供应商开发流程说明书.docx
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供应商开发流程说明书
供应商开发流程说明书
文件编号
GY-LC-002
版次
A/0
编制
审核
审批
生效日期
保存期限
保密等级
存档
2010-10-30发布2010-11-01实施
供应链管理中心发布
文档控制
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日期
更新人
版本
备注
文档审核记录
日期
审核人
职务
备注
文档传递记录
拷贝份数
接受人
职务
备注
1.流程概要
流程编号
流程名称
供应商开发流程
流程所有者
采购开发科
流程客户
供应商、采购管理科、采购执行科
流程目的
明确供应商开发流程和作业要领
流程适用范围
生产性物资供应商的开发流程管理，和与供应商开发工作相关的人员
流程相关人
产品设计员、采购开发员、采购管理员、进料质检员、采购员
2.流程描述
2.1采购技术文件编制
相关研发中心产品开发人员根据新产品开发进度计划，编制新材料（产品）样品需求计划表，同时制订新材料（产品）的采购技术要求文件资料（如产品图纸、性能参数、质量标准、实物样品、图片等）。
相关研发中心需提前XX天将新材料（产品）样品需求计划表及经审批后的采购技术要求文件下发给采购管理科。
2.2下达供应商开发指令
采购管理科汇总、分析新产品开发需求、生产计划及备料计划、供应商业绩评定结果、市场及行情信息等相关信息，向采购开科下达供应商开发需求（工作指令）。
2.3编制供应商开发计划
采购开发科根据采购管理科下达的供应商开发需求（指令），编制年度、月度的供应商开发计划，经审批后按计划执行供应商开发任务。
2.4寻找潜在供应商
采购开发员通过现有供应商介绍、市场调访、网络、报刊等媒介和渠道查找符合供货要求的潜在供应商，形成《潜在供应商名单》。
2.5供应商调查
各业务经办采购开发员向初步选定的供应商下发《供应商调查表》，要求供应商收到表格后3个工作日内将填好的调查表回传。
2.6供应商初选
采购开发科根据各初选供应商回传的《供应商调查表》中相关内容，进行一一比对，择优选取具有一定规模和影响力、生产能力、质量控制能力、技术保障能力、按时交付能力、成本控制能力和售后服务能力的供应商，作为开发对象，形成《初选供应商名单》报上级领导审批。
2.7供应商报价
采购开发员与经批准的初选供应商有关人员进行充分沟通，让其对拟供货产品进行报价。
2.8价格初审
采购开发科根据公司现行材料（产品）供货价格，结合当前市场价格、行情波动情况及行业现状等因素对初选供应商所报的价格进行审核。
2.9供应商初次送样
对报价符合要求的供应商，采购开发员向其发出《送样通知》，并跟进、督促供应商有关人员及时送样。
2.10样品质量确认
2.10.1新材料（产品）样品：
由采购开发员将样品及其《出厂检验报告》，进料质检报告一起交由相关产品设计开发人员，让其确认样品质量及环保参数是否符合设计要求。
研发中心相关人员应在样品确认表上签署意见，并对符合设计要求的样品进行封样（作为产品接收标准之一）
2.10.2对老材料（产品）样品：
由采购开发员将样品及其《出厂检验报告》，进料质检报告一起交由品质技术中心质检人员，让其确认样品质量及环保参数是否符合相关质量标准。
品质技术中心相关人员应在样品确认表上签署意见。
2.11策划和准备供应商评审
2.11.1对送样合格的供应商，采购开科负责组织研发中心、品质技术中心、采购执行科等相关部门人员，对其进行现场考察。
2.11.2采购开发科应准备好现场考察相关的资料，在实施供应商现场考察前15天通知相关供应商，与供应商作好充分沟通与协调，确保现场评审按期、顺利完成。
