复旦大学人力资源管理《文书与档案管理》复习题.docx
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复旦大学人力资源管理《文书与档案管理》复习题
一．单项选择题（每题2分，共10题）
1.从形成的主体或者所有权归属来看，档案分为私人档案和（D）。
A.历史档案B.现行档案C.国家档案D.公务档案
2.下列不属于档案工作性质的是（D）。
A.管理性B.服务性C.政治性D.创造性
3.根据《公文格式》规定，有条件的机关和涉外部门的公文幅面尺寸，可推荐采用国际标准（ C ）型。
A.A2 B.A3 C.A4 D.A5
4.以下文种属于上行文的是（D）。
A.命令B.公函C.议案D.报告
5.文书转化为档案需经过（C）。
A.收集B.整理C.立卷归档D.保管
6.下列行文符合行文规则的是（A）。
A.某职校校长室和学生处联合行文，号召本校师生向“感动中国”的先进人物学习
B.某职校向该市政府行文，申请增加办学经费，改善办学条件
C.某市财政局向该市教育局发出指示，要求其坚决制止乱收费
D.某市教育局向上级机关请示工作，文件的主送机关为“市委、市政府”
7.公文的成文日期一般以（ D ）为准。
A.拟稿日期 B.核稿日期 C.审稿日期 D.领导人签发日期
8.公文的发文字号组成部分有：
发文机关、发文年度和（A）。
A.发文顺序号B.排列号C.文件编号D.签发序号
9.下列公文标题拟写有误的是（D）。
A.关于开展档案安全检查的通知B.中华人民共和国主席令
C.关于表彰先进党组织的通报D.关于要求补助档案抢救经费的报告
10.对外机关来问或来电的办复有多种形式，其中对重大问题的答复一般采用（A）形式。
A.书面答复B.电话回复C.当面回复D.邮件回复
11.（A）是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的证据作用。
A.法律作用B.文化作用C.业务作用D.行政作用
12．根据领导人对文件的批办意见，对文件反映的情况或请示的工作进行具体处理，这一工作程序叫做（B）
A，拟办B，承办C，催办D，注办
13．全宗内档案的常用分类方法不包括（D）。
A．年度分类法B．组织机构分类法C．问题分类法D．人物分类法
14．档案整理工作的主要内容不包括（C）。
A．区分全宗B．全宗内的分类
C．收集D．案卷的排列和案卷目录的编制
15.由两个或两个以上的平级单位联合署名制发的公文是（B）。
A.返行文B.联合行文
C.单独行文D.共同行文
16.以下不属于档案的作用的是（D）
A.凭证作用B.参考作用
C.历史借鉴作用D.收藏增值作用
17．档案价值实现的规律性不包括（D）。
A．档案价值的扩展律B．档案价值的时效律
C．档案价值的条件律D．档案价值的因果律
18．某市公安局局长指示秘书小李给该市教育局行文，内容是关于加强校园网的安全管理。
小李可以采用（C）。
A．上行文B．下行文C．平行文D．逐级行文
19．档案工作中贯彻始终的一项基本原则是（B）。
A．统一领导，分级管理 B．维护档案的完整与安全
C．便于社会各方面利用 D．便于保持文件间内在历史联系
20．省人民政府主送文件给杭州市人民政府，同时抄送给杭州市属各县、乡人民政府。
这种行文方式是（ A ）。
A．逐级行文 B．多级行文 C．越级行文 D．特殊行文
21.各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织所形成的档案，应当归（B）所有。
A.归本单位所有B.归国家所有C.归档案馆（室）所有D.归作者所有
22.发文机关应当使用（D）。
A.发文机关的简称或缩写B.发文机关的全称或简称
C.发文机关的全称或别称D.发文机关的全称或规范化简称
23.以下文件属于归档范围的是（A）。
A.上级机关批文B.临时性文件C.已拟写完毕但未盖章的文件D重份文件
24.向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问时用（A）。
