完整版办公室工作流程.docx
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完整版办公室工作流程
办公室工作流程
1．文书档案管理
1．文书档案管理目标是指根据需要对文书档案进行科学分类，按照类别开展文书档案的登记、统计和分析工作，实现文书档案分级管理具体如图8-1所示。
图1文书档案管理设计目标
2．文书档案管理风险及控制措施
序号
风险
控制措施
1
未妥善保管文书档案，或者文书档案保管工作不到位，文书档案归档不及时甚至出现纰漏，可能导致文书档案丢失或者被盗。
F1.1M建立合同保管与归档控制机制，确保合同信息的安全、可靠。
3．文书档案管理流程与风险控制图
4．涉及制度
无
5．流程接口
无
6．实施证据
城建档案移交书、移交目录
克拉玛依市城建档案移交书
向市城建档案馆移交档案：
附：
移交目录
移交单位：
接收单位：
负责人：
负责人：
移交人：
接交人：
办理日期
年月日
城建档案移交目录
NO:
序号
案卷名称
年代
文件材料数量
保管期限
密级
施工单位
备注
文字
图样
其它
克拉玛依市城建档案馆监制
2．印鉴管理
1．印鉴管理目标是指确保印章的安全性、有效性，是保证法人正常开展活动，顺利实现其社会目的和价值的必要条。
具体如图8-2所示。
目标1
确保印章的安全性、有效性，是保证法人正常开展活动，顺利实现其社会目的和价值的必要条件
图2印鉴管理设计目标
2．印鉴管理风险及控制措施
序号
风险
控制措施
1
基层单位超越本单位权限对外用印。
FK1对所属单位印章进行清查，减少印章总量和层级；对所属单位刻制印章严格审批，审查印章种类、层级、使用范围；所属单位建立印章使用台帐；对印章使用情况进行定期检查。
FK1发现未经审批对外用印的，与对方协商，收回盖有印章的书面材料，或作出不予认可的说明；必要时采取诉讼等法律手段挽回损失
2
未经有效审批对外用印。
FK2制定印章审批管理规定，明确印章审批权限、审批范围、审批依据；建立印章使用台帐，明确专人保管印鉴；区分用印情形，对可能涉及公司权利义务的，建立对外用印法律审查机制，由法律部门对相关事项和文书进行审查
FK2发现擅自用印的，与相对方协商，收回盖有印章的书面材料，或作出不予认可的声明；必要时采取诉讼等法律手段挽回损失。
可能给单位造成重大损害的，及时向公安机关报案
3．印鉴管理流程与风险控制图
4．涉及制度
无
5．流程接口
无
3．会议管理
1．会议管理目标是指严格控制各类会议，是进一步转变机关作风，提高工作效率的重要环节，召开会议必须坚持精简、高效、节约的原则。
具体如图8-3所示。
目标1
严格控制各类会议，是进一步转变机关作风，提高工作效率的重要环节
目标2
召开会议必须坚持精简、高效、节约的原则，可开可不开的会议一律不开，确有必要召开的会议，应严格控制数量、会期和参加会议的人数。
图3会议管理设计目标
2．会议管理风险及控制措施
序号
风险
控制措施
1
未实行会议经费预算造成经费严重超标
F1.1M必须坚持精简、高效、节约的原则，可开可不开的会议一律不开，确有必要召开的会议，应严格控制数量、会期和参加会议的人数。
3．会议管理流程与风险控制图
4．涉及制度
无
5．流程接口
无
4．政务信息管理
1．政务信息管理目标是指提高工作效率的重要环节,政务信息更加透明化，公开化。
让工作更加有效，办事更加顺畅。
具体如图8-4所示。
目标1
提高工作效率的重要环节。
目标2
政务信息更加透明化，公开化。
让工作更加有效，办事更加顺畅。
图4政务信息管理设计目标
2．政务信息管理风险级控制措施
序号
风险
控制措施
1
未按规定对外发布信息
F1.1M制定信息披露的审查程序，严格按照指定的时间、媒体、内容披露信息；对定期报告、临时报告严格审查，建立新闻发言人制度。
3．会议管理流程与风险控制图
4．涉及制度
无
5．流程接口
无
5．公务接待
1．公务接待目标是为了规范党政机关国内公务接待管理，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，加强党风廉政建设。