2.12供应商资格评审
2.12.1相关研发中心负责对供应商的产品开发能力，技术工艺保障能力，技术工艺文件的充分性、适宜性进行评价。
2.12.2品质技术中心负责对供应商的质量控制能力、质量保证能力及质量管理体系运行情况进行评价。
2.12.3采购执行科负责对供应商的生产管理水平、生产能力、按时交付能力、成本控制能力等进行评价。
2.12.4采购开发科负责对供应商的主体合法性相关证件、生产许可证、诚信经营等相关内容进行评价。
2.13供应商终审
采购开发科根据相关单位对供应商的现场考察与评审结果，结合公司目前的供货现状，从诚信经营、品质管理、生产能力、按时交付能力、技术保障能力、成品控制能力、售后服务能力等方面对供应商资格进行最终评审，择优选择具有合作价值的供应商建立合作关系。
2.14价格终审
采购开发科向终审合格的供应商发放正式的《询价单》，督促供应商在收到询价单后1个工作日内回传至本公司，必要时需与供应商进行议价。
供应商报价经主管领导审批后生效。
2.15价格维护
采购管理科对通过最终资格审核和价格审核的供应商，确定供应商编码，采购管理员负责将供其信息（如供应商名称、编码、供货物料、价格等）录入SAP系统。
2.16小批量采购
完成价格维护后，采购执行科负责向新入围的供应商就相关材料下达小批量采购订单，并跟进交货进度。
2.17小批量样品质量判定
品质技术中心按有关质量检验规程对小批量供货产品实施质量检验与试验，根据相关质量标准，参照初次送货时确定的封样，判定小批量供货产品质量、环保参数是否符合要求。
进货来料质检部应在接到小批量样品
2.18签订合同/协议
小批量供货合格后，采购开发员召集供应商签订《诚信协议》《廉洁协议》、《质量协议》和《采购协议》等基础协议。
2.19供应商开发资料归档
2.19.1采购开发员整理好与新供应商合订的协议、合同类文件，和供应商考察、资格评审、价格管理等相关的文件资料，作好与日常工作相关资料的备份后，将全套资料完整地转采购开发科存档。
2.19.2采购管理科收到与供应商开发相关的全套资料后，作好资料归档与存档工作，妥善保管好各类涉密文件。
采购管理科应在收齐相关资料的当天，将新供应商的信息录入《合格供应商名单》中。
2.20采购业务量分配
采购管理科根据生产计划和备料计划对材料（产品）的需求量，结合各供应商的规模、产能、品质、价格、诚信度、服务质量等综合因素，酌情向其分配采购业务量。
2.21批量采购
2.21.1采购执行科根据采购管理科下达的采购业务分配表，按计划向各供应商下达批量采购订单，做好订单交付进度的跟催，就来料验收、检验、入库及付款等事宜作好沟通与协调。
2.21.2采购执行人员须准备记录各供应商履行各采购订单的全部信息，如订单按时交付率，交期延误天数，产品质量合格率，换货（补货）及时率等。
3.流程图
4.流程程序及标准
活动编号
活动描述
活动输入
活动程序
活动输出
时限
备注
1
采购技术文件编制
新产品开发计划
1.1有关研发中心根据新产品开发计划，向管理科提出样品需求计划表。
《样品需求计划表》
交付日前30天
1.2相关研发中心向采购管理科提供新开发产品所需的采购技术要求，供提供样品和开发供应商使用。
新产品的图纸、技术要求、样品、图片等
样品交付前15个工作日
2
提出供应商开发需求
《外部信息调研报告》《内部信息汇总表》《供应商审核报告》《供应商绩效评价表》
2.1采购开发科根据内部各相关单位反馈信息，和对市场、行情及行业有关信息的调研结果，向采购开发科下达下一月度供应商开发工作指令。
《供应商开发需求表》
每月30日前
3
制订供应商开发计划
《供应商开发需求表》
采购开发科根据采购管理科下发的《供应商开发需求表》制订详细的年度、月度供应商开发计划表，报有关领导审批后执行各项供应商开发任务。