A.报告B.决定C.总结D.请示
25.关于文书与档案之间的关系，表述错误的是（D）。
A.文书是档案的前身B.档案是文书的归宿
C.档案与文书是同一事物的不同发展阶段D.文书对今后工作起查考和凭证作用
26.以下不属于档案发挥作用的规律的选项是（D）。
A.作用递减B.密级递减C.范围递减D.空间递减
27.对发文负直接责任的行文对象是（A）。
A.主送机关B.抄送机关C.报请机关D.领导机关
二．简答题（每题10分，共5题）
1．简述文书收文办理的基本流程。
收文办理是指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理活动。
收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。
收文办理的一般程序为：
签收、启封、登记，拟办、请办、批办、分发、承办，组织传阅、催办，处置办毕公文。
2．简述行政公文的基本格式。
公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
组成公文的要素分为:
（一）眉首置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首，包括6个要素：
1.公文份数序号。
2.秘密等级和保密期限。
3.紧急程度。
4.公文机关标识。
5.发文字号。
6.签发人。
（二）主体置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体;包括7要素：
1.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注（三）版记置于主题词以下的各要素统称版记。
包括3各要素：
1.主题词2.抄送机关3.印发机关和印发日期
3．简述档案整理工作的基本原则。
档案整理一般具有三大原则。
1、档案的整理应该充分利用原有的整理基础，具体包涵两方面的内容：
充分地重视和利用先前的整理基础，充分研究和利用原先的整理成果，不要轻易改变原来整理和保存的历史面貌。
2、档案的整理必须保持文件的历史联系，按照档案文件的形成规律，保持档案文件在形成活动中的固有联系，才能整理组成有机的整体。
3、档案的整理必须便于保管和利用。
便于保管和利用也是档案整理工作的基本出发点和最终要求。
4．简述档案收集工作的基本要求。
档案收集工作的基本要求是：
（1）加强档案馆（室）外的调查和指导工作；
（2）积极推行入馆（室）档案的标准化；（3）保证归档和入馆档案的齐全完整；（4）维护全宗和全宗群的相对完整性。
5．简述实现档案价值的规律性。
（1）档案价值的扩展律：
档案价值是可以扩大和发展的，它的扩展具有一定的规律性，可称为档案价值的扩展律，表现在：
第一，由于价值主体扩展而导致的档案价值扩展，这是指随着时间的推移，可能与档案发生关系的人群逐渐扩大，档案利用者及其需求的范围呈拓宽趋势，由此导致档案价值的扩展。
第二，由于档案作用性质的变化而导致价值扩展，档案对于利用者的有用性是多方面的，而这些用途并不是同时显现出来的。
随着时间的推移和条件的变化，不仅利用者的范围得以扩大，档案的作用性质也会发生变化，呈现出档案价值的多元性特征。
（2）档案价值的时效律，指档案对社会的有用性是有时限的，某些档案在一定时期内对利用者是有价值的，超过这个时间限制后则降低或丧失了价值。
表现在：
第一，档案与利用者需求之间关系的时效性。
有些在文书处理过程完结后就被淘汰，有些在现行期或半现行期内有利用价值，有些则在进入非现行期以至永远都可能因有用而被保存。
第二，档案价值形态的时效性，从档案价值的扩展律可知，档案对于利用者有多方面的作用，因而具有各种不同的价值形态。
而这些作用往往是在不同的时间段中发挥出来的。
6．简述文书发文办理的基本流程
发文办理是指机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动。
