书信.docx

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书信

第一章书信

第一节书信概述

英语书信可大致分为正式信件和非正式信件两大类。

正式信件包括商业书信（如日常商业信、有关商品和服务的信等）、社会交往书信（如邀请信、感谢信等）和公证信（如证明信、委拖书等）。

非正式信件指私人信件，如家信、给家属、朋友的信等。

书信是交流信息传递情感最常用的方式之一。

要写好一封英文书信并不容易，除了必须掌握英语的文法及语言特点之外，还得掌握英文书信特有的格式。

英语书信的语言特点可以归结为SevenCs原则。

Clearness（明了）、Conciseness（简洁）、Correctness（准确）、Courtesy（礼貌）、Character（个性）、Completeness（完整）、和Candor（坦城）。

一、书信的格式（Theletterstyles）

英文书信的格式一般有四种，即齐头式（Fullblockstyle）、半齐头式（Semi-blockstyle）、缩进式（Indentedstyle）和半缩进式（Semi-indentedstyle）。

1、齐头式（Fullblockstyle）

在齐头式英文书信中，信头、信内地址、称呼、正文、结束语、签名等都从左边顶格开始。

例如：

95HillRoad

Evanston,Illinoise

August2,2004

AnthonyWalton,Esq.

Marketing&DevelopmentManager

Tri-WallContainersLtd.

OneMountStreet

London,WIY5AA

DearMr.Walton

Fillingsystemcatalogue

Weshouldbegratefulforthesecopiesofyourcurrentcatalogues.Weareparticularlyinterestedinfilingcabinets.

Yoursincerely

ManagingDirector

2、半齐头式（Semi-blockstyle）

写信人的地址、日期和结束语、签名写到中间靠右的地方，其余部分从左边顶格开始。

例如：

15AvenueStreet

Bessemer,Alabama

U.S.A

February3,2004

Dr.DavidPeters

StateInsuranceCorporation

345HightowerBoulevard

PrinceTown,US12345

DearDr.Peters

OntheadventofthenewyearIwishyouamerryChristmasandabrightandprosperousnewyear!

Mayourpleasantrelationscontinuetoexpandintheyeartocome.

Sincerelyyours,

P.Y.liang

Manager

3、缩进式（Indentedstyle）

在缩进式中，写信人地址、日期、收信人地址、结尾语和签名的排列，每一行都比上一行缩进1～2格。

正文每段起行都缩进5个字母。

例如：

20HighStreet

LondonSW1HOET

Britain

March30,2004

MrRJameson

25SilverthornGardens

BATHSomerset

BA29AN

Britain

DearMrJameson

………………………………………………………………………………

……………………………………….

………………………………………………………………………………

……………………………………….

Verytrulyyours,

J.P.Harvey

4、半缩进式（Semi-indentedstyle）

写信人的地址、日期、结尾语和签名写在右边，收信人的地址、附件从左边顶格写起，信的正文每一段落起行都缩进5个字母。

例如：

MsBarbarsEdwards

26WestAvenue

LondonNW220ET

Britain

April30,2004

MrJamesWilliam

MinisterofForeignTrade

SanFrancisco,California94122

U.S.A.

DearMrWilliam,

…………………………………………………………………………………………

……………………………………….

………………………………………………………………………………………………

……………………………………….

Yourssincerely,

Ms.Edwards

二、书信的构成（Thepartsofletters）

书信由以下几个部分组成：

1、信头（Heading）

信头是指寄信人的单位名称，地址和写信日期。

信头的顺序一般为：

单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）名、邮政编码、国名和写信日期。

正式信件的完整信头应包括发信人的地址和写信日期。

位置一般在信纸的右上角。

若用印有信头的信纸，则打上写信日期即可。

私人信件或非正式信件的信头只需保留写信日期。

日期中的月份应完整拼出，不宜缩写。

如：

英式日期：

14thAugust,2004和美式日期October8,2004不可写成14thAug.和Oct.8,2004。

信头有齐头式和缩进式两种写法，与信封上的寄信人的姓名和地址的写法相同。

2、信内地址（InsideAddress）

信内地址指收信人的姓名和地址，包括单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）名、邮政编码和国名，与信封上的收信人的地址的写法相同。

信内地址位于信纸的左边顶格写起，低于寄信人地址和写信日期一至两行。

信内地址也有齐头式和缩进式两种写法，与信封上的收信人姓名和地址的写法相同。

例1：

（信头Heading）

123ThirdAvenue

NewYork,NY10017

U.S.A.

