处都能了解到，只有及时反馈到老师那，对于经常犯错误的学生的名字和事情反映到班主任手中，及时提醒犯错误的同学，让学生有压力不敢再犯错误。

这样减轻了教师工作压力和工作量，也锻炼了学生的自觉性让学生"告别陋习，走向文明".

（2）加强安全管理，在执行规程、规定和制度上决不含糊。

严格执行“两票三制”，严格按照安全操作规程办事。

（3）通过每周的安全活动日，认真学习事故通报、快报和相关规程、规定，结合本班实际开展讨论，吸取事故教训，使“防误”工作深入人心。

（4）作业前的准备工作和控制措施工作。

认真正确填写操作项目和程序，不漏项。

（5）操作时认真履行唱票、复诵制，确认无误后再进行操作，并由监护人监护操作，同时录音操作过程。

（6）拉、合刀闸（跌落式熔断器）时，应先将线路转为空载状态，防止带负荷拉、合线路刀闸。

（7）开关检修时，应切断柜内二次控制电源的柜内照明电源以防止误合开关和触电;操作低压开关（刀闸）前，应检查开关是否正常并做相关防护措施，操作时不要面对开关，防止电弧烧伤工作人员。

1.杂志中上色遇到的疑问：

为什么我们的美编在绘制杂志中一些插图时选用灰暗的色调，而不是用艳丽的色彩?

很多家长主观的认为孩子喜欢颜色艳丽的颜色，但是在生活中没有一个孩子会主动去选择艳丽到夸张的衣服，插图也一样。

中国的传统的水墨画就是一个很好的例子，国画中用色很少，用的最多的就是“墨色”，国画中“墨”与“色”是相通，而墨分五色（其实不止），表现中即有墨的浓淡层次，又有色的联想感受，从而达到无色似有色的境界使整幅画看起来一点都不单调灰暗。

当然杂志的插图也不能像马路一样一直是一个色调，明快的色彩也是必不可少的。

总之，对于插图来说，不一定就非得用丰富的色彩，只要能充分表达文字的内容就可以。

即使是单纯的黑色、褐色也能出色地描绘出文字的内在世界。

孩子同样能丛这些画面中充分了解故事，想象他自己理解出的色彩世界。

这也是插图要给人留一些想象空间的原因。

美学大师朱光潜说过：

“美