发文办理的一般程序为：
拟稿、会商、审核、签发，核发、登记、缮印、用印或签署，分装、发出，处置办毕公文。
这一程序具有很强的确定性与不可逆性。
7．简述鉴定档案价值的具体方法
对档案保存价值的鉴定，从其鉴定对象的规模和范围来说，可以分为宏观鉴定和微观鉴定两种。
（一）宏观的鉴定。
通过分析和鉴别全宗档案的形成者所承担社会职能及其计划、任务和业务活动对保持社会历史记忆的重要程度，决定各个立档单位形成档案的整体保持价值。
（二）微观的鉴定，微观鉴定是针对一个具体单位档案或对其中某部分、某类、某卷、某件档案的鉴定。
（三）直接鉴定法。
逐件逐张地审查文件，而不仅仅根据案卷目录和案卷标题就判断其价值。
8．简述文书立卷的方法
就是在文件收集齐全的基础上，将文件按一定的属性，逐项分开的过程。
有四个环节：
分年度、分机构、分问题、分期限。
1.分年度：
就是将文件按其形成或针对的年度分开。
2.分机构：
就是按其形成或承办部门分类，首先分开级别，然后再在每一级别中，按不同部门分开，3.分问题：
就是将文件按其内容所反映的问题或事物分类。
4.分期限：
就是将文件按照规定的不同保管期限分开。
文书档案的保管期限定为：
永久、长期、短期三种，长期16-50年，短期15年以下。
分期限应按学校制定的保管期限表进行。
9．简述批办和拟办的区别和联系
批办,是机关或部门领导对公文的办理所做的文字指示或提示性意见。
批办的内容包括对拟办意见的认可、提出办理公文的具体要求,如紧急公文,应批注完成时间;需保密的公文,应批注传达的范围等。
公文批办应签署姓名及日期。
3.拟办,是指机关文件主管部门领导收到应当由本机关、本部门办理的公文后,有针对性地提出初步处理方案或意见、建议,提供机关领导或部门负责人参考或抉择的过程。
机关文件主管部门领导填写完拟办意见后，可依据惯例或单位内部的职能分工直接将文件发送有关单位及领导。
10．承办：
公文承办就是形成新的公文，公文只有经过承办才能产生切实的效用，因此，它是公文办理中的重要环节。
承办的对象是所有需要办理的收文。
因此承办既是收文办理最后的实质性程序，又往往是发文办理程序的开始。
11．用印：
在印毕的公文上加盖发文机关的印章，或请有关领导者在公文正本上签注姓名。
其作用均为表明公文的正式性质和法定效力。
12．公文发文字号的组成要素：
发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。
发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。
13．公文的行文规则
公文的行文规则：
一、按机关隶属关系和职责范围行文。
二、授权行文。
按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时，这就可以通过授权行文来解决。
三、联合行文。
单位之间，就某些互相有关的业务，经过会商一致后可以联合行文。
四、一般情况下不越级行文。
五、不越权行文。
六、“请示”不直接报送领导者个人。
行文规则中还要说明的是党的领导机关根据工作需要，可向同级政府及部门或下级政府机关行文；而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
14．档案鉴定：
指档案真伪的鉴定和档案价值的鉴定。
一般来说，主要指对档案价值即档案对于社会的有用性的鉴定。
档案鉴定工作的内容包括以下三个方面。
1.制定鉴定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。
2.根据国家规定的标准及档案保管期限表，具体判断档案有没有价值，有没有继续保存的价值，然后确定其保管期限。
3.剔出无保存价值和保管期满的档案按规定进行销毁或作相应处理。
简单来说，档案鉴定工作的内容就是指建立制度、判断价值和存毁处理三个方面，
15．简述请示与报告的特征及主要区别之处。