June4,2004

（信内地址InsideAddress）

Mr.WilliamX.Johnson

UniversityofOhio

316EvergreenStreet

FreedomCity,Ohio57632

U.S.A

例2．

（信头Heading）

LiMing

ZhongnanUniversityofTechnology

1XueyuanRoad

Hengyang,Hunan421001

P.R.China

November,20,1999

（信内地址InsideAddress）

Dr.DavidPeters

StateInsuranceCorporation

345HightowerBoulevard

PrinceTown,US12345

3、称呼（Salutation）

称呼写在低于信内地址一至二行的地方，从信纸的左边顶格写起，与信内地址第一行齐平。

称呼用语通常根据写信人和收信人的关系而定。

写给关系一般的个人信：

DearMr.Smith；

DearProf.Tom；

DearPresidentSherwoodScott等。

写给熟人或亲朋好友的信：

DearSmith，

MydearEderward等。

写给政府机关、社会团体、公司等的公函：

Gentlemen,

（Dear）sir（s）。

收信人是女性：

（Dear）Madam，

MydearMadam，

MydearMesdames（复数）。

名誉头衔，如M.D.（医学博士），Ph.D.（哲学博士），M.A.（文学硕士）,M.D.（理学士）等要放在姓名后面，并用逗号与姓名隔开，如WilliamNew,M.D.。

其他头衔，如Mr.CharlesZhang,Cashier。

收信人为普通大众或一组人时，可采用下列方式称呼：

DearReaders:

亲爱的读者：

DearGuest:

亲爱的旅客：

DearCustomer:

亲爱的顾客：

4、信的正文（Bodyoftheletter）

信的正文就是书信的内容，也是书信的主体。

英语正文位于收信人的称呼下方，与称呼隔一至两行。

正文的格式主要有齐头式和缩行式。

正式书信无论采用哪一种格式，段与段之间都应空一行，表示分段。

就正文的内容而言，写事务信件时，一般应该开门见山，简明扼要，条理清楚，直截了当的说明写信的目的。

如果信的正文较长，一页纸不够用，从第二页起不要用印有信头的信纸，用与第一页大小和颜色一样的白纸。

5、结束语（ComplimentaryClose）

结束语是写信人对收信人的一种谦称，相当于汉语的“此致，敬礼”、“XX谨启”等。

结束语只占一行，低于正文一至两行。

结束语的第一个词的第一字母要大写，末尾用逗号。

英语书信中结束语的种类很多，使用何种结束语，通常根据写信人和收信人的关系而定。

主要有下列几种不同用法：

收信人地位或辈分高：

Respectfullyyours,Yoursrespectfully,

Mostsincerelyyours,

一般：

Sincerely,Sincerelyyours,Yourssincerely,

Faithfully,Faithfullyyours,Yoursfaithfully,

Truly,Trulyyours,Yourstruly,

亲密友好：

Love,Withlove,

Loving,Yourloving,

Asalways,Asever,

Affectionately,Affectionatelyyours,

6、签名（Signature）

签名即写信人的署名，通常包括手签的姓名、打印的姓名和头衔三项内容，前两项必须包括，后一项则根据需要选择。

签名位于结束语的下面一至两行。

亲笔签名须放在打字姓名的上面。

7、附件（Enclosure）

当信件有附件时，应在签名下方左下角注明（Enclosures）或它的缩写形式Encl.或Enc.附件两（份）以上应写明具体数目。

例如：

Enclosure:

Catalogue附目录

Enc.:

Invoices5附发票5张

8、又及（Postscript）

又及又称再启或附言，用于补叙遗漏的话，通常以缩写形式P.S.出现。

又及与信的正文左端对齐，低于签名部分二至四行。

以上八项内容中，第一至第六项内容是英语信函的主要组成部分，一般不可缺少。

第七项和第八项则视情况而定。

三、信封的写法

英语信封的写法与汉语不同。

写英语信封时，要先在信封正面的左上角写上寄信人的姓名和地址。

顺序一般为：

姓名、单位名称、门牌号码和街道名称、城（镇）名、省（州）后、邮政编码和国名。

在信封正面中央写上收信人的姓名和地址，顺序与寄信人的姓名和地址相同。

信封一般用打字机打出，可在收信人姓名前加上TO；在发信人姓名前加上FROM。

例如：

（From）LiMing,

EnglishDepartmentofShanghaiUniversity,

Shanghai,201800

P.R.China

（To）Prof.BradleyA.Smith,

CollegeofEnglish,

EmporiaStateUniversity,

1200Commercial

Emporia,Kansas66801

U.S.A.