《年度供应商开发计划表》《月度供应商开发计划表》
年度计划：
每年12月25日前完成；
月度计划：
每月25日前完成
（续表一）
活动编号
活动
描述
活动输入
活动程序
活动输出
时限
备注
4
寻找供应商
《供应商开发需求表》《供应商开发计划》《样品需求表》、采购技术要求相关的文件资料和样品
采购开发员按供应商开发计划，通过现有供应商介绍、市场考察、网络搜索等渠道或手段收集有关产品的生产厂家、经销商的信息，形成潜在供应商单。
《潜在供应商名单》
按有关开发计划进度
5
供应商调查
《潜在供应商名单》
采购开发员通过网络、电话、即时通讯工具、业界同行访谈等方式初步调查、了解各潜在供应商的基本情况，在确认可以合作后，向其发放《供应商调查表》，督促供应商在收到表格后3个工作日内回传调查表。
《供应商调查表》
潜在供应商选定之日起7个工作日内
6
供应商初选
《供应商调查表》
采购开发科收齐下发的《供应商调查表》后，需汇同采购管理科、采购执行科等有关部门及科室人员，逐一审核，比对，挑选出各方面条件较好的供应商作为开发对象，报领导审批。
《初选供应商名单》
供应商调查完成后2个工作日
7
供应商报价
《初选供应商名单》
采购开发员应及时与经审批后的初选供应商联系，让其提报拟供货产品的价格，并酌情议价。
《初选供应商报价议价记录表》
1－2个工作日
8
价格初审
《初选供应商报价议价记录表》
购开发科根据公司现行材料（产品）供货价格，结合当前市场价格、行情波动情况及行业现状等因素对初选供应商所报的价格进行审核。
《初选供应商报价议价记录表》
1个工作日
9
供应商送样
《初选供应商名单》《初选供应商报价议价记录表》
采购开发科向报价符合要求（初审通过）的初选供应商下发书面的《送样通知》，并协调和跟进供应商送有着事宜。
《送样通知》、相关样品、出厂检验报告、合格证
1－7个工作日
送样时须要求供应商提供足量的样品，确保样品经检验、试验后，仍有封样的数量。
10
样品质量判定和封样
样品送检单，供应商提供的样品、样品的《出厂检验报告》和《合格证》
10.1采购开发员收到样品后，填写《样品送检单》，随产品交品质技术中心进行质量参数检验，品质技术中心对样品有关尺寸、参数进行检验后，出具质检报告，之后按下述进行质量判定：
a）对于已批量投产的老材料样品，由品质技术中心相关质检部判定样品质量是否符合要求；
b）对于新材料，由相关研发中心有关人员确认样品质量是否符合设计要求。
《样品送检单》、《样品质量检验报告》
收到样品后一个工作日内
1.品质技术中心和研发中心确认样品质量时，须确认其环保指标是否符合要求。
2.样品封样要封6份。
（续表二）
活动编号
活动
描述
活动输入
活动程序
活动输出
时限
备注
10
样品质量判定和封样
供应商提供的样品、样品送检单
10.2对判定合格的样品进行封样:
a）老材料由品质技术中心负责对其封样；
b）新材料由相关研发中心负责对其封样。
合格样品的封样
收到样品之日起1个工作日内
11
组织供应商评审
《初选供应商报价议价记录表》
《样品检测报告》
11.1采购开发科根据初选供应商所送样品质量情况，结合其报价、供应商调查表等信息，确定需现场考察与评审的供应商名单，编制供应商评计划。
《供应商现场评审计划》
样品合格后2个工作日内
11.2采购开发科做好供应商评审相关的准备工作，准备发相关供应商的基本资料，调查表、样品及其质量保证文件等，并于现场审核15日前通知各供应商。
《供应商现场评审通知》
《供应商调查表》等资料
评审实施前2个工作日内
12
供应商资格评审
《供应商评审计划》
《供应商评审通知》
《供应商调查表》
12.1采购开发科组织相关研发中心、品质技术中心、采购执行科有关人员，组建供应商评审小组，按计划对供应商进行现场审核，审核时：