请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文。
报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公文。
区别：
请示是下级机关向上级机关请求；报告是向上级机关汇报，请示是上级机关是一定要答复，报告并不要答复，视报告的内容情况，可以答复也可以不答复；另外，请示请求批准某种事项。
报告是汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
总体讲，两者都是上行文。
16．简述鉴定档案价值的具体方法。
对档案保存价值的鉴定，从其鉴定对象的规模和范围来说，可以分为宏观鉴定和微观鉴定两种。
（一）宏观的鉴定。
通过分析和鉴别全宗档案的形成者所承担社会职能及其计划、任务和业务活动对保持社会历史记忆的重要程度，决定各个立档单位形成档案的整体保持价值。
（二）微观的鉴定，微观鉴定是针对一个具体单位档案或对其中某部分、某类、某卷、某件档案的鉴定。
（三）直接鉴定法。
逐件逐张地审查文件，而不仅仅根据案卷目录和案卷标题就判断其价值。
三、论述题（每题15分，共2题）
1．运用公文格式和文种使用等知识，指出下例公文中的错误，并解释原因。
民 政 局 文 件
滨民政办（2005）32号
滨海市民政局关于全市民政工作会议纪要
各县民政局并抄报省民政厅：
现将全市民政工作会议纪要发给你们，请贯彻执行。
滨海市民政局
二〇〇五年八月八日
2．请阅读以下材料后，回答问题。
小王是某机关主管文书处理工作的干部，他刚开始工作的时候，对文书处理的手续不太熟悉，文件的传递，借阅都没有跟踪记录。
所以，工作不到2个月，就因为数次无法及时调出领导所需要的文件，影响了工作。
小王认识到，文书处理工作是一件重要和细致的工作。
要求从事文书管理的人员必须具备良好的业务水平和综合素质。
同时，最重要的是要建立起严格的文书处理制度，保证文书流通的效率和质量。
小王开始采取一系列的措施，首先，他设置了固定的文书处理岗位和人员，全机关的文件由他来负责收发，传递，借阅和催办的工作，各处室都设置一名经常在单位工作的通知兼管文件，把住各处室的文书处理关口。
其次，小王建立起责任制度，只用收文簿和借阅卡片两种收、发、借阅工具管理文件。
具体做法是：
来文在收文登记簿上登记，传阅文件交给该处室主管文件的同事，并在收文簿签字。
办文在此簿上注明“办”字，办完再在“办”字后边写“讫”字，构成“办讫”二字。
借阅文件都要填写借阅卡片，填写完卡片后要放在文件的原位置上，送还时再抽出卡片。
最后，建立起文件流通时限制度。
传阅和借阅文件都规定了阅读时间，到期及时催还，借阅文件到期可续借。
文件收回后，一般是即时归档，最迟也应在当日归档，这样才能不遗失文件，不泄密。
文件归档后，都要在收文簿上写“已存”字，平时查找文件时，只要看一下收文薄就知道文件的所处环节。
（1）小王是选择什么方法管理文件的？
第一，规范流程，保证公文及时传阅。
一是取送及时。
收到文件之后，马上进行清点、登记、分发，保证了公文传阅的顺畅。
二是适当调整传阅顺序。
有些文件传阅范围很广，需要很多领导和部门阅知，如果始终按一个固定顺序传阅，遇上领导外出开会或办事，定会影响传阅的时间和进度。
因此，不失时机地适当地调整一下传阅顺序，便可加快公文传阅的进度。
三是承办部门优先阅文。
有的文件需要某个或某几个部门承办，并且时效要求较强的，如果等所有的领导都阅定后再送给部门阅处，势必耽误部门办理。
主要领导阅后，即可给承办部门阅办，然后接着送其他领导传阅。
四是分类设夹，区别送阅。
对上级机关的批导性文件和需要办理的文件，急需处理的文件和一般参考性的文件，不要都放在一个阅文夹内，主次不分，要分别对待，分类设夹、传阅，对急件、特急件跟踪传阅，这样，就保证了公文传阅的时效性。
五是掌握领导阅文规律。
根据领导工作安排和活动规律，捕捉时机送阅文件；也可根据领导阅文快慢，适当掌握领导每次阅文数量，这样，就能避免公文的延误、堆积。