ByAirMail

书写信封时注意以下几点：

1）目前信封的写法多为齐头式。

2）如果想说明信件的类别，投递方式以及其他有关情况，可在信封左上角（即寄信人姓名和地址的下面）或左下角写上说明语。

常见的说明语有：

Registered（挂号信），Double-Registered（双挂号信）,ByAirMail（航空信）,Immediate（急件）,Express（快信）,OrdinaryMail（平信）,Confidential（机密）,PrintedMatter（印刷品）,SamplePost（样品邮件）,Manuscript（稿件）,PhotosEnclosed（内有照片）,Photographs,PleaseDoNotBend（内附照片，请勿折叠），WithParcel（packet）（另附包裹）,Private（私人信，亲启）和Personal（个人信，私函）等。

其中，Private,Personal和Confidential等说明语通常写在信封的左下角。

例如：

MaChun

15JiefangRoad

Hengyang,Hunan421001　　　　　　寄信人姓名地址　

People’sRepublicofChina

Registered（挂号信）

Mr.JohnWarner

EnglishLanguageInstitute

　　　　收信人　　UniversityofPittsburgh

姓名地址Pittsburgh,PA15213

U.S.A

Personal（私函）

3）如果信件寄给第三者，再由第三者转交给收信人，则在收信人姓名后（后一行）先写上C/O（=careof,表示“由……转交”）,然后再写上转交人的姓名，地址则变为转交人的地址。

例如：

MaChun

15JiefangRoad

Hengyang,Hunan421001　　　　　　寄信人姓名地址　

People’sRepublicofChina

Registered（挂号信）

Mr.JohnWarner

C/OMr.HaroldWood

DepartmentofChemicalEngineering

UniversityofPittsburgh

Pittsburgh,PA15213

U.S.A

美国宾夕法尼亚州匹兹堡大学机械系

哈罗德·伍德先生转交

约翰·魏纳先生收。

4）如果信件不是通过邮寄，而是托某某转交，则信封上不写收信人的地址，只写收信人的姓名，然后在收信人姓名后（后一行）先写上Kindnessof,Politenessof,或Through（By）Courtesyof等词语（这些词语均意为“请……转交”），再写带信人的姓名。

例如：

Mr.JohnWarner

KindnessofMr.HaroldWood

敬请哈罗德·伍德先生转交约翰·魏纳先生

也可只写收信人姓名，而不写带信人姓名，这时，需要在收信人姓名之前（上面一行）写上PleaseForward（请转交……），例如：

PleaseForward

Mr.JohnHobart

请转交约翰·霍巴特先生

第二节社交信函

社交信函也称礼节性书信。

社交信函包括的范围很广，按内容与功能分，有欢迎信、感谢信、祝贺信、慰问信、道歉信、邀请信、介绍信、推荐信等等。

社交信函在英文书信中占很大比例，使用人数较多，应用范围较广。

每一封社交书函都有一个特定而明确的目的。

此类书信一般都开门见山，中肯切题，不涉及与该目的无关之事。

一、欢迎信（LettersofWelcome）

写欢迎信的目的主要是为了建立友好关系。

写欢迎信应注意以下几点：

1）语气热情友好，使对方感到亲切温暖。

2）应首先向对方表示欢迎和问候，并可简要介绍本方情况及对未来的展望。

3）结尾时可再次对对方表示欢迎。

例信1：

Dearfriends,

Welcometoourschool.Wearegladtohavesuchagroupofexperiencedteachersvisitingus.WearesuretheexchangeofviewsamonguswillpromotethefriendlyrelationshipbetweenChinaandAmerica.Finally,IhopeyouwillenjoyyourstayinChina,makenewfriendsandtakeawaymemoriesofapleasant,productiveday.Afteryourvisit,wesincerelyhopeyouwillgiveusyourvaluablesuggestions.