具体如图8-6所示。
目标1
为了规范党政机关国内公务接待管理，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，加强党风廉政建设。
目标2
应当坚持有利公务、务实节俭、严格标准、简化礼仪、高效透明、尊重少数民族风俗习惯的原则。
图5公务接待设计目标
2．公务接待风险及控制措施
序号
风险
控制措施
1
未根据规定的接待范围，未严格接待审批控制，对能够合并的公务接待未做到统筹安排。
F1.1M根据规定的接待范围，严格接待审批控制，对能够合并的公务接待统筹安排。
无公函的公务活动和来访人员一律不予接待。
接待住宿应当严格执行差旅、会议管理的有关规定，在定点饭店或者机关内部接待场所安排，执行协议价格。
出差人员住宿费应当回本单位凭据报销，与会人员住宿费按会议费管理有关规定执行。
2
不定点接待、超标准接待、未按规定报账
F2.1M按照对口接待的原则，严格按照审批程序，实行公务接待“两单合一”登记制度，即：
“公务接待联系单”、“税务发票”。
来人确需招待的，街道各部门公务接待一律由党政办统一安排并填写“公务接待联系单”, 部门经办人需在“公务接待联系单”上明确填写接待单位、接待人数、接待时间、街道陪同人数、就餐标准等内容，并由分管领导审核、经分管财务领导签批。
陪客人数不得超过来客人数，来客接待要严格按照规定的标准，不准突破。
经主任批准后，到指定饭店就餐。
遇有特殊情况，打电话请示，过后补签。
财务部门则根据“公务接待联系单”和“税务发票”履行报支手续。
公务招待按照“一餐一结，现金支付”的规定，到饭店就餐一律不准签单挂帐，做到及时结清。
3．公务接待流程与风险控制图
4．涉及制度
《机关管理制度》
5．流程接口
无
6．办公用房管理
1．办公用房管理目标是为了推进办公用房管理化、制度化，充分提高行政资源使用效益，实现资源优化配置，营造良好的工作环境。
。
具体如图8-7所示。
目标1
为了推进办公用房管理化、制度化，充分提高行政资源使用效益，实现资源优化配置，营造良好的工作环境。
目标2
实行办公用房房地产权属统一管理，加强办公用房统一规划和建设。
图6办公用房管理计目标
2．办公用房管理风险及控制措施
序号
风险
控制措施
1
未充分提高行政资源使用效益，未实现资源优化配置，未营造良好的工作环境
F1.1M严格控制标准，加强办公用房统一规划和建设，优化资源配置，开展普查和清理，逐步建立办公用房管理档案，加强领导，不断完善办公用房管理制度
3．办公用房管理流程与风险控制图
4．涉及制度
无
5．流程接口
无
7．公文签收
1．公文签收目标是指为了领导和指导作用，知照与联系作用，宣传与教育作用，凭证与依据作用。
具体如图8-8所示。
目标1
为了领导和指导作用，知照与联系作用，宣传与教育作用，凭证与依据作用。
图7公文签收设计目标
2．公文签收风险及控制措施
序号
风险
控制措施
1
未妥善保管公文，或者公文保管工作不到位，公文归档不及时甚至出现纰漏，可能导致公文丢失或者被盗。
F1.1M建立公文保管与归档控制机制，确保合同信息的安全、可靠.
3．公文签收流程与风险控制图
4．涉及制度
《国家行政机关公文处理办法》
5．流程接口
无
6．实施证据
1）公文处理笺
克拉玛依市建设局公文处理笺
来文单位
密级
来文内容
来文号
来文日期
份数
汉
收文号
收文日期
维
8．公文发文
1．公文发文目标是为了领导和指导作用，知照与联系作用，宣传与教育作用，凭证与依据作用。
具体如图8-9所示。
目标1
领导和指导作用，知照与联系作用，宣传与教育作用，凭证与依据作用。
图8公文发文设计目标
2．公文发文风险及控制措施
序号
风险
控制措施
1
未妥善保管公文，或者公文保管工作不到位，公文归档不及时甚至出现纰漏，可能导致公文丢失或者被盗。
F1.1M建立公文保管与归档控制机制，确保合同信息的安全、可靠
3．公文发文流程与风险控制图
4．涉及制度
《国家行政机关公文处理办法》
5．流程接口
无
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