第二，建立收发登记簿，保证公文传阅。
一是建立文件的接收、登记制度。
文秘部门还应使用文件传阅、交接登记簿。
登记簿上注有文件号、送阅部门、接收人、接收时间、退回时间、备注等栏目。
这样就做到了心中有数，避免了盲目传阅，一旦出现文件遗失的情况，就能知道问题出在哪个环节上，既利于查寻，又便于确定责任。
二是杜绝文件横传。
公文传阅应该以文秘部门为中心点进行传阅，不允许抛开文秘人员在应阅人之间横传，以免传阅件失控、遗失。
三是公文传阅要由专人负责到底，其他人员均不得代行其职。
办理过程实行单线运作，纵向周转，由机关文秘人员一人经手，全权负责，以避免多人插手导致的职责不清和相互推诿。
四是严格按照阅文范围和领导确定范围组织传阅，既不能随意扩大，也不能随意缩小；既不能多传一个人，也不能少传一个人。
五是设置密级文件夹，封面贴有"密级"标志，提醒领导不要带出办公室阅文，密级文件即阅即退，没有阅完的也要暂时收回，以保证公文传阅的安全保密。
（2）通过这段材料，谈谈你对文书处理工作有什么认识？
（3）小王的工作经历，对你做好日常文书管理工作有哪些启示？
2．阅读下面的材料，回答问题。
国家某部派出了调查组到某省的信访局，调查A县刘某关于一起行政诉讼案的上访材料。
刘某曾因此案败诉被判刑，刘某不服，曾给某省领导写过申诉信，涉及到与案情相关的重要情况。
省领导在申诉信上做了批示，省信访局将该批示转给A县县委办公室负责办理。
省信访局的档案员来到档案室查找有关档案，结果没有找到。
其中最重要的材料，省领导的批示件和该县县委的回复都不知去向。
档案员查找领导交办登记簿，也没有查到刘某来信的记载，反复查询均无着落。
无奈之下，只得派人专门驱车往A县信访办查找，但县信访办并无经手此信的相关材料。
经过县信访办主任的回忆，当时他在县委工作的时候，曾经见过县委的回复材料。
但是查找县委也无所获，甚至连发文登记本也没有找到。
半个月过去了，因为档案材料不全使得调查无法进行，调查小组只好失望而归。
然而时隔5年，省信访局在收集整理5年前的一些案卷归档时，才发现与此案相关的来信处理记录和A县县委办回复材料都保存在领导交办信件处理卷宗中，共计5份材料12页纸及省领导的批示。
但是，当这批档案材料送达后，诉讼当事人已经在服刑期间因为意外事故而死亡。
（1）结合材料谈一谈日常档案业务基础工作的重要性。
档案工作是维护历史真实面貌的重要事业。
日常档案业务工作把往复不断的现象真实地记录下来，使瞬间变成永恒，成为人们进行反复观察和研究历史现象、准确寻找事物发展规律的可靠依据。
随着社会文明程度的提高和对档案利用需求的增长，越来越深入地渗透到人类活动的方方面面。
作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件，提供方便，特别是应做到以下几点：
1、要维护好历史的真实面貌；2、要忠于和热爱档案事业；3、要具备全心全意为人民服务的精神；4要有良好的保密习惯；
（2）本案例中，应当在哪些环节加强文书和档案的管理。
加强文书的收发管理制度的制定，机关的总收发室负责外收发，对于收进的文件经过简要登记，不启封，然后转送机关的办公厅、秘书处和各个业务部门的内收发。
内收发工作多由部门办公室的文书工作人员负责，进行启封、装封、加盖收发公章、编号和登记，送领导批办和有关承办人员处理。
而在发文时由内收发装封后，交由外收发对外发出。
并完整记录文书的收发流程。
不要因人的存亡而导致文书的存亡。
（3）论述收、发文登记的作用。
文件登记是单位管理与保护文件的一种手段，用以记录文件的收进、发出和运转情况，统计文件的数量和检查文件的处理周期。
一个单位日常往来文件很多，为了加强管理，防止紊乱、积压和发生丢失，必须建立与健全文件的登记制度。
文件的登记主要有以下几方面作用：
一是便于管理和保护文件；二是便于文件的查找；三是便于文件的统计和催办；四是用以作为核对与交接文件的凭据。
1．阅读以下材料，回答问题。