Sincerelyyours,

二、感谢信（Lettersofthanks）

感谢信是社交书信中极常见的一种，是受到对方某种恩惠，如受到邀请、接待、慰问、收到礼品及得到帮助之后，而表态感谢的信函。

感谢信的形式和内容视你受惠的程度以及你与收信人的关系的密切程度而定，简单随和的感谢信用一句话就能表明意思。

写作时要注意以下几点：

1）措辞要自然，诚恳亲切，语气应谦恭有礼。

2）一开始就表示感谢之意，再说明感谢的原因。

3）使用些恰当的词表示对收信人提供的帮助或赠送的礼品的赞美，但不可言过其实。

4）感谢信尽量用手写，这显得更有诚意。

例信2：

DearChristina,

Thankyouverymuchforinvitingustoyourlovelypartylastnight.Weenjoyedthedeliciousdinneranddelightfulconversationverymuch..

Itwassothoughtfulofyoutothinkofus.Wehopewecanhaveyouovertoourhousesoon.

Withlove,

Mike

例信3：

DearSirs

ThankyouforyourletterofJune4,enclosinganaccountoftheorganizationandworkofyourChamberofCommerceandIndustry.

Weareverygratefulforsuchadetailedaccountofyouractivities.Thisinformationiscertaintohelpincreaseourfuturecooperation.

Yoursfaithfully

三、祝贺信（LettersofCongratulations）

祝贺信是亲朋好友之间喜庆祝贺及建立保持良好商业关系时的一种信函，如用于祝贺重大节日、订婚、结婚、生子、受奖、乔迁、提升等。

这类祝贺信除了表示喜悦之情和祝贺之意外，就是增强彼此的感情，所以文字自然轻松，没有拘泥之感。

写祝贺信时要注意以下几点：

1）开门见山交待值得祝贺的事，并表达自己的祝贺之情。

2）进一步说明自己对值得祝贺之事的评价和自己的真切体会。

3）在信的结尾处再次表示祝贺及对收信人贴切的称赞。

例信4：

（祝贺生日）

DearMike,

Hereisawordofcheerforyour30thbirthdayfromyouroldfriend.Myentirefamilyjoinsmeinsendingyousincereandkindwishes.PleaseacceptthesmallgiftIamsendingyouasatokenofmybestwishesforyourhappybirthday.

Sincerelyyours,

Robin

例信5：

（祝贺提升）

DearMr.Minister

AllowmetoconveymycongratulationsonyourpromotiontoMinisterofTrade,Iamdelightedthatmanyyearsserviceyouhavegiventoyourcountryshouldhavebeenrecognizedandappreciated.

Ithasbeenapleasureworkingwithoneascompetentasyou.Ihavealwaysfeltthatyouhandletheproblemswesentyouexceptionallywell.WearelookingforwardtoyourtriptoChinanextmonthwhenwecancelebrateyouradvancementinamoreformalway.

Wishyoucontinuedsuccess.‘

Sincerelyyours

四、慰问信（LettersofConsolation）

慰问信是对别人发生的不幸（如朋友生病、受伤、家人丧亡、遭受物质上的损失或是生意失败等）表示问候、慰勉、关切、同情和鼓励的一种书信。

这类信应当诚恳而简短，语气要沉缓，切忌言语花哨而无实际内容。

例信6：

DearAnn,

Ican’ttellyouhowsorryIwastolearnofyouraccident.Butyoursistertellsmeyouwillleavethehospitalintwodays.I’mcertainlyrelievedtohearthat!

Ihopetheflowerswillbrightentheroomandcheeryouupalittle.

Love

例信7：

DearJane,

I’mveryregretfultohearofyourfailureinthefinalexamination.Iknowyoumustfeeldiscouraged.Butthatisnotnecessary.Iknowyouareahardworkingstudent.I’dliketosuggestthatyoushouldalwaysask“why”.Ifyouarenotclearaboutthepointsinyourstudy,reviewthemorwritethemdownandaskyourteachersorclassmates.I’msureyou’llcatchupwiththeotherstudentsnextterm.Pleasefeel