a）相关研发中心：
主要负责对供应商的技术管理、产品研发能力、技术工艺保障能力、生产现场管理情况等进行系统评价；
b）品质技术中心:
主要负责对供应商的品质管理能力、质量保证能力，质量体系建立与运行情况，现场管理情况等进行系统的评价；
c）采购执行科：
主要负责对供应商的产能保证能力、按时交付能力、成本控制能力、售后服务能力等进行系统进评价
《供应商现场评审表》
按计划
12.2采购开科负责在评审供应商的同时，收集和验证供应商的营业执照、组织机构代码证、税务登记记、法人代表身份证等供应商主体合法资质证明材料，以及供应商的出厂检验标准等品质保证文件。
营业执照、
组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份等证件的复印件，法人代表授权书等，质量检验标准等
审核当天
12.3采购开发科汇总、整理、供应商评审小组对各供应商的评定意见，编制《供应商审现场评审报告》，必要时将审核结果反馈给供应商，责令供应对审核中发现的问题进行限期整改。
《供应商现场评审报告》
审核结束后2个工作日内
（续表三）
活动编号
活动
描述
活动输入
活动程序
活动输出
时限
备注
13
供应商资格终审
《供应商审核报告》
供应商主体合法相关证、照复印件
采购开发科会同采购管理科有关人员，参照供应商评审小组现场评审意见及供应商审核报告，对相关工作应商进行资格审查，确定最终合作的供应商，形成初审合格供应商名单，报上级领导审批。
《初审合格供应商名单》
供应商审核结束后3个工作日内
14
价格终审
《初选供应商报价议价记录表》
《复选供应商名单》
现有材料供货价格，
即时市场及行情信息，同行采购价格
14.1采购开发人员按审批后的《初审合格供应商名单》，向各供应商发出正式的《询价表》，督促各供应商收到询价表后2个工作日内填写完整并回传，必要时采购开发员应酌情与供应商进行适当的议价。
《询价表》
供应商资格终审完成后3个工作日内
14.2收到供就商回传的《报价单》后，采购开发员应立即报有关领导审批。
《价格确认表》
收到《询价表》后3个工作日内
15
价格维护
营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份等证件的复印件，法人代表授权书等
《初审合格供应商名单》《供应商调查表》
采购开发人员将完成正式报价并通过价格终审的供应商相关资料转交采购管理科，采购管理科有关人员负责对相关供应商资料进行建档，确定供应商的编号，并将供应商信息录入SAP系统。
供应商编码
《供应商档案》
收齐资料后1个工作日内
询价表
价格确认表
采购管理科负责将有关供应商的终审价格录入SAP系统。
SAP系统中相关材料（产品）新供应商的价格
收齐资料后4小时内
16
小批量采购
采购计划
16.1采购管理科向完成价格维护的供应商分配小批量供货数量，向采购执行科下达小批量采购指令。
16.2采购执行科负责按采购管理科下达的指令向新供应商下达小批量采购订单，并跟进其交付进度。
小批量《采购订单》
价格维护完成后1个工作日内
17
小批量质量判定
小批量《采购订单》
小批量供货产品
供方《出厂检验报告》
《送货单》
17.1材料管理部收到新供应商交付的小批量送样物料时，应及时核对所物货物的品名、型号、规格、数量是否与订单及送货相符，在确认上述信息准备无误后，开具《送检单》，通知品质技术中心有关检验员对其进行质量检验。
《送检单》
货物到厂后2小时内
《送检单》
小批量样品
质量检验标准
样品
品质技术中心进货来料质检部按有关检验规程、质量标准（含样品）对新供应商所送小批量产品进行质量检验与判定。
《原辅材料检验报告》
收到送检单1个工作日内
（续表四）
活动编号
活动
描述
活动输入
活动程序
活动输出