在鉴定某省民政厅解放初期的档案时，机关档案人员最先接触到一卷该单位工作组写的在某乡进行民主建政的试点报告，发现被定为“短期”保存。
机关档案人员认为在解放初期的民主建政是一项很重要的工作，拟改为“永久”保存。
但是后来经过整理又发现一卷以该厅名义向上级机关报告的全省民主建政工作总结，内容有全省民主建政工作的情况概述，还有各个试点乡民主建政情况的基本统计数据，被定为“永久”保存。
于是放弃了将某乡进行民主建政的试点报告的案卷改为“永久”保存的打算。
（1）将“某乡进行民主建政的试点报告”定为“短期”保存的合理性有哪些？
列为永久保存的档案，是对国家和社会的各项工作以至永世久代具有查考作用的档案；列为长期保存的档案，是不具有广泛社会意义和科学历史意义的，而属本机关在较长时间内进行机关工作需要查考的文件材料；列为短期保存的档案，是低于上述两个层次的，本机关在较短时间内需要查考的文件材料。
定位短期保存的合理性是针对当时的民政厅而言，该报告不具有最终性质，它是一个试点报告，未来会形成一个最终的报告，因此设定为短期保存。
（2）机关档案人员在没有发现后一卷案卷的时候，拟将“某乡进行民主建政的试点报告”定为“永久”保存的合理性有哪些？
改为永久保存的合理性在于它相对于现在的机关档案人员来说，具有了历史文献价值，具有对该地区民主实践的历史状况进行查考利用的价值，因此设定为永久保存。
（3）机关档案人员在发现后一卷案卷后，为什么放弃了将某乡进行民主建政的试点报告的案卷改为“永久”保存的打算？
结合材料谈谈你的看法。
档案鉴定规则中有一个重要的原则是对于重份文件需要及时过滤掉，只保存其中最为全面，最为详细的部分。
机关档案人员发现该文献已经被设定为永久保存，因此不必再次设定。
2．阅读以下材料，回答问题。
张秘书请李副局长到阅文室看机密文件。
李副局长说：
“我正忙着，请你把文件送到我办公室来吧。
”按规定，重要机密文件应在阅文室看，但领导说了，张秘书只好送了过去。
李副局长说，放在这里吧，等我看了就还过去。
但当时没有签字，后来他又外出开会去了。
几天后，上级机关要收回那份文件。
张秘书找李副局长收回文件，可李副局长把此事忘得一干二净，说他没拿此文件，是不是张秘书自己弄丢了。
秘书若丢失了机密文件，可是个大事故，急得张秘书满头大汗，四处寻找。
后来，还是在李副局长的办公室里找到了它。
从本案例中，我们应当在文书处理程序的收文处理部分如何有效监管“传阅”环节。
答：
公文传阅就是机关文秘部门或专职人员按照领导签署的传阅意见，及时将来文送有关领导和科处室人员阅知。
它是文书处理工作中的比较重要的环节，是办公室文秘人员当好领导参谋助手的基本功。
笔者通过公文传阅的工作实践，对这项工作的性质、意义、特点以及如何做好这项工作，有了一些粗浅的认识，主要有如下几个方面：
（1）公文传阅的不可替代性
公文传阅是领导之间交流认识、统一思想的过程，通过公文传阅互相通气，交换看法，可以避免对一些问题产生歧义，有助于领导之间取得共识；通过公文传阅，集领导亲笔签署意见于一纸，可以实现公文处理过程的完整记录，形成准确的文书档案；公文传阅与复制分送相比，慢中见快，所有阅文者的意见在传阅过程中均跃然纸上，可以提高办事效率，避免失误、遗忘和其它漏洞。
（2）公文传阅的多样性
公文传阅工作看似简单，其实是一项重要而复杂的工作。
如果不采取适当的传阅方式，就无法有效地控制文件的行踪和传阅速度，造成积压、断线，乃至出现泄密、丢失文件的现象。
公文传阅有专传、回传、集中传阅方式。
（一）专传是指专人将传阅文件送传给有关领导阅批的过程。
这种传阅方式通常用于特急件、绝密件或领导专门交代的文件。
为确保在很短的时间内阅毕，并杜绝泄密，文秘人员必须严格按照限定的阅知范围，亲自将这种文件按指定时间迅速送达有关领导阅批，坐候领导阅完签名、注明时间，再由送文人直送下一位阅文领导，直至传阅全程终结。
（二）回传即后面阅批人的指示意见需向前
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