时限
备注
18
签订合同及协议
《诚信协议》
《廉洁协议》
《采购协议》
《质量协议》
18.1采购开发科将拟与新供应签订的各类基础协议、合同传法务办、监察本部、财控中心等相关单位进行审核，确认无误后存档，伺机发给供应商。
18.2小批量送样合格后，采购开科应通知供应签订相关基础协议，并负责与供应商就各协议内容进行沟通与解释，确保供应商能理解并认可各协议。
双方签字盖章的：
《诚信协议》
《廉洁协议》
《采购协议》
《质量协议》
小批量供货合格后一周内
19
列入合格供应商并存档
新供应商档案
双方签字盖章的：
《诚信协议》
《廉洁协议》
《采购协议》
《质量协议》
19.1采购开发科将双方签字盖章后的各种基础协议收集齐全、整理后，下发到各相关单位，存档的协议转采购管理科存档。
新供应商档案
一个工作日内
19.2采购管理科收到各类基础协议，验证其充分性和完整性，确认无误后，将其装入供应商档案，将供应商信息录入《合格供应商名录》
《合格供应商名录》
20
采购业务量分配
《供应商审核表》
《供应商调查表》
《进料检验报告》
生产计划、备料计划
市场及行情信息等
20.1采购管理科根据生产计划和备料计划对材料（产品）的需求量，结合各供应商的规模、产能、品质、价格、诚信度、服务质量等综合因素，酌情向其分配采购业务量。
20.2采购管理科每月25日前编制下一月度的采购业务分配计划，形成《月度采购业务量分配计划表》，报领导审批后转采购执行科实施。
《月度采购业务量分配计划表》
1－3个工作日
21
批量采购
生产计划、
备料计划
市场及行情信息等《月度采购业务分配计划表》
采购执行科根据采购管理科下达的采购业务分配表，按计划向各供应商下达批量采购订单，做好订单交付进度的跟催，就来料验收、检验、入库及付款等事宜作好沟通与协调。
采购订单
根据采购计划
5.记录表单
5.1《新产品开发计划》，相关研发中心办公室存档，保存期限三年
5.2《样品需求表》，相关研发中心办公室存档，保存期限一年
5.3《供应商开发需求表》，采购管理科存档，保存期限一年，
5.4《年度供应商开发计划表》，采购开发科存档，保存期限三年
5.5《月度供应商开发计划表》，采购开发科存档，保存期限一年
5.6《潜在供应商名单》，采购开发科存档，保存期限五年
5.7《供应商调查表》，采购管理科存档，保存期限一年
5.8《初选供应商名单》，采购开发科存档，保存期限五年
5.9《初选供应商报价议价表》，采购开发科存档，保存期限三年
5.10《送样通知》，采购开发科存档，保存期限一年
5.11《样品送检单》，相关质检科存档，保存期限一年
5.12《样品质量检验报告》，采购管理科存档，保存期限三年
5.13《供应商现场评审计划》，采购管理科存档，保存期限三年
5.14《供应商现场评审表》，采购管理科存档，保存期限三年
5.15《供应商现场评审报告》，采购管理科存档，长期保存
5.16《初审合格供应商名单》，采购管理科存档，保存期限三年
5.17《询价表》，采购管理科存档，保存期限三年
5.18《价格确认表》，采购管理科存档，保存期限三年
5.19《采购订单》，采购管理科存档，保存期限三年
5.20《送检单》，相关质检科存档，保存期限一年
5.21《原辅材料检验报告》，相关质检科存档，保存期限三年
5.22《诚信协议》，采购管理科存档，长期保存
5.23《廉洁协议》，采购管理科存档，长期保存
5.24《采购协议》，采购管理科存档，长期保存
5.25《质量协议》，采购管理科存档，长期保存
5.26《合格供应商名录》，采购管理科存档，长期保存
5.27《月度采购业务量分配计划表》，采购管理科存档，保存期限